16
Таблица 1.2
Характеристики оборудования
№
п/п
Наименование
оборудования
Характеристики
Цель применения
1
ПК
Процессор: PentiumCore 2
Duo 2,4 ГГц; ОЗУ: 2 Гб;
ЖД: 320 Гб
Требуется для работы
сотрудников
3
Коммутаторы
Cisco 3750
Для каждого
структурного
подразделения
4
Маршрутизаторы
DI-808HV
Для всей организации
В программную архитектуру ИС входят ОС и всё ПО, которое
установлено на компьютерах, входящих в техническую архитектуру. Сервера
работают под управлением Windows Server 2008, а рабочие станции под
управлением Windows Vista.
Существующая техническая архитектура предприятия охватывает все
отделы компании, схема представлена на рис. 1.2.
В качестве аппаратной основы серверов используется сервера
ETegroHyperion RS120 G3. Характеристики сервера представлены в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Технические характеристики ETegroHyperion RS120 G3.
Процессор
1 или 2 IntelXeon 5xxx (до 8 ядер)
Системная шина
Intel QPI до 6.4GT/s
Максимальный объем памяти
48GB шестиканальной DDR3 ECC Reg,
6 слотов
Оптический накопитель
DVD/CD-RW
Максимальное количество дисков
2 SAS с горячей заменой
Емкость дисковой подсистемы
До 1.2TB SAS/ 4TB SATA
Сетевые интерфейсы
1x Intel Gigabit Ethernet 82574L
1x Intel Gigabit Ethernet 82567LM
Поддерживаемые ОС
Семейство Microsoft Windows® Server
2008
SuSE Linux Enterprise Server 11
Red Hat Enterprise Linux 5
Sun Solaris 10
17
Процессор
1 или 2 IntelXeon 5xxx (до 8 ядер)
FreeBSD 7, 8
Сервер компании
Бухгалтерия
Cisco 3750
Канал доступа к Интернет
Cisco 3750
Cisco 3750
Директор
Служба Делопроизводства
Исполнительный
директор
Исполнительная
дирекция
Отдел технической
поддержки
Cisco 3750
Руководитель
коммерческого
отдела
Cisco 3750
Отдел по работе с клиентами
Концентратор
Концентратор
Концентратор
Концентратор
Маршрутизатор
Процессор: Pentium Core 2 Duo 2,4
ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Финансовый
отдел
Резервный сервер
Процессор: Pentium
Core 2 Duo 2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор:
Pentium Core 2 Duo
2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор:
Pentium Core 2 Duo
2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор: Pentium
Core 2 Duo 2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор: Pentium Core 2
Duo 2,4 ГГц, ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор: Pentium
Core 2 Duo 2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор: Pentium
Core 2 Duo 2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор: Pentium
Core 2 Duo 2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
DI-808HV
Рис.1.2 Техническая архитектура ООО «Золотой век»
В качестве сетевого оборудования используется маршрутизатор DI-
808HV.
Оборудование, представленное в технической архитектуре ООО «Золотой
век», с возложенными на него задачами справляется вполне успешно. Объем
передаваемых, принимаемых и обрабатываемых данных относительно
разнообразен и имеет тенденцию к росту в связи с расширением деятельности
компании.
18
В настоящее время в ООО «Золотой век» используются следующие
программные продукты:
«1С: Бухгалтерия;
«Налогоплательщик» – программный продукт, позволяющий
формировать отчётность для налоговых органов;
«ПФР» – программный продукт, позволяющий формировать
отчётность для пенсионного фонда;
«Клиент-Банк» – программный продукт, позволяющий
осуществлять платежи за отгруженные товары и предоставляемые услуги,
возможность управлять банковскими счетами, и получать оперативную
информацию об их состоянии.
Программная архитектура информационной системы ООО «Золотой век»
наглядно представлена на рисунке 1.3.
На всех компьютерах установлен стандартный пакет программного
обеспечения:
- Операционная система Windows7;
- Пакет MSOffice 2003;
- АнтивирусDr.Web Enterprise Security Suite;
- Mozilla Firefox;
- Adobe Acrobat 6.0 Professional;
- Punto Switcher;
- Справочная система Консультант Плюс;
- Skype.
19
Cisco 3750
Cisco 3750
Концентратор
Сервер
Windows 7, 7zip, Dr.Web
Enterprise Security Suite,
TraffPro,
Everest.Microsoft Office
2003, Internet Explorer,
1С Бухгалтерия
Финансовый
отдел
Windows 7, 7zip, Dr.Web
Enterprise Security Suite,
TraffPro,
Everest.Microsoft Office
2003, Internet Explorer,
1С Бухгалтерия
Бухгалтерия
Windows 7, 7zip, Dr.Web
Enterprise Security Suite,
TraffPro,
Everest.Microsoft Office
2003, Internet Explorer.
Служба
Делопроизводства
Windows 7
7zip, Dr.Web Enterprise
Security Suite
Microsoft Office 2003,
Internet Explorer
Исполнительный
директор
Windows 7
7zip, Dr.Web Enterprise
Security Suite, TraffPro,
Everest.
Microsoft Office 2003,
Internet Explorer,
AutoCad
Исполнительная
дирекция
Windows 7
7zip, Dr.Web Enterprise
Security Suite, TraffPro,
Everest.
Microsoft Office 2003,
Internet Explorer.
Отдел технической
поддержки
Windows 7
7zip, Dr.Web Enterprise
Security Suite, TraffPro,
Everest.
Microsoft Office 2003,
Internet Explorer,
FineReader.
Отдел продаж
Windows 7
7zip, Dr.Web Enterprise
Security Suite, TraffPro,
Everest.
Microsoft Office 2003,
Internet Explorer,
FineReader.
Отдел закупок
Windows 7, 7zip, Dr.Web
Enterprise Security Suite,
TraffPro,
Everest.Microsoft Office
2003, Internet Explorer.
Директор
Windows 7, 7zip, Dr.Web
Enterprise Security Suite,
TraffPro,
Everest.Microsoft Office
2003, Internet Explorer.
Руководитель
коммерческого
отдела
Windows Server 2008 R2, Active Directory
ScanDisk, HddDefrag, Dr.Web Enterprise
Security Suite, Acronis True Image 9.1 Server
для Windows
Internet Information Server, Outpost, PHP
5.2, MySQL 5.1., Drupal, PHP: Zend
Optimaizer, GD, FTP, SMTP, POP3, Microsoft
Office, Internet Explorer.
Сервер
Windows Server 2008 R2, Active Directory
ScanDisk, HddDefrag, Dr.Web Enterprise
Security Suite, Acronis True Image 9.1 Server
для Windows
Internet Information Server, Outpost, PHP
5.2, MySQL 5.1., Drupal, PHP: Zend
Optimaizer, GD, FTP, SMTP, POP3, Microsoft
Office, Internet Explorer.
Резервный сервер
IMAP, SMTP, TCP/IP,
IMAP, SMTP, TCP/IP,
IMAP, SMTP, TCP/IP,
IMAP, SMTP, TCP/IP,
Рис.1.3 Программная архитектура ООО «Золотой век»
Данный набор программного обеспечения позволяет сотрудникам
выполнять должностные обязанности и осуществлять деятельность по
бухгалтерскому учету, складским операциям, взаимодействию между
подразделениями, подготовка отчетности для передачи государственным
структурам.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В деятельности рассматриваемой компании можно выделить несколько
уровней бизнес-процессов (Рис. 1.4):
• основные;
20
• обеспечивающие;
• бизнес-процессы управления.
Рисунок 1.4 Деятельность компании
Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят компании
прибыль (Рис. 1.5):
• Оказание услуг.
• Учет результатов оказания услуг.
• Подготовка отчетности (налоговой и внутренней).
21
Рис. 1.5 Характеристика основных бизнес-процессов компании
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы,
которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но не приносят
прибыль.
• Административно-хозяйственное обеспечение.
• Обеспечение безопасности.
• Юридическое обеспечение.
• ИТ-обеспечение и связь.
• Внутренний контроль.
• Бухгалтерский учет и отчетность.
• Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью
которых осуществляется управление деятельностью компании и основными
объектами:
• Стратегическое управление.
• Управление маркетингом.
• Управление рисками.
• Управление персоналом.
22
• Управление бизнес-процессами и развитием.
• Региональное управление.
• Другие (более 10).
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании,
выбираем для автоматизации процесс взаимоотношений с клиентами как
наиболее ответственный и в то же время неавтоматизированный.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Темой дипломной работы является автоматизация взаимоотношений с
клиентами в компании. Необходимость такой разработки вызвана тем, что в
настоящее время при выполнении своих функциональных обязанностей
менеджер по работе с клиентами сталкивается с некоторыми сложностями,
которые вызваны несовершенством бизнес-процессов компании.
Основной функциональной обязанностью менеджера по работе с
клиентами является осуществление продаж услуг и их учет.
Учет продаж – задача, от эффективности решения которой зависит
эффективность работы торговой компании в целом.
Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового
персонала, организации торгового персонала, прогнозирования и планирования
продаж, идентификации потенциальных клиентов, поддержания информации о
клиентах, а также создания и управления графиками продаж.
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто
возникает ситуация, когда объемы выполняемых услуг в компании не совпадают,
несовпадение также может происходить как по наименованию, так и по
количеству. В связи с этим фирма несет убытки.
На рисунке 1.6 представлен бизнес процесс учета деятельности менеджера
по работе с клиентами в рассматриваемой компании.
23
Рисунок 1.6 Бизнес процессы, выполняемые менеджером, нулевой уровень
Деятельность менеджера по работе с клиентами заключается в
консультировании клиента, оказании ему помощи в выборе аксессуаров, услуг
или товаров. При этом для подбора нужной услуги клиент должен обязательно
сообщить свои требования, если же такой возможности нет, то менеджер по
работе с клиентами использует справочники для определения совместимости
услуги. Если клиент решил заказать услугу, то менеджер по работе с клиентами
выписывает ему квитанцию для оплаты, с которой клиент может оплатить заказ.
Далее менеджер по работе с клиентами учитывает продажу в книге
продаж путем записи даты, времени продажи, услуг, общей суммы.
На основании оплаченных квитанций и записей в книге продаж ежедневно
менеджер по работе с клиентами формирует отчеты по продажам за день (или
другой период), по категориям товаров, а также общий отчет по продажам.
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процессов менеджера по
работе с клиентами , приведенной на рисунке 1.7.
24
Рисунок 1.7 Декомпозиция бизнес-процессов менеджера по работе с
клиентами
Существующий порядок работы менеджера по работе с клиентами имеет
недостатки, которые заключаются в использовании бумажных форм документов,
что влечет за собой повышенную вероятность допущения ошибок и
значительную трудоемкость.
Выходными документами, содержащими основные результатные
экономические показатели, получаемые в процессе учета клиентов деятельности
ломбарда являются документы, приведенные ниже:
• Список клиентов;
• Список договоров;
• Ведомость займов
Данные документы формируются на основе информации из первичных
документов, таких как:
• договор;
• данные клиента;
Таким образом, большое количество документов, их значительный объем
не способствует уменьшению ошибок, допускаемых в ходе процесса учета
выдачи займов.
25
Отсутствие автоматизации данного процесса мешает развиваться
предприятию, так как данный процесс является одним из ключевых и его
правильная интерпретация очень важна для руководства фирмы. Подобная
постановка деятельности не позволяет достаточно оперативно реагировать на
изменения внешних факторов, не предоставляет информацию для
заинтересованных лиц в наглядном виде.
Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в
фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из
них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует
высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.
Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей
занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и
усидчивости.
В процессе анализа существующей технологии планирования продажам
были выделены следующие недостатки:
o Сложность планирования выдачи займов;
o Сложность составления отчетной документации;
o Возможность потери информации из-за возможных программных
ошибок;
o Ручная обработка информации:
o Снижение эффективности работы сотрудников ломбарда;
o Трудоемкость оформления документов и отчетности при
необходимости работать с большими объемами данных;
o Сложность проведения инвентаризации;
o Отсутствие единого упорядоченного хранилища истории
взаимоотношения с клиентами;
o Сложность контроля главным директором работы сотрудников из-за
непрозрачности совершаемых ими действий;
o Трудоёмкость проведения расчётов с клиентами.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов
будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,