27
Рисунок 7. Схема документооборота проекта
В результате можно рассчитать годовые трудозатраты на оформление
документа в человеко-часах. Характеристика текущей организации
документооборота представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
План
работ
проекта
Список
ресурсов
Бюджет
проекта
Календарный
план проекта
Количество документов в
год, шт.
30 30 10 10
Количество символов в
документе, шт.
13 000 9 000 4 000 2 000
Частота возникновения в
год, шт.
12 10 12 10
Трудозатраты на обработку
в год, чел-час
360 320 610 320
Поскольку при существующей организации процесса перечисленные
документы формируются в текстовых и табличных процессорах в бумажной
форме, трудозатраты на формирование документооборота составляют 1610
человеко-часов в год.
Применяя средства вычислительной техники, пользователи будут
самостоятельно вводить в систему план работ проекта и список ресурсов. А
календарный план проекта будет формироваться автоматически при вводе даты
28
начала проекта. Бюджет проекта также будет рассчитываться автоматически при
вводе затрат на ресурсы проекта. Также система будет проверять загруженность
ресурсов, например, чтобы один сотрудник не был в одно и то же время
задействован в двух разных работах. За счет перечисленных факторов произойдет
снижение затрат на формирование документооборота. Трудозатраты по
проектному плану рассчитываются исходя из времени обработки машинных
операций, необходимых на формирование документооборота и обработку
информационных потоков процесса. Трудозатраты на ведение документооборота
по проектному плану представлены в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика документооборота по проектному плану
Показатель
План
работ
проекта
Список
ресурсов
Бюджет
проекта
Календарный
план проекта
Количество документов в
год, шт.
30 30 10 10
Количество символов в
документе, шт.
13 000 9 000 4 000 2 000
Частота возникновения в
год, шт.
12 10 12 10
Трудозатраты на обработку в
год, чел-час
360 260 260 90
Сумма годовых трудозатрат на формирование документооборота по
проектному плану составила 970 человеко-часов в год. Это является достаточным
показателей для обоснования внедрения средств вычислительной техники.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для обеспечения информационной безопасности организации используется
комплекс мер, которые можно разделить на две группы [17]:
1. Организационные меры.
2. Программно-аппаратные меры.
В комплекс организационных мер, используемых в организации, входит:
1. Создание и ознакомление сотрудников с Политикой безопасности
организации.
29
2. Ведение учета посетителей в журнале посетителей (с записью
паспортных данных).
3. Разграничение доступа к модулям используемых информационных
систем согласно функциональным обязанностям персонала.
4. За контроль состояния информационной безопасности организации
назначено ответственное лицо (руководитель технического отдела).
5. Организация авторизованного доступа к используемым
программным системам.
К программно-аппаратным мерам обеспечения информационной
безопасности организации относятся:
1. Использование антивирусного программного обеспечения со
встроенным брандмауэром Microsoft Security Essentials.
2. Использование сканера состояния информационной безопасности в
режиме реального времени «Verus».
3. Использование системы контроля версий и обновлений
программного обеспечения «Secunia PSI».
4. Отключение USB-портов для предотвращения заражения
компьютеров вредоносным программным обеспечением и предотвращения
несанкционированного копирования данных.
5. Сотрудникам запрещена установка программного обеспечения на
персональные компьютеры.
6. Права на установку программного обеспечения есть только у
системного администратора.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Поскольку практика управления проектами не нова, на рынке уже
представлен ряд систем, автоматизирующих планирование и управление
проектами. Эти системы реализованы разными способами: есть системы, которые
устанавливаются на компьютер пользователя, а есть системы доступные онлайн
30
[6]. Рассмотрим программное обеспечение, автоматизирующее задачу управления
проектами, представленное на рынке.
Система «Jira» является онлайн сервисом, который позволяет планировать
проекты, назначать исполнителей на выполнение задач, планировать спринты и
собирать задачи в бэклог, а также назначать задачам приоритеты и сроки
выполнения [27]. На рисунке 8 представлен интерфейс программного продукта.
Рисунок 8. Интерфейс системы «Jira»
К достоинствам системы «Jira» относятся:
Наличие инструментов «Drag&Drop», которые позволяют
перемещать задачи проекта с помощью мыши;
Наличие большого количества настроек в фильтрах системы;
Наличие визуализации, которая способствует ориентированию и
внесению изменений в проекте;
Наличие инструментов выбора причин для закрытия задач;
Наличие детальных отчетов;
Простота пользовательского интерфейса.
Теперь рассмотрим недостатки системы:
Большие временные затраты на обучение, из-за большого количества
настроек системы;
31
В пользовательской документации системы нет достаточного
описания способов решения возникающих вопросов;
Нельзя назначить несколько сотрудников на выполнение одной
задачи;
Применение некоторых параметров для фильтрации может
заблокировать уже используемые настройки.
Приложение «Redbooth» – представляет собой web-сервис, который
работает в среде операционных систем iOS и Android [23]. Это приложение
позволяет отследить ошибки в планировании проекта, планировать проекты и
задачи, осуществлять управление ресурсами проекта и постановку задач
участникам проекта, вводить сроки выполнения задачи и создавать вехи проекта,
а также отслеживать затраты проект [26]. Система обладает возможностью
синхронизации с Google Drive и передачи файлов, используя Gmail и Outlook.
Интерфейс приложения представлен на рисунке 9.
Рисунок 9. Интерфейс приложения «RedBooth»
Достоинствами приложения являются:
Простота интерфейса;
Возможность коммуникации с командой проекта с помощью чата;
Интеграция с другими сервисами;
Создание меток для задач;
Наличие отчетности.
Недостатками приложения являются:
32
Отсутствие возможности выставления процентов выполнения задач
и отслеживания прогресса выполнения проекта;
Отсутствие возможности выставлять приоритеты задачам;
Приложение работает только в операционных системах Android и
iOS, а в рамках поставленной задачи необходимо чтобы система работала в
операционной системе Windows 10.
Система «Basecamp» является одним из самых востребованных среди
пользователей онлайн-сервисом, который позволяет осуществлять совместную
работу над проектами [22]. Сервис позволяет передавать документы, вести
переговоры с проектной командой, создавать списки задач и комментировать их.
Интерфейс сервиса представлен на рисунке 10.
Рисунок 10. Интерфейс системы «Basecamp»
К достоинствам системы относятся:
Возможность применения системы как большим, так и к маленьким
проектам;
Простота использования;
Система постоянно обновляется.
К недостаткам системы относятся:
Отсутствие возможностей тактического и стратегического
планирования проектов;
33
Отсутствие выявления ошибок;
Отсутствие возможности оценки полной картины проекта.
Система «GanttPro» представляет собой онлайн инструмент для создания
диаграммы Ганта [24]. Она обладает следующими возможностями:
планирование и управление проектами;
визуализацией процессов;
создания задач;
назначение исполнителей задачам;
задание сроков выполнения задач;
ввод данных о проценте их завершения;
добавление задач-вех;
выгрузка данных.
Интерфейс системы представлен на рисунке 11.
Рисунок 11. Интерфейс системы «GanntPro»
К достоинствам системы относятся:
Автоматическое планирование проектов;
Возможность добавления файлов к диаграммам;
Наличие инструментов для перетаскивания задач и выставления
процента выполнения задач;
Возможность задания календаря проекта и рабочего времени
команды проекта;
Автоматический расчет длительности задач и проектов;
34
Возможность задания связей между задачами;
Создание многоуровневых проектов.
Возможность назначения ролей команде проекта и прав доступа к
проекту;
Наличие поддержки пользователей.
Недостатками системы являются:
Отсутствие приоритетов задач;
Отсутствие интеграции со смежными системами;
Отсутствие уведомлений.
Система «Asana» является web-приложением, которое доступно на
устройствах под управлением операционных систем iOS и Android [21].
Приложение позволяет составлять списки задач, выставлять им приоритеты и
крайние сроки выполнения, отслеживать статус их выполнения задач. Интерфейс
приложения представлен на рисунке 12.
Рисунок 12. Интерфейс системы «Asana»
Достоинствами системы можно назвать:
Простоту интерфейса;
Наличие возможности управления несколькими проектами
одновременно в рамках одной команды;
Возможность устанавливать метки задачам проекта;
35
Возможность проанализировать эффективность работы над
проектом.
Недостатками системы можно назвать:
Отсутствие возможности задействовать в выполнении одной задачи
нескольких участников;
Отсутствие инструментов оценки проекта;
Отсутствие импорта/экспорта из системы.
Теперь нужно выделить ряд критериев, по которым будет осуществляться
оценка соответствия описанных систем поставленной задаче. Самым главным
критерием выбора систем планирования и управления проектами является
функциональность [25]. Система должна обладать возможностью создания списка
задач, задания сроков выполнения и взаимосвязей с другими задачами. Также
важно чтобы система позволяла назначать на выполнение одной задачи несколько
исполнителей. Это позволит избежать дублирования и увеличения списка задач.
Несколько систем, которые были рассмотрены выше не обладают такой
возможностью. Также система должна позволять формировать отчеты.
Важным критерием является возможность работы в среде операционной
системы Windows 10. Поскольку работа сотрудников проектного отдела
осуществляется в среде этой операционной системы, приоритет при выборе
программного обеспечения отдается тем системам, с которыми можно работать в
операционной системе Windows 10. Онлайн системы являются
кроссплатформенными, однако приоритет организации остается за системой,
которая будет устанавливаться на ПК сотрудников проектного отдела.
Следующим критерием являются системные требования. Система не
должна обладать высокими системными требованиями иначе может
потребоваться модернизация сервера и клиентских персональных компьютеров
(ПК), что увеличит затраты на внедрение системы.
Другим важным критерием является надежность системы, которая
выражается в отсутствии сбоев и зависаний при обработке большого объема
задач. Также важно наличие возможности резервного копирования данных [9].
36
Качество интерфейса позволяет пользователям системы быстро начать
ориентироваться в ней и выполнять работу [10]. Этот критерий также нужно
учитывать.
Также одни из важных критериев является стоимость системы, потому что,
как правило, бюджеты на внедрение информационных технологий ограничены.
Проанализируем соответствие рассмотренных выше систем выделенным
критериям. Результаты анализа проводились по пятибалльной шкале, где 1 балл
означал несоответствие критерию, а 5 – полное соответствие критерию. Анализ
программного обеспечения представлен в таблице 4.
Таблица 4
Сравнительный анализ программных продуктов
Критерий Jira
Red
Booth
Base
camp
Gannt
Pro
Asana
Функциональность 4 3 4 4 3
Функционирование в ОС
Windows 10
5 1 5 5 1
Системные требования 4 4 5 5 5
Надежность 4 4 4 4 4
Качество интерфейса 2 5 5 5 5
Стоимость 5 4 3 3 4
Итого 24 21 26 26 22
По результатам анализа все системы набрали практически одинаковое
количество баллов. Однако только 3 из них могут функционировать в среде
операционной системы Windows 10. При этом ни одна из них не показала полное
соответствие функциональным требованиям. Две из них полностью
удовлетворяют критерию системных требований, но их стоимость является не
приемлемой для организации. Оставшаяся система не обладает качественным
пользовательским интерфейсом, поэтому был сделан вывод о невозможности
внедрения готового программного обеспечения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Процесс автоматизации управления проектами состоит из следующих
этапов:
1. Анализ процесса управления проектами. Выявление существующих
недостатков.