27
Рисунок 1.8 Декомпозиция процесса учета поступающих ОС
Характеристика процесса учета выдачи основных средств приведена на
Рисунке 1.9.
28
Рисунок 1.9 Декомпозиция процесса учета выдачи ОС
Характеристика процесса формирования отчетов приведена на Рисунке
1.10.
Рисунок 1.10 Декомпозиция процесса формирования отчетов
Оценка ОС осуществляется каждый раз при его приеме на склад или
выдачи со склада.
В результате деятельности лиц формируются следующие документы:
Накладная на выдачу ОС со склада;
Накладная на получение ОС со склада;
Журнал актов списания ОС;
Журнал движения ОС.
В результате от сотрудников предприятия требуются большие затраты
времени, имеет место нерациональное использование ресурсов, а также
отсутствие хорошо спроектированного информационного хранилища. Исходя из
этого, представляется целесообразным создание специализированной АРМ,
которая позволит автоматизировать операции, выполняемые в рамках
29
рассмотренных бизнес-процессов. Ее внедрение будет способствовать созданию
единой базы ОС, стандартизации отчетности и экономии времени сотрудников.
В процессе анализа существующей технологии работы с сотрудником
склада по учету основных средств также были выделены следующие недостатки:
Сложность составления отчетной документации;
Возможность потери информации из-за возможных программных
ошибок;
Ручная обработка информации:
Снижение эффективности работы сотрудника склада;
Трудоемкость оформления документов и отчетности при
необходимости работать с большими объемами данных;
Сложность проведения инвентаризации;
Отсутствие единого упорядоченного хранилища истории движения
основных средств;
Сложность контроля главным директором работы сотрудников из-за
непрозрачности совершаемых ими действий;
Трудоёмкость формирования отчетов.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов
будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит
значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить
эффективность мониторинга состояния продаж в целом.
Кроме того, основными достоинствами автоматизации бизнес-процессов
будут:
централизованное хранение данных о поступающих сообщениях;
исключение потери данных;
структуризация данных;
более оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
легкое изменение данных;
система авторизации (для диспетчеров);
30
сокращение времени оформления документов.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для устранения выявленных затруднений в работе склада необходимо
использовать средства автоматизации. Для выбора таких средств определим
вначале количество и схемы документооборота в процессе складского учета.
В процессе складского учета используются следующие основные
документы:
Счет-фактура,
Заявка на отгрузку товара,
Товарная накладная.
Учет поступившего товара ведется на основе товарных накладных, а
выдаваемого – на основе счет-фактур и накладных. Данный способ является
очень неудобным, медлительным и часто недостоверным.
Схема документооборота счет-фактуры представлена на рисунке 1.11.
Счет-фактура
Счет-фактура
Действие
Бухгалтер
Оформление
Исполнитель
Менеджер
отдела продаж
Учет
Получение
Счет-фактура
Получатель
Счет-фактура
Подпись
Рисунок 1.11 Схема документооборота счет-фактуры
31
Произведем некоторые расчеты, которые могут позволить определить
объем циркулирующей информации.
Допустим, что в день со склада получает товар от 20 до 30 покупателей.
Следовательно, менеджер отдела продаж должен каждый раз уточнить наличие
товара на складе (пользуясь внутренней телефонной связью), заполнить счет-
фактуры в трех экземплярах, передать его для проверки и регистрации в
бухгалтерию, на подпись директору и потом клиенту и на склад для реализации
– выдачи товара. Кроме того, ему необходимо оформить накладную для выдачи
товара и счет для его оплаты. Как показывает практика, наиболее затратным по
временным показателям среди описанных является процесс уточнения наличия
товара, который занимает, в зависимости от количества позиций в заказе, от 15
до 45 минут. Следовательно, большую часть своего времени менеджер тратит на
согласование своей деятельности с начальником склада. При указанном
количестве покупателей в день на это может уйти от 5 до 22 часов. Естественно,
один менеджер с таким потоком не способен справиться, что ведет к
необходимости большего количества менеджеров, что в свою очередь, влечет
больше финансовые затраты.
Такой же порядок определен и при получении товара на склад. При
большом потоке поступающего груза начальник склада затрачивает большое
количество времени на его учет, размещение и документирование этих действий.
Так как вид учета – бумажный, то поиск и выборка необходимых сведений
занимает значительное время и результат не всегда является достоверным. Такая
постановка вопроса не позволяет вести своевременный и правильный учет, ведет
к многочисленным расхождениям учетных данных, имеющегося на складе
товара и результатов проводимых ревизий, что создает путаницу в складском
хозяйстве и предпосылки для воровства.
В результате проводимой автоматизации складского учета предполагается
постоянно иметь точнейшие сведения о товаре на складе, сократить время на
уточнение сведений о нем, о размещении на складе, на передачу документов за
32
счет их электронной формы, учет поступившего и выданного товара вести с
использованием современных средств.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие
средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть[2].
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации (таблица 1.2).
Таблица 1.3
Расчет эффекта внедрения
Действие
Менеджер
Бухгалте
р
Кладовщик
Время,
затрачиваем
ое при
базовой
технологии/
мин.
Время,
затрачиваемо
е по
предлагаемо
му варианту/
мин.
Получение
товара
клиентом
Счет-
фактура
Сверка
цен
Поиск
товара,
изменение
учетных
данных
30-40
5-10
Получение
товара на
склад
Оформлени
е
Накладной
Сверка
цен
Поиск
места для
размещени
я,
изменение
учетных
данных
35
3
Оформлени
е учетных
документов
30
3
Таким образом, при существующей системе каждый из основных
процессов занимает около 40 минут. При внедрении предлагаемой системы это
время сокращается до 3-5 минут. Кроме того, основными достоинствами
автоматизации бизнес-процессов будут:
централизованное хранение данных;
исключение потери данных;
структуризация данных;
33
более оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
легкое изменение данных;
система авторизации (для менеджеров);
сокращение времени оформления документов.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Система безопасности информации в ООО «Европос Групп» в настоящее
время содержит следующие компоненты:
Безопасность периметра здания;
Безопасность информации, циркулирующей и обрабатываемой в
локальной сети компании;
Защита информации от несанкционированного доступа.
Для реализации компонент защиты информации используются следующие
методы:
Организационный;
Программный;
Аппаратный.
Основными угрозами целостности конфиденциальной информации
являются:
угрозы по каналам утечки вещественной информации (незаконный
доступ к физическим объектам защиты);
угрозы утечки информации по техническим каналам;
угрозы НСД к данным, обрабатываемым в локальной сети.
Основным организационным документом, требования которого должны
выполняться всеми сотрудниками компании для обеспечения защиты
информации, является компонент политики информационной безопасности
«Общие требования по обеспечению информационной безопасности»,
структурно входящий в состав политики безопасности компании.
34
Данный документ регламентирует выполнение следующих правил и
требований:
1. Правила парольной защиты;
2. Правила защиты от вирусов и злонамеренного программного
обеспечения;
3. Требования по контролю за физического доступом;
4. Инструкция по безопасному уничтожению информации или
оборудования;
5. Правила осуществления удаленного доступа ;
6. Требования резервного сохранения информации ;
7. Требование мониторинга доступа и использования систем и ведения
лог файлов;
8. Требования при обращении с носителями данных;
9. Требования при регистрации пользователей;
10. Требования по проверке прав пользователей;
11. Требования по контролю доступа в операционную систему;
12. Требование к процедуре входа в систему;
13. Правила использования системных утилит;
14. Правила удаленной работы мобильных пользователей ;
15. Требование распределения ответственности при обеспечении
безопасности;
16. Правила безопасности при выборе персонала ;
17. Требования контроля оперативных изменений ;
18. Требования к применению криптографических средств управления;
19. Требования по контролю доступа к исходным текстам программ и
библиотек;
20. Требования контроля вносимых изменений ;
21. Ограничения на изменения прикладного ПО ;
22. Требования соблюдения авторского права на программное
обеспечение.
35
Также для обеспечения безопасности от внутренних утечек используются
продукты SecurIT Zgate и Zlock, позволяющие надежно защитить
конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа.
Также для надлежащего обеспечения безопасности конфиденциальной
информации используются следующие меры защиты:
средства разграничения доступа пользователей к ресурсам АС
(реализовано средствами серверного ПО);
средства межсетевого экранирования (реализовано средствами
ZyWALL USG 300);
средства анализа защищённости АС (реализовано средствами
SecurIT и Trend Micrо DLP);
средства обнаружения атак (реализовано средствами ZyWALL USG
300);
средства антивирусной защиты (реализовано средствами ZyWALL
USG 300);
средства контентного анализа (реализовано средствами SecurIT и
Trend Micrо DLP).
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программные продукты обеспечивающих функцию учета
материальных средств, ТМЦ и материалов.
Среди уже созданных систем управления складами обычно выделяют три
главных класса систем.
Заказные системы зачастую используются на крупных складских
комплексах со запутанной технологией выполнения операций. Главными
мировыми поставщиками подобных систем становятся американские фирмы
Manhattan Associates, EXE Technologies, Catalyst International, RedPairie[33].
36
Изменяемые системы
Этот класс систем можно назвать самым быстрорастущим сектором рынка
складских систем управления, которые рассчитаны на средние предприятия (от
25 до 50 сотрудников, работающих с системой) со складами с достаточно
запутанным технологическим процессом, в основе которого лежат стандартные
складские функции.
На отечественном рынке в данном классе можно найти Advantics (PSI
logistics) [32], Solvo.WMS[31] (созданная по результатам опыта применения
системы американской фирмы RGTI, которая затем вошла в состав MARC
Global) и система CoreWMS («Аргус Софт»). К данному классу систем также
можно отнести ПО «Vector» (BSE), и систему управления складом компании
«Акант». В 2004 году аналогичное решение приняла компания IBS.
Перейдем к обзору конкретных программных продуктов.
В мире насчитывается порядка 300 WMS-решений. В России — около 50
разномастных систем как зарубежных, так и отечественных, из которых 10
систем полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к WMS.
Для российских предприятий рекомендовано использование российское
программное обеспечение, это связано не с патриотическим настроениями и не в
связи с развитием российского программного обеспечения, а с тем что выходные
документы должны соответствовать ГОСТам страны. Иностранные WMS –
системы не всегда позволяют создать документацию отвечающую требованиям
РФ, связано с установившимся стандартами.
Система управления складом СИСТЕМА #1[28]
Универсальная система управления складскими технологическими
процессами. Система предназначена для торговых и промышленных складов,
грузовых терминалов, складов ответственного хранения, дистрибьюторских
центров.
Поддержка выполнения всех складских и торговых бизнес-процессов в
режиме on-line