75
Глава 3.Модель
общее
электронного
далее
документооборота
Основываясь
domino
на вышеперечисленных
другие
характеристиках
всем
автоматизированных
данная
систем,
систем
на практике
основе
внедрения,
другим
стоимости
связь
и
функциональности,
таким
в своей
досто
описательной
всех
модели
учетом
мы решили
задач
остановиться
на
отчет
АС«Евфрат-Документооборот». На
нашей
наш
уровня
взгляд, это
очень
наиболее
срок
удобная,
всей
простая
такой
во внедрении
базы
и применении
через
система,
систем
с необходимым
метод
набором
двух
функций,
данных
которые
видов
способствуют
рост
удачному
ланит
переходу
систем
документооборота
основе
предприятия
путем
на высокий
таким
технологический
образа
уровень,
сборец
с использованием
систе
современных
важным
компьютерных
затем
средств. Таким
числе
образом, отличительными
особо
чертами АС «ЕВФРАТ-Документооборот» перед
//www
вышеописанными
//www
программами
базе
являются
близка
следующие.
набора
Система
быть
рассчитана
однако
на работу
органы
как
инфа-м
в рамках
систем
небольшого
данных
отдела,
работы
например,
любой
канцелярии
дело
или
циклом
локальной
анализ
организации
хаосу
в целом,
любую
так
нами
и в рамках
силы
территориально-распределенной
срок
организации
поиска
со сложной
нами
схемой
могут
информационных
новая
потоков.
Организация
помощи
современной
одним
технологии
такой
делопроизводственного
зару
процесса
idoc
на основании
сети
действующих
защиту
стандартов
между
и нормативов.
Более
связи
наглядный
поиск
и удобный
наст
интерфейс
fine
системы.
Более
форму
простой
ется
и понятный
рамках
алгоритм (технология
машино
работы) для
фирмы
пользователя
между
при
имеет
выполнении
этап
основных
однако
функций
lotus
системы (регистрация
гибкую
документа,
целом
поиск).
Создание
работы
единого
систем
информационного
сбоев
пространства
резо
предприятия.
Обеспечение
риант
надежности
фирмы
учета
notes
и хранения
поиска
документов.
Организация
модель
эффективной
могут
защиты
могут
информации.
Гибкость
единой
и простота
about
настройки,
других
обслуживания
доступ
и
администрирования.
Возможность
службы
работы
причем
с системой
когда
специалиста
ученых
со средними
адапта
знаниями
лицу
современных
путь
компьютерных
многие
технологий.
76
Отсутствие
анализ
особых
работы
условий
рынка
установки
письма
и эксплуатации,
всего
а также
также
отсутствие
друга
необходимости
быть
в покупке
версий
и внедрении
далее
дополнительного
список
программного
одну
обеспечения
иного
сторонних
работы
разработчиков.
Базой
знание
для
мощью
создания
началь
модели
были
электронного
свой
документооборота
частью
будет
также
являться
другой
реально
можно
существующая
время
коммерческая
новый
организация
новое
ЗАО
«Bona
вать
Fide»-Волгоград,
ными
которая предоставляет
анализ
юридические
управ
и аудиторские
систем
услуги
строго
на городском
также
и региональном
быть
уровне. Внутри
анализ
предприятия
oracle
выделяются 4 подразделения:
всех
Бухгалтерия,
базы
Секретариат,
период
Юридический
другим
и
Аудиторский
нами
отделы,
мощью
которые
работе
в свою
систем
очередь
пакета
взаимодействуют
чтобы
с рядом
файлы
предприятий-клиентов,
синтез
а также
notes
с головной
будет
компанией,
рынка
которая
можно
находится
набор
в
Москве (ЗАО «Bona
мнению
Fide»-Москва). В
место
этих
каждой
отделах
нами
работают
новых
специалисты
целом
по отдельным
право
вопросам,
между
готовящие
ящика
квалифицированные
состав
решения
ассоц
в
соответствии со
цели
своей
данных
компетенцией,
имеет
а утверждает
этой
их линейный
сроки
руководитель – генеральный
работа
директор.
Юрист 1 Юрист 2 Аудитор 1 Аудитор 2
Юрист 3 Аудитор 3
Рисунок 1. Структура
через
организации
бухгалтерия
секретариат
Юридический
ага
отдел
Аудиторский
таким
отдел
Начальник
время
юр.отдела
Начальник
аудитор.отдела
Генеральный
данной
директор
77
Таким
данных
образом,
быть
в документационном
выше
обмене задействовано 4
подразделения. Согласно
работа
своим
ланит
функциям,
учеб
каждый
выбора
отдел
другой
разрабатывает
обмена
соответствующие
копия
документы,
потеря
которые
базиру
передает
двумя
в другие
среде
отделы,
фонде
а также
целью
внешним
также
организациям
учета
и предприятиям
word
и, соответственно,
таких
головной
выбор
компании.
Поскольку
цикла
предприятие
тремя
имеет
сроком
достаточно
office
сложную
основе
структуру
работа
организации
часто
как
обра
внутри,
будет
выделяя
форме
отделы,
личных
так
разные
и внешне – являясь
дела
филиалом
работе
Московской
срок
компании,
числе
то внедрение
период
общекорпоративной
анализ
системы
работа
электронного
optima
управления
одного
документами
важной
происходило
optima
на базе
трех
уже
работу
внедренных
сильно
систем
поиск
внутри
важно
Волгоградского
день
филиала. Такими
выбор
системами
данных
можно
сетях
считать,
указан
например:
цикла
документооборот,
всего
бухгалтерия,
следа
управление
лотила
отношениями
лицу
с клиентами. Данные
одной
системы
дело
были
защита
переведены
печати
к интеграции
переда
сервисов
этапах
в корпоративную
задачи
информационную
отчеты
систему. Мы
случае
выбрали
ного
внедрение
about
сервисами
ходе
в качестве
момент
способа
также
внедрения
этапы
СЭУД. Данный
далее
способ
удобно
подразумевает
систем
собой
domino
деление
учесть
всего
одну
процесса
садд
внедрения
работ
на сжатые
систем
промежутки
толь
времени
перед
этапы,
едином
в течение
единых
которых
двух
решается
пакета
определенная
поиску
задача,
доку
например,
evfrat
обеспечение
далее
управления
годом
нормативной
найти
документацией. В
мнению
данном
выходе
случае
гсдоу
под
доцент
сервисами
разные
следует
важным
понимать
между
выделенный
удалил
набор
функций
самим
ПО,
систем
позволяющий
работ
полностью
работа
решить
систем
некую
систем
частную
обмена
задачу.В
учетом
рамках
систем
одной
задач
системы
стадии
сервисы
были
могут
систем
быть
может
обособлены
учеб
или
отдел
полностью
таких
интегрированы
сроком
друг
данная
с другом,
субд
однако
учета
в каждом
работ
из случаев
систем
они
гибкой
сохраняют
могут
свою
другое
работоспособность [24].
В
массу
ходе
рынке
внедрения
другим
сервисами
систем
архитектура
новых
всего
выбора
решения
митяев
приобрела
садд
следующую
задачи
структуру:
на
единый
нижнем
переда
уровне
кода
находятся
бумаги
общесистемные
могут
данные:
гибкую
информация
ходе
о пользователях
шага
всех
поль
систем (LDAP, MS
выбору
ADи
работы
прочие),
evfrat
также
также
на этом
период
уровне
данной
происходит
время
авторизация
задачи
и аутентификация
дисков
пользователей,
виде
и
организован
нами
доступ
рамках
к общим
word
справочникам
такое
информационной
быть
системы;
над
bona
общими
файлов
данными
может
находятся
учеб
приложения,
сэуд
формирующие
путь
бизнес-логику. Эти
систем
приложения
систем
работают
виде
независимо
всех
друг
ввод
от друга,
78
поскольку
сбоев
общая
работа
информация
печать
хранится
услуги
на нижнем
садд
уровне,
сети
доступном
бумагу
всем
между
приложениям;
интерфейсы
учета
всех
всех
систем
работы
сводятся
сетях
в едином
поиск
портале
почтой
и
представляются
работы
в едином
власти
интерфейсе
также
пользователя;
вплоть
пользователь
письма
получает
идей
доступ
стать
ко всем
друг
системам
друг
через веб-браузер,
систем
что
рамках
обеспечивает
доступ
единую
могут
авторизацию
чего
и привычность
потому
интерфейсов.
Мы
версия
выбрали
папки
именно
числе
такой
сэуд
способ,
службы
потому
любой
что
очень
подобная
обра
архитектура
всего
информационной
через
системы
силы
позволяет
систем
нам
свой
наращивать
server
сервисы
работы
в сжатые
всего
сроки,
данной
использовать
выборе
разные
свои
системы
случае
без
потому
опасения
многие
проблем
поток
несовместимости,
всей
выполнять
друг
небольшие
айти
этапы,
доку
закрывающие
главе
частные
разных
задачи.
Преимущества,
рядов
безусловно,
срока
были
саблин
очевидны:
1) при
всех
добавлении
список
нового
важным
сервиса
отчеты
не было
учета
необходимости
числу
изменять
доступ
бизнес-процессы,
выбор
уже
можно
реализованные
свои
в программном
тому
обеспечении;
2) поскольку
между
добавление
случае
набора
другой
сервисов
знание
реализуется
модель
в виде
группы
последовательности
досто
небольших
версий
этапов,
работе
в результате
переда
мы получаем
даний
законченное
miidad
решение. Благодаря
domino
этому, в
работа
случае
этого
если
далее
у нас
дств
возникала
стали
необходимость
плат
отложить
метод
работы
потеря
на более
нашей
поздний
систем
период
выбор
или
письмо
отказаться
цели
от дальнейших
разных
работ,
имеет
система
номера
сохранялась
защиты
с тем
мест
же набором
работа
функционала,
задачи
который
управ
позволял
данным
решить
почте
конкретные
учетом
задачи;
3) в
пути
ходе
быть
внедрения
способ
и в последующем
работе
нами
таким
был
такой
использован веб-
интерфейс,
имеет
который
важным
позволил
список
охватить
сжатия
всю
данных
организацию
таких
вместе
рггу
с
головной
право
компанией,
систем
не производя
данных
работ
иначе
по настройке
только
клиентских
дела
мест.
Для
сможет
нормативного
среду
урегулирования
ящика
и защиты
органы
электронного
каждом
документооборота
сбоев
в организации,
единых
специалистами
новых
ДОУ
работы
был
ввод
разработан
путем
ряд
http
документов:
1. Руководство
отделы
по организации
работе
электронного
работа
делопроизводства
работы
и
документооборота.
79
2. Руководство
мнению
по организации
имеет
хранения
одного
документов
систем
на
электронных
дата
носителях.
3. Руководство
таблиц
по установления
выбора
сроков
основа
хранения.
4. Руководство
таких
по определению
своему
дальнейшего
чего
маршрута
нашей
продвижения
любые
документов
данных
и информации
подход
с истекшим
сильно
сроком
затем
хранения.
Наряду
fide
с вышеперечисленными
письма
руководствами
ходе
были
анализ
разработаны
виде
номенклатура
новый
дел,
конт
в которую
сбоев
были
синтез
внесены
место
основные
сжатые
виды
данных
документов
другое
с
установленными
работы
сроками
свою
хранения,
работы
и реестр
частью
источников
работу
ключевой
http
информации.
Для
работе
регламентации
рамках
работы
работу
с конфиденциальной
могут
информацией
форме
был
лицу
создан
ряда
перечень
ввод
сведений,
целом
относящихся кконфиденциальным. В
виде
нем
почта
зафиксированы:
ланит
период
тонкий
и уровень (гриф) конфиденциальности,
между
список
доку
сотрудников,
частью
которым
может
предоставлено
каналы
право использоватьэти
мощью
сведения
отчет
в
работе. А
наряду
также
итогам
дополнительно
подход
составлен
органы
перечень
каждым
документов,
служб
в которых
систем
эти
любые
сведения
руко
документируются.
Использование
собой
электронно-цифровой
группы
подписи (ЭЦП) также
winzip
регламентируется
управ
инструкциями
малых
и правилами
работа
по использованию
всех
ЭЦП.
Отдельно
поиску
были
общее
внесены
тому
добавления
виды
и корректировки
bona
в
должностные
между
инструкции
новый
сотрудников.
также
3.1. Защищенность
всех
электронного
среду
документооборота
Защищенность
работы
ЭД – это
выбор
самый
обмена
волнующий
случае
вопрос
малыми
для
данных
организации
файлов
в целом. В
данные
связи
system
с этим,
можно
данному
групп
вопросу
state
мы уделили
другие
большое
вывод
внимание.
Во-первых,
стали
внутри
такое
модели
витин
корпоративной
работ
электронной
ассоц
системы
можно
документооборота
образа
был
систем
создан
задачи
центральный
целом
аппарат (компьютер-сервер),
ящика
в
котором
также
содержится
пакета
вся
выходе
документация:
работ
как
данных
конфиденциального
торов
типа,
тема
так
другим
и
не конфиденциального. Доступ
рению
к данному
основа
компьютеру-серверу
разных
ограничен
виде
правом
однако
доступа
novell
сотрудников
торов
в соответствии
были
с их должностными
80
данных
обязанностями
также
и статусом
систем
в организации. Так
встро
образом,
образа
система
данная
предусматривает
http
несколько
могут
видов
сильно
рабочих
также
мест:
специализированное
печать
рабочее
работе
место,
//www
которое
работе
позволяет
работы
максимально
инфа-м
расширить
виде
функции
должны
для
формы
работы,
работе
главном
всего
образом,
кроме
с
реквизитами
рггу
документов. В
разные
нем
свой
работают,
место
как
внутри
правило,
архива
офис-менеджер
(при
основе
ведении
далее
общего
систем
делопроизводства
многие
и номенклатуры
учету
дел),
текста
юристы (при
этом
формировании
поиск
учета
работы
договоров),
поток
аудиторы (при
также
формировании
конт
отчетов) и
малыми
управляющие
учету
отделами;
универсальное
lotus
рабочее
более
место,
работы
позволяющее
однако
пользователям
почты
удобно
между
работать
работы
с содержательной
схемой
частью
базе
документа. С
садд
его
только
помощью
таким
рядовые
отчет
сотрудники
бумаги
могут
всего
ознакомиться
может
с информацией,
будет
адресованной
модель
им,
нового
создать
сама
документ,
//www
завизировать
себя
его,
массу
поручить
одно
на исполнение
важно
подчиненному;
мобильное
многих
рабочее
этапом
место позволяет
числе
осуществить
сможет
доступ
дело
к
системе
более
через
любую
карманный
адапта
персональный
вывод
компьютер,
силу
в случаях,
убрать
если
другим
сотрудник
основе
не может
работа
обратиться
назад
к системе
работе
через
печать
настольный
быть
компьютер.
Данное
отдела
место
копия
позволяет
этот
работать
себя
с поручениями,
поиску
участвовать
систем
в
согласовании
этот
документов,
многих
получать
lotus
доступ
работу
к другим
оборот
документам
ваться
системы.
Такое
выбор
место
нижнем
удобно
среде
для
общий
руководителей
сжатые
отделов
ствия
и генерального
тема
директора,
основе
участвующих
внутри
в управленческих
ствия
процессах;
рабочее
отдел
место
обмена
администратора позволяет
кроме
производить
встро
настройку
доступ
системы,
джулер
изменять
данных
параметры,
работу
запрещать/разрешать
учету
доступ
базе
к
некоторым
систем
файлам
выбор
документов,
форме
блокировать
модель
и снимать
иного
блокировку
пакета
на
отдельные
сможет
виды
//www
документации.
Каждый
базы
пользователь
следа
системы
экране
имеет
имеет
свой
сэуд
пароль
поиска
для
малого
входа.
Во-вторых,
архив
поскольку
обмена
наша
способ
организация
печать
имеет
другим
достаточно
office
сложную
однако
структуру
отдел
корпоративного
базе
документооборота
работа
и, следовательно, большой
может
обмен
подход
документацией,
базиру
то информация
имеет
между
работы
отделами
управ
и головным
доку
офисом
также
в Москве
//www
передается
suite
в кодированном
такой
виде. При
должна
получении
можно
закодированного
всего
документа,
могут
получатель,
работа
в компетенцию
того
которого
виды
входит
81
есть
изучение
impact
данного
только
документа, с
офисе
помощью
найти
системы
доступ
производит
данных
раскодирование
могут
и начинает
одной
работу
групп
с документом. Кроме
ваться
того,
сэуд
внутри
данная
самого
печати
филиала
малого
организации
работа
сотрудники
также
имеют
//www
возможность
также
передавать
массу
конфиденциальные
зару
документы посредством
себя
их криптографического
офисе
шифрования. Работа
лицам
с подобными
универ
документами
этот
осуществляется
http
так
доцент
же,
пакета
как
также
в случае
самого
внешнего
отеч
документопотока.
В-третьих,
другие
система
сможет
ведет
должны
беспрерывное
многие
протоколирование
если
действий
групп
пользователей
лежит
в ходе которого
собой
всегда
единый
можно
bona
установить,
когда
кто
службы
регистрировал
может
документ,
ланит
прикрепил
только
файл,
работы
отредактировал
ответ
или
данных
удалил
субд
его,
ствия
ввел
перед
резолюцию
рамках
и так
также
далее.
В-четвертых,
доступ
внутри
работы
нашей
могут
модели
данных
корпоративного
целом
документооборота
сети
создан
рамках
удостоверяющий
тами
центр,
этапом
то есть
потеря
орган,
лонам
выдающий
письма
ключи (сертификаты) подписей
случае
и обеспечивающий
работы
достоверность
новых
ЭЦП,
всех
что
могут
исключает
такой
подделку
сэуд
подписи.
В-пятых,
систе
архивная
приема
система
сеть
также
форм
имеет
работы
защиту
найти
на уровне
защиты
документа:
прием
каждый
быть
документ имеет
задач
ассоциированный
работы
с ним
данный
список
разы
пользователей,
тело
имеющих
работе
право
сжатия
совершать
основе
с ним
сводок
определенные
задач
операции.
Таким
другое
образом,
многие
благодаря
виде
такой
также
системе
domino
ограничений
учета
электронный
документооборот получается
печать
наиболее
ходе
защищенным
объем
от
несанкционированного
групп
доступа
также
к важным
другой
документам
копии
фирмы,
службы
к тому
есть
же
уменьшается
торов
количество
смысл
ошибок,
нами
возникающих
ланит
в результате
спектр
ошибочных
(умышленных
базы
или
нами
специальных) действий
должны
персонала
этапов
при
вплоть
работе
подход
с
документами (нарушение
также
разрешительной
целом
системы
state
доступа,
этап
правил
другие
обращения
ними
с документами,
письма
технологии
данная
их обработки
были
и хранения
http
и другое).
Далее
друг
мы более
новый
подробно
эпох
остановимся
базе
на рассмотрении
любой
документопотоков.
82
3.2. Работа
машино
с внешней
систем
и исходящей
систем
документацией
В
систем
нашей
далее
организации
всего
офис-менеджер
работу
ведет
работа
общее
часто
документационное
данных
обслуживание
может
предприятия,
работе
то есть
//www
выполняет
кроме
функцию
почте
канцелярии:
шрифты
осуществляет
резо
регистрацию
обра
всех
имеют
документов,
между
что
domino
в итоге
систем
дает
отделы
централизованную
найти
регистрацию
метод
всей
дата
входящей
нижнем
и исходящей
корреспонденции
работу
и организационно-распорядительных
важным
документов.
может
А
одной
также
старт
офис-менеджер
любой
контролирует
через
сроки
между
исполнения
рамках
документов
файлу
и
снятие
новый
с контроля, организует
роли
работу
москве
по
письма
формированию
данных
и хранению
виды
дел,
ввода
ведение
анализ
номенклатуры
поиска
дел,
типов
как
нами
в бумажном
только
виде,
может
так
быть
и в электронном. В
работы
своей
работа
работе,
когда
он пользуется
весь
только
доступ
автоматизированной
может
системой,
сфера
что
задач
значительно
между
упрощает
гибкую
его
дело
работу,
других
помогая
должны
рационально
domino
использовать
задач
свой
state
труд.
Ниже
систем
представлены
работы
маршруты
свои
работы
систем
с входящими
систем
и исходящими
труда
документопотоками,
мощные
предложенные
работа
Л.А. Румыниной [41].
Электронная
поиска
работа
целью
с входящей
должны
документацией:
1. Получение
своему
документа.
2. Экспедиционная
также
обработка.
3. Рассмотрение
ными
документа.
4. Регистрация.
5. Передача
статус
адресату (конкретное
базе
подразделение).
6. Рассмотрение
могут
руководителем
работа
подразделения.
7. Назначение
данные
и передача
бумагу
исполнителю.
8. Исполнение
момент
документа.
9. Контроль
notes
за исполнением.
10. Направление
fide
документа
только
в дело.
Электронная
каждый
работа
тому
с исходящей
также
документацией:
1. Создание
важно
проекта
работе
документа.
2. Проверка офис-менеджером.
3. Согласование (визирование
может
при
встро
необходимости).
83
4. Подписание
работ
руководителем
систем
документа.
5. Регистрация
версия
документа.
6. Направление
рамках
документа
решить
в дело.
Более
фонде
подробно
могут
на каждом
мощью
из этапов
выводы
мы остановимся
ввод
далее.
84
такой
Рисунок 2. Модель
ходе
внешнего
учета
документооборота
банк
предприятия
Головная
систем
организация
путь
в Москве
Генеральный
учесть
директор
Офис-менеджер
Бухгалтерия
Налоговые
фирмах
органы
Банк
Страховые
сводок
фонды
Юридический
работа
отдел
Органы
могут
административного
должны
надзора
Суды
Клиенты
Аудиторский
номера
отдел
Налоговые
также
органы
Министерство
форум
имущества
Рекламные
miidad
и
кадровые
агентства
Почта
Клиенты
Обмен
форму
документацией