23
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет данных
персонала
10
5
50
Учет изменений в
служебном
положении.
10
15
150
Учет изменений в
семейном
положении
1
25
25
Учет проводимых
аттестаций
1
35
35
Учет больничных,
отпусков и
командировок
1
15
15
Построение
отчетов
1
5
5
ИТОГО, минут:
280
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник отдела кадров около
280 минут тратит на подготовку документов, что не является рациональным
использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.
В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится
к вводу данных в приложение и получению общего отчета. В таблице 1.3
произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.3
Расчет эффекта внедрения
24
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет данных
персонала
10
0
0
Учет изменений в
служебном
положении.
10
0
0
Учет изменений в
семейном
положении
1
2
2
Учет проводимых
аттестаций
1
35
35
Учет больничных,
отпусков и
командировок
1
0
0
Построение
отчетов
1
0
0
ИТОГО, минут:
42
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 4
часов (280-42=238 минут) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников отдела кадров.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом.
Одновременно система доступа выполняет и функции системы контроля
прибытия и убытия персонала с рабочих мест, сохраняя данные об авторизации
магнитных карт.
25
Каждая магнитная карта персонализирована путем нанесения фотографии,
фамилии и инициалов сотрудника на ее поверхность.
Кроме того, считывателями также оборудованы следующие помещения:
серверная;
кабинеты руководства (в том числе начальников отделов);
помещения, в которых располагаются бухгалтерия и финансовый
отдел.
В составе системы также предусмотрены автоматизированные рабочие места
сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия.
Первому доступны просмотр изображений с видеофонов и просмотр
статистики работы считывателей, администратор же полностью управляет
системой.
Политика безопасности содержит следующие положения:
ответственные лица за безопасность функционирования фирмы;
полномочия и ответственность отделов и служб в отношении
безопасности;
организация допуска новых сотрудников и их увольнения;
правила разграничения доступа сотрудников к информационным
ресурсам;
организация пропускного режима, регистрации сотрудников и
посетителей;
использование программно-технических средств защиты.
В системе обеспечения безопасности используются следующие
мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня
они убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов, они
сняты с компьютеров;
26
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание
паролей и смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором
безопасности, выдаются пользователю под роспись и хранится им также как и
другая конфиденциальная информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер, должность и
фамилия сотрудника.
В ТОО «Компания Эврика» имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, регламентирующие
информационную безопасность, такие как:
1. Регламент информационной безопасности, определяющий:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения.
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты.
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
а) права доступа (к операционной системе, к приложениям);
б) права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей сервер баз данных, сервер приложений, файловый сервер);
в) парольная защита, доступ к базе;
г) ведение логов и так далее (ведется контроль логов, пользователи,
контроль трафика интернет, контроль почты).
Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В компании производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз
информационной безопасности:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
27
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Существует несколько систем для автоматизации подобных задач. Как один
из вариантов – это автоматизированные системы управления предприятиями,
одной из подсистем данной системы является управление кадрами на предприятии.
АСУП как система включает в себя большое количества элементов разных
уровней и разного назначения. К ним можно отнести модули, задачи, подсистемы,
управленческие процедуры, функции, операции, блоки управления и т. п.
Стандартные системы типа ERP обычно представляют собой иерархические
структуры, включающие в себя элементарные управленческие процедуры,
используемые для включения в АСУП.
Внедрение включает в себя объединение и утверждение управленческих
функций и процедур, чтобы в рамках управления компанией реализовывалась
оптимизация его поведения.
Внедрение проявляется в каждой обеспечивающей и функциональной
системе без исключения.
В подсистеме технического обеспечения — это ЛВС и обеспечение связи
компании с внешней средой через Интернет. В подсистеме ИО — это ведение БД
под управлением СУБД. Внедрение математического обеспечения изначально
отражается в согласовании входов и выходов математических моделей, отражении
различных моделей (к примеру, прогнозирования или планирования), точности и
правильности системы математических моделей. Внедрение ПО заметно
следующим образом: оно строится в виде сложного и вместе с тем гибкого
программного комплекса, делающего возможным выполнение программ с
требуемой последовательностью и в требуемых сочетаниях. Внедренные АСУП,
разработанные на основе одной базовой системы ERP, выводят компанию на
новый уровень объединения организационного обеспечения при помощи
упрощения пользовательского интерфейса. Особенно ощутим подобный эффект в
28
больших АСУП, в которых новая система приходит на смену нескольким
локальным. Практическим результатом перехода к единой системе становится
единый для всей компании стандарт на варианты взаимодействия пользователей с
системой.
Но основная задача, для которой и внедряются автоматизированные системы
в компании — это функциональная интеграция.
Системы управления компанией (ERP), автоматизации процесса
производства (САМ), автоматизации создания продукции и технологических
процессов (CAD) сливаются в единое компьютерное производство (CIM).
Краткая характеристика системы МОТИВ
МОТИВ - это система оперативного управления компанией, поставляемая в
качестве web-приложения, с организацией доступа к ней с любой рабочей станции,
имеющей подключение к Интернету. Освоение понятий в системе достаточно
просто и понятно.
Система Босс-Кадровик является полнофункциональной системой
управления персоналом продукт системного интегратора, компании АйТи.
Босс-Кадровик позволяет автоматизировать такие задачи кадрового управления,
как: отбор и расстановка кадров, оценка персонала, обучение, повышение
квалификации, планирование карьеры; мотивация.
Краткое описание "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"
"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" – это программа массового
назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и
реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно
применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других
подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы
персонала.
"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" – это готовое к работе решение, в
котором учтены требования законодательства, реальная практика работы
предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления
персоналом.
Предметная область, автоматизируемая прикладным решением "1С:Зарплата
и Управление Персоналом 8", поясняется следующей схемой.
29
Рисунок 1.10 Предметная область, автоматизируемая системой «1С:
1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»
Программа позволяет вести учет в единой информационной базе от имени
нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных
предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют
единое предприятие.
Сравнение функциональности рассмотренных программных комплексов
приведено в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Сравнение функциональных возможностей программных комплексов учета
персонала
Название
программы
1С: Предприятие 8. 3
Зарплата и управление
персоналом
«БОСС-
Кадровик»
«Мотив
2.3.8»
Модули ПО,
входящие в
поставочный
комплект
1С: Предприятие 8 –
платформа. «Зарплата и
управление персоналом»
– конфигурация:
• расчет заработной
платы и
исчисление
регламентирован
ных законодательством
нало
гов и взносов с фонда
оплаты
труда;
• учет кадров и анализ
Штатное
расписание Учет
кадров Табельный
учет Расчет
заработной платы
Администратор
системы АРМ
Руководителя
Управление
кадровыми про-
цессами
Анализ кадровых
процессов
Компенсационные
Штатное
расписание
Учет кадров
Табельный
учет Расчет
заработной
платы
Администратор
системы АРМ
Руководителя
Управление
кадровыми
процессами
30
кадро
вого состава;
автоматизация
кадрового
делопроизводства;
• управление
компетенциями,
аттестациями работников
пакеты Охрана
труда
Материальные
средства, выда-
ваемые
сотруднику в
личное
пользование
Дополнительные
модули,
расширяющие
функциональность
либо увеличивающие
производительность
Лицензия на сервер 1С:
Предприятие 8;
Лицензия на сервер 1С:
Предприятие 8.1;
Лицензия на сервер 1С:
Предприятие 8.1 (х86 –
64); Лицензия на сервер
1С: предприятие 8.1 +
Microsoft SQL Server
Лицензия на сервер 1С:
предприятие 8.1 (х86 –
64)+ Microsoft SQL Server
Web-расширение
Инструментальн
ые средства
разработки
«БОСС-
Дизайнера»
Репликация –
средства
построения
распределенных
хранилищ данных
Универсальный
стыковочный
интерфейс –
средства построе-
ния интеграции с
другими сис-
темами
Средства
графического по-
строения
структуры
предприятия
Модуль
«Менеджмент
и маркетинг» –
поддержка
учета рабочего
времени
сотрудников и
CRM
Модуль
«Расчет
заработной
платы» –
оплата труда
Модуль «Бух-
галтерия»
Применяемая
СУБД, формат
хранящихся данных
Собственный формат
разработки фирмы 1С для
файл-серверной версии
Microsoft SQL Server
PostgreSQL IBM DB2
MS SQL
2000/2005
Visual FoxPro,
DBF
Возможность
работы в
терминальном
режиме
Да
Да
Да
Поддержка
шифрования базы
данных
Да
Нет
Да
Поддержка
разделения прав
доступа
Да
Да (на уровне
интерфейса и
подразделений)
Да
Отчетность
Встроенные отчеты
(официальные )
П1, П2, П5, П6, П7, П8,
1ДФ, отчетность в
Есть все,
предусмотренные
1-ПВ, 3-ПВ,
6-ПВ, 9-ДС и
31
фонды:
• Отчеты ФССНС, ПФ,
ФСС,
ФСС
• Персонификация
украинским
законодательством
т.п.
Поддержка
построения
диаграмм в отчетах
Да
Модуль «Анализ
кадровых про-
цессов»
Да
Поддержка
сводных таблиц
Да
Модуль «Анализ
кадровых про-
цессов»
Да
Возможность
создания
пользователем
новых отчетов
Да. Встроен функционал
создания отчетности
пользователем
Да
Да, есть
шаблоны в
формате XLS
Аналитика (встроенные отчеты)
Затраты на
персонал в разрезах:
оплата постоянная,
переменная
Да
Да
Да (частично
в модуле
«Менеджмент
и маркетинг»)
Общие затраты на
персонал
Да
Да
Частично
Укомплектованнос
ть персоналом
Да
Да
Да
Текучесть кадров –
прием / увольнение
Да
Да
Да
Текучесть кадров –
коэффициент
Да
Да
Нет
Скорость закрытия
вакансий
Да
Да
Нет
Данные системы распространены только на российском рынке. Применение
зарубежных HRM и ERP-систем не применимо для России без предварительной
адаптации, связано это с законодательством и стандартами документов. Кроме
приведенных систем существует еще множество других систем менее
распространенных на рынке информационных технологий.
Проблемами, связанными с внедрением данных систем в организации
связано с тем, что реализованные функции не будут востребованы в процессе
работы предприятия. Безусловно данные системы предоставляют широкий набор
функций, предоставляют большие возможности для управления, но будут
использовать только функции связанные с управлением кадрами. В таком случае
32
возникает вопрос, зачем приобретать информационную систему, функции которой
не соответствуют деятельности организации.
Деятельность организаций в области управления кадрами на каждом
предприятии специфична, в связи, с чем внедрение систем разработанных для
производства несколько проблематична. [14]
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Сейчас есть две ключевых стратегии автоматизации: подгонка текущего ПО
под бизнес-процессы организации, изначальная реорганизация бизнес-процессов и
последующая автоматизации уже более простой структуры. Выбор стратегии
автоматизации исходит из цели развития компании-заказчика и ее долгосрочных
экономических возможностей.
Выделяют такие типы автоматизации, как:
1) Автоматизация кусочная становится одним из самых неэффективных
видов расходования средств для развития компании. Под автоматизацией часто
понимается стратегический план разработки и развития. При этом процесс
внедрения ИТ выражается в локальных сиюминутных задачах, и не связан с
реальными потребностями бизнеса. В этом случае компания получает
разрозненные прикладные системы, цена объединения которых зачастую сравнима
с комплексным решением.
Приняв эту стратегию реально сэкономить время и средства на внедрение
системы. Но при дальнейшей модернизации, затрагивающей полную
автоматизацию, работа системой будет не рациональным и экономически
невыгодной.
2) Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации
конкретных производственных или управленческих единиц компании,
объединенных по функциональному признаку. Такой подход автоматизации
используется, когда компания не имеет достаточно средств на автоматизацию в
полном объеме, либо же приведенные участки дают большой экономический
эффект. Часто данная автоматизация применяется на производстве.
3) Автоматизация по направлениям включает автоматизацию выделенных
направлений деятельности компании. Отличительной чертой от автоматизации по