38
Файл рабочей группы имеет данные о пользователях группы и считывается во
время запуска. Файл имеет следующую информацию: имена учетных записей
пользователей организации, пароли пользователей, имена групп, в которые
входят данные пользователи.
В ООО «Дебют» по отношению к таблицам могут предусматриваться
следующие выделенные права доступа:
просмотр (чтение) данных БД;
изменение (редактирование) данных БД;
добавление новых записей в БД;
добавление и удаление данных в БД;
изменение структуры таблицы в БД.
В ООО «Дебют» к данным, имеющимся в таблице, применяются также
меры защиты по отношению к отдельным полям и отдельным записям.
Защита данных в полях таблиц предусматривает следующие уровни прав
доступа:
полный запрет доступа;
только чтение;
разрешение всех операций (просмотр, ввод новых значений,
удаление и изменение).
По отношению к формам предусмотрено также две основные операции:
вызов для работы и дальнейшего проектирование (режим
«Конструктора»). Запрет вызова «Конструктора» нужно делать для экранных
форм готовых приложений, чтобы в дальнейшем пользователь случайно не смог
изменить приложение;
защита отдельных элементов БД. Например, некоторые поля
заданной таблицы вообще могут отсутствовать или быть скрытыми от
пользователя, а некоторые поля – доступны только для просмотра.
Отчеты во многом очень похожи на экранные формы. На отчеты, так же
как и на формы, могут быть наложены запреты на вызов средств их разработки.
В ООО «Дебют» к дополнительным средствам защиты БД можно также
отнести такие, которые никак нельзя прямо отнести к средствам защиты, но
которые непосредственно влияют на безопасность данных. Их составляют
39
следующие средства:
встроенные средства контроля значений данных БД в соответствии
с типами;
повышения достоверности вводимых данных в БД; обеспечения
целостности связей таблиц в БД;
организации совместного использования объектов БД в сети
компании.
Итак, разрабатываемая нами база данных «Прием заявок на ремонт и
модернизацию ПК» будет защищена, как и другие базы данных ООО
«Дебют».
1.3.
Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.
Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Анализ имеющихся разработок для автоматизации заявок на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Дебют» показал, что их нет в данной
организации, все работы по данным заявкам выполняются сотрудниками
вручную на бумаге. В большом количестве бумажных заявок на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Дебют» довольно тяжело разобраться, что
приводит часто к сбоям по их выполнению.
Много тратится времени на «бумажную работу» по данным заявкам в
ООО «Дебют».
При телефонном звонке клиента в ООО «Дебют» необходимо
достаточно много времени для ответа ему по поводу выполнения его заявки
на ремонт и модернизацию ПК.
Сотруднику ООО «Дебют» приходится вручную просматривать все
выполненные заявки, чтобы найти информацию по определенному клиенту.
Такой подход довольно сильно снижает контроль времени
выполнения заказа клиента по ремонту и модернизации ПК.
Рассмотрим имеющиеся программные продукты на рынке ПО для
решения поставленной задачи.
40
Кларис - web система обработки заявок Web система обработки
заявок. Система регистрации заявок. Онлайн система обработки заявок
Кларис - автоматизированная web система, обеспечивающая быструю
регистрацию и обработку заявок различного назначения сотрудников
компании или клиентов. Есть ряд отраслевых решений, форма заявки
индивидуальна для каждого Заказчика. В качестве примера можно привести
следующие системы обработки заявок:
Система обработки заявок клиентов в части бизнес-процессов,
касающихся приобретение клиентом услуг, контроля качества услуг, работа
с претензиями т.п.
Система управления заявками на оплату: автоматизация бизнес-
процессов процессов инициирования, согласования и контроля исполнения
платежей.
Система регистрации, обработки и хранения запросов пользователей
службы технической поддержки - Service Desk
Система поддержки выполнения заявок сотрудников компании в
рамках АХО (заявки на закупку оборудования, на
бронирование
переговорных, заказ автомобиля, выделение корпоративных ресурсов и пр.).
Система поддержки кадрового документооборота: заявки на отпуск,
на прием работу или увольнение и т.п. Универсальная Система Учета
Программа учета заявок на ремонт бытовой техники будет содержать в себе
форму заявки с критериями важными для осуществления ремонтных работ.
В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения
список возможностей может меняться.
Автоматизированный учет заявок значительно экономит время
обработки запросов;
Ведение заявок станет простым и легким процессом;
Программа для учета заявок имеет функцию автозаполнения, беря
информацию из справочников в системе, заполненных ранее;
Система сохраняет всю историю работы по каждой заявке;
Программа для учета заявок осуществляет контроль сроков
выполнения заданий;
41
Учет заявок производится быстрее и эффективнее;
Богатый набор инструментов для работы с информационной базой
облегчает ведение заявок;
Удобная система навигации по системе;
Оптимизация рабочего процесса;
Многопользовательский режим с разграничением прав доступа между
сотрудниками;
Учет заявок помощью системы учета обеспечивает также более
совершенный контроль документооборота;
Программа учета заявок может формировать внутренние отчеты, в
соответствии с заданными критериями;
Сортировка и группировка данных способствуют оптимизации
обработки информации;
Программа учета заявок позволяет конвертировать данные из базы в
другие электронные форматы;
Программа учета заявок может обрабатывать даже очень большие
объемы информации.
vsDesk Управление заявками:
Создание заявок через веб-интерфейс в полной форме с
возможностью выбора сервиса и приоритета заявки.
Создание заявки через веб-интерфейс в упрощенной форме.
Прикрепление файлов к телу заявки с возможностью ограничения
размера и типа допустимых к вложению файлов.
Вставка скриншотов по CTRL+V в поле текстового редактора.
Возможность заполнения дополнительных полей в заявке в полной
форме.
Автоматическое назначение метрик заявки по SLA-планам,
привязанным к выбранному сервису.
Возможность автоматического назначения наблюдателей,
привязанных к выбранному сервису.
Возможность автоматического назначения согласующего лица,
привязанного к выбранному сервису.
42
Возможность массового удаления заявок.
Возможность массового завершения заявок.
Возможность массовой смены статусов заявок.
Возможность массового переназначения исполнителей / групп
исполнителей.
Возможность объединения/группировки заявок.
Возможность фильтрации списка заявок по нескольким критериям с
закреплением фильтра.
Возможность выбора отображаемых столбцов и порядка их
расположения.
Возможность выбора количества отображаемых элементов на
странице.
Отображение вложений.
Отображение блокировок заявки.
Отображение количества не прочитанных комментариев.
Отображение количества объединенных заявок.
Возможность оставлять ответы/комментарии с вложенными файлами
/скриншотами.
Возможность выбора шаблонного ответа /комментария из заранее
подготовленного справочника Шаблоны ответов.
Возможность указать дополнительных получателей
ответа/комментария.
Возможность скрытия ответа/комментария от заказчика.
Возможность ответа/комментария с изменением статуса заявки.
Возможность редактирования некоторых параметров и метрик заявки
на лету, без сохранения основных параметров.
Отображение контактной информации о заказчике и исполнителе
Отображение жизненного цикла (истории действий) заявки.
Отображение прикрепленных Конфигурационных единиц.
Аккумулируем результаты сравнительной характеристики
имеющихся систем в виде таблице 1.3.
43
Таблица 1.3.
Сравнительная характеристика разрабатываемой и имеющихся на
рынке систем
Функции
Кларис
- web
Универсальная
Система Учета
vsDesk
Проектируемая
систем
Синхронизация с имеющимися
информационными системами
Нет
Нет
Нет
Да
Функция автозаполнения из
имеющихся справочников
Нет
Да
Нет
Да
Минимизация количества окон
Да
Да
Да
Да
Создание выходных документов
и отчетов
Да
Да
Да
Да
Отслеживание статуса заявки
Нет
Да
Да
Да
Фильтрация заявок
Нет
Нет
Да
Да
Конвертирование данных
Нет
Да
Нет
Да
Многопользовательский режим
Да
Да
Да
Да
По результатам сравнения можно сделать выводы о целесообразности
самостоятельной разработки автоматизированной системы на базе имеющегося
программного обеспечения.
1.3.2.
Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Имеется определенное количество стратегий автоматизации выбранного
нами комплекса задач по заявкам на ремонт и модернизацию ПК в ООО
«Дебют»:
1.
Хаотичная – автоматизация объекта по мере необходимости
программного продукта и готовности к ее проведению.
2.
По участкам – данный процесс автоматизации отдельных отделов
или отдела производится по автоматизации заявок на ремонт и модернизацию
ПК.
3.
По направлениям – автоматизация направлений деятельности в
ООО «Дебют», таких как производство, сбыт, управление финансами фирмы.
4.
Полная – автоматизация всего производства в целом.
При автоматизации выбранного комплекса задач, выбор полной
автоматизации может привести к отказу от существующей ИС в организации с
последующей её заменой, что потом приводит в большие временные и денежные
44
затраты на дополнительное переобучение персонала ООО «Дебют», что не
представляется возможным.
Таким образом, рациональней автоматизацию по участкам. В нашем
случае конкретно по отделу технического обслуживания в ООО
«Дебют».
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию
отдельных подразделений ООО «Дебют». В данном комплексе задач
необходима именно данная стратегия, т.к. предполагаем автоматизировать
лишь один отдел технического обслуживания в ООО «Дебют».
1.3.3.
Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Имеются определенное количество способов приобретения ИС по
заявкам на ремонт и модернизацию ПК в ООО «Дебют»:
1.
Заказ делать данной разработки системы у сторонних
разработчиков.
2.
Осуществлять разработку собственной системы в ООО
«Дебют».
3.
Осуществлять покупка готового решения по заявкам на ремонт и
модернизацию ПК для ООО «Дебют».
Аутсорсинг.
Сделать заказ программной разработки по автоматизации процесса
обработки заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО «Дебют» у внешних
разработчиков займет довольно много времени за счет долгих согласований
требований к новой БД, а так же приведет в дальнейшем к большим денежным
затратам в ООО «Дебют».
Покупка готового решения по заявкам на ремонт и модернизацию ПК в
ООО «Дебют» предполагает наличие на рынке систем автоматизации,
решающих выбранный комплекс задач в данной организации. В связи со
сильной спецификой решаемой задачи на рынке готовых решений в «чистом»
виде нет, чтобы удовлетворить полностью требования ООО «Дебют»
Аутсорсинг так же не представляется возможным для реализации нашего
проекта по причине того, что у ООО «Дебют» много постоянных клиентов
45
и поэтому не желательно доверить их данные посторонним компаниям, что
может привести к в итоге к их потере, клиентов могут заполучить конкуренты
данной организации. Поэтому, с учетом собственных информационных ресурсов
в ООО «Дебют» наименее затратным по временным и денежным ресурсам будет
выбор собственной разработки БД по заявкам на ремонт и модернизацию ПК в
данной организации.
1.4.
Обоснование проектных решений
1.4.1.
Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Чтобы информация была пригодна для принятия какого-либо решения,
она должна обладать следующими основными свойствами [14]:
1.
Достоверность (правдиво без искажений отражает состояние объекта).
2.
Актуальность (степень новизны информации, ее своевременность).
3.
Полнота (необходимые и достаточные условия для принятия решения).
4.
Релевантность (соответствие решаемой проблеме).
5.
Сопоставимость (возможность сравнения данных за счет единства
предмета исследования, круга включенных показателей и объектов, методологии
проведения исследования и методик измерения).
6.
Доступность (должна быть понятна, иметь вид, приемлемый для
субъекта, которому предназначена, и представлена в удобном виде).
7.
Экономичность (затраты на получение и переработку информации не
должны превышать получаемый от ее использования результат). Перечисленные
выше основные требования к свойствам информации должны выполняться
одновременно. Указанный перечень не может быть ранжирован, отсутствие
какого-либо одного свойства равнозначно отсутствию информации как таковой.
Моделью логической структуры базы данных «Прием заявок на ремонт и
модернизацию ПК» в ООО «Дебют» была взята именно реляционная, так как она
дает возможность довольно оперативно создать связи между таблицами для
необходимого построения запросов к базе данных и также довольно легко
удалить эти связи и вновь создать новые для создания другого запроса. Кроме
этого архитектура построения связи более проста и время выполнения запроса в
46
реляционной модели довольно выше, чем при использовании сетевой или
иерархической структуры.
Исходящие данные для решения обозначенной задачи по ремонту и
модернизации ПК в ООО «Дебют» получают из таких документов, как:
заявка на ремонт ПК в ООО «Дебют»;
заявка на модернизацию ПК в ООО «Дебют»;
заявка на устранение неполадок ПК в ООО «Дебют».
Для решения данной поставленной задачи задействованы такие
классификаторы объектов, как:
код покупателя,
комплектующие для модернизации ПК в ООО «Дебют»:
материнская плата; жесткий диск; видеоадаптер; модули памяти и др.
1.4.2.
Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение (ПО) – комплекс программ системы
обработки данных и программных документов ООО «Дебют», необходимых для
эксплуатации этих программ. ПО необходимо для придания вычислительной
системе необходимых свойств, связанных с увеличением производительности,
увеличением достоверности получаемых результатов, повышением надежности
функционирования системы, улучшения работы пользователя [21, c. 193].
Критериями выбора ПО, установленного на ПК пользователей является
наибольшее уменьшение времени процесса описания заявки/неисправности
пользователей и направления заявки используя личную почту ООО
«Дебют».
Критериями отбора архитектуры реализации проектируемого
программного нами комплекса являются:
совместимость с имеющейся инфраструктурой сервера ООО
«Дебют»;
вероятность формирования дополнительных копий данных и просмотр
статистки согласно подвергнутым обработке заявкам.
47
При нашем отборе ОС под разрешение нашей задачи был произведен
выбор в пользу MS Windows Server 2008, потому, что этот вид серверных ОС не
очень сильно требователен в отношении различного рода ресурсам, а также уже
они применяются в инфраструктуре ООО «Дебют»;
Что касается серверной части, то нужно также подобрать систему
управления базами данных (СУБД).
В ООО «Дебют» используется Microsoft Office 2016
По этой причине принято решение применять Microsoft Office Access –
приложение с целью управления базами данных, а также и язык
программирования Visual Basic for Office.
Система Access считается комплектом инструментов окончательного
пользователя для автоматизации управления базами данных компании. В ее
структуре имеются конструкторы таблиц, а также форм и запросов с отчетами.
Данную систему можно использовать и как среду для разработки необходимых
приложений. Применяя макросы, а также модули для автоматизации решения
поставленных задач, можно изготавливать направленные на конечного
пользователя различные приложения, такими же востребованными, как и
приложения, которые написаны непосредственно на популярных визуальных
языках программирования. Также они станут содержать кнопки, меню и конечно
диалоговые окна. Программируя на языке VBA, также возможно разрабатывать
такие мощные программные продукты, как сама система управления базами
данных MS Access.
Система управления базами данных MS Access дает возможность
создавать приложения без использования программирования с применением
макрокоманд MS Access. Пользователи электронными таблицами и базами
данных довольно хорошо знают многие ключевые понятия, которые
используются в MS Access.
Создаваемые таблицы в MS Access имеют средства для проверки допуска
данных, которые предотвращают неправильный ввод вне зависимости от того,
как он производится, а любое поле таблицы имеет также свой формат и
стандартные описания, что довольно сильно делает облегчение по вводу данных
в процессе работы с базой данных.