95
работе
архивов
прежде
на различных
важным
типах
торов
носителей,
виде
что
банк
достаточно
копии
удобно
данных
для
между
нашего
была
предприятия,
также
поскольку
систе
она
быть
имеет
также
сложную
новые
структуру
виде
организации;
работ
универсальным
всего
пользовательским
пытке
интерфейсом и
далее
его
мере
автоматической
очень
настройкой
поток
в зависимости
связи
от роли
основу
пользователя;
данные
возможностью
учетом
подключения
группы
к архиву
систем
через
одном
Интернет-
соединения;
имеет
возможностью
доступ
хранения
каналы
любых
доступ
форматов
двух
электронных
текста
документов,
задач
включая
работа
текстовые,
мации
графические,
таким
аудио
сэуд
и видео;
через
регистрацией
задач
всех
форме
операций,
следа
выполняемых
тонкий
пользователями
печать
архива,
также
возможность
виды
получения
данном
статистических
москве
отчетов. А
выдача
также
весь
обладает
http
специальным
ввода
клиентским
ларин
расширением,
может
которое
архив
позволяет
всей
напрямую
случае
сохранять
пакета
документы
работе
в архиве
такой
из программ Microsoft
случае
Office,
notes
а также
лицу
сохранять
общих
атрибуты
отдела
файлов
письма
в виде
ходе
атрибутов
мента
карточки
знание
и использовать
всех
средства
работу
VBA
назад
для
работ
разработки
теория
карточек.
Выводы.
Выбирая такую
отделы
организацию
быть
электронного
поиск
документооборота
язык
в целом
мест
позволяет
роли
нашей
дело
компании
работе
решить
основе
комплекс
модель
задач,
данных
которые
место
необходимо
дело
разрешать
виде
в процессе
любые
повседневной
доку
работы
другие
сотрудников
почты
офиса. При
задачи
такой
услуги
организации
виде
электронный
может
документооборот
бумагу
получился
другие
не просто
случае
частично,
работа
а полностью
папки
защищенным.С помощью
единой
такой
целью
организации
многие
увеличилось
сводок
рациональное
задач
использование
miidad
человеческого
domino
ресурса,
ходе
что
дело
помогло
отчеты
в свою
очередь верно
работы
выстроить
статус
модель
основе
управления
самого
на предприятии,
только
достигая
доку
поставленных
себя
задач.
96
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На
службы
сегодняшний
ольга
день
управ
очень
таблиц
многие
текста
управленцы
была
понимают,
lotus
что
другое
успеха
итогам
фирма
банк
или
срок
организация
нами
может
внутри
достигнуть
таким
не только
универ
тогда,
сети
когда
числа
она
можно
будет
работы
хорошо
гриф
спланирована
схемой
и управляема,
ларин
но и тогда,
письма
когда
ходе
внутри
почтой
организации
рост
будет
работе
производиться
гсдоу
оперативная,
массу
своевременная,
наст
правильная
одной
работа
файлы
со всей
должна
документацией,
также
выработанной
должны
в процессе
данной
ее деятельности.
За
может
время
торов
своего
даний
существования
сэуд
компьютерные
учеб
технологии
модели
прошли
уровне
длительный
потеря
путь
может
развития
сети
не только
печать
в области
суды
программных
систем
продуктов
быть
или
//www
архитектуры
новая
систем,
роли
но и в области
срока
интеграции
основу
компьютерных
одну
технологий
защита
и бизнес-процессов. Изначально
отдела
созданные
решить
для
элект
автоматизации
двух
рутинных
более
процессов
быть
компьютерные
ярлык
технологии
версии
стали
этом
решающим
далее
фактором,
однако
определяющим
одной
сами
место
бизнес-процессы. Сейчас
обра
уже
срок
очень
может
трудно
задач
представить
свой
современный
службы
офис
каждой
не только
копия
без
метод
компьютера,
этапе
но и без
могут
специальных
себя
программ,
этом
позволяющих
работы
автоматизировать
прежде
всю
ходе
работу
всегда
с
документацией. Можно
числе
сказать,
файлы
что
всех
на сегодняшний
этой
день
групп
базовая
основе
функциональность
через
этих
могут
программных
служб
продуктов
многие
всех
основе
наиболее
была
известных
lotus
производителей
ввод
соответствует
данных
основным
хаосу
требованиям
задачи
российского
может
делопроизводства
сжатые
и обеспечивает
одной
реализацию
нами
всех
спектр
основных
рынка
делопроизводственных
также
операций. Поэтому
двумя
при
могут
выборе
всей
того
спектр
или
поиск
иного
айти
программного
плат
продукта
базе
основное
объем
внимание
ланит
обращается
работу
на детали,
свою
особенности
может
функционирования
также
и настройки
ного
того
целью
или
целях
иного ПО.
Таким
иная
образом,
систем
спрос
вопрос
на такие
lotus
программы
поиск
быстро
почты
увеличивается,
время
и
благодаря
основе
этому
таким
производители
случае
создают
нашей
все
учетом
более
работу
и более
данных
совершенные,
данная
многофункциональные (корпоративные) системы,
работа
позволяющие
объем
решить
иного
любые
цикла
промышленные
этапом
вопросы,
виде
преодолеть
нами
не только
работа
проблемы,
фирмы
характерные
другие
для,
кроме
по определению
внутри
В.Э. Баласаняна,
сети
канонических
самим
моделей
случае
делопроизводства,
рамках
но и проблемы,
таблиц
порожденные
работе
временным
труда
соединением
ментов
двух
итогам
полярных
новые
эпох
свою
в развитии
этой
документационного
более
обеспечения
митяев
управления 2. Как
быть
итог
оценки
этого можно
данных
увидеть,
данной
что
оборот
практически
таких
все
97
организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в
офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали
использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает
все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно
используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий
бумажного и электронного офиса.
Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное
внедрение полноценного электронного документооборота исторически
неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся
обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом
непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.
Целью данной выпускной работы являлось создание модели
эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально
существующем предприятии с использованием современных компьютерных
средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с
рациональной организацией труда.
Проведенные нами исследования и работы по созданию модели
электронного документооборота с эффективным движением документов,
позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
1) Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного
документооборота определяется необходимостью создания на предприятии
единого документационного пространства с учетом рационального
использования человеческих ресурсов при выполнении определенных
делопроизводственных работ.
2) Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и
проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством
позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой
сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему
98
лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления
которых неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как
следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная
реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на
обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних
документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность
обеспечить быструю передачу исходных документов и информации
должностным лицам, принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в
короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных
исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск
необходимого документа, формирование тематической подборки
документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания
нескольких копий одного документа.
3) Изучение понятия «системы электронного управления
документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и
способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного
документирования», «системы электронного документооборота»,
«корпоративные системы электронного управления документами».
4) Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ
автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии
для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы
решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям
99
можно отнести: критерии функциональности системы, возможности
персональных настроек, универсальность технических характеристик,
удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий
безопасности и удобства эксплуатации. С помощью данных критериев была
выделена АС «ЕВФРАТ-Документооборот», которая соответствует всем
потребностям в области делопроизводства, удобства формирования единого
делопроизводственного пространства и которая стала базой для внедрения
электронного документооборота в разработанной нами модели
документооборота.
5) В результате исследования создана модель электронного
документооборота ЗАО «BonaFide».
6) Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного
электронного документооборота, которая включает в себя следующие
стадии:
1. Так называемый, аналитический. На этом этапе производиться
анализ настоящей системы документооборота на предприятиями,
формируется рабочая группа, которая будет выполнять функции
координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.
2. Проектно-технологический: выбор и приобретение программных
средств для ядра системы, проектирование архитектуры системы и
разработка программы.
3. Собственно этап внедрения системы, который включает в себя
под этапы: проведение опытной эксплуатации, доработка программной и
эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации,
проведение приемочных испытаний.
При создании модели электронного документооборота нами были
предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и
последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные
варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые
в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем
100
заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного
электронного документооборота.
101
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к
документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для
секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева – М.: АО
«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014. – 191 с.
2. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа
эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян //
Секретарское дело. – 2012.— №2. – С. 46—48.
3. Баласанян, В.Э.Какой должна быть современная
автоматизированная система документационного обеспечения управления /
В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция
«Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,–
2013. – С.22—25.
4. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное
обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие /
ВолГУ. – 2012. – 78 с.
5. Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и
корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева //
Делопроизводство. – 2011. – №2. – С. 41—43.
6. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного
к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2014—49 с.
7. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного
документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело.
– 2013. – №2. – С. 15–17.
8. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для
автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. –
2012. – №2. – С.27–33.