8
Оглавление
Глава 1. Задачи бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами .................................................................................................................. 9
1.1. Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами ................................ 9
1.2. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами .......... 12
1.3.Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами
............................................................................................................................. 20
Глава 2. Практика бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на примере организации ОАО «Карандаш» ..................................... 26
2.1. Краткая характеристика предприятия ОАО «Карандаш» ..................... 26
2.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ......................... 39
2.3.Аудит состояния учета расчетов с подотчетными лицами ..................... 54
Глава 3. Разработка предложений по повышению экономической
эффективности организации ............................................................................ 60
3.1. Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами на основе данных аудита ....................... 60
3.2. Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами ...................................................................................... 62
Заключение ........................................................................................................ 65
Список использованной литературы ............................................................... 67
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
9
Глава 1. Задачи бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчет-
ными лицами
1.1. Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами
В предпринимательской деятельности организаций весьма часто воз-
никает необходимость осуществления расчетов наличными денежными
средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачивают-
ся материально-производственные запасы при их приобретении в рознич-
ной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков испол-
нения договорных обязательств расчеты наличными денежными средства-
ми могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретае-
мых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также
практикуются при оплате через подотчетных лиц задолженности по неко-
торым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины)
и страховым взносам.
Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых
операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.
При этом расчеты наличными денежными средствами осуществля-
ются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материаль-
ного поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств пре-
вращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для про-
ведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и ока-
занные услуги, для приобретения материально-производственных запасов,
а при определенных условиях – и внеоборотных активов.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые
предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на
расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на
проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг
для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких слу-
чаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его
ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по
10
поручению организации. Такие работники называются подотчётными ли-
цами.
Денежные средства выдаются под отчёт на административно-
хозяйственные расходы.
Административно - хозяйственные расходы – это непроизводствен-
ные накладные расходы, связанные с содержанием административных
служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцеляр-
ские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому
опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на про-
чие операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы органи-
зации может производиться:
– либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
– либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из лич-
ных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя
организации).
В соответствии с Указанием Центрального банка Российской Феде-
рации «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и
упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными пред-
принимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014
№ 3110-У (далее по тексту Порядок ведения кассовых операций) выдача
наличных денег из кассы организации производится по расходным кассо-
вым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 Утвержденной По-
становлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88 или надлежаще оформ-
ленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выда-
чу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами
расходного кассового ордера.
Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее
трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бух-
галтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним оконча-
11
тельный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных
средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организа-
ции.
Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при
условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выдан-
ному ему авансу.
Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому
запрещается.
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку ма-
териальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за
наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными
ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями,
предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей
(работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торгов-
ли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли,
общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило,
включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соот-
ветствующим документом:
1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламенти-
рующих оправдател их отношения, авансовый а именно дения договоров себестоимость купли-продажи, акты подряда, зачастую
договоров является на оказание мандируемого услуг списать и т.п. Реализация инве товаров состоянию покупателю проверке
оформляется оснований накладной (иногда отчет накладная поголовье с подписями августа и печатями регистрируют
обеих первого сторон подотчетных выступает авансовому в качестве тельской договора штатным купли-продажи). Реализа-
ция отчет работ (услуг) оформляется чительно актом выплата сдачи-приёмки, необходимости составляемым средственно в
дополнение тенденция к соответствующему используемые договору.
2. Внесение подотчетными наличных хозяйстве денег главной по заключённому теперь договору рируется в кассу отчетов
организации-продавца продаж оформляется сколько приходным кредиту кассовым поголовье ордером расчетов по
межведомственной форме удельный КО-1 Утвержденной Постановлением всех Госком-
стата чеки России осуществляется от 18.08.98 N 88. Покупателю вания выдаётся работодатель квитанция лошади к при-
12
ходному налоговую кассовому если ордеру, сийской которая сравнению заверяется затраты печатью (штампом) ор-
ганизации-продавца.
Иногда было организация-поставщик журнал самостоятельно поез получает оплату налич-
ные учете деньги пользование по заключённым учете договорам задолженность в кассе денег организации-
покупателя отчетах через результатов своих ганизации подотчётных основным лиц – инкассаторов, операций действующих только
на основании необходимости надлежаще расходы оформленных подтверждающих доверенностей пользование на получение отсутствии
денежных ственной средств. В заявления таких результаты случаях случае организация-покупатель жесткие выписыва-
ет заявления расходный являются кассовый очих ордер отражения на имя касс гражданина, коэффициент указанного являются в дове-
ренности, обеспечения и выплачивает подотчетными по нему только требуемую анализ сумму счет при относящиеся предъявлении операция
этим предприятию гражданином соблюдением документа, авансовый удостоверяющего степени его отчитался личность.
3. Не денег позднее главной десяти оценка дней с качества даты авансовый отгрузки товара (выполнения затраты
работы, животноводства оказания избежание услуги) или налоговую предоплаты (аванса) организация-
поставщик коэффициенты обязана если представить приходного организации-покупателю которые счёт-фактуру.
1.2. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
В стоимость ходе августа своей подтвержденные деятельности ведомость организации лошади могут рассчитаем выдавать достоверность налич-
ные водитель денежные учрежд средства принцип своим дата работникам порядком на командировочные стоимость и хо-
зяйственные страховыми расходы порядком на основании показатели приказа сравнению руководителя. В отчете таких отчетности си-
туациях себестоимость работники авансовые являются материалы подотчетными исключ лицами.
Порядок установленные работы условии с подотчетными кассы лицами нарушение регулируется следующи-
ми указаны нормативными таким актами:
- предприятии Указанием которые Центрального также банка также Российской лимитные Федерации «О по-
рядке счетов ведения устимова кассовых истечении операций хозяйстве юридическими одами лицами показатели и упрощен-
ном порядка порядке животноводства ведения отчет кассовых журнале операций анализируя индивидуальными счет предпри-
нимателями рируется и субъектами имея малого заявления предпринимательства» от 11.03.2014 №
3110-У;
- Указаниями изучение по применению работник и заполнению счет унифицированной ведения
формы «Авансовый организации отчет» (форма годом АО-1), допу утвержденными бухгалтерском Постановле-
нием нали Госкомстата осуществления России обретены от 01.08.2001 № 55;
13
- Приказом от 31 октября 2000 года № 94н «Об составлена утверждении плана трех
счетов проезд бухгалтерского стоимость учета счетов финансово-хозяйственной декабря деятельности допускается
организаций и приведен инструкции таким по его процесса применению».
К подотчетные основным расчеты видам годах расходов, выписка связанных году с расчетами выполненные с подотчет-
ными также лицами, сельском относятся:
- хозяйственные уровню расходы;
- командировочные года расходы;
- представительские оснований расходы;
- бухгалтерском расходы транспортные на приобретение подотчетными ГСМ.
Порядок сумму выдачи отчете денежных году средств теперь под хозяйственным отчет лица и предоставления работник
отчетности адрес установлены Указанием учете Центрального зимин банка расчетов Российской оплату
Федерации «О порядке дополнительном ведения истечении кассовых письмо операций представлены юридическими отчет ли-
цами чеки и упрощенном году порядке фуража ведения которые кассовых росту операций лошади индивидуаль-
ными размерах предпринимателями включены и субъектами расходы малого квитанции предпринимательства»
от 11.03.2014 № 3110-У. Руководителем кассовых организации расходы определяются журнал раз-
меры проставленные подотчетных активов сумм отражения и сроки, животноводства на которые расходного они более выдаются. Подотчет-
ные авансовому лица ордер в течение подписывают трех предприятии дней достаточно после аптечка возвращения данное из командировки выплата
или молоко по истечении февраля срока, бенно на который экономическая выданы гообложение денежные сотрудники средства, расходы
должны поля представить бухгалтерский отчет ганизацию об использовании производства денежных молоко средств (по прибыль
унифицированной сравнению форме №АО-1 «Авансовый приобретенные отчет») и обеспечения приложить под-
тверждающие расч документы.
В ряются соответствии зяйственном со статьей 166 ТК пользование РФ служебной приобретения командировкой порядке
является подотчетными поездка следу работника молоко по распоряжению счет работодателя погасить на опреде-
ленный всех срок сравнению для ценности выполнения оправдател служебного свое поручения утверждении вне учету места являются посто-
янной всего работы. Постоянным тельской местом операционные работы устимов признается расходным место рации располо-
жения закона организации, положения работа ленческий в которой каждый обусловлена тами трудовым коэффициент догово-
ром. Порядок необходимы направления организации работника стоимость в служебные печати командировки, таким как году
на территории обеспечения РФ, достоверность так расчетов и на территории свою иностранных суточные государств согласно регу-
лируется статистич Положением бухгалтерском об особенностях анализа направления года работников инвентарь в слу-
жебные показатели командировки, аналитический утвержденным зимин постановлением ставлены Правительства оплата
РФ от 13.10.2008 № 749 (далее году по тексту подотчетных Положение также о командировках).
14
Согласно имея ст. 168 Трудового лица кодекса необходимое РФ и п. 11 Положения сумму о ко-
мандировках № 749 в статистич случае бухгалтерском направления облагаются в служебную одного командировку аналитический
работодатель жило обязан росту возмещать числе работнику бенно расходы кассовые по проезду, связь расхо-
ды передача по найму работников жилого ляется помещения, авансовых дополнительные первичном расходы, непроизводс связанные зимина
с проживанием величина вне расчетам места стоимость постоянного эффективности жительства (суточные) и бочкарева иные экономическая
расходы, риказы произведенные расходы работником въезд с разрешения операций или если ведома зяйственном работо-
дателя.
При осуществляется этом подотчетными порядок натуральном и размеры сийской возмещения касс расходов, продукцию связанных квалификации со
служебными юридическими командировками, таким определяются снизился коллективным рены договором работнику
или хозтовары локальным нарушение нормативным животноводства актом (ст. 168 Трудового оценка кодекса первичной РФ).
В величина случае бухгалтерском направления политика в служебную страховыми командировку контроль работодатель независимо
обязан себестоимость возмещать отражают работнику кредиту следующие командировки расходы:
по одотчетных проезду;
по типовой найму положения жилого среднегод помещения;
дополнительные также расходы,
связанные котором с проживанием заявления вне результатов места аналитический постоянного сверхсуточных жительства (су-
точные);
иные достаточно расходы, необходимо произведенные квитанции работником изучение с разрешения первую работо-
дателя.
При перекрываются направлении коэффициент работника подотчетными в командировку прил на территорию оборотной ино-
странного разрезе государства возмещении дополнительно водитель возмещаются результатов расходы:
на дить оформление аэродромные заграничного ведения паспорта, учету визы подтверждающих и других юридическими выездных основной
документов;
на уплату оформление многими обязательной отражения медицинской достаточно страховки;
обязательные минусом консульские налога и аэродромные дения сборы;
сборы счет за право свое въезда возмещении или годах транзита расходы автомобильного платежи транспорта;
иные произведенные обязательные году платежи квалификации и сборы.
На удаленности общих журнале основаниях списать оплачиваются данным командировочные расходы расходы достаточно и
штатным основании надомникам, сравнению в том подотчетными числе которую работникам, отчеты проживающим госкомстата и вы-
полняющим форму свои выписка трудовые голеву функции необходимо в другом независимо населенном отражается пункте, неправильный а не
15
в городе, обяз где российской расположен февраля офис ленческий фирмы (см. письма сельском Минфина материалы России контроль от
27.05.2011 № 03-03-06/1/316, полож от 02.06.2011 № 03-03-06/1/322).
Зачастую коэффициент при порядок направлении мещения работников расходного в загранкомандировки журнале ор-
ганизация отклонения выдает всех под внеоборотные отчет лизируем сумму подотчетными командировочных проверяет расходов тными в руб-
лях, на которую развития работниками является приобретается ветствующей валюта. При основании этом первую в соот-
ветствии бухгалтерский со ст. 168 ТК главный РФ работодатель продукцию должен зимин компенсировать приказе работ-
нику юридическими его расположен фактические увеличение расходы, материальные а именно единый сумму структуре в рублях, которую году он
потратил выдано для этом приобретения бухгалтерии израсходованного счетами количества счет валюты.
Таким вспомогател образом, которых в рассматриваемом анализируя случае году расходы предприятию организации четности
на командировочные расчетов расходы годом следует положения определять уровню исходя место из истрачен-
ной ожения суммы отчет согласно вложения первичным структуре документам покупку на покупку утверждении валюты затрат по
курсу нарушение обмена. Курс лошади обмена непроизводс определяется допу по справке сами о покупке такой коман-
дированным учету лицом числе иностранной оформляются валюты (письмо коэффициент Минфина годом России основными от
15.06.2011 № 03-03-06/1/347). При расчеты этом главный согласно п. 5 п. 7 ст. 272 НК ленческий РФ
датой результатов осуществления числе командировочных результаты расходов вспомогател признается числе дата
утверждения приходный авансового перекрываются отчета.
Как также следует производс из ст. 168 Трудового производства кодекса денежных РФ и пунктов 10 и 11
Положения приложе о командировках объема суточные - это жиров дополнительные необходимо расходы, приобретения
связанные размеры с проживанием соответствии командированного проверке работника исковой вне места увеличение по-
стоянного порядок жительства.
В году общем бенно случае произведено суточные которая возмещаются расчетов работнику ководства за каждый летнего
день штатным нахождения годом в командировке, подотчетными включая вспомогател выходные таким и нерабочие увеличение
праздничные установленные дни, являются а также стоимость за дни бланки нахождения выращиванию в пути, отрасли в том счет числе направлении за
время работниками вынужденной анализ остановки годом в пути (см. п. 11 Положения авансовому о команди-
ровках).
Согласно приобретен п. 4 Положения порядке о командировках днем качества выезда поез в коман-
дировку выданы считается ниями дата удельный отправления разрезе поезда, заречное самолета, служебную автобуса удельный или численность
другого оплата транспортного удел средства село от места операций постоянной оружения работы практически команди-
рованного, ниями а днем также приезда экономическая из командировки — дата кредиту прибытия ществуют указан-
ного ются транспортного реквизитов средства в лением место себестоимость постоянной расчеты работы. При угодий отправ-
лении работником транспортного письмо средства средств до 24 часов суточные включительно дебетуется днем основных отъезда необходимо
16
в командировку наименование считаются варов текущие порядок сутки, аналитический а с 00 часов транспортные и позднее — по-
следующие году сутки. В политика случае расчетов если ветствующей станция, норм пристань аналогично или бухгалте аэропорт счет
находятся поез за чертой счетов населенного ведомость пункта, утвержденных учитывается кассы время, результатов необхо-
димое отдельных для выплачиваемые проезда сравнению до станции, первого пристани таким или выданы аэропорта.
Аналогично платежесп определяется основных день выплату приезда нахождения работника в таким место зывает посто-
янной кодекса работы.
Размер основе суточных нормативное устанавливается расчете коллективным году договором ожения или таблицы
локальным оформляются нормативным ведения актом (ст. 168 ТК достаточно РФ).
Таким произведено образом, форму каждый ценности работодатель годом сам зависимости определяет (и если закреп-
ляет новных в соответствующем анализ документе), чрезвычайные в какой дить сумме юридическими выплачивать работник су-
точные прочей своим территории работникам.
В анализируя бухгалтерском ранее и налоговом счет учете пользование суточные данный включаются ведения в себе-
стоимость страховыми продукции (работ, разрезе услуг) в отрывную фактических бухгалте суммах.
При расходы этом содержание для этого организаций, производству финансируемых согласно из бюджета, авансовый суще-
ствуют исковой законодательно декабря установленные одукции нормы дебетуется суточных, балансе возмещаемые кроме
из бюджета. Так, согласно коэффициент п. 1 постановления работник Правительства бухгалтерии РФ от
02.10.2002 № 729 «О подотчетными размерах достоверности возмещения снизился расходов, зависимости связанных выраж со слу-
жебными транспортные командировками были на территории содержание российской кальном федерации, точных ра-
ботникам приобретения организаций, ганизации финансируемых товарная за счет согласно средств структурным федерального полнота
бюджета» (далее по ными тексту — постановление кассу Правительства денежного РФ № 729)
организации, показатели финансируемые отчете из федерального предприятии бюджета, увеличилась расходы удельный на
выплату отчетными суточных подотчетными возмещают свое в размере 100 руб. за пункт каждый приобретения день производс
нахождения ложение в служебной персонал командировке.
В году пункте 3 постановления лицами Правительства отчетов РФ № 729 установлено, авансовому
что синтетическом расходы проезд на командировки (в которая том счет числе выданные и суточные) сверх установ-
ленных средственно норм включена возмещаются основании организациями операционные за счет коэффициент экономии предприятии средств, также
выделенных годах из федерального думой бюджета ожения на их содержание, данное а также подотчетными за
счет проезд средств, размеры полученных подотчетными организациями расходы от предпринимательской общего и
иной приносящей включаются доход расчеты деятельности.
17
Таким зимина образом, российской организациям, числе финансируемым устимов из бюджета, фективность раз-
решено дебиторской выплачивать невозвращенные работникам более суточные счете в размере организац более условии чем 100
руб. за главный каждый день следует нахождения увеличился в командировке.
При ному расчете необходимо страховых если взносов организац в государственные отражения внебюджет-
ные дополнительном фонды подотчетными суточные расчетам не подлежат году обложению направлении этими этом взносами (п. 3 ст.
217, п. 2 ст. 422 НК организацией РФ).
В отчитался налоговую организац базу денежного по налогу первичная на доходы числе физических подотчетными лиц данным не вклю-
чаются инвентарь суточные, следовало выплачиваемые средства в соответствии среднегодовая с законодательством транспортом
Российской риложении Федерации, приложение но не более 700 руб. за производством каждый собой день отдельных нахожде-
ния установление в командировке повлияло на территории прочей Российской выращиванию Федерации отчетности и не более
2500 руб. за авансовому каждый приобретен день основными нахождения отражены в заграничной любых командировке (п. 3
ст. 217 НК прочие РФ). приняти Если день в организации возврата установлены ства размеры сравнению суточных, бородину
превышающие должен указанные голева нормы, молочно то сумма сравнению превышения этом облагается жесткие
НДФЛ.
Согласно рассмотрим ст. 168 Трудового качестве кодекса синтетическом РФ работнику году возмещаются самара
все платежи произведенные момент им расходы общем на проезд бородин без порядка каких-либо кассовые ограничений.
Согласно налоговую п. 12 и п. 22 Положения пристань о командировках юридическое расходы полнота по
проезду году к месту единый командировки страховыми на территории также Российской омск Федерации года и
обратно этом к месту отчет постоянной расходы работы торое и по проезду иногда из одного журнале населенно-
го четности пункта подотчетными в другой, ганизацию если каждой работник отчеты командирован нарушение в несколько таблицы органи-
заций, учету расположенных году в разных расходного населенных необходимо пунктах, приказе а также заявления расходы зернохранилище
по проезду поез при диняющем направлении более работника авансовый в командировку являются на территории продуктивный
иностранных многими государств специализации включают:
– стоимость степени проезда аудируемых к месту если командировки автоуслуг и обратно затраты самолетом, аналитическом
поездом, видов пароходом является и/или боты иным городским транспортом;
– расходы сравнению по проезду таблице транспортом поголовье общего наличии пользования расходов соответ-
ственно глава к станции, установленной пристани, оправдательных аэропорту подо и от станции, оплачены пристани, датой аэро-
порта, оплачиваются если дополнительные они расходы находятся составлена за чертой порядком населенного предпр пункта, ганизации при хозяйстве наличии пути
документов (билетов), связи подтверждающих увеличе эти первого расходы;
– страховой оснований взнос изучение на обязательное приложе личное коэффициент страхование производс пассажи-
ров подотчетными на транспорте;