37
Продолжение таблицы 7
Требования
1С:
Документооборот
IBM
Lotus
Notes
Microsoft
Dynamics
AX
Возможность видеть «горящие»
задачи по всему подразделению
-
-
+
Возможность отследить
загруженность сотрудника в
текущий момент времени
-
-
-
Таблица 8
Описание существующих решений
Критерии
1С:
Документооборот
IBM Lotus Notes
Microsoft
Dynamics AX
По
функциональным
возможностям
Создание шаблонов
документов
Единое хранилище
данных
Создание таблиц с
расчетами
Печать документов
Поддержка сетевых
технологий
Возможность работы
с документами MS
Office
Выполнение
математических
формул
Создание
шаблонов
документов
Единое
хранилище
данных
Создание таблиц
с расчетами
Печать
документов
Поддержка
сетевых
технологий
Выполнение
математических
формул
Поддержка
сетевых
технологий
Интуитивно
понятный
интерфейс
Создание таблиц с
расчетами
Возможность
работы с
документами MS
Office
По стоимости
6 300 руб. -1 чел.
5 295 руб – 1 чел.
44 100 руб. –
неогр.
По сложности
внедрения
Требуется только
установка на всех
рабочих местах и
специалист для
настройки
протоколов
Требуется только
установка на всех
рабочих местах и
специалист для
настройки
протоколов
Требуется только
установка на всех
рабочих местах и
специалист для
настройки
протоколов
Исходя из вышеприведенных данных можно сказать, что оптимального
решения для решения автоматизации выбранной задачи не найдено
38
подходящего решения, так как организации при внедрении одного из этих
решений придется заплатить минимум $ 6 000, а также потребуются
временные затраты не только на изучение и внедрение, но и на обучение
сотрудников в том числе.
Из анализа деятельности предприятия выявляется очень много
недостатков построения существующей системы организации учета основных
средств на предприятии. Изщначально, это касается того, что хранилища
документов представляются бумажными хранилищами, поиск информации в
которых может быть проведен только вручную, что очень неудобно и
затруднительно. Также затруднительно получение оперативных остатков,
составление отчетов, подготовка реестров документов.
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение
традиционными средствами учета c использованием бумажных документов
невозможно. Следовательно, стратегия решения задачи – это автоматизация
всех процессов, относящихся к подзадаче учета материальных средств на
предприятии, и разработка автоматизированной системы, выполняющей такой
учет.
В настоящее время существует огромное количество сред
программирования для создания информационных систем позволяющих
разрабатывать прикладные решения. Среди них особо следует выделить среду
Borland Delphi 7. Именно эту среду программирования мы будем использовать
для разработки системы учета основных средств.
При разработке функций автоматизированной системы необходимо
максимально полно учесть установившуюся на предприятии схему учета
основных средств, которая в свою очередь опирается на законодательство РФ
по бухгалтерскому учету основных средств. Новая система предназначена не
для того, чтобы в корне поломать существующую схему, а для того, чтобы
сделать работу по этой схеме максимально быстрой, точной и удобной.
Основная идея разработки новой автоматизированной системы – это
замена бумажных хранилищ информации на электронные. Так исходные
39
данные по номенклатуре основных средств, структуре предприятия,
инвентаризационные карты учета, ранее представлявшие собой картотеку
товарно-материальных средств предприятия, заменяются на списки и поля
автоматизированного приложения разработанного в среде программирования
Borland Delphi 7. Наиболее сильно изменения коснутся процедуры получения
отчетности. Исходными данными для получения отчетов в новой системе
будут служить только электронные данные, которые всегда находятся в
актуальном состоянии и не требуют какой-либо дополнительной подготовки.
Отметим, что физически электронные хранилища приложения на Delphi 7
представляют собой таблицы базы данных под управлением выбранной
СУБД.
Работа новой автоматизированной системы не обойдется и без
традиционных бумажных документов, используемых и в старой схеме работы.
В качестве входных данных разрабатываемой системы будут использоваться
в том числе приходные накладные на поставку материальных ценностей от
поставщиков, задания на перемещения основных средств между
подразделениями, приказы на проведение инвентаризации, а в качестве
выходных данных – печатная форма акта ввода в эксплуатацию и акта о
перемещении основного средства, инвентаризационная ведомость, отчет о
наличии основных средств и отчет о перемещениях основных средств.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Рассматривается необходимость повышения эффективности
деятельности ресепшена спортивного комплекса, на основе введения системы
сбалансированных показателей и определения ключевых показателей
эффективности деятельности.
Стратегические свойства данного проекта состоят в том, чтобы
обеспечить возможность вести автоматический контроль работы
специалистов спортивного комплекса, благодаря чему появится возможность
рационального распределения задач по специалистам с увеличением
полезности и эффективности их работы.
40
Существует несколько видов стратегий автоматизации:
хаотичная;
по участкам;
по направлениям;
полная.
Рассмотрим эти виды стратегий подробно:
Хаотичная автоматизация является одним из наиболее неэффективных
видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью
процесса в данном случае понимается отсутствие стратегического плана.
Часто, при таком подходе процесс внедрения ИТ определяется
краткосрочными локальными задачами, а не необходимыми потребностями
бизнеса.
Автоматизация по участкам понимает под собой процесс
автоматизации отдельных производственных или управленческих
подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку.
Автоматизация по направлениям понимает под собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство,
сбыт, управление финансами.
Под полной автоматизацией понимается автоматизация всех функций
предприятия.
Принимая во внимание указанные выше варианты, произведём анализ
указанных стратегий автоматизации и выберем подходящую стратегию.
Основываясь на том, что в дипломе разрабатывается модуль
управления работой сотрудников и информация стекается из разных
источников, то есть охватывает функционал, относящийся к нескольким
структурам, поэтому, выбор стратегии сделан в пользу автоматизации по
направлению.
В нашем случае для предприятия подходит стратегия автоматизации
«по участкам», т.к. автоматизируется отдельное подразделение (участок) –
отдел ресепшн спортивного комплекса «Искра».
41
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Существует три способа приобретения ИС:
• покупка готовой ИС;
• покупка и доработка ИС;
• разработка собственной ИС.
Покупка готовой ИС:
Перед тем как приобретать готовое решение необходимо оценить не
только сам программный продукт, но узнать больше о фирме поставщике,
чтобы компания была уверена, что требуема поддержка программного
обеспечения будет осуществляться.
Преимущества:
• не требуется время на разработку;
• система тиражирована;
• часто имеется возможность выбора из нескольких готовых систем;
• помимо ИС покупаются и бизнес-процессы;
Недостатки:
• необходима адаптация под организационную структуру,
функциональные требования и т.д.;
• система тиражируема: вопросы защиты, новизны и др. вызывают
определенные опасения;
• высокая степень риска;
• потребности сотрудников в функционале системы скорее всего
будет удовлетворены не полностью;
Покупка и доработка ИС:
В этом случае покупается ядро системы (например, в бухгалтерии это
проводки), а остальное доделывается.
Преимущества:
• покупаемое ядро является отлаженным и законченным
компонентом;
42
• возможная доработка именно требуемой функциональности;
• не надо платить за то, что компании не нужно;
Недостатки:
• необходим отдел информационных технологий;
• схема эффективна, если объем работ по доведению относительно
невелик;
• часто можно доработать только в рамках информационной модели
ядра;
Разработка собственной ИС:
Существует два подхода разработки информационной системы:
- привлечение сторонних программистов
- создание системы осуществляется внутренними специалистами.
При обоих подходах можно выделить следующие преимущества и
недостатки:
Преимущества:
• хорошая адаптация к предъявляемым требованиям;
• индивидуальный проект;
• возможность быстрого изменения
Недостатки:
• необходимо создавать команду, либо отрывать от работы текущих
сотрудников ИТ отдела;
• часто учитываются пожелания руководства в ущерб качеству
разработки;
Проект может захлебнуться:
• из-за нехватки квалификации внутренних специалистов;
• из-за ухода ведущих специалистов;
• из-за нехватки внутренних ресурсов;
• часто плохая документированность системы;
Основным же преимуществом привлечения внутренних специалистов
является знакомство с предметной областью и внутренней организацией
43
данных, что позволяет значительно сократить время на изучение проблемы и
выявления узких мест.
Способ покупки, а также покупки с дальнейшей разработкой не
подходит, так как не было найдено подходящего решения.
Способ разработки собственной ИС наиболее оптимален и имеет
множество достоинств:
• Данная система будет отвечать всем требованиям
• Будут задействованы лишь собственные специалисты (благодаря
которым также не требуется тратить дополнительного времени на изучение
существующих в посольстве РК)
• будут реализованы только те функции, которые необходимы и
подходят организации.
Для данной работы была выбрана среда программирования Borland
Delphi 7. Данная среда программирования обладает всеми необходимыми
средствами для разработки системы, соответствующей реальным
функциональным возможностям, используемым в спортивном комплексе.
Данная реализация позволят специалистам при необходимости дополнять
свой функционал под потребности конкретной задачи отдела. Одним из
главных достоинств данного продукта выступает простота обращения и факт
знакомства с интерфейсом и логикой, что эффективно распределяет
временные затраты и сокращает время на процесс обучения новых
специалистов.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение - совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации, схем информационных потоков, циркулирующих в
организации, а также методология построения баз данных.
44
Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает:
внемашинное обеспечение (входные и выходные документы, классификаторы,
справочники), и внутримашинное обеспечение (условно-постоянная,
промежуточная и результатная информация в базе данных системы).
Входными данными системы являются:
1. Данные по сотрудникам предприятия;
2. Заявки клиентов.
Выходными данными системы являются:
1. Экранные и печатные формы отчетов, выдаваемых системой:
a. Простой отчет;
b. Группирующий отчет;
Система функционирует согласно учетной политики предприятия и
действующего законодательства. Пользователями системы являются
сотрудники предприятия.
Все разработанные записи, предназначенные для хранения условно-
постоянной информации, должны быть представлены полем типа Lookup.
Записи должны быть построены таким образом, чтобы отображать
информацию из информационной системы в виде списка. Форма элемента
должна отображать полную информацию об элементе справочника включая
как основные, так и дополнительные данные. Нужно разработать формы таким
образом, чтобы ввод и редактирование информации в них для пользователей
был организован максимально удобно и быстро. Поиск должен
осуществляться как по всему слову, так и по его части. При результате поиска,
можно перейти на соответствующую запись кликнув по ней.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
На сегодняшний день на рынке информационных технологий
существует большое количество различных средств разработки приложений.
Delphi — это среда быстрой разработки приложений, в которой
используется язык Object Pascal. Язык Object Pascal - современный, строго
типизированный объектно-ориентированный язык, пригодный для
45
эффективного создания программ любой сложности. Среда Delphi позволяет
создавать самые различные программы: от простейших однооконных
приложений до программ управления распределенными базами. В состав
пакета включены разнообразные утилиты, обеспечивающие работу с базами
данных, XML-документами, создание справочной системы, решение других
задач.
Delphi предоставляет программисту встроенные шаблоны форм и
приложений, которые можно использовать для того, чтобы быстро начать
разработку собственных прикладных программ. В систему также включены
часто используемые диалоговые панели. Delphi является самым быстрым в
мире инструментом разработки приложений баз данных. Простые программы
Delphi могут поставляться в виде единственного исполняемого модуля без
дополнительных библиотек DLL, необходимых при использовании иных сред
разработки. Программы Delphi включают необходимую часть библиотеки
времени выполнения (run-time library) Delphi, а также используемые
компоненты. В результате EXE-файл Delphi обычно больше по объему, чем
эквивалентный EXE-файл, но зато EXE-файл Delphi не зависит ни от каких
внешних файлов.
В Delphi встроены BDE, ADO, IBExpress, dbExpress - механизмы
работы с базами данных. BDE является тщательно продуманной системой,
результатом развития ODAPI и IDAPI. BDE обеспечивает доступ к таким
продуктам как Sybase SQL Server, Microsoft SQL Server, Oracle и Borland
Interbase. ADO это технология стандартного обращения к реляционным
данным от Microsoft. Эта технология аналогична BDE по назначению и
довольно близка по возможностям. Мощность и гибкость языка
программирования Delphi - безусловное достоинство Delphi, выгодно
отличающее эту систему программирования от других инструментов RAD
(Rapid Application Development - инструментальные средства ускоренной
разработки программ). Delphi 6 совместно с Kylix может использоваться для
разработки меж 22 платформенных приложений для Linux/Windows. Kylix -
46
средство быстрой разработки приложений для Linux, позволяющее
объединить разработку приложений для Web, настольных приложений и
приложений, работающих с базами данных.
Delphi предоставляет возможность работы с COM-объектами, в том
числе и с книгами MS Excel. С помощью электронных таблиц формата MS
Excel можно создать выходной документ, отвечающий предъявляемым
требованиям к его качеству. При этом формирование документа облегчено за
счет подстановки в ячейку шаблона необходимого значения. Для разработки
программного средства ЭИС выбрана компонентная технология
программирования, так как она позволяет использовать уже существующие
стандартные компоненты для разработки программного обеспечения
(интерфейса пользователя). В качестве средства для разработки приложения
выбрана среда Delphi 7, позволяющее быстро решать поставленные задачи с
помощью набора стандартных классов, генерировать «безопасный код»,
избежать большую часть ошибок, возникающих при использовании
динамической памяти. Кроме того, используемая технология ADO позволяет
достаточно просто подключиться к базе данных.
Решение Microsoft SQL Server 2008 представляет собой
высокопроизводительную платформу обработки и анализа данных для бизнеса
любого размера, которая отвечает всем современным требованиям по работе с
данными любых типов и поддержке удобной и быстрой разработки
приложений. Собирая и анализируя входящие данные, MSS позволяет
обработать и преобразовать данные в готовые решения. В базах данных SQL
Server 2008 можно хранить любую структурированную, полу
структурированную или неструктурированную информацию, такую,
например, как изображения и мультимедиа из самых разнородных источников
данных. В данном решении есть большое количество всторенных служб,
которые помогают составлять запросы, искать информацию, создавать отчеты
и проводить анализ данных.