22
2, 3,4
база данных, ПО системы, сервер приложений, SD, почтовый сервер
5
ПК, обрабатывающего заявку
6
ПК администратора, ПО системы, SD
Для реализации проекта так же необходимо использование вычислительной
техники, так как без нее написание чата невозможно. В первую очередь имеется в
виду персональный компьютер. Рассмотрим минимальные системные требования:
Windows 7, Windows 10;
Intel® Pentium® IV / or compatible
1 GB RAM;
SVGA or higher resolution (800x600 256 Color);
свободное пространство жесткого диска от 40 Мб;
монитор, клавиатура, мышь;
CPU: 2 ГГц
HDD: 30 Гб
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В любой фирме существует политика безопасности. Не исключением
является и ООО «Криалл».
Каждый новый сотрудник на этапе оформления в штат получает
должностную инструкцию с описанием прав и обязанностей в сфере
информационной безопасности. После ознакомления с данной инструкцией,
сотруднику присваивается личный логин и пароль, для доступа к необходимым
ресурсам внутренней сети. Безопасность паролей так же регламентируется,
устанавливается срок его действия и криптографическая стойкость
Так же сотрудникам ограничен вход на определенные сайты, что тоже
диктуется правилами безопасности. При необходимости получить доступ к
закрытым сайтам, нужно написать просьбу-заявление к руководителю отдела
23
службы безопасности. Если руководитель утвердит необходимость посещение
запрашиваемых сайтов, то заявка уйдет на согласование в службу безопасности.
После чего появится возможность получить доступ к тем или иным ресурсам, либо
в доступе будет отказано.
Что касается защищенности информации, хранящейся на компьютерах
сотрудников компании, в таких случаях за защиту отвечает программное
обеспечение. Реализовано оно посредствам ограничения подключений
периферийных устройств с помощью USB портов, com, ltp, PCI. Создана данная
защита при помощи специальных программных средств, а управление ведется на
сервере компании.
При необходимости подключения новых устройств к компьютеру, ПК
автоматически блокирует незнакомые устройства. Чтобы решить эту ситуацию,
нужно обратиться к сотруднику службы безопасности, сообщив свои данные и
указать причину обращения. После чего служба безопасности открывает
разрешение на установку нового оборудования.
Сотрудники службы безопасности так же занимаются отслеживанием и
распределением уровней доступа сотрудников, контролируют датчики тревоги,
осуществляют отслеживание по видеонаблюдению. А также занимаются
информационной безопасностью, путем рассматривания заявок на доступ к
ресурсам и различным подключениям.
Регламент по защите информации сервера состоит главным образом из:
Контроля права доступа при предъявлении электронного пропуска;
Проверка наличия подписи при сдаче и получении ключей у охранника;
Осуществление открытия/закрытия дверей дежурным СБ.
Немаловажно помнить, что всегда существует инсайдерская угроза
информации компании. Такая проблема в ООО «Криалл» решена методом
закрепления за сотрудниками личного компьютера (ноутбука), монитора и прочих
технических средств, которым присвоен идентификационный номер. Каждый
сотрудник несет материальную ответственность за закрепленные за ним
24
технические средства. И любые нарушения легко отследить проверив
идентификационный номер.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день в сфере программного обеспечения существует
огромное количество выгодных и интересных предложений для автоматизации
работы компаний. Причем средства автоматизации могут быть как Российского
производства, так и зарубежного, и смогут удовлетворить любые требования и
потребности.
Для более простого описания информационные системы можно разделить на
классы по различным признакам. Например, по типу хранящихся данных:
фактографические и документальные.
Фактографические системы хранят в себе данные в виде чисел и текстов,
благодаря чему обработка их получается более структурированной.
Документальные хранят в себе файлы документов.
Информационные системы также можно разделить и по другим признакам:
по использованию результатной информации, а именно:
- информационно-поисковые (необходимы для поиска, сбора и хранения
информации по запросам пользователя);
- информационно-советующие (системы, дающие пользователям
рекомендации по принятию решений);
- информационно-управляющие (полученная информация участвует при
формировании управляющих воздействий).
по функциональному назначению:
- производственные;
- коммерческие;
- финансовые;
- маркетинговые и так далее.
25
по объектам управления:
- управление технологическими процессами;
- автоматизированное проектирование;
- управление предприятием и т. п.;
Любая информационная система представляет собой совокупность
нескольких самостоятельных частей, то есть состоит из подсистем. Их тоже
имеется несколько видов[2]:
1) Функциональные подсистемы. Они отвечают за методы и алгоритмы
получения управляющей информации. Состав таких подсистем может быть крайне
разнообразным, все зависит от предметной области, в которой будет использована
информационная система. Немаловажную роль играет и специфика деятельности
объекта управления.
Стандартный состав функциональных подсистем:
информационное обеспечение, представляющее собой набор методов и
средств, необходимых для построения базы информационной системы (системы
кодирования информации, схемы информационных потоков, унифицированные
системы документов, , схемы создания баз данных);
техническое обеспечение, состоящее из набора технических средств,
используемых для преобразования информации в системе (вычислительные
машины и аппаратура, периферийное оборудование и каналы передачи данных);
программное обеспечение, состоящее из набора программ для регулярного
применения, решающих функциональные задачи. А также программы, помогающие
в эффективном использовании вычислительной техники;
математическое обеспечение, представляющее собой математические
моделей и методы, алгоритмы обработки информации в системе;
лингвистическое обеспечение, состоящее из языковых средств,
помогающих повысить качество разработки и облегчить общение человека с
машиной.
26
2) Организационные подсистемы. Используются для создания эффективной
работы персонала. К ним относятся:
организационное обеспечение (процессы по создания и правильному
функционированию системы в целом.
кадровое обеспечение (состоит из формирования штата специалистов для
создания системы; формирования штатного расписания и основных обязанностей);
эргономическое обеспечение (методы и средства, созданные для
правильного функционирования информационной системы. Направлены на помощь
в быстрейшем освоении системы);
правовое обеспечение (набор правовых норм, необходимых для создания и
правильного функционирования информационной системы. Регламентируют
порядок получения, использования и преобразования информации).
В процессе работы регулярно возникают ситуации, в которых основу
составляет выполнение рутинных задач. В таком случае на помощь приходят
автоматизированные информационные системы. Путем участия в процессе
обработки информации технические средства существенно облегчают работу.
Основным автоматизированным средством является персональный компьютер.
Подобное техническое средство максимально соответствует современному
понятию «информационная система»[1].
Информационные системы делят на классы, в зависимости от сферы
применения. Рассмотрим основные из них:
интегрированные или корпоративные;
системы автоматизированного проектирования (САПР);
системы управления технологическими процессами (ТП);
системы организационного управления (отвечают за автоматизацию
функций управленческого персонала. Основными функциями таких систем
являются: контроль, регулирование, учет, анализ, планирование, бухгалтерский
учет, снабжение, управление сбытом и т.д.;
информационные системы управления;
27
информационные системы специалистов (работа с данными и знаниями,
повышение производительности труда инженеров/проектировщиков. Вводятся для
интеграции новых сведений в компанию, и для улучшения обработки бумажных
документов;
информационная система менеджмента.
Перед тем, как выбрать подходящую информационную систему необходимо
ознакомиться с требованиями к системе. А также, четко сформулировать цели,
необходимые достичь при помощи внедрения новой информационной системы.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Рассмотрим подробнее стратегические и функциональные возможности
информационной системы.
Новая информационная система в первую очередь должна обладать высокой
надежностью хранения данных. Немаловажно и легкое адаптирование систему под
программную среду объекта внедрения и возможность гибкой доработок. Ведь
может произойти ситуация, при которой может потребоваться дополнительная
доработка информационной системы, при помощи ИТ-сотрудников. Стоит
обратить внимание на то, чтобы система не была загромождена лишними
ненужными функциями. ИС необходимо иметь понятный и функциональный
интерфейс, возможность работы в виде web-приложения и широкую систему
отчетов.
Для реализации задачи ее нужно разделить на этапы:
1) Провести анализ всех протекающих процессов в компании. А именно,
собрать и проанализировать выполненные заявки и их количество, среднее время на
выполнения заявки.
2) Определить полный функционал, который планируется подвергнуть
автоматизации. А именно, получить понимание что уже реализовано, а что
предстоит доработать при помощи автоматизированной системы в процессе
разработки.
28
3) Выбрать подходящую стратегию для автоматизации. А именно,
проанализировать имеющиеся стратегии автоматизации и подобрать максимально
подходящую.
4) Сформировать техническое задания и график по выполнению работ.
Рассмотрим различные варианты стратегий:
Существует четыре основных варианта стратегий автоматизации[4]:
Кусочная (хаотичная). Представляет собой автоматизацию по
участкам. Может быть как комплексной, так и по направлениям. При
использовании компанией кусочной автоматизации компания приобретает
отдельные фрагменты информационной системы, не составляя предварительный
стратегический план. Соответственно дальнейшее развитие информационной
системы компании будет связано со все новыми и новыми затратами.
Автоматизация по участкам. Данная стратегия представляет собой
автоматизацию лишь отдельных участков предприятия, предварительно
объединенных набором выполняемых функций. Такой метод подходит тем, что его
применение дает существенный экономический эффект. К примеру, посредствам
сокращения персонала.
Автоматизация по направлениям. Этот метод подразумевает
автоматизацию только отдельных направлений деятельности предприятия. При его
применении компания получит полную автоматизацию работы в выбранном
направлении. Допустим, в отделе кадров или бухгалтерии. Данный метод
автоматизации бывает весьма оправдан, а в дальнейшем интеграция ранее
автоматизированных направлений с оставшимися не потребует серьезных затрат, и
не будет иметь препятствий.
Хаотичная стратегия не подойдет в случае с ООО «Криалл», так как
автоматизаций планирует затронуть полностью всю компанию. Поэтому будет
неправильным автоматизировать только часть, так как ожидаемого эффекта
получено не будет.
29
Метод автоматизации одного из направлений так же не подходит по
вышеуказанным причинам.
Стратегия полной автоматизации лучше всего подойдет в случае ООО
«Криалл», так как компания не большая и каждый отдел нуждается в сетевом
локальном чате для своевременного и быстрого решения возникающих вопросов.
Поэтому, автоматизировав все отделы компании при помощи сетевого чата, можно
будет сократить время обработки проблемных заявок и повысить продуктивность
его работы.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Прежде чем приобрести новую информационную систему, удостовериться в
правильности решения о необходимости ИС, после чего предпринимать действия
по внедрению. Рассмотрим способы приобретения информационной системы:
покупка (зарубежная/отечественная);
разработка (самостоятельная/на заказ)
покупка + частичная разработка (самостоятельная или на заказ);
взятие в аренду.
Опишем подробнее каждый способ в качестве применения на практике.
1) Покупка. При принятии такого решения нужно подобрать продукт,
полностью соответствующий существующим схемам ведения бизнеса. Данная
задача весьма непроста, так как производители систем автоматизации зачастую
пытаясь угодить всем клиентам, создают системы, перегруженные лишними
функциями. Минусом таких систем является то, что за это нужно будет платить
дополнительно. Если же нет, то система будет представлять собой лишь каркас для
дальнейшего построения.
Перечисленные варианты не подходят, так как не являются выгодным и в
финансовом плане, и в плане функциональности. Так как нет продуманного
направление в будущем развитии информационной системы. Плюс срок адаптации
30
весьма длительный, вследствие чего требуется частое обращение к службе
поддержки.
2) Разработка на заказ. Данный метод позволит получить удовлетворяющую
требованиям информационную систему. Однако, стоит учитывать, что при
последующих изменениях бизнес-процессов потребуется переработка системы, что
повлечет за собой дополнительные затраты.
3) Покупка + доработка. Такой вариант подходит если объем необходимой
доработки небольшой. Выполнение доработки зачастую возможно в рамках модели
ядра информационной системы, а это вызывает затруднения. Потому как зачастую
отсутствует развернутая документация.
4) Аренда. У данного метода имеется ряд преимуществ:
ускоренное приобретение ресурсов и навыков;
улучшенные инновационные возможности благодаря взаимодействую
партнеров с поставщиками мирового уровня;
большой интеллектуальный потенциал и инновационный опыт;
гибкость компании в ситуациях резкого изменения рынка или
предпочтений потребителей;
возможность сосредоточения на стратегических операциях, выполняемых
компанией, необходимых быть под ее контролем.
Исходя из вышесказанного, компании наиболее выгодно осуществлять
разработку системы автоматизации собственными силами. В первую очередь это
обусловлено тем, что в компании имеется квалифицированные сотрудники,
которые справятся с разработкой и внедрением выбранной информационной
системы.
Важно понимать, что для разработки собственной информационной системы
необходимо наличие специалистов, способных произвести анализ всех бизнес-
процессов. После чего взяться за разработку и внедрение системы автоматизации.
Так как компания ООО «Криалл» весьма небольшая, то имеющимся сотрудникам
31
не встретятся трудности на пути проведения комплекса работ по автоматизации
системы.
Главным плюсом в разработке информационной системы самостоятельно
является возможность учесть все особенности работы и пожелания сотрудников
рассматриваемой компании, благодаря индивидуальному подходу. Вследствие чего
получится уникальный продукт, который легко и просто изменить, при появлении
такой необходимости в случае требования внутренним заказчиком.