1. Оформление заявки.
2. Проверка наличия товара.
3. Закупка необходимого товара.
4. Приход товара.
5. Продажа товара.
На рисунке 1.4 функциональные блоки взаимосвязаны друг с другом по
входам и выходам, составляя в целом, единый бизнес-процесс компании.
Рисунок 1.4 Детализация нулевого уровня функциональной диаграммы
деятельности компании ООО «ЖилРемСтрой»
Рассмотрим информационные потоки предприятия:
Клиент делает заявку на покупку товара у менеджера. Далее возникает
одна из следующих ситуаций:
1. Если товар находится в наличии в магазине, то менеджер
осуществляет продажу товара.
2. Если необходимого товара в магазине нет, то менеджер проверяет
наличие этого товара на складе, делает заявку на товар. Кладовщик
осуществляет перемещение товара со склада в магазин, после чего менеджер
сверяет полученный товар с накладной, далее осуществляет продажу товара.
3. В случае если товара нет в наличии ни в магазине, ни на складе, то
менеджер делает заявку на закупку необходимого товара. Товар поступает на
склад от поставщика, кладовщик оформляет приход товара (поступление
ТМЦ), далее делает перемещение его в магазин. Только после этого
менеджер сверяет полученный товар с накладной и осуществляет продажу
товара.
Входным информационным потоком является заявка клиента. Как
правило, клиент приходит в магазин, где менеджер может
проконсультировать его, подробно рассказать о товаре, оказать помощь в
выборе.
Выходным информационным потоком является продажа товара.
Для реализации в дипломном проекте, были выбраны задачи:
Автоматизация отдела, осуществляющего работу с клиентами, т.е.
облегчить работу менеджера.
Автоматизация складского учета.
Подсистема складского учета должна решать задачи автоматизации
учета хранения товаров на складах предприятия и учета движения этих
товаров. Подсистема должна предоставлять пользователям возможность
вводить операции прихода товара на склад и расхода товара со склада. Эти
операции позволяют регистрировать события, происходящие в реальной
жизни предприятия, такие как: приход материалов на склад; списание
бракованных, вышедших из строя, утраченных товаров; возврат поставщику
бракованных товаров; перемещение товаров. Работу с системой
осуществляет кладовщик. Менеджер, выполняет свою главную функцию –
зарабатывание денег для предприятия, путем реализации товара. Он
оформляет возвраты от покупателей, расходные накладные и так далее.
Эти отделы тесно связаны между собой, у них должно быть общее
место для хранения данных об остатках номенклатуры на складах – регистр
складских остатков.
Исполнителями бизнес-процессов являются сотрудники ООО
«ЖилРемСтрой», поставщики и клиенты.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Основной единицей информации в системе является документ.
Существуют факторы, тормозящие развитие компании: высокая
трудоемкость обработки информации, низкая оперативность,
несовершенство организации сбора и регистрации информации. Кроме того,
необходимо учесть, что базовая технология долгое время была ручная и
имела множество недостатков, таких как: . [18, с55]
- низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;
- большая трудоемкость;
- необходимость привлечения большого числа сотрудников
предприятия для решения всего комплекса задач;
- низкая оперативность;
- несовершенство организации сбора и регистрации информации;
- недостоверность получаемых результатов.
Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и
постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения
по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной
вариант просто нереальным.
Решить эти недостатки поможет автоматизация функций менеджера по
работе с клиентами и кладовщика, которую планируется осуществить на
практике.
Клиент делает заявку у менеджера. Формируется заявка на товар (
список необходимого товара), который передается кладовщику. В случае
если товара нет на складе то создается заявка на поставку товара от
поставщика.
Рассмотрим схему документооборота, представленную на рисунке 1.5
Рисунок 1.5 Схема документооборота ООО «ЖилРемСтрой»
Товар поступает на склад, отчет в бухгалтерию. Далее товар
перемещается в магазин, и осуществляется продажа, клиент оплачивает
товар, отчет в бухгалтерию.
Внедрение разрабатываемой системы поможет снизить или даже
исключить ошибки «человеческого фактора», ошибки учета материалов на
складе, и другие. Так же это позволит экономить рабочее время сотрудников
компании, учитывая, что поиск информации, поиск товара на складе,
занимает около 40% рабочего времени сотрудников. В таблице 1.2 показаны
показатели затрат на задачу без автоматизации.
Безусловно, работа в таком виде (без автоматизации) привычна и
традиционна для сотрудников, но недостатки перекрывают достоинство его
привычности.
Таблица 1.2
Показатели затрат на задачу без автоматизации
Аспект
деятельности
Периодичность
возникновения
Объем в год,
раз/год
Время на 1
документ, ч
Трудовые
затраты в год
Заявка клиента
15шт./день
5475
0, 12
657
Заявка на закупку
1р./неделю
52
3
156
Проверка наличия
материалов на
складе
5р./день
1825
1
1825
Можно выделить следующие основные преимущества использования
автоматизированной информационной системы на основе вычислительной
техники для решения задачи построения системы автоматизации
деятельности предприятия: . [7, с.441]
- повышение удобства поиска и отбора данных из справочников
хранения статической информации и журналов выполненных операций;
- повышение скорости поиска и отбора информации, а также
оформления операций движения товаров;
- обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на остатки
товаров на складах и мгновенное получение аналитической информации об
остатках;
- автоматизация рабочего места сотрудника;
- обеспечение безопасности хранения информации;
- обеспечение многопользовательской работы.
Использование вычислительной техники является необходимой и
экономически целесообразной задачей.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В обществе имеются нормативно-правовые и организационно
распорядительные документы:
1.Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения.
2.Регламент к использованию сети Internet, электронной почты.
Эти документы предназначены для сотрудников, выполнение
должностных обязанностей которых связано с использованием персональных
компьютеров и определяют их полномочия, обязанности и ответственность.
В ООО «ЖилРемСтрой» реализована политика безопасности,
основанная на избирательном способе управления доступом. Такое
управление характеризуется заданным администратором множеством
разрешенных отношений доступа. Матрица доступа заполняется
непосредственно системным администратором компании. Применение
избирательной политики информационной безопасности, соответствует
требованиям по информационной безопасности, разграничению доступа,
подотчетности. Реализацией этой политики безопасности занимается
системный администратор.
В качестве программного средства защиты используется Kaspersky
open Space Security, которая отвечает требованиям, предъявляемым к
системам защиты корпоративных сетей.
В компании производится постоянный мониторинг наиболее опасных
угроз информационной безопасности:
утечка данных;
халатность служащих;
аппаратные и программные сбои;
вирусы.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения компании занимает утечка данных. А именно
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность компании; бизнес-планы. Поэтому
руководители отделов компании ведут ежедневный мониторинг своих
подчиненных, системный администратор контролирует права доступа к
корпоративной информации на файловый сервер, производит мониторинг
электронной почты сотрудников, контролирует интернет канал путем
закрытия доступа к социальным сетям и личной почте.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В последнее время в России отмечается спрос к компьютерным
интегрированным системам, способным обеспечить эффективное управление
предприятием. . [20, с.41]
Рассмотрим некоторые из наиболее популярных на российском рынке
таких систем.
1. ПАРУС. Программные продукты «Парус» позволяют решить
конкретные проблемы и оптимизировать деятельность коммерческих
предприятий и бюджетных организаций различного уровня, предоставляя
оперативную информацию для принятия управленческих решений. Данные
продукты базируются на различных платформах:
Парус 7 - с архитектурой «Файл-сервер»;
Парус 8 – с двухзвенной архитектурой «Клиент-сервер»;
Парус 10 – с трехзвенной архитектурой.
Программные модули, реализованные на платформе Парус 7,
объединены в комплексы «Парус – Предприятие 7» (для малого и среднего
бизнеса) и «Парус – Бюджет 7» (для бюджетных организаций). Программные
модули, реализованные на платформе Парус 8, объединены в комплексы
«Система управления ПАРУС» (для корпоративного сектора) и «Парус –
Бюджет 8» (для бюджетных организаций).
Система «Парус – Предприятие 7» предназначена для малых и средних
хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности (торговля,
сфера услуг, элементарное производство, реклама и СМИ, общественное
питание, туризм и др.). Это простая, удобная, но в то же время мощная
полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать
бухгалтерский учет, основные торговые процессы и складской учет, расчет
заработной платы и кадровый учет. Может эксплуатироваться как на одном,
так и на нескольких объединенных в локальную сеть компьютерах.
Комплекс «Парус – Бюджет 7» построен по модульному принципу и
представляет собой набор программных модулей, каждый из которых
предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности
бюджетного учреждения и может работать, как в автономном режиме, так и
совместно с другими модулями комплекса. Наличие различных
комплектаций обеспечивает возможность успешного использования
комплекса для всех сегментов бюджетного рынка. Решение «Парус –
Бюджетная отчетность», позволяет организовать сбор и подготовку
финансовой и бюджетной отчетности с помощью эффективных и недорогих
в использовании веб-технологий. Применение решения обеспечивает единую
для всех учреждений методику составления и проверки бюджетной
отчетности, своевременное внедрение правовых изменений в процесс
подготовки и сбора отчетности.
«Система управления Парус» изначально строилась как комплексная
автоматизация управления. Система характеризуется четким разграничением
оперативно-управленческих и учетных задач при полной их интеграции на
уровне единой базы данных и соблюдении принципа однократности ввода
исходной информации. В основу управления ПАРУСа положен модульный
принцип при взаимосвязи всех подсистем с единой базой данных, что
обеспечивает возможность автоматизации полного цикла управления
предприятием.
2. ЕВФРАТ. Это система электронного документооборота
позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-
процессами и документами организации. Система содержит весь
необходимый инструментарий для успешной организации электронного
документооборота любой компании, независимо от численности и формы
собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого
отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в
рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков. Основные функции системы Евфрат:
- регистрация документов в системе (заполнение регистрационной
карточки);
- присоединение к карточке любого количества файлов произвольного
формата;
- связывание документов перекрёстными ссылками;
- ведение номенклатуры дел;
- сканирование и распознавание документов;
- работа со словарями и справочниками;
- постановка документов на контроль;
- слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и
напоминаний;
- поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и
по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского
языка; . [30, с.66]
- автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.
3. ФогСофт. Компания проектирует, разрабатывает и внедряет
комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов на
предприятиях. Автоматизация бизнес-процессов – это в первую очередь
автоматизации управления, что позволяет повысить эффективность работы
каждого сотрудника и всей организации в целом, вести контроль клиентов,
статистику, ускорить внутренние и внешние бизнес-процессы за счет единой
среды управления, контролировать финансовые потоки, прогнозировать
спрос и планировать предложения.
Компания ФогСофт разрабатывает системы автоматизации бизнес-
процессов соответственно требованиям каждого конкретного заказчика,
полностью отражающие бизнес-процессы его предприятия, используя
индивидуальный подход. Для создания систем автоматизации бизнес-
процессов предприятия компания ФогСофт использует платформу
SOALution Base, собственной разработки.
4. 1С:Предриятие. Является универсальной системой автоматизации
деятельности предприятия. За счет своей универсальности система
«1С:Предприятие» может быть использована для автоматизации самых
разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных
и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета
заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского
учета по любым разделам и так далее.
Основной особенностью системы «1С:Предприятие» является ее
конфигурируемость. Она представляет собой совокупность механизмов,
предназначенных для манипулирования различными типами объектов
предметной области. Конкретный набор объектов, структуры
информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет
конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система
«1С:Предприятие» выступает в качестве уже готового к использованию
программного продукта, ориентированного на определенные типы
предприятий и классы решаемых задач.
Система программ «1С:Предприятие» включает в себя платформу и
прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации
деятельности организаций и частных лиц.
Платформа – это среда исполнения и набор технологий, используемые
в качестве основы для построения определенного круга приложений.
Платформа предоставляет разработчику некоторую модель, которая, как
правило, изолирует его от понятий и подробностей технологий и платформ
более низкого уровня. Использование прикладных объектов – это главное
отличие систем типа 1С от традиционных систем. Прикладной объект – это
объект платформы, который описывает данные и поведение объекта
реального мира.