8
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................... 9
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ .......................................................................... 13
1.1 ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И
ПРЕДПРИЯТИЯ. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ «КАК ЕСТЬ» .......................................... 13
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ................................. 13
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ...................... 14
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................. 18
1.2 ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ, ЗАДАЧИ И ОБОСНОВАНИЕ
НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ........................................................................ 24
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ...................................................................... 24
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач ............ 27
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи .............................................................................................. 33
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ............................................................................................ 36
1.3 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТОК И ВЫБОР СТРАТЕГИИ
АВТОМАТИЗАЦИИ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ........................................................... 43
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ........... 43
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ....................... 50
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач .................................................................................................... 53
1.4 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ............................................................. 55
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ..... 55
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ......................................................................................................... 56
1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению ... 60
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ...................................................................................... 65
2.1 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ ......................................................... 65
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ................................ 65
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .......... 70
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ............ 73
2.2 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ ..................................................... 76
2.2.1 Информационная модель и её описание ................................................. 76
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .......................................................................................................... 78
2.2.3 Характеристика результатной информации ........................................... 80
2.3 ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ ............................................................. 80
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................... 80
2.3.2 Характеристика базы данных .................................................................. 84
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .... 88
2.3.4 Описание программных модулей ............................................................ 90
2.4 КОНТРОЛЬНЫЙ ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА И ЕГО ОПИСАНИЕ .................. 95
9
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА ................................................................................................................... 100
3.1 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ МЕТОДИКИ РАСЧЁТА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ..................................................................................................... 100
3.2 РАСЧЁТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ......... 105
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 114
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ......................................................................................... 116
ПРИЛОЖЕНИЕ. ЛИСТИНГ ОСНОВНЫХ ПРОГРАММНЫХ МОДУЛЕЙ ...... 118
10
Введение
Возрастающие объемы информации, такие как входящая
/исходящая/внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, сопроводительная
документация, архивы бумажных и электронных документов, заявки, поручения
и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой частью бизнес–
процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения – генерации,
сортировки, анализа, согласования и утверждения.
Получившие широкой распространение системы электронного
документооборота облегчают обработку документов, обеспечивает актуальность
хранимой информации, значительно уменьшают время поиска нужных данных.
К основным функциям системы электронного документооборота можно
отнести:
регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную
переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного
хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического
архивирования документов;
унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с
ними;
создание единого информационного пространства и обеспечение
возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме
удаленного доступа;
планирование общих и личных мероприятий.
Большим достоинством системы электронного документооборота является
возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов
коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию
совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией,
согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие
офисы, другие города).
11
Преимущества от создания системы документооборота можно выразить
через типовые цели их внедрения:
1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления
предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде
информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней
управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а
не там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме
реального времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех
участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной
организационной структуры (таковой является структура организации).
Объектом исследования работы является АО «АМР», предметом –
программная и техническая архитектура информационной системы предприятия.
Целью данной работы является снижение трудовых и стоимостных затрат
сотрудников службы делопроизводства АО «АМР» в результате внедрения
системы электронного документооборота.
Задачами данной работы является следующие:
анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
анализ комплекса задач и обоснована необходимость автоматизации;
выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи;
анализ существующих разработок;
выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации задачи;
12
обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
В первой части работы необходимо проанализировать структуру
предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс, подходящий
для автоматизации, обосновать необходимость его автоматизации, выбрать
способ приобретения и стратегию автоматизации, провести анализ
существующей системы защиты информации, обосновать проектные решения по
техническому, программному и информационному обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного цикла
информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их избегания,
описать информационное и программное обеспечение информационной
системы, описать контрольный пример ее использования.
В третьей части работы необходимо выбрать методику расчета
экономической эффективности системы и рассчитать показатели в соответствии
с выбранной методикой.
13
2 Аналитическая часть
2.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
2.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Акционерное общество "Алюминий Металлург Рус" (АО «АМР») -
крупнейшее на юге России современное многопрофильное предприятие по
выпуску алюминиевых полуфабрикатов для авиастроения, автомобилестроения,
судостроения, приборостроения, электронной и других отраслей
промышленности.
Производственная деятельность предприятия начинается в 1954 году. С февраля
2005 года ОАО «БКМПО» вошло в состав компании «Alcoa». В 2005 года с
приходом американской компании началось внедрение компьютерной техники
на рабочих местах, организована локальная сеть, каждый рабочий ПК привязан к
учётной записи. С 2011 года предприятие перешло под руководство российской
компании и стало «Алюминий Металлург Рус»
Продукция прокатного производства
Плиты, листы и ленты широкого сортамента. Используются: в
авиационной технике в качестве конструкционного материала для обшивки; в
автомобильной промышленности при изготовлении кузовов, цистерн; в
химической промышленности для изготовления ёмкостей, холодильников, для
производства и хранения нефтепродуктов.
Продукция прессового производства
Прессованные прутки и профили, горячепрессованные и
холоднодеформированные трубы. Используются: в авиационной технике для
изготовления киля крупногабаритных самолётов, реактивных тяг, приводов,
различных бензо- и маслотрубопроводов, гидравлических систем, элементов
конструкции и отделки; в судостроении для изготовления различных деталей и
конструкций.
Продукция кузнечного производства
Поковки и штамповки. Используются: в авиационной технике и
ракетостроении для изготовления высоконагруженных, требующих повышенной
14
выносливости изделий - лопасти, стыкующие детали лайнеров, стойки, рычаги,
лонжероны, поршни, диски; в автомобильной промышленности для
изготовления поршней, рычагов, колёс.
Посуда торговой марки «Калитва»
Алюминиевая посуда с антипригарным покрытием, алюминиевая матовая
посуда, специальная алюминиевая посуда (фляги, бидоны и так далее) под
торговой маркой «Калитва»
Таблица 2.1
Анализ основных финансово – экономических показателей деятельности
АО «АМР»
Наименование
показателя
Единица
измерения
За 2018 год
Объем оказанных услуг, продаж
тыс. руб.
3963750,5
Число обслуженных клиентов
чел.
2625
Выручка от оказания услуг, продаж
тыс. руб.
61500,525
Среднесписочная численность работников
чел.
2250
Годовой фонд оплаты труда
тыс. руб.
818100,75
Среднемесячная заработная плата работников
тыс. руб.
30,3
2.1.2 Организационная структура управления предприятием
Тип организационной структуры компании - линейный, так как во главе
стоит руководитель, сосредоточивший в своих руках все функции управления и
осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками.
Схема организационной структуры объекта представлена на рисунке 1.1.
15
Генеральный
директор
Начальник
производства
Цеха
Отдел по работе с
текущими
клиентами
Отдел продажБухгалтерия
Начальник отдела Главный бухгалтер Начальник отдела
Менеджеры по
работе с текущими
клиентами
Бухгалтер
Менеджеры по
продажам
Начальник цеха
Рабочие
Производство
ОТК
Начальник ОТК
Контролеры ОТК
Информационный
отдел
Начальник отдела
Сотрудники отдела
Рисунок 2.1 - Организационная структура компании
Как видно из представленной схемы, во главе структуры стоит
генеральный директор, который выполняет общее руководство предприятием.
Все остальные отделы подчинены генеральному директору через руководителей
отделов и групп.
К основным подразделениям компании относятся производственные цеха,
которыми через начальников цехов управляет начальник производства.
Бухгалтерия во главе с главным бухгалтером ведет бухгалтерский и
налоговый учет, сдает отчетность, составляет предусмотренные действующим
законодательством отчеты, балансы и иные документы, также оформляет в
порядке, установленном действующим законодательством, платежные и иные
расчетные документы, в том числе по уплате налогов и сборов, осуществляет
прием, хранение товарно-материальных ценностей.
К функциям отдела по работе с текущими клиентами относят следующие:
Осуществлять поиск и привлечение клиентов на комплексное
обслуживание в компанию, проведение переговоров с клиентами, предложение
16
действующим клиентам дополнительных услуг, посредством направления писем
и проведение переговоров с клиентами.
Обеспечивать клиентов необходимыми рекламно-
информационными материалами.
Оказывать информационные и консультационные услуги клиентам.
В функции сотрудников отдела продаж входит оказание коммерческих
услуг, обеспечение выполнения условий, предусмотренных заключенными
соглашениями, сопровождение клиента.
Главная операция в работе ОТК контролера - сличение параметров
продукции с показателями, указанными в ГОСТах, чертежах, технологической
документации. Изделия при этом осматриваются "на глаз" или проверяются с
помощью контрольно-измерительных инструментов, приборов: микрометров,
штангенциркуля, калибров, лупы, микроскопа, электроизмерительных приборов
и др. Средством труда контролера являются также перечни "образов-эталонов"
требуемых признаков качественных изделий, хранимые в его памяти.
Информационный отдел компании включает в себя начальника отдела,
главных специалистов, ведущих специалистов, специалистов 1 категории.
Информационный отдел отвечает за:
получение от пользователей сообщений об запросах;
организацию решения запросов на уровне, удовлетворительном для
клиента;
отслеживание статуса запроса в ходе работы над ним;
информирование клиента о ходе решения его проблем и
восстановлении нормального функционирования услуг;
мониторинг, управление и выдача отчетов о качестве услуг,
которые предоставляются каждому отдельному пользователю.
Поддержка деятельности информационного отдела заключается в
автоматизации следующих функций:
регистрация и начальный анализ заявок пользователей об запросах
(то есть возникающих случаях неисправности, или других вопросах, требующих
вмешательства специалистов информационного отдела);
локализация причин возникновения запроса;
17
инициирование соответствующих действий, направленных на
устранения проблемы;
генерация и управление всеми отчетами, имеющими отношение к
запросу;
отслеживание всех действий, направленных на устранение проблемы
и управление всем процессом разрешения запроса;
закрытие запроса.
К основным обязанностям главного специалиста информационного отдела
относятся:
прием, учет, обработка, приоритизация, классификация и
отслеживание обращений в отдел технической поддержки компании по
телефону, электронной почте;
организация и ведение документооборота по действующим
договорам информационно-технической поддержки клиентов (хостинг и работа
с сайтами);
самостоятельная работа по обращениям клиентов;
работа с отчетными документами в дни окончания отчетных
периодов;
контроль выполнения заявок клиентов;
получение необходимых начальнику информационного отдела
ведомостей от менеджеров;
подготовка собраний, которые проводит начальник
информационного отдела;
организация телефонных и личных переговоров начальника
информационного отдела;
передача и прием информации необходимой для работы
информационного отдела;
ведение делопроизводства, прием корреспонденции которая
приходит на имя начальника информационного отдела;
контроль работы объектов, подчинённых отделу организации
сопровождения информационных систем и пользователей.