21
Рис. 1.8 Схема документооборота заявки на ремонт
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, заполняются вручную, что влечет за собой
частое возникновение ошибок.
Действие
Мастер
Формирование заявки на
ремонт
Учет заявки на ремонт
Клиент
Формирование
детализации заявки
Запись в журнал учета
заявок
Подготовка заявки на
исполнение
Руководитель
Заявка на ремонт
Заявка на ремонт
Заявка на ремонт
Журнал учета заявок
Учет выполнения заявки
Формирование отчетности
Контроль отчетности
Заявка на ремонт
Заявка на ремонт
Отчетность
Отчетность
22
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных
выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и
поиск информации по конкретной заявке для определения его статуса ремонта
конкретного оборудования.
Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся
документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них.
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом время
на внесение записей, подготовку и поиск информации значительно снизится,
снизится также и количество неверных записей.
Сравнение основных операций при учете документов без применения
средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным
затратам приведено в таблице 1.5 и таблице 1.6. (с учетом средней заработной
платы инженера 25000 рублей в месяц).
Таблица 1.5
Временные и стоимостные затрат при существующем варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение
записи в журнал
учет заявок
8
40
320
793,6
Поиск
данных по
конкретному
документу
4
30
120
297,6
Подготовка
отчета по
заявкам
4
10
40
99,2
Формирование
списка заявок
4
15
60
148,8
Итого:
540
1339,2
Таблица 1.6
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
23
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в
журнал учет заявок
4
1
4
9,92
Поиск данных по
конкретному
документу
4
1
4
9,92
Подготовка отчета
по заявкам
4
10
40
99,2
Формирование
списка заявок
4
10
40
99,2
Итого:
88
218,24
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения ИС учета
ремонта компьютерного оборудования меняется само содержание работы
инженера, в том числе и выполняемые операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение
такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации
расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
Основные ресурсы любой организации направлены на решения целевых
бизнес-задач и получению максимальной прибыли. Решение целевых задач
напрямую зависит от стабильности работы информационной системы
организации. Минуты простоя информационной системы в условиях
современного бизнеса могут обернуться значительными финансовыми
потерями[16].
Для оказания качественного сопровождения пользователей отделу
сервисного обслуживания необходимо максимально быстро и полной мере
получать информацию об оборудовании, сданном в ремонт. За счет качества
обслуживания достичь лояльности к организации.
Существующий способ учета оборудования связан с большой
трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к
24
их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно в
короткий срок получить сведения об общем количестве заявок, провести анализ
основных причин возникновения проблемных вопросов у клиентов и
проанализировать причины обращения.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических
отчетов, включающих в себя анализ работы отдела сервисного обслуживания за
определенный период, что очень затруднительно.
При внедрении экономической информационной системы поддержки
деятельности сервисного инженера, его эффективность может быть достигнута за
счет косвенного и прямого эффекта.
С точки зрения прямого эффекта достигаются следующие цели:
• сокращение времени обработки и получения данных о
выполнении ремонта;
• автоматизированное определение и подсчет итоговых
показателей деятельности сервисных инженеров;
• повышение степени достоверности обработки
информации о
деятельности отдела;
• повышение производительности труда;
• снижение рисков потери информации за счет ее хранения в
централизованной базе данных;
• автоматизированное формирование отчетной документации;
• повышение степени защищенности информации;
• повышение степени достоверности информации, необходимой
для принятия управленческих решений.
С точки зрения косвенного эффекта могут быть достигнуты следующие
цели:
• снижение затрат на обработку информации и, как следствие,
увеличение прибыли компании;
25
• улучшение качества взаимодействия с другими
подразделениями компании;
• уменьшение времени обработки заявок клиентов, и как
следствие, увеличение их лояльности к компании;
• улучшение качества и точности получаемой
статистической отчетности, что положительно влияет на
принимаемые решения руководством компании.
В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь
точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на
подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной
формы.
Другим не менее важным вопросом стало обоснование количества
специалистов отдела технического обслуживания. С помощью ИС учета ремонта
компьютерного оборудования можно будет проводить анализ статистики
поступающих заявок от клиентов, которые будут аккумулироваться. Собранная
статистика позволит определить среднюю нагрузку и спрогнозировать пики
поступления обращений пользователей в день, неделю, месяц. Данные расчеты в
совокупности с разработанными квалификационными требованиями к
специалистам позволят провести отбор (не всегда безболезненный)
потенциальных работников отдела по выполнению ремонтов и технического
обслуживания.
Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого
бизнес-процесса будут:
• централизованное хранение данных;
• исключение потери данных;
• структуризация данных;
• более оперативная обработка данных;
• выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
• легкое изменение данных;
• система авторизации;
26
• сокращение времени оформления документов.
Разрабатываемая система должна представлять собой законченный
программный продукт, реализующий автоматизацию выполняемых
сервисинженером функций по учету ремонтов и технического обслуживания
оборудования. Для обеспечения эффективной работы система должна иметь
дружественный графический интерфейс с пользователем, понятное назначение
функций и наглядный результат обработки информации, надежно
функционировать в существующем программном окружении и условиях
эксплуатации, обладать средствами защиты от сбоев и восстановления. Система
должна быть открытой для дальнейшего масштабирования и наращивания
функциональных возможностей отдельных программных модулей. Необходимым
и обязательным является наличие встроенной интерактивной справочной
информации по работе с системой и программной документации на систему.
Целью разработки автоматизированного рабочего места сервисного
инженера является снижение трудовых и стоимостных затрат на выполнение
сервисным инженером своих функциональных обязанностей, повышение
точности расчетов, хранение информации в одном хранилище.
Задачи разработки ИС учета ремонта компьютерного оборудования:
• автоматизация работы сервисного инженера;
• снижение трудоемкости и сроков обработки информации;
• обеспечение единства информации в системе;
• однократность ввода информации с целью исключения
ошибок ввода; автоматизация формирования необходимых документов и
отчетов.
Объектом автоматизации является рабочее место сервисного инженера.
Программа должна использоваться для обеспечения учета единиц техники,
проведения плановых и внеплановых ремонтов, ведения учета склада запчастей
для оборудования, выдачи и их использования.
ИС учета ремонта компьютерного оборудования должна состоять из
следующих модулей:
1. Модуль «Справочники».
27
2. Модуль «Склад».
3. Модуль «Ремонты».
4. Модуль «Отчеты».
Каждый модуль ИС учета ремонта компьютерного оборудования должен
выполнять соответствующие функции.
В представленных модулях должны быть в наличии следующие функции:
1. Модуль «Справочники»:
• Добавление, редактирование и удаление данных в справочнике
«Сотрудники»;
• Добавление, редактирование и удаление данных в справочнике
«Марки и модели»;
• Добавление, редактирование и удаление данных в справочнике
«Мастерские»;
• Добавление, редактирование и удаление данных в справочнике
«Запчасти»;
• Добавление, редактирование и удаление данных в справочнике
«Оборудование».
2. Модуль «Склад»:
• Ведение остатков запчастей для оборудования на складе;
• Ввод, редактирование и удаление данных о приходе запчастей на
склад с формированием приходной накладной;
• Ввод, редактирование и удаление данных о выдаче запчастей со
склада с возможностью формирования расходной накладной/акта списания.
• Возможность формирования карточки по каждой запчасти с данными
о приходе, перемещении и списании.
3. Модуль «Ремонты»:
• Ввод, редактирование и удаление данных о проводимом ремонте
оборудования;
28
• Ввод, редактирование и удаление данных о выдаче запчастей со
склада для проведения данного ремонта;
• Контроль состояния ремонта и ввода данных об окончании ремонта.
4. Модуль «Отчеты»:
• Выдача отчета за период о проведенных ремонтах в разрезе
оборудования.
• Выдача отчета за период о проведенных ремонтах в разрезе
мастерских.
• Выдача отчета за период об использованных запчастях для ремонта
оборудования;
• Выдача отчета за период о загрузке мастерских для ремонта.
Интерфейс программы должен быть интуитивно понятным и выполнен в
стиле, общем для всех модулей ИС учета ремонта компьютерного оборудования.
В каждом модуле информация подается в удобном для пользователя виде
упорядоченных списков.
При вводе, редактировании и удалении данных изменения сразу же должны
отображаются в списках.
В данных списках должна быть возможность осуществлять поиск данных
по выбранному столбцу с мгновенным нахождением необходимой информации.
Также интерфейс программы должен обладать мощной системой
фильтрации. Все действия должны проводиться визуально и интуитивно понятно
для пользователя. Фильтровать записи в списках возможно по любым полям и
комбинациям полей.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Система безопасности информации в ООО «Вексель-Гарант» в настоящее
время содержит следующие компоненты:
• Безопасность периметра здания;
29
• Безопасность информации, циркулирующей и
обрабатываемой в локальной сети компании;
• Защита информации от несанкционированного доступа.
Для реализации компонент защиты информации используются следующие
методы:
• Организационный;
• Программный; Аппаратный.
Основными угрозами целостности конфиденциальной информации
являются:
• угрозы по каналам утечки вещественной информации
(незаконный доступ к физическим объектам защиты);
• угрозы утечки информации по техническим каналам;
• угрозы НСД к данным, обрабатываемым в локальной сети.
Основным организационным документом, требования которого должны
выполняться всеми сотрудниками компании для обеспечения защиты
информации, является компонент политики информационной безопасности
«Общие требования по обеспечению информационной
безопасности», структурно входящий в состав политики безопасности компании.
Данный документ регламентирует выполнение следующих правил и
требований:
1. Правила парольной защиты;
2. Правила защиты от вирусов и злонамеренного программного
обеспечения;
3. Требования по контролю за физического доступом;
4. Инструкция по безопасному уничтожению информации
или
оборудования;
5. Правила осуществления удаленного доступа;
6. Требования резервного сохранения информации;
30
7. Требование мониторинга доступа и использования систем и
ведения лог файлов;
8. Требования при обращении с носителями данных;
9. Требования при регистрации пользователей;
10. Требования по проверке прав пользователей;
11. Требования по контролю доступа в операционную систему;
12. Требование к процедуре входа в систему;
13. Правила использования системных утилит;
14. Правила удаленной работы мобильных пользователей;
15. Требование распределения ответственности при обеспечении
безопасности;
16. Правила безопасности при выборе персонала;
17. Требования контроля оперативных изменений;
18. Требования к применению криптографических средств
управления;
19. Требования по контролю доступа к исходным текстам
программ и библиотек;
20. Требования контроля вносимых изменений;
21. Ограничения на изменения прикладного ПО;
22. Требования соблюдения авторского права на программное
обеспечение.
Также для обеспечения безопасности от внутренних утечек используются
продукты SecurIT Zgate и Zlock, позволяющие надежно защитить
конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа.
Также для надлежащего обеспечения безопасности конфиденциальной
информации используются следующие меры защиты:
• средства разграничения доступа пользователей к ресурсам АС
(реализовано средствами серверного ПО);