Содержание
Введение ............................................................................................................... 7
Глава 1. Задачи бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами................................................................................................................. 11
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами .................................. 11
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами ....................................................................................... 16
1.3 Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами .. 23
Глава 2. Практика бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на примере организации ООО «ЛОЦ 10» ............................................ 28
2.1 Краткая характеристика предприятия ......................................................... 28
2.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в организации .... 33
2.3 Аудит расчетов с подотчетными лицами в организации ........................... 45
Глава 3. Разработка предложений по повышению экономической
эффективности организации .............................................................................. 62
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами на основе данных аудита ............................................. 62
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами ....................................................................................... 69
Заключение ......................................................................................................... 81
Список использованной литературы ................................................................. 86
Приложения ........................................................................................................ 89
Введение
Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена
спецификой коммерческой деятельности современного предприятия, при
которой возникает необходимость выдачи денежных средств сотрудникам под
отчет.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто
возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также
различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные
деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные
средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению
организации. Подотчетными суммами называются денежные суммы,
выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам,
хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными
лицами производятся практически в каждой организации, весьма
разнообразны: приобретением запасных частей, материалов, топлива,
канцелярских товаров за наличный расчет; оплатой мелкого ремонта
оргтехники транспортных средств;
расходами на командировки по территории Российской Федерации и за
границу; представительскими расходами. Все эти хозяйственные операции
сопровождаются выдачей денежных средств из кассы. При этом в
бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами
отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок
показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество
ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами
вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля
за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители
организаций.
Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными
лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на
предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная
наличность, которая является одной из главных основ производственной
деятельности современного предприятия.
Актуальность данной темы подтверждается необходимостью изучения
бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью
выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной
темы также дает возможность оценить способы предотвращения ошибок,
допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.
Целью данной выпускной квалификационной работы является
формирование экономически обоснованных предложений по
совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
на примере компании ООО «ЛОЦ 10».
Для достижения поставленной цели выпускной квалификационной
работы представляется необходимым решить следующие задачи
исследования:
рассмотреть цели и сущность расчетов с подотчетными лицами;
проанализировать нормативное регулирование бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами;
исследовать нормативное регулирование аудита расчетов с
подотчетными лицами;
представить краткую характеристику предприятия ООО «ЛОЦ
10»;
исследовать бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
в компании ООО «ЛОЦ 10»;
проанализировать аудит расчетов с подотчетными лицами на
предприятии;
провести разработку предложений по оптимизации
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на основе данных
аудита;
выполнить оценку экономической эффективности оптимизации
работы с подотчетными лицами.
Объектом исследования выступает Общество с ограниченной
ответственностью «ЛОЦ 10».
Предметом исследования является организация бухгалтерского учёта и
аудит расчётов с подотчетными лицами на современных коммерческих
предприятиях.
При выполнении работы использовались следующие экономические
методы: анализа, синтеза, выборочного, сплошного, факторного анализа,
экономического анализа.
Теоретической и методологической основой исследования работы
послужили труды отечественных экономистов в области бухгалтерского учета
и аудита, таких как Богаченко, В.М.
1
, Кондраков Н.П.
2
, Петрова В.И.
3
,
Медведев А.В.
4
, и др., источники энциклопедического характера, материалы
периодической печати. Нормативная база – законодательные акты Российской
Федерации, письма и разъяснения Правительства РФ.
Информационная база – первичная документация ООО «ЛОЦ 10»
Работа состоит из трех глав. В первой главе раскрываются основные
теоретические и методические аспекты организации бухгалтерского учета и
аудита расчетов с подотчетными лицами. Рассматривается нормативное
регулирования учета и аудита расчетов с подотчетными лицами. Во второй
главе проводится анализ предприятия, раскрываются его особенности,
рассматривается процесс организации документооборота операций с
подотчетными лицами, отражение в учете и отчетности расчетов с
подотчетными лицами, организация аудита расчетов с подотчетными лицами.
В третей главе проводится разработка предложений по совершенствованию
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и оценка их
1
Богаченко, В.М. Бухгалтерский учет: Учебник / В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова. - Рн/Д: Феникс, 2017. - 510
c.
2
Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.П. Кондраков. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 841 c.
3
Петрова, В.И. Бухгалтерский учет, анализ и аудит / В.И. Петрова, А.Ю. Петров, Г.А. Скачко. - М.: ФиС, 2016.
- 400 c.
4
Медведев, А.В. Бухгалтерский учет, анализ, аудит: Учебное пособие / П.Г. Пономаренко, А.В. Медведев,
А.Н. Трофимова; Под общ. ред. П.Г. Пономаренко. - Мн.: Вышэйшая шк., 2015. - 558 c.
экономической эффективности. В заключении представлены обобщенные
выводы по результатам проделанной работы.
Глава 1. Задачи бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами
Одной из форм взаимоотношений организации с собственными
работниками являются расчёты с подотчётными лицами. Подотчётными
лицами считаются работники, которые получают наличные денежные
средства из кассы организации на свои предстоящие расходы, связанные с
выполнением служебного задания. Подотчётные лица получают деньги под
отчёт, т. е. под обязательство представить отчёт о расходах и вернуть
неизрасходованные средства после того как служебное задание будет
выполнено
5
.
Подотчётными лицами могут быть только постоянные работники
организации. Причем список подотчётных лиц должен быть утвержден
приказом руководителя организации. Другим приказом руководителя следует
утвердить порядок выдачи подотчётных сумм и представления отчётности в
их использовании.
При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует
следующие цели:
- во-первых, установление партнёрских отношений с другими
организациями в целях расширения производства, заключение выгодных
контрактов, способствующих дальнейшему развитию предприятия, поиск
новых рынков сбыта своей продукции, работ, услуг;
- во-вторых, обеспечение работоспособности организации, а также
приобретение хорошей деловой репутации на отраслевом рынке.
Подотчетными лицами считаются работники организации,
получившие авансом денежные средства из кассы предприятия в соответствии
с Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
5
Астахов, В.П. Бухгалтерский учет от А до Я: Учебное пособие / В.П. Астахов. - Рн/Д: Феникс, 2017. – с.184
виде, тогда его подписывают электронно-цифровой подписью. Текстовая
часть содержит просьбу выдать подотчетные средства, их сумму в рублях,
цель выдачи (планируемые расходы). В резолюции руководитель указывает
сумму и срок, на который выдаются деньги.
Только при соблюдении всех вышеупомянутых условий можно
говорить о хорошей организации расчётов с подотчётными лицами в
организации.
Расчёты с подотчётными лицами возникают практически в каждой
организации и весьма разнообразны:
- на приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный
расчёт, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
- на оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- на командировочные или представительские расходы.
Подотчетными
данные
суммами называют денежные авансы, выдаваемые
работникам организации на командировочные и административно-
хозяйственные расходы
8
.
Подотчетным лицом является физическое лицо, которому были
выданы наличные денежные средства. В подотчет выдаются деньги для
предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных
расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту
в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. В последующем,
подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Расчеты с подотчетными
лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма
разнообразны
9
:
приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный
расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
8
Алексеева, Г.И. Бухгалтерский учет: Учебник / С.Р. Богомолец, Г.И. Алексеева, Т.П. Алавердова; Под ред.
С.Р. Богомолец. - М.: МФПУ Синергия, 2017. – с.368
9
Ерофеева, В.А. Бухгалтерский учет: краткий курс лекций / В.А. Ерофеева, О.В. Тимофеева. - М.: Юрайт, ИД
Юрайт, 2017. – с.59
расходы на командировки по территории Российской Федерации и
за границу;
представительские расходы.
При выдаче денежных средств организация обязана
10
:
определить сумму подотчетных средств и срок, на который она
выдается;
получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее
3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
выдать денежные средства работнику под отчет при условии
полного отчета или по ранее выданным авансам;
запретить передачу подотчетных денежных средств от одного
работни-ка другому;
определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и
получать в банке денежные средства под отчет.
Право получать денежные средства под отчет имеют только те
сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень
утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда
записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также
тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники предприятия,
получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с
наличностью.
В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но
и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой
срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию
11
.
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно
составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность
10
Воронина, Л.И. Бухгалтерский учет: Учебник / Л.И. Воронина. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2017. –
с.217
11
Лебедева, Е.М. Бухгалтерский учет: Практикум: Учебное пособие для студентов учреждений сред. проф.
образования / Е.М. Лебедева. - М.: ИЦ Академия, 2017. – с.94
сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он
должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных
лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости
разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и
отчитываясь за них.
Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым
ордерам и должны расходоваться строго по назначению. По полученным
денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с
приложением оправдательных документов (товарные чеки за купленный
товар, проездные документы) и представить их бухгалтеру
12
.
Порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм
устанавливается приказом руководителя организации. Для учета денежных
средств, выданных подотчетным лицам, применяется форма АО-1
«Авансовый отчет», которая составляется в одном экземпляре подотчетным
лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень
документов, подтверждающих произведенные расходы: командировочное
удостоверение, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие
оправдательные документы и суммы затрат по ним. Документы, приложенные
к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в
отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие
оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы,
правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне
формы указывают суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета),
которые дебетуются на эти суммы.
12
Самохвалова, Ю.Н. Бухгалтерский учет: Практикум: Учебное пособие / Ю.Н. Самохвалова. - М.: Форум,
НИЦ ИНФРА-М, 2017. – с.150
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или
уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток
неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по
приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по
авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому
ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией
производится списание подотчетных денежных сумм в установленном
порядке.
Таким образом, нами установлено, что выдача сумм под отчет
возможна только сотруднику организации на ограниченный перечень нужд.
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами
При ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
существуют обязательства к выполнению условий нормативных документов,
имеющих различный статус. При этом часть из них обязательны к
использованию, а остальные носят дополнительный (рекомендательный)
характер.
Система нормативного регулирования бухгалтерского учёта в
Российской Федерации состоит из четырех уровней, на каждом из которых
регулирование осуществляется наделенными соответствующими
полномочиями субъектами управления.
Т.к. нормативные документы различны в зависимости от их статуса и
назначение, их удобнее и практичнее представить в виде схемы,
представленной на рисунке 2.