75
К основным затратам относятся приобретение информационной
системы и обучение персонала. Совокупность основных затрат на внедрение
ИС «Документооборот казначейского учреждения» приведена в таблице 10.
Таблица 10
Затраты на внедрение ИС
№
Статья затрат
Стоимость за единицу
Количество
Сумма, руб.
1
Приобретение программы
50607,62руб./шт.
1 шт.
50607,62
2
Обучение администраторов
300 руб./ч.
3 ч.
900
Итого:
-
-
51507,62
Основной статьей расходов на внедрение является приобретение
программного продукта. Затраты составляют 51507,62 рубля.
Обслуживанием программного продукта занимаются администраторы,
которые входят в штат сотрудников школы, поэтому затраты ограничиваются
обучением сотрудников администрированию продукта. Стоимость обучения
администраторов составляет 900 руб.
Стоимость внедрения ИС «Документооборот казначейского
учреждения» составляет 51507,62 руб.
3.4 Эффективность внедрения ИС
Любая деятельность человека имеет целесообразность и смысл,
насколько эффективной она является. Эффективность любых действий
можно определить экономичностью хозяйствования и получением оценки
этих результатов, которые удалось получить в производстве. Таким образом,
определяется экономический эффект любой компании для того, чтобы
понять, насколько такое ведение бизнеса является актуальным для его
владельца.
Таким образом, экономический эффект производства определяется
как оптимальное применение ресурсов в соответствии с общественными
потребностями.
Отметим основные критерии экономической эффективности какого-
либо предприятия:
76
затраты живого труда на производство продукции или оказание
услуг; затраты материальных ресурсов;
затраты финансовых ресурсов;
выход продукции или услуг.
Следует так же учесть, что успешность предприятия зависит не только
от экономических показателей, но и социальной составляющей деятельности
организации. Социальная эффективность отражает результат управленческой
деятельности степенью использования потенциальных возможностей
коллектива для осуществления миссии фирмы и ее общественной
значимости.
Проведение экономического исследования по внедрению ИС
«Документооборот казначейского учреждения» состоит в определении
экономического эффекта от внедрения программного продукта.
Цель проводимого исследования заключается в определение сроков
окупаемости внедряемой системы.
Внедрение информационной системы «Документооборот
казначейского учреждения» в УФиНП позволит улучшить производственные
показатели, которые делятся на 2 группы:
1. Экономический эффект: уменьшение ассигнования средств на
расходные материалы для офисной техники; сокращение трудозатрат
сотрудников.
2. Социальный эффект:
- Создание единого информационного пространства;
- Прозрачность управления;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Прямая экономия средств заключается в сокращении времени поиска
документов сотрудниками УФиНП и затрат на расходные материалы для
печати документов.
В месяц организация закупает для ведения документооборота:
77
1. Бумага – 3 упаковки. 1 упаковка бумаги стоит 210 руб., средний
месячный расход на покупку бумаги составляет 3 * 210 = 630 руб./мес.
2. Средняя стоимость совместимого картриджа для монохромного
лазерного принтера – 1100 руб. Количество принтеров в учреждении,
нуждающихся в заправке картриджей для печати корреспонденции – 2
шт./мес. Затраты на приобретение картриджей составляют 2*1100 = 2200
руб./мес. Итого на расходные материалы в месяц используется: 630+2200 =
2830 руб.
Сотрудник тратит на поиск необходимых документов ориентировочно
10% рабочего времени.
При использовании ИС «Документооборот казначейского
университета»:
- Сокращение времени на поиск необходимой информации;
- Отсутствие ожидания готовой отчетности;
- Уменьшение времени на формирование отчетности;
- Средний процент экономии времени на оформление и передачу
отчетности, а также на поиск необходимой информации – 45%.
Соответственно, использование ИС «Документооборот казначейского
учреждения» позволит уменьшить расход рабочего времени на (10% *
45%)/100% = 4,5 %.
Работой с документами и поручениями у нас занят каждый сотрудник,
в том числе делопроизводитель. Уровень средней заработной платы в
организации примерно равен 16 тысячам рублей.
Произведем расчет ежемесячных затрат на одного сотрудника,
работающего с ИС «Документооборот казначейского учреждения»:
16000*0,045=720руб.
В связи с тем, что с системой будут взаимодействовать 12 человек,
ежемесячный экономический эффект составит 720*12=8640 руб.
Далее суммируем стоимость экономии на офисных расходных
материалах (2830 руб.) и на рабочее время (8640 руб.) получим, что
78
внедрение ИС влечет за собой годовой экономический эффект в
(2830+8640)*12=137640руб.
Рассчитаем срок окупаемости продукта по формуле (10): Т= К / П,
(10) ,где К – единовременные капитальные затраты при внедрении; П –
годовая экономия, руб.
В нашем случае К = 51507,62руб., П = 137640руб. 56 Подставляя
данные значения в формулу (10), получим: Т = 51507,62/ 137640= 0,37.
Умножим на 365 дней в году и получим срок окупаемости продукта в 135,5
дня. Следовательно, внедрение ИС «Документооборот казначейского
учреждения» превысит уровень окупаемости через 135,5 дня.
Исходя из произведенных расчетов экономических показателей,
можно сделать следующие выводы, что разработка и внедрение ИС позволит
нам:
1. снизить трудоемкость операций с документами;
2. устранить издержки на покупку расходных материалов;
3. повысить социальный эффект управления организацией.
79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Объектом исследования выпускной квалификационной работы
является деятельность служб «Управление финансов и налоговой политики
администрации Гремячинского муниципального района», осуществляющих
регистрацию и поиск документов.
На основании проведенного анализа деятельности конкретной
организации сделаны выводы и предложена типовая архитектура
программного обеспечения и концептуальная модель базы данных, которые
могут быть применимы, настраиваемы для любой организации такого типа.
В качестве одной из возможных концепций создания
информационных систем документооборота и модуля регистрации и поиска
входящих документов, рассматривается клиент-серверная архитектура, а в
качестве операционной платформы для реализации предлагается платформа
Linux.
Разработано программное обеспечение ИС для электронной
регистрации и поиска входящих документов на языке РНР с использованием
СУБД MySQL, реализующее методы регистрации и поиска входящих
документов по ряду поисковых параметров.
Внедрение системы обеспечит:
- прозрачность движения документов;
- гарантированное наличие информации и моментальный доступ к
ней;
- эффективный поиск информации по документам, формирование
статистических данных;
- ускоренный обмен документами и сроков исполнения в виду
отсутствия необходимости в физическом размножении и перемещении
документов;
- управляемые и контролируемые информационные потоки и как
следствие повышение управляемости организацией в целом.
80
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. «Википедия». Документ https://ru.wikipedia.org/wiki/Документ (дата
обращения: 01.09.2019)
2. «Организация работы с документами» http://management-
rus.ru/economics/orgrab.php (дата обращения: 03.09.2019)
3. Электронный документооборот: что такое электронный
документооборот, основные понятия, виды, преимущества, задачи, критерии
выбора, классификация систем, требования
http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.php?ID=27946 (дата обращения:
04.09.2019)
4. Журнал «Управление персоналом: hr, рекрутмент, маркетинг,
интервью с топ менеджерами и бизнес-элитой». Развитие принципов
документооборота при переходе от бумажного к электронному
взаимодействию. М. П. Бобылева, к. и.н., доцент http://www.top-
personal.ru/officeworkissue.html?224 (дата обращения: 06.09.2019)
5. «ИНТУИТ». Введение в UML
http://www.intuit.ru/studies/courses/1007/229/lecture/5962?page=1 (дата
обращения: 13.08.2019)
6. Документация PHP. http://php.net/manual/ru/index.php (дата
обращения 14.08.2019)
7. Изучение PHP. http://phpfaq.ru/ (дата обращения 14.08.2019)
8. Справочник языка PHP. https://php.ru/manual/ (дата обращения
15.08.2019)
9. PHP, MySQL и другие вэб-технологии. www.php.su (дата обращения
15.08.2019)
10. SQL.ru – всё про SQL, базы данных, программирование и
разработку информационных систем. http://www.sql.ru/ (дата обращения
16.08.2019)
