17
и специалистов, обучение на профильных курсах, прохождение стажировки на
отдельных направлениях;
• Проведение аттестации сотрудников, ее методическое и
информационное обеспечение, проведение анализа результатов аттестации,
составление мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий,
выявление круга специалистов, которым нужно пройти повторную аттестацию.
Основной задачей бухгалтерии становится ведение бухгалтерского учета
имущества, обязательств и хозяйственных операций, правильное и своевременное
выведение результатов финансово-хозяйственной работы фирмы. В своей работе
бухгалтера основываются на действующем законодательстве РФ, инструкциях,
приказах, распоряжениях, правилах, Политике в области качества и остальными
документами, утвержденными гендиректором компании и утверждающими
деятельность бухгалтера.
В профессиональные обязанности сотрудника этого отдела включено:
• Реализация приема и контроля первичной документации по указанным
участкам бухучета и приведением их для счетной обработки;
• Подсчет зарплаты в программе 1С версия 7.7 «Зарплата и кадры»;
• Подсчет налогов по зарплате для всех сотрудников;
• Составление отчетов по фондам и отчет в налоговую по единому
социальному налогу;
• Подготовка бухгалтерской документации для архивирования;
• Проведение работ по формированию, ведению и хранению
бухгалтерских данных;
• Выполнение различных служебных поручений главного бухгалтера
или генерального директора.
В должностные обязанности сотрудника ИТ-отдела входит:
установка на серверы и рабочие станции программного обеспечения;
интеграция программного обеспечения на файл-серверах, серверах
систем управления базами данных и на рабочих станциях;
поддержка рабочее состояние программного обеспечения сервера и
рабочих станций;
18
регистрация пользователей, назначение идентификаторов и паролей.
обучение пользователей работе в сети, ведению архивов;
составление инструкции по работе с сетевым программным
обеспечением и доведение их до сведения пользователей.
Контроль использования сетевых ресурсов.
Организация доступа к локальной и глобальной сетям.
Юрисконсульт выполняет проверку всех акций или мероприятий
проводимых в компании, для установления из законности по правовым аспектам
законодательства РК.
Основными задачами секретариата являются организационные и
документационное обеспечение управленческой деятельности. Секретарь
подчиняется непосредственно директору предприятия.
Сервисный отдел - Поддерживает производственные ресурсы в рабочем
состоянии. Обеспечивает и повышает качество продукции.
Складская логистическая служба– отвечает за закупку и хранение расходных
материалов и компонентов для ремонта.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
На рисунке 1.2 показана техническая архитектура представительства «Jusu
Vesimas».
Структура представляет собой комплекс серверов, свитч, маршрутизатор и
АТС. Основным брандмауэром в системе является программный блейд Check Point
Firewall, он выполняет: контроль доступа, проверку аутентификации,
преобразование сетевых адресов, работу в режиме моста. В качестве
маршрутизатора используется Cisco 2951 Integrated Services Router, как самый
надежный и функциональный в своем классе. Он отвечает за связь с провайдером и
выступает в качестве голосового шлюза. В качестве коммутатора используется
NETGEAR GS748TEU, а в качестве АТС используется Avaya IP Office 500v2.
19
Интернет
Коммутатор
NETGEAR GS748TEU
Маршрутизатор
Cisco 2951ISR
Wi-Fi Точка доступа
NetGear DGND3700
АСТ
Avaya IP Office
500v2
Серверное
помещение
Отдел главного
энергетика
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Генеральный директор
Отдел кадров
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
ИТ-департамент
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Финансовый отдел
и бухгалтерия
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Отдел маркетинга
и рекламы
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Административный
обслуживающий персонал
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
HP ProLiant
DL365 G5
HP ProLiant
DL365 G5
ИБП
APC Smart-UPS
XL 3000VA RM
Рисунок 0.2 Техническая архитектура компании «Jusu Vesimas»
Программная архитектура компании «Jusu Vesimas» изображена на рисунке 1.3.
20
Сервер BackUP
ОС MS Windows
Server 2003
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space
Security
MS Office 2010
BackUP файлы
Интернет
ОС MS Windows
Server 2003
Почтовый клиент MS
Exchange Server 2010
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space
Security
Брандмауэр Check
Point Firewall
1С: Управление
производственным
предприятием
СУБД MS
SQL Server
2008
Shared
Memory
Сервер Приложений\1С
MS Office 2010
Интернет браузер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
SNMP
Рабочая станция сотрудников
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space
Security
Почтовый клиент MS
Outlook 2010
MS Office 2010
ОС MS Windows 7
Enterprise
Клиентская часть
1С: Управление
производственным
предприятием
Интернет браузер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
Собственный протокол обмена
HTTP\HTTPS
SNMP
HTTP\HTTPS
Рисунок 0.3 Программная архитектура представительства «Jusu Vesimas»
На всех рабочих станциях сотрудников установлена операционная система
Microsoft Windows 7 Enterprise, а также используется Microsoft Office 2010
Professional. Защиту компьютеров от вирусов обеспечивает Kaspersky Enterprise
Space Security. В качестве корпоративной почты используется система Microsoft
Exchange Server 2010. ИС по учету и контролю исполнения заявок обеспечивает
BMC Remedy ITSM.
В представительстве «Jusu Vesimas» используется «1С Управление
Производством Предприятия» версии 8.2. Решение позволяет организовать единую
21
информационную систему для управления деятельностью предприятия:
мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия, финансами,
персоналом, включая расчет заработной платы, отношениями с покупателями и
поставщиками, продажами, закупками, складом (запасами), основными средствами
и планированием ремонтов.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Отдел кадров является в компании той структурой, которая занимается
управлением персоналом внутри фирмы, то есть деятельностью людей, которые
выполняют на предприятии или в организации те или иные функции,
способствующие максимально эффективному использованию человеческих
ресурсов для реализации первичных целей компании.
Цель ю отдела кадров становится обеспечение достижения целей компании
путем ее наполнения необходимыми кадрами и эффективного применения их
опыта, знаний, квалификации, мастерства, работоспособности и творческого
потенциала.
Главный ресурс любой фирмы — это ее сотрудники. Поиском новых
сотрудников и учетом уже работающих как раз и занимается отдел кадров. Он
присутствует почти в каждой компании. В малых организациях, где отдела кадров
не предусмотрено, все функции перекладывается на директора фирмы.
Главными задачами отдела кадров становятся:
• Отбор, набор и наем персонала нужной квалификации и в требуемом
объеме;
• Организация эффективной системы штатных подчиненных;
• Составление карьерных планов сотрудников;
• Составление кадровых технологий и т.п.
22
Управление персоналом компании возложено на группу специалистов,
делающих соответствующую функцию, в качестве сотрудников кадровой службы,
а также руководителей всех отдельных подразделений, реализующих функцию
управляющих по отношению к своим подчиненным.
Как и в любой организации, в данной организации есть отдел кадров,
который осуществляет следующие функции:
оформление новых сотрудников;
улучшает соотношение внутреннего (перемещения внутри
предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
определяет критерии отбора персонала;
определяют новых работников по рабочим местам.
проведение интервью с сотрудниками;
хранение документации касающейся текущих сотрудниках;
работа с пенсионным фондом и с прочими государственными
структурами;
внесение изменении личных данных о сотрудниках;
создание кадровых документов;
разработка различных стандартных форм.
В отделе кадров имеется выходная и входная информация. Работнику отдела
кадров при необходимости нужно сформировать поток документов относительно
сотрудников. На сегодняшний день в отделе кадров в основном для сохранения
личных данных применяются стандартные офисные программы: текстовые
редакторы, электронные таблицы и т.п. а также, не редки случаи сохранения
данных на бумажных носителях в подшитых папках для определенных
сотрудников. Данные методы не имеют должного эффекта поскольку требуется
значительные затраты ресурсов при создании отчетности для руководителей
компании, для пенсионного фонда или для других потребителей информации из
отдела кадров. При сохранении информации на бумаге возникают и другие
сложности, такие как необходимость наличия помещения для сохранения
информации, ее структурирование, потому что в ином случае затруднителен поиск
информации.[19]
23
Руководит эффетивностью отдела начальник отдел кадров. Он исполняет
такие обязанности:
осуществляет оптимизацию работы отдела;
соблюдает выполнение работ;
определяет необходимую документацию, предложения, рекомендации,
инструкции и т. п.;
исполняет работу по защите данных, составляющей государственную,
коммерческую и служебную тайну;
обеспечивает оптимальное распределение нагрузки между служащими
отдела;
определяет условия для эффективнсти и повышения квалификации
работников;
осуществляет контроль за исполнением работниками правил
внутреннего рабочего распорядка, правил и стандартов охраны труда и
противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
дополняет предложения о мотивации отличившихся работников,
наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины;
обеспечивает своевременное составление отчетности.
Кроме того, начальник отделка кадров проводит аттестацию рабочих
предприятия. В настоящее время именно функция учета проведения аттестаций,
сохранения их результатов является неавтоматизированной, поэтому будет
рассматриваться в качестве задачи автоматизации как одна из основных функций
автоматизированного рабочего места начальника отдела кадров.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Главные процессы, происходящие в отделе кадров нашей организации:
прием и поиск персонала;
регистрация, планирование и учет рабочего времени;
подготовка персонала и повышение профессиональной квалификации;
24
регистрация и управление переводов персонала;
увольнение персонала;
Почти каждый из описанных процессов, протекающих в отделе кадров
может разбить еще на внутренние процессы. Наиболее удобная форма
представления информации относительно внетренних бизнес-процессов это
диаграммы стандарта IDEF0.
IDEF0 — Function Modeling — методология функционального
моделирования и графическая аннотация, разработанна для формализации и
описания бизнес-процессов. Главной особенностью IDEF0 является еѐ упор на
соподчинѐнность объектов. В IDEF0 рассматривается логические отношения
между работами, а не их временная последовательность (WorkFlow).
Так же отображаются все сигналы управления, которые на DFD (Диаграмме
Потоков Данных) не отображались. Данная модель является одной из самых
прогрессивных моделей и используется при организации бизнес проектов и
проектов, основанных на моделировании всех процессов как административных,
так и организационных. [12]
Данные процессы, протекающие в отделе кадров более подробно
представлены на диаграммах стандарта IDEF0 на рисунках 1.3-1.11. Контекстная
диаграмма, представленная на рисунке 1.2, отображает общую концепцию
процессов, а именно отображает входную и выходную информацию
(документацию), а также кто выполняет данные функции и кто регулирует и
контролирует их выполнение. Регулировать выполнение может как отдельное
лицо, так и законодательные акты или другие документы.
Все входящие документы можно сгруппировать по следующим группам:
приказы;
бланки;
документы соискателей;
штатное расписание;
программы СП;
заявления;
резюме.
25
Приказы включают в себя различные приказы вышестоящего руководства
(например, приказ на увольнение или приказ на прием сотрудника).
Бланки – формы стандартных документов. Необходимы для оформления
стандартной отчетности.
Документы соискателей – документы необходимые для трудоустройства в
любую организацию (паспорт, трудовая книжка и т.п.)
Заявления – документы написанные сотрудниками и поданные в отдел
кадров (например, заявление на увольнение по собственному желанию)
Рассмотрим функции начальника отдела кадров (рисунок 1.4).
Рисунок 0.4 Деятельность начальника отдела кадров
Декомпозиция процесса представлена на рисунке 1.5.
26
Рисунок 0.5 Декомпозиция деятельности начальника отдела кадров
Как видно из схемы, основной функцией начальника отдела кадров является
контрольная, однако начальник отдела кадров также проводит аттестацию
сотрудников компании (рисунок 1.6).