15
- Репродуцирование
- Получение книг от читателей взамен утраченных или возмещение
их стоимости
В ходе формирования фонда документов, лица, ответственные за
комплектацию, пользуются прямыми связями с издательствами, работают с
книжными базами и сотрудничают с оптовыми фирмами, продающими
литературу.
Учет библиотечного фонда включает в себя прием и регистрацию
документов, а также дальнейшее отслеживание их перемещения.
Для всех видов изданий, кроме газет и еще не опубликованных
материалов, основными единицами учета являются название и экземпляр, а
дополнительными - годовой комплект и переплетная единица или подшивка.
Для некоторых видов документов существуют особенные единицы учета. Так,
например, для газет такими единицами являются название и годовой комплект,
а единицами учета электронных изданий являются дискета, компакт-диск и
название документа.
Различают два типа учета библиотечного фонда – суммарный
(интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный).
Интегрированный учет — это регистрация в учетной форме
поступивших партий или групп документов с целью контроля за
количественными изменениями фонда (поступление, перемещение, выбытие
документов). Он позволяет анализировать эффективность источников
комплектования фонда, его развитие в различных аспектах, определить
стоимость фонда за определенный период времени. Осуществляется в основном
в Книге суммарного учета библиотечного фонда (Книге учета библиотечного
фонда), Книге движения библиотечного фонда или другой форме, принятой в
библиотеке, выполненной на любом носителе информации. В зависимости от
структуры библиотеки и системы фонда учет документов производится обычно
в нескольких Книгах суммарного учета комплексно во всех ее частях или
раздельно на каждую часть (поступление, выбытие, итоги движения) ведется
16
отдельная книга. В таких случаях сведения о едином фонде библиотеки
кумулируются в Генеральной книге учета библиотечного фонда, сведения из
которой являются источником для заполнения формы государственной
статистической отчетности. Учетные документы, в которых регистрируются
данные о движении фонда, являются финансовыми документами строгой
отчетности и сохраняются постоянно в соответствии с правилами хранения
денежных документов. Аналогична Книга учета библиотечного фонда ЦБС,
которая содержит также данные о передаче документов из одних структурных
подразделений в другие, в том числе и в бухгалтерию. Нужно отметить, что
нецелесообразно создавать унифицированную форму Книги суммарного учета
фонда, которая удовлетворяла бы потребности и интересы библиотек всех
типов и видов в силу их специфики. Применяются различные модификации
форм учета для научных, отраслевых, учебных библиотек.
Дифференцированный учет — это регистрация в учетной форме
каждого экземпляра документа, поступающего в фонд библиотеки или
выбывающего из него. Дифференцированный учет позволяет проследить
историю каждого документа в библиотечном фонде с момента его поступления
до выбытия, установить наличие документа или причину его исключения.
Применяются различные формы для данного вида учета — книжная, карточная,
листовая, компьютерная.
Инвентарная книга представляет собой опись всех документов в порядке
их поступления. По ней устанавливают стоимость каждого документа или
фонда в целом, производят проверку фонда, страхование документов от
стихийных бедствий или чрезвычайных обстоятельств. Дифференцированный
учет осуществляется также на карточках учетного алфавитного каталога. В
основном эта форма нашла применение в Централизованных библиотечных
системах. Особенность его состоит в том, что учет производится на карточках
учетного каталога изданиями. Каждому поступающему в библиотеку изданию
независимо от количества экземпляров присваивается единый инвентарный
номер. Инвентарный номер проставляется на карточке учетного каталога.
17
Для обеспечения контроля за правильностью порядковой нумерации и
сохранности учетных карточек ведется Журнал регистрации карточек учетного
каталога. Карточная система (карточные инвентари) имела своих сторонников и
противников. В 20—40-е гг. известный библиотековед В. А. Невский и ряд
других деятелей наряду с технологическими преимуществами отмечали
недостатки этой системы, в частности ее громоздкость. Она подверглась
критике со стороны Ю. В. Григорьева, считавшего ее ненадежной с точки
зрения сохранности карточек как финансовых документов.
Библиотеки, имеющие большие объемы поступлений, применяют
актовую систему учета, которая является аналогом инвентарной книги.
Специфика ее заключается в том, что на каждую партию поступающих
документов составляется акт, в котором содержатся порядковый номер, дата и
список принятых документов. Актовый учет удобен при компьютерной
технологии, так как распечатанные акты могут быть использованы в различных
целях, как листы инвентарной книги, при передаче документов в различные
подразделения библиотеки и для информирования читателей о новых
поступлениях в фонд.
Разновидностью дифференцированного учета многоэкземплярной
литературы (в основном учебной) является безынвентарный учет, при котором
инвентарные номера присваиваются только экземплярам изданий,
поступающим в основной фонд. Остальные экземпляры изданий отмечают на
учетных карточках с указанием номера партии, зарегистрированной в Книге
учета фонда, числа поступивших, выбывших и оставшихся экземпляров.
Карточки регистрируются в специальной книге (журнале), аналогичной
инвентарной.
Стоимостный учет
Меняется отношение со стороны библиотечных работников к осознанию
значимости стоимостного учета библиотечного фонда и необходимости
совместной работы с бухгалтерами.
18
Учет стоимости библиотечного фонда ведет бухгалтерия по правилам
ведения бухгалтерского учета и библиотека в своих учетных документах. Все
процессы, связанные с переоценкой документов, осуществляет бухгалтерия
совместно с библиотекой. Для контроля и анализа расходования средств,
выделяемых на комплектование, указывается стоимость документов,
подлежащих инвентаризации. Эти сведения передаются в бухгалтерию для
балансового учета. При получении документов (книг, АВД, электронных
изданий и т. п.) в качестве дара, в порядке получения бесплатного экземпляра
или другой безвозмездной формы производится оценка стоимости полученных
изданий. Оценка стоимости производится с учетом цен, складывающихся на
рынке издательской продукции, использованием рекомендаций оценочных
организаций, закупочных комиссий, методических центров, а также каталогов-
прейскурантов на закупку и продажу букинистических и антикварных книг.
Электронный учет — учет документов, составляющих библиотечный
фонд с помощью средств компьютерной технологии. Электронный учет — это
не самостоятельный вид, а способ ведения учета.
Использование компьютера способствует интеграции обработки учетной
информации. При электронном учете существенно меняется технология учета,
последовательность процессов и операций, появляются новые направления, то
есть усложняется содержание работы по организации учета документов в
библиотеке. При автоматизированной технологии все процессы учета
документов, поступающих и выбывающих из фонда и ряд других,
осуществляются в соответствии с принятыми в библиотеках программами,
учитывающими интересы конкретной библиотеки. В то же время одним из
условий создания системы единого государственного учета библиотечных
фондов (в рамках Национальной программы сохранения библиотечных фондов
Российской Федерации) является обеспечение единообразного представления
машиночитаемых данных, то есть речь идет о совместимости программных
продуктов.
19
Решение поставленной задачи зависит от выполнения ряда требований.
Эти требования были выработаны и предложены О. А. Лавреновой (Российская
государственная библиотека). Она считает, что каждая Автоматизированная
информационно-библиотечная система (АИБС) должна отвечать следующим
основным требованиям:
1. АИБС должна иметь средства формирования всех нужных библиотеке
данных о каждом названии (в электронном каталоге) и каждом экземпляре
(единице учета в экземплярах) отдельно. При этом каждая единица учета по
названиям и экземплярам должна иметь в рамках системы уникальное имя
(номер, код в цифровом и штриховом изображении).
2. В записи АИБС требуется вводить все данные, необходимые для
формирования учетных форм, предусмотренных в Инструкции об учете
библиотечного фонда.
3. В АИБС должны иметься средства настройки выходных форм по учету
фондов квалифицированным пользователем без участия разработчиков и
поставщиков системы, что позволяет библиотекам программно формировать
выходные формы суммарного и индивидуального учета фондов в соответствии
с данной инструкцией и учитывать ее возможные изменения в будущем.
4. АИБС должна обеспечивать выгрузку данных: о каждом названии отдельно в
формате РУСМАРК для библиографических данных, о каждом томе (выпуске,
номере ит. п.) и экземпляре отдельно — в формате РУСМАРК для фондовых
данных. Допускается конвертирование этих данных из форматов системы в
соответствующие форматы серии РУСМАРК.
2
В каждой библиотеке регулярно проводится проверка библиотечного
фонда, которая позволяет своевременно выявлять непрофильные, устаревшие и
дефектные издания и исключить их из фонда. Как правило, проверку
осуществляют с помощью сличения записей в учетной документации с фондом.
2
Митрофанова С.В. Учет библиотечных фондов - 2005: учебное пособие
20
Проверка библиотечного фонда осуществляется в обязательном порядке
в случае смены материально ответственного лица, при выявлении фактов
хищения, злоупотребления или порчи документов, в случае стихийного
бедствия и при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду, также как и
при реорганизации или ликвидации библиотеки (см. Закон РФ «о
бухгалтерском учете» 1996 г.). По результатам проверки составляется акт.
Редчайшие фонды проверяются один раз в три года, ценные фонды и
фонды библиотек до ста тысяч учетных единиц - один раз в пять лет, фонды от
ста до двух ста тысяч учетных единиц – один раз в семь лет, от двух ста тысяч
единиц до одного миллиона – один раз в 10 лет; фонды, содержащие свыше
миллиона единиц – один раз в 15 лет.
После учета документы обрабатываются и подготавливаются к
хранению. Обработанный библиотечный фонд размещается в фондохранилище
и структурных подразделениях библиотеки. Для удобства обслуживания
наиболее часто спрашиваемые издания приближают к месту выдачи
литературы читателям, а менее популярные документы размещаются на ином
уровне хранения. Редко спрашиваемые издания перемещаются в отдел
книгохранения или предлагаются другим библиотекам.
Завершающим этапом размещения является расстановка печатных
изданий на книжных полках. Выделяют расстановку содержательного и
формального типа – к первой относят систематическую и предметную
расстановку, а ко второй – виды расстановок, базирующиеся на формальных
признаках, как, например, алфавитном, хронологическом, географическом и
прочих.
Самым часто используемым видом расстановки книг в библиотеке
является систематически-алфавитная расстановка – издания при такой
расстановке расставляются по отраслям знаний, а внутри – по фамилиям
авторов или по названиям книг в алфавитном порядке. Журналы расставляют
отдельно в алфавитно-хронологическом порядке. Порядок системы расстановки
21
печатных изданий соответствует таблицам установленной библиотечной
классификации.
С появлением разного вида носителей информации в помещениях
библиотеки также могут храниться аудио и видеокассеты, диафильмы и
электронные носители информации.
При поступлении в библиотеку печатных, электронных либо иных
экземпляров, подлежащих постановке на баланс библиотеки, обязательным
является присвоение им инвентарного номера. Инвентарные номера уникальны
и не подлежат повторному использованию, даже после выбытия экземпляра из
фонда библиотеки.
На каждый поступивший документ составляется карточка, содержащая
сведения о поступившем экземпляре.
Основные сведения о документе это:
- Фамилия, имя и отчество автора;
- Название;
- Место издания;
- Издательство;
- Год издания;
- Число страниц;
- Стоимость;
- Авторский знак;
- Код библиотечно-библиографической классификации (ББК);
- Международный стандартный книжный номер (ISBN).
В библиотеках и органах информации Российской Федерации
применяются следующие универсальные системы классификации: ББК, УДК,
«Государственный рубрикатор научно-технической информации» (ГРНТИ),
некоторые специальные системы классификации, например «Международная
классификация изобретений» (МКИ) н др.
22
«Библиотечно-библиографическая классификация» (ББК) — это
классификационный информационно-поисковый язык иерархического типа с
элементами фасетной структуры в виде вспомогательных таблиц.
ББК относится к комбинационным системам классификации, логически
сочетающим основную и вспомогательные таблицы типовых делений.
Документ по своему содержанию и другим классификационным признакам
относится к соответствующему делению основной таблицы, дополненному
типовыми делениями.
Система ББК разработана в 1958-1968 годах специалистами крупнейших
библиотек СССР. ББК издана в виде вариантов таблиц, отличающихся друг от
друга степенью детализации: полные таблицы и сокращенный их вариант для
научных библиотек, таблицы для областных, массовых, детских и школьных
библиотек, для краеведческих каталогов н др. ББК разрабатывалась со
смешанной буквенно-цифровой индексацией, которую используют научные
библиотеки. В таблицы ББК областных, массовых, детских и школьных
библиотек для обозначения основных делений были введены цифровые
индексы. Буквенные и цифровые индексы взаимозаменяемы.
Структура всех изданий таблиц ББК одинакова. Как правило, они
включают основные таблицы, вспомогательные таблицы типовых делений,
методические указания, алфавитно-предметный указатель и приложения.
Основной ряд таблиц ББК для массовых библиотек возглавляет отдел
«Общенаучное и междисциплинарное знание», который в настоящий момент
разрабатывается. Следующие отделы охватывают три основные области
научного знания: естественные науки, прикладные науки (техника, сельское
хозяйство, медицина), общественные и гуманитарные науки. Замыкает
основной ряд отдел «Литература универсального содержания».
Система вспомогательных или типовых делений состоит из таблиц общих
и территориальных типовых делений, типовых делений социальных систем,
23
используемых во всех отделах классификации, н таблиц специальных типовых
делений, разработанных для отдельных отраслей наук.
3
ББК представлен в трех вариантах: полные, средние и сокращенные
таблицы, на основе которых могут разрабатываться специализированные
варианты.
Эталонный, базовый вариант таблиц ББК — полные таблицы ББК в 25
выпусках, 30 книгах (1960—1968 гг.) с последующими дополнениями и
исправлениями. Решено не публиковать их более в виде книжного издания:
эталон ББК будет поддерживаться в машиночитаемом виде.
Средние таблицы ББК предназначены для систематизации литературы в
библиотеках разных типов и видов: универсальных научных, высших учебных
заведений, отраслевых и специализированных. Последнее масштабное издание
планируется издать в течение нескольких лет (первый выпуск вышел в 2001
году) отдельными, последовательно пронумерованными выпусками. В новой
редакции средних таблиц значительно переработаны многие разделы наук,
пересмотрена структура отдельных разделов, уточнена научная периодизация,
расширены возможности типизации.
Сокращённые таблицы ББК в одном томе заменяет вариант для
массовых библиотек. Таблицы ББК для массовых библиотек состоят из
нескольких видов таблиц: основных, общих, территориальных и специальных
типовых делений. В издании высокий уровень методического оснащения,
развернутый АПУ и методическое введение. Сокращенное издание выходит в
свет с интервалом 8-10 лет. Последнее второе издание вышло в свет в конце
девяностых. Многие разделы устарели, были дополнены и расширены в
последних «Средних таблицах ББК».
Международный стандартный книжный номер (от английского
International Standard Book Number) - уникальный номер книжного издания,
необходимый для распространения книги в торговых сетях и автоматизации
3
Ванеев А.Н., Минкина В.А. Справочник библиотекаря
24
работы с изданием. ISBN присваивается каждому отдельному изданию и
варианту (кроме перепечатывания) публикации. Например, электронная книга,
книга в мягкой обложке и издание в твердом переплете одной и той же книги
будут иметь разные номера ISBN. ISBN имеет длину десять цифр, если он
назначен до 2007 года, и тринадцать цифр, если он назначен 1 января 2007 года
или после этой даты. Метод назначения ISBN зависит от страны и варьируется
в зависимости от страны, часто в зависимости от того, насколько велика
издательская индустрия в стране.
ISBN является обязательным элементом выходных данных. В России по
ГОСТ Р7.0.53-2007 его помещают в нижнем левом углу оборота титульного
листа или в нижней левой части совмещенного титульного листа. Каждая новая
книга, каждое её переиздание, перевод на иной язык или выпуск в новом
оформлении должны иметь свой международный стандартный номер.
На издании могут стоять два и более международных стандартных
книжных номера, если это:
многотомное издание (номер тома и номер издания);
совместное издание (номера каждого издателя с указанием в круглых
скобках их наименования после соответствующего международного
стандартного книжного номера);
издание, впервые выходящее в переводе (номер перевода и номер оригинала
с указанием в круглых скобках сведений о языке после соответствующего
ISBN);
комплектное издание, то есть собранное в папку, футляр или заключенное в
общую обложку (собственный и международный стандартный книжный
номер, общий для всего комплекта).
ISBN позволяет вести оперативный поиск информации о конкретном
издании в различных информационных ресурсах, совершенствовать заказ книг,
вести контроль над их продажами.