11
Office 2016; браузер Mozilla Firefox; Avira AntiVir Premium Security Suite;
Adobe Acrobat 12.0 Professional, 1С Бухгалтерия: Версия 8.
Интернет
3Com13701-ME
OLDI Office 110
Xerox Phaser 3100MFP/
OLDI Office 110OLDI Office 110
Panasonic KX-T7710 Panasonic KX-T7710
Panasonic KX-T7710
OLDI Office 110
3COM GSU08
Nortel Meridian 11c
Рисунок 2 Схема технической архитектуры комитета по аренде
сейфовых ячеек
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Специфика рассматриваемого комитета по аренде сейфовых ячеек
заключается в том, что его главная цель - сдача в аренду сейфовых ячеек и
получение от этого прибыли. Поэтому экономические показатели,
направленные на извлечение коммерческой выгоды свойственные типичным
субъектам рыночной экономики в нашем случае, имеют второстепенное, но
немаловажное значение так как учреждение подчиняется требованиям
хозрасчетной организации и для него также рассчитываются показатели
прибыли. На результирующие показатели экономической деятельности
влияет только сдача в аренду сейфовых ячеек. Как и любые другие
показатели, доход этот можно увеличить, путем рационального
использования всех ячеек.
12
Отсюда виден вывод о важности аренды и влияние ее на все
экономические показатели.
Основными входными документами, содержащими первичные данные,
являются:
- информация об арендаторах (наименование организации, вид
деятельности, финансовое состояние и др.);
- информация по сейфовым ячейкам, предоставляемых в аренду (тип,
площадь, размещение, защищенность и т.п.);
- информация по поступившим платежам от арендаторов.
Основными результирующими документами, в которых отражены
результатные показатели, являются:
- договора аренды, дополнительные соглашения;
- ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты;
- счета на оплату аренды и пени;
- акты сверок арендной платы.
Главные показатели, которые обязаны быть достигнуты в условиях
автоматизированного управления:
- увеличение оперативности;
- упрощение документооборота при ведении аренды;
- увеличение производительности труда;
- увеличение общей эффективности хозяйственной деятельности;
- обеспечение устойчивости процесса.
Основной критерий оценки достижения цели построения системы –
увеличение общей стабильности и упорядоченности документооборота при
ведении аренды. На рисунке 3 представлена планируемая динамика главных
экономических показателей.
Способ SADT (Structure Analysis and Design Technique) является
совокупностью процедур и правил, которые предназначены для создания
функциональной модели объекта какой-нибудь предметной области.
Функциональной моделью SADT отображается функциональная структура
13
объекта, другими словами совершаемые им действия и связи между такими
действиями. Модель дает полное описание функциональной структуре
данных, последовательности осуществляемых действий, передачи
информации межу функциональными процессами. Однако отношения между
данными не учитываются (далее будет исправлено в ER-модели).
Рисунок 3 Диаграмма показателей экономического эффекта
внедрения системы аренды сейфовых ячеек
Результатом использования метода SADT считается модель, состоящая
из фрагментов текстов и глоссария, диаграмм, которые обладают ссылками
друг на друга. Диаграммы считаются главными компонентами модели, все
функции организации и интерфейсы на них представлены в виде блоков и
дуг соответственно. Местом соединения дуги с блоком определяется тип
интерфейса. В блок сверху входит управляющая информация, входная
информация, подвергающаяся обработке, показана с левой стороны блока, а
выход (результаты) - с правой стороны. Механизм (автоматизированная
система или человек), осуществляющий операцию, представлен дугой,
которая входит в блок снизу.
Одна из наиболее значимых специфичностей метода SADT
заключается в постепенном введении все больших уровней детализации по
степени формирования диаграмм, которые отображают модель. [2, 115-117c.]
0
2
4
6
8
Ввод
информации,
час.
Выборка
информации,
час.
Затраченное
время, час.
До введения АРМ
После введения АРМ
14
Функциональная модель работы экономиста диспансера до трёх
уровней в глубину будет приведена ниже.
Первый уровень детализации функциональной модели, другими
словами, как это есть в самом начале моделирования, представлен на рис. 4.
В этом случае объект считается «чёрным ящиком», когда с чем он работает
известно, но неизвестно каким образом.
Рисунок 4 - Первый уровень детализации функциональной
модели, диаграмма А-0 «Учет сведений о сейфовых ячейках и
клиентах банка»
Входной информацией считаются:
I1- карточка сейфовой ячейки;
I2 – заявка клиента.
Выходной информацией:
О1 – оформление сделки;
О2 – отказ.
Контроль выполняется при помощи:
С3 – Регламент работы по предоставлению услуг аренды сейфовых
ячеек (РРАСЯ);
-0
I2
I1
C1
C2
C3
15
С2 – Инструкция по контролю исполнения процесса выполнения
услуг аренды сейфовых ячеек (ИКИАСЯ);
С1 – Должностных инструкций сотрудников.
Механизмы, которые обеспечивают работу:
М1 – программное обеспечение;
М2 – администрация;
М3 – сотрудники.
Дальше, в процессе детализации выше перечисленные дуги не
изменятся, к ним могут прибавляться новые дуги, которые не выходят за
пределы исходной диаграммы А-0.
На втором уровне детализации (рис. 5) новые внешние дуги не
появляются. Только в процессе разбиения учёта сведений на два этапа:
работу с клиентами и работу с заявками образуются дуги, которые
обусловливают взаимодействие таких двух компонентов:
Группировка по площади;
Группировка по виду;
Список сейфовых ячеек;
Письмо клиенту.
16
Рисунок 5 Второй уровень детализации, диаграмма А0 «Учет
сведений о сейфовых ячейках и клиентах банка»
Дальше проведем детализацию работе с заявками (диаграмма А1, рис.
6).
-
1
-
2
1
I2
I1
C1
C2
C3
I2
I1
C1
C2
C3
17
Рисунок 6 Детализация диаграммы А1 «Работа с заявками»
При детализации работа с заявками разделяется на приём и сортировку,
а также работу с клиентами (рис. 7). Образуются связи между новыми
дочерними диаграммами:
На аренду – вид операции;
Данные клиента;
Данные ячейки.
Проведем детализацию работе с клиентами.
В процессе детализации работа с клиентами разделяется на поиск
варианта и предложение найденного варианта. Взаимосвязями между ними
считаются табличный отчет с группировкой по необходимому критерию
(вид, цена, площадь, защита и др.), выборка некоторых вариантов согласно
критерию, письмо клиенту. Возникает новая циклическая связь в случае,
когда вариант не приемлем. Для диаграммы А2-2 она считается выходной
дугой, а для диаграммы А2-1- входной.
Рисунок 7 - Детализация диаграммы А2 «Работа с клиентом»
2-
1
-
2
2
I1
C1
C2
C3
18
Последующая детализация не считается необходимой, поскольку
дальше будут идти уже не функциональные аспекты, а операционные,
другими словами деление не по задачам, а по действиям в осуществлении
данных задач.
Данная модель организацию данных в базе не отображает –
детализируются только действия с такими данными. На основании таких
действий будет проектироваться приложение, которое осуществляет работу с
базой, поскольку в этой модели изложены не только функции будущего
приложения, но и их взаимодействие и последовательность. Взаимосвязь
данных в базе будет рассмотрена ниже.
Следует выделить сущности, которые присутствуют в обозначенной
предметной области:
1. Арендатор (клиент) – располагает данными клиента,
намеревающегося арендовать сейфовую ячейку.
2. Ячейка (сейфовая ячейка) – характеристика арендуемой ячейки.
3. Заявка – связывает ячейку и клиента. Одни арендатор может
сделать некоторое количество заявок, к примеру, на аренду нескольких
ячеек.
4. Сделка – располагает данными об оформленной сделке: клиенте
и ячейку (приобретенной или проданной).
5. Сотрудник – лицо, которое отвечает за ячейку.
6. Тип операции – операции с ячейками различают трех типов:
долгосрочная, краткосрочная и годовая.
7. Справочник мест – ячейка может находиться в любом удобном
месте для клиента. В справочнике мест содержится характеристики и
описание места.
8. История – цена на ячейку может изменяться со временем от
момента подачи заявки на ее аренду. Ведение истории позволяет определять
тенденции изменения цены на ячейки, в общем.
19
Когда выявлены присутствующие сущности, следует рассмотреть
взаимосвязи между ними. Инфологическая модель данных, которая
показывает эти взаимосвязи, представлена на рисунке 8.
Рисунок 8 Инфологическая модель данных
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Процесс работы администратора по аренде сейфовых ячеек
заключается в учете и контроле объектов аренды и эту работу можно
разделить на следующие этапы:
- подготовка к сдаче в аренду;
- заключение договора аренды;
- хозяйственная деятельность;
- внесение изменений в условия договора (заключение дополнительных
соглашений), перезаключение договоров;
- расторжение договоров.
На первом этапе проводится анализ рациональной эксплуатации всех
площадей, находящихся в ведении организации и выбор тех из них, которые
не используются. По согласованию с директором администратор производит
расчет финансовой выгоды от сдачи в аренду свободных сейфовых ячеек.
Далее идет согласование данного предложения с руководящей организацией
20
(корпоративным центром предприятия).
На втором этапе происходит сбор сведений об арендаторе: его
финансовом состоянии, виде деятельности, количестве сотрудников, графике
работы, согласовываются условия сдачи в аренду сейфовых ячеек на уровне
директора организации. На основании собранных сведений администратор
составляет договор на сдачу сейфовых ячеек в аренду.
В процессе хозяйственной деятельности ежемесячно администратор
выполняет следующие отчеты:
- выставляются счета арендаторам по пене и по штрафам (если
допущено нарушение условий договора);
- представляются справки в бухгалтерию о поступивших платежах и
информация о текущих арендаторах и занимаемых площадях.
Ежеквартально и раз в полгода создаются акты сверки арендной платы.
Внесение изменений в существующие договора либо их
перезаключение производится в следующих случаях:
- окончание срока действия договора аренды (по инициативе
арендатора и с согласия директора, договор заключается на тех же либо
скорректированных условиях);
- изменения в законодательстве, касающиеся ведения аренды,
реквизитов сторон, способов оплаты, вносятся в существующий договор в
виде дополнительных соглашений.
Все изменения и перезаключения производятся на основании писем от
арендаторов (их инициатива) либо по приказу вышестоящих организаций,
или действующего законодательства.
Договор аренды по истечению срока действия может быть не продлен с
арендатором по инициативе арендодателя. При нарушении арендатором
условий договора он может быть расторгнут досрочно в течении месяца, а
при систематическом несоблюдении условий оплаты договор расторгается в
сроки, устанавливаемые арендодателем.
Создаваемое система по учету и контролю объектов аренды сейфовых