55
Название
Перечень раскрываемых показателей
Проверка сопоставимости данных
бухгалтерского баланса по строке
1230 «Дебиторская
задолженность» данным
аналитического учёта и Главной
книги
Номер счёта, на начало отчетного периода
(по данным аналитического учёта, по данным
Главным книги, отклонения), на конец
отчетного периода (по данным
аналитического учёта, по данным Главной
книги, отклонения)
Проверка сопоставимости данных
бухгалтерского баланса по строке
1520 «Кредиторская
задолженность» данным
аналитического учёта и Главной
книги
Номер счёта, на начало отчетного периода
(по данным аналитического учёта, по данным
Главным книги, отклонения), на конец
отчетного периода (по данным
аналитического учёта, по данным Главной
книги, отклонения)
Проверка правильности
исчисления величины резерва по
сомнительным долгам отдельно по
каждому сомнительному долгу
Наименование контрагента (по каждому
контрагенту указываются показатели по
данным учёта, по данным аудитора,
отклонение), сумма задолженности в рублях,
срок погашения по договору, количество
дней просрочки, сумма резерва в рублях (в
бухгалтерском и налоговом учёте)
Списанная в убыток
задолженность
неплатежеспособных дебиторов с
итоговым сводом отклонений
По счёту 007 «Списанная в убыток
задолженность неплатежеспособных
дебиторов» указываются показатели по
данным учёта и по данным проверки по
сальдо начальному, обороту по дебету,
обороту по кредиту, сальдо конечному. По
сальдо начальному и конечному указываются
отклонения в процентах
Проверка существования,
полноты и правильности
отражения штрафных санкций
Вопрос, вариант ответа (да, нет), указания
на необходимость дополнительных процедур
Обобщающая таблица
выявленных нарушений в ходе
внутреннего аудита дебиторской
и кредиторской задолженности
Виды выявленных нарушений, ссылка на
рабочий документ, нормативные документы,
которые нарушены, комментарии
внутреннего аудитора. Документ должен
содержать выводы и рекомендации
Применение разработанных рабочих документов внутреннего аудита в
ООО «Офис - Центр» не только повышают достоверность информации о
дебиторской и кредиторской задолженности в учётной системе организации, но
и позволяет оптимизировать процесс проверки, повышает его эффективность и
обеспечивает руководство организации объективной и качественной
информацией, необходимой для принятия оперативных управленческих
решений.
Сформулируем выводы по результатам исследования. Предприятие не
имеет просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, что
56
несомненно является положительным моментом, так как указывает на то, что
компания своевременно погашает свои обязательства перед различными
контрагентами, что позволяет избежать штрафных санкций.
Наибольший удельный вес приходится на краткосрочную задолженность,
которую необходимо погасить в течении ближайших 30 дней, что также создает
определенные финансовые трудности для предприятия, так как необходимо
изыскать средства для ее погашения.
В отчетном периоде сократилась скорость дебиторской задолженности,
так число оборотов сократилось на 38 , а длительность одного оборота
увеличилась на 30 дней.
На это фоне произошло ускорение оборачиваемости кредитосрской
задолженности так число оборотов кредиторской задолженности возросло на 17,
а продолжительность одного оборота увеличилась на 4 дня.
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ
ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ ООО «ОФИС-ЦЕНТР»
57
3.1 Мероприятия по совершенствованию управления дебиторской и
кредиторской задолженностью предприятия
В настоящее время региональный оптовый рынок канцелярских товаров
испытывает целый ряд трудностей, основными их которых являются:
– высокая конкуренция, связанная с постоянным появлением новых
игроков;
– медленный неуклонный спад спроса на канцелярские товары и бумагу
для принтеров, связанный преимущественно с переходом организаций на
режимы экономии и, в частности, на электронный документооборот;
– постоянное увеличение своей доли на рынке канцелярских товаров со
стороны федеральных торговых сетей, вкупе с усилением тренда по прямому
закупу ими канцелярских товаров у импортеров, либо самостоятельно у
производителей. Ввиду вышеупомянутых обстоятельств, особо важным
элементом стратегии выживания для региональных торговых оптовых компаний
является постоянный поиск новых решений по увеличению доли своего
присутствия на рынке.
Для этого необходимо постоянно изучать опыт зарубежных компаний,
отслеживать нововведения конкурентов, наблюдать за смежными областями
бизнеса с целью заимствования идей оттуда. В текущей обстановке,
характеризующейся экономической нестабильностью и трудностью
привлечения денежных средств, особую привлекательность получают
финансово не ёмкие решения, способные в сжатые сроки укрепить позиции
предприятия на высоко конкурентном рынке.
Целевой установкой для малого предприятия в целях управления
дебиторской задолженностью является достижения определенного баланса
между дебиторской и кредиторской задолженностью, причем этот баланс
должен рассматриваться не только с точки зрения величины задолженности, но
и сроков погашения этих задолженностей.
Часто на практике возникает ситуация, когда сроки погашения
дебиторской задолженности в несколько раз превышают срок погашения
58
кредиторской, хотя по сумме эти задолженности могут быть примерно
одинаковыми. Это приводит к тому, что предприятие не может своевременно
расплатиться по своим долгам, хотя формально значение коэффициента
абсолютной ликвидности может быть в пределах нормы. Для создания
эффективной системы управления дебиторской задолженностью целесообразно
выделить ряд этапов.
Первый этап будет включать в себя ретроспективный анализ
существующей дебиторской задолженности. Это необходимо для оценки
величины просроченной задолженности, выявления безнадежной
задолженности и масштабов будущих убытков. Такой анализ может проводится
на основе данных бухгалтерского учета или отдела реализации, если в структуре
организации есть подобное подразделение. Данный этап включает анализ
структуры дебиторской задолженности в разрезе сроков погашения, расчет
коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности и периода оборота,
сравнение дебиторской и кредиторской задолженности по срокам погашения. На
этом же этапе выявляются дебиторы с наибольшим удельным весом
задолженности.
На втором этапе формируются концептуальные подходы к договорной и
кредитной политики предприятия. Необходимо помнить, что единый подход ко
всем покупателям и заказчикам представляется неэффективным, т.к. не
позволяет использовать фирме всю полноту скидок и рассрочек платежа. На этом
этапе требуется провести ранжирование всех дебиторов предприятия по
критерию платежеспособности. При этом важно учитывать эффект
«престижного покупателя», т.е. контрагента, сотрудничество с которым может
предоставить фирме дополнительные льготы в виде бесплатной рекламы или
возможности участия в каких-либо тендерах.
На третьем этапе проводится расчет необходимой величины оборотного
капитала для успешного функционирования компании. Это необходимо для
определения оптимальной величины коммерческого кредита. В настоящее время
большая часть субъектов малого бизнеса крайне неэффективно используют
59
данный механизм, рассматривая его как идеальное средство ускорения продаж,
при этом забывая о возможных будущих проблемах с неплатежеспособным
клиентом. Необходимо помнить, что значительная величина товарного кредита
может быть только в отношении постоянного контрагента, сомнения в
платежеспособности которого отсутствуют.
На четвёртом этапе разрабатываются система и процедуры инкассации
текущей дебиторской задолженности. Инкассация дебиторской задолженности
должна включать общий объем задолженности, срок погашения,
своевременность предыдущих платежей, срок просрочки оплаты, размер
коммерческого кредита, формы досудебного истребования задолженности с
должника, а так же условия возбуждения дела о банкротстве должника. На
последнем этапе разрабатываются меры внутреннего контроля за состоянием
дебиторской задолженности, которые включают не только постоянный
мониторинг задолженности, но и предварительную оценку платежеспособности
клиента и целесообразности дальнейшей работы с ним. Наиболее простым
способом избегания просроченной дебиторской задолженности является
взыскание платежей до истечения срока погашения, установленного договором.
Для этого необходим постоянный контроль за состоянием дебиторской
задолженности. В качестве источника информации может быть внутренний
документ, позволяющий отслеживать сроки наступления платежа по договорам.
Данный отчет должен включать информацию о контрагентах, заказах, датах
отгрузки, сумме и сроке оплаты, а также отметку о просрочке, если таковая
имеется. Дополнительно к данному документу, предприятие должно
отслеживать, как инкассируется дебиторская задолженность. Истребование
суммы задолженности до официального срока ее погашения возможно при
условии скидки за ранний платеж. Размер и условия такой скидки должны быть
оговорены в договоре с покупателем. При этом необходимо помнить, что для
покупателя величина скидки определяется наличием свободных денежных
средств, которые можно использовать на оплату задолженности или
60
возможностью получения заемных средств на эти цели. В последнем случае
величина скидки напрямую связана с величиной процентов по займу.
3.2 Обоснование эффективности предложенных мероприятий
По состоянию на 01.01.2018 г. дебиторская задолженность ООО «Офис -
Центр» составила более 3 млн руб., за три года ее размер увеличился в 7 раз. Это
весьма значительный рост, что требует разработки мероприятий по управлению
дебиторской задолженностью ООО «Офис - Центр».
Каждый клиент, имеющий просроченную задолженность, должен быть
включен в процесс кредитного контроля. При наличии у клиента долга ему
посылаются письма с напоминанием об имеющейся задолженности. Такие
напоминания должны содержать информацию о клиенте, просроченную
задолженность, реквизиты ООО «Офис - Центр», контактный телефон и имя
кредитного контроллера ООО «Офис - Центр» (в роли которого может выступать
любой менеджер по работе с клиентами).
Письма - напоминания о задолженности могут быть трех уровней:
- уровень 1 - стандартное письмо, с уведомлением об имеющейся
задолженности. Оправляется по факсу / e-mail.
- уровень 2 - стандартное письмо с информацией об имеющейся
задолженности и уведомлением о постановке клиента в стоп-лист (приостановка
оказания отгрузки в кредит). Отправляется по факсу / e-mail или по почте.
- уровень 3 - стандартное письмо с информацией об имеющейся
задолженности и с предупреждением о передаче дела в судебные инстанции.
Письмо данного уровня должно быть подписано директором ООО «Офис -
Центр» и завизировано печатью. Отправляется по факсу / e-mail и по почте.
Технически письма-напоминания формируются и распечатываются из
программы SAP в транзакции F150 – Dunning Run. При формировании dunning
letters программа SAP помечает все впервые встретившиеся открытые позиции
(неоплаченные счёта) и присваивает им первый уровень напоминания.
61
Повторное формирование письма-напоминания возможно только по
прошествии 14 календарных дней и включает в себя как уже существовавшие
открытые позиции, так и вновь превысившие срок. При этом для открытых
позиций, повторно попавшим в напоминание, уровень повышается.
Уровень dunning letters определяется по максимальному уровню среди тех
позиций, что попали в напоминание.
Предельный уровень напоминания = 3, после чего программа блокирует
распечатку напоминаний, до тех пор, пока среди открытых позиций имеется
позиция с уровнем = 3.
Для предотвращения возникновения просроченной задолженности
необходима разработка гибкой системы скидок в зависимости от срока оплаты
отгруженной продукции.
Данный вид скидок относится к так называемым скидкам-сконто. Они
предлагаются предприятием с целью ускорения процесса получения платежей
за более быструю, чем обычно или предусмотрено контрактом, оплату
выставленных счётов ООО «Офис - Центр».
Такая политика предприятия создает стимулы к немедленной оплате
отгруженной продукции, что ускоряет возврат оборотных средств, позволяет
снизить средний срок оборота кредиторской задолженности и тем самым
уменьшить ее средний размер.
Эффективность хозяйственных связей предприятия оценим с помощью
методики ранжирования дебиторов предприятия.
1 этап. Определение критерия эффективности клиентуры.
В качестве критерия оценки клиентуры можно принять 60-дневную
дебиторскую задолженность (как это принято в Японии) или использовать в
этих целях информацию о среднем сроке погашения дебиторской
задолженности в России, в конкретной отрасли промышленности, в конкретном
регионе.
2 этап. Анализ инкассации наличности, то есть поступления
выручки от каждого клиента.
62
3 этап. Разделение клиентуры на эффективную и менее эффективную.
С учётом выбранного критерия эффективности и результатов анализа
инкассации наличности вся клиентура делится на три группы: эффективная;
менее эффективная; неэффективная.
Так как клиентура внутри группы не может быть абсолютно однородна,
целесообразно разделить ее на классы (таблица 13).
Таблица 13
Классификация клиентуры по платёжной дисциплине
Эффективная клиентура
Менее эффективная
клиентура
Неэффективная
клиентура
Класс
Характеристика
Класс
Характеристика
Класс
Характеристи
ка
А
Нет задержки
оплаты
продукции
С
Незначительное
превышение
сроков,
установленных
критерием
Е
Невозврат
средств
Б
Задержка оплаты
продукции в
пределах сроков,
установленных
критерием
Д
Значительное
превышение
сроков,
установленных
критерием
Кроме того, в каждом классе клиентуру желательно группировать по
видам, например: оптовые посредники, розничные посредники, конечные
потребители с делением внутри по типам.
Как показывают данные таблицы 13 среди покупателей ООО «Офис -
Центр» нет тех, кого бы можно было отнести к категории «А», т.е. всегда
существует задержка платежа (причем в большинстве случаев отсрочка платежа
без установления штрафных санкций предусмотрена договором). Большая часть
клиентов относится к категории «Б», т.е. они имеют незначительную просрочку
платежа.
4 этап. Определение экономических издержек от сотрудничества с
клиентурой. Упущенная выгода от сотрудничества с тем или иным клиентом
может быть рассчитана двумя известными способами. Во-первых, как сумма
63
банковского процента, которая могла бы набежать за период от отгрузки товара
до поступления платежа, будь она получена немедленно. Во-вторых, если
рентабельность предприятия превышает среднебанковскую ставку процента, то
упущенная выгода равна прибыли, которую может принести сумма платежа,
немедленно пущенная в оборот. Размер упущенной предприятием выгоды
может быть рассчитан с разной степенью точности в зависимости от методов
определения сроков платежа.
5 этап. Ранжирование клиентуры с учётом величины упущенной
выгоды.
На основе данных об упущенной выгоде, уточняются результирующие
показатели (прибыль, убыток) сотрудничества с каждым партнером. Лучше
сравнивать не абсолютные, а относительные показатели, например,
рентабельность продаж, то есть величину прибыли (убытка) на 1 рубль
реализованной продукции. И на этой основе ранжировать клиентуру внутри
каждого класса, вида и типа. В зависимости от группы и класса клиентуры
производитель по-разному строит с ними свои взаимоотношения в дальнейшем.
6 этап. На этом этапе параллельно ведется работа по двум направлениям:
1) поиск новой клиентуры взамен клиентуры, относящейся к классу Д и Е; 2)
разработка или корректировка стратегии сотрудничества с клиентурой,
относящейся к классу А - С.
Применение данной методики позволит предприятию более объективно
оценивать клиентуру и строить с ней дальнейшие взаимоотношения, таким
образом, чтобы привлечь эффективную клиентуру и избавиться от
неэффективной.
С целью максимизации притока денежных средств предприятию следует
разрабатывать широкое разнообразие моделей договоров с гибкими условиями
формы оплаты и гибким ценообразованием. Возможны различные варианты: от
предоплаты или частичной предоплаты до передачи на реализацию и
банковской гарантии.
64
В сложившейся неблагоприятной экономической ситуации, широкое
распространение получила гибкая система скидок за оплату в срок. Именно
скидки за оплату в срок способствуют сокращению дебиторской задолженности.
Они позволяют вовремя получить денежные средства от покупателей и
заказчиков, так как являются своего рода стимулятором для более быстрых
расчётов.
Предприятия-поставщики прибегают к использованию скидок с целью
максимизации притока денежных средств, для этого им приходится
разрабатывать широкое разнообразие моделей договоров с гибкими условиями
формы оплаты и гибким ценообразованием. Возможны различные варианты: от
предоплаты или частичной предоплаты до передачи на реализацию и банковской
гарантии.
Система скидок за ускорение оплаты более эффективна, чем система
штрафных санкций за просроченную оплату. Речь вновь идет о спонтанном
финансировании. В условиях инфляции оно ведет к уменьшению текущей
стоимости реализованной продукции, поэтому следует точно оценить
возможность предоставления скидки по досрочной оплате.
Проведем сравнительную оценку двух вариантов краткосрочного
финансирования ООО «Офис - Центр»:
1) предоставление скидки ради скорейшего покрытия потребности в
денежных средствах;
2) получение кредита без предоставления скидки.
К примеру, договорной срок оплаты по договору поставки, заключенному
между ООО «Офис - Центр» и ООО «Контакт-М» составляет 1 месяц.
При оплате по факту отгрузки в начале месяца предусмотрена скидка 3%,.
ООО «Офис - Центр» рассматривает возможность предоставления скидок
и при ускорении сроков оплаты за свою продукцию:
1) при оплате в течение 14 дней - скидки не предоставляются.
2) при оплате в течение от 7 дней - 3%;
3) при оплате сразу при получении счёта - 5%;