74
4. Файловое хранилище
Назначение: общий доступ к часто используемым документам и их
шаблонам
Кто может вносить данные: сотрудники, согласно выделенных
полномочий, администратор. Доступ к файлам должен быть настраиваемым
по разным признакам (должности, подразделения).
Как должен работать раздел:
− Отображение раздела производится в отдельной странице, кнопка
располагается на верхней зоне портала, также должен быть баннер, который
располагается в нижней части левой-крайней колонки главной страницы
портала;
− При загрузке документов пользователями на баннере
отображается инфо о последних изменениях в разделе (Последние
загруженные документы с названием категории);
− Файлы внутри раздела должны разделяться на категории.
5. Опросы
Назначение: проведение опросов, открытый вопрос руководству, etc.
Кто может вносить данные: сотрудники, согласно выделенных
полномочий, администратор.
Как должен работать раздел:
− Опросы отображаются на главной странице;
− Отображается всегда один вопрос с вариантами ответов;
− При публикации опроса устанавливаются сроки отображения;
− При публикации должна быть возможность
включения/отключения опции «комментирования» пользователями, а также
кнопки «нравится».
6. Календарь
Назначение: планирование общих задач/мероприятий.
75
Кто может вносить данные: сотрудники, согласно выделенных
полномочий, администратор.
Как должен работает раздел:
− Отображение раздела производится на отдельной странице;
− Календарь отображается по умолчанию на месяц, с
возможностью выбора соответствующего периода: день/неделя/месяц/год/по
устанавливаемым датам;
− При отображении календаря должны отображаться все
планируемые события на отображаемый период: Время-Тема-место-автор;
− Если на одной дате установлено несколько событий, они
разделяются разными цветами.
7. О нас.
Назначение: Общая информация о Компании и штате сотрудников
отеля. История Компании, проекты, награды, количество сотрудников,
статистика, личные истории карьерного роста.
Кто может вносить данные: сотрудники, согласно выделенных
полномочий, администратор.
8. Геймификация: «Клуб-100».
Назначение: мотивация сотрудников посредством начисления баллов
за заслуги, выполненные задачи, пройденное обучение.
Кто может вносить данные: сотрудники, согласно выделенных
полномочий, администратор.
Как должен работать:
− возможность просматривать своё положение среди остальных
коллег, место в отделе, департаменте, всём отеле (нематериальная
мотивация);
− возможность посмотреть, за что зачислены баллы;
76
− возможность посмотреть варианты вознаграждения с ценами в
баллах и оставить заявку на обмен баллов на товары или услуги (магазин
товаров).
9. Обучение.
Назначение: автоматизация процессов организации обучения и
регистрации на обучение. Планирование обучения.
Кто может вносить данные: сотрудники, согласно выделенных
полномочий, администратор.
Как должен работать раздел:
− выбор обучения из общего календаря обучающих мероприятий;
− выбор обучения из портфеля программ;
− запуск процесса регистрации на обучение (интеграция с ELMA);
− баллы за пройденное обучение;
− анонсы новых программ обучения, мастер-классов.
Данное техническое задание можно реализовать на примере
платформы Mirapolis. Пробный интерфейс портала отображен в Приложении
7.
Говоря об экономической эффективности, стоит отметить, что она
определяется как соотношение между полученными результатами от
внедрения и сопровождающими данный процесс затратами. Экономическая
эффективность помогает определить целесообразность внедрения новых
технологий в компании.
Эффективность от внедрения информационной системы на
предприятии может быть прямой и косвенной. Прямая эффективность
выражается в снижении трудовых или стоимостных затрат, косвенная
эффективность характеризует качественные изменения, которые влечет за
собой внедрение информационной системы.
Косвенная эффективность от внедрения корпоративного портала
может быть выражена повышением качества системы коммуникаций,
77
созданием единого информационного поля, автоматизацией части
документооборота, а также иметь образовательный и мотивационный
характер.
Для того, чтобы произвести оценку прямой эффективности от
внедрения новой информационной системы, следует рассчитать затраты на
внедрение проекта и эксплуатационные затраты, связанные с обеспечением
его нормального функционирования.
Выполним расчёт затрат, который связан с разработкой
функционированием системы. Заранее стоит определить планируемый срок
работы портала в первоначально разработанном виде – 3 года. Так как
компания уже обладает ресурсами для разработки системы, в состав которых
входит техника, программное обеспечение и сотрудники, то учитываться
будут затраты, связанные с использованием вычислительной техники и
затраты по оплате труда разработчиков.
Затраты по использованию вычислительной техники будем
определять по следующей формуле (1):
З
ивт
= Т
врр
×
× n× С
м−ч
, (1)
где
– коэффициент готовности электронно-вычислительной
машины;
n – количество единиц техники;
С
м−ч
– себестоимость машино-часа;
Т
врр
– время работы машины над разработкой.
Коэффициент готовности показывает вероятностью того, что
вычислительная техника окажется работоспособной в определенный период
времени. Значение коэффициента принимается равным 0,95. Стоимость
машино-часа выражена расходами на содержание и эксплуатацию единицы
оборудования за один час работы. Значение себестоимости машино-часа
принимается равным 10 руб. (согласно данным бухгалтерии). Для разработки
системы использовано две машины.
78
Для расчёта рабочего времени, выраженного в часах, использована
формула (2):
час
=
мес
× Д
р
× Т
см
×
см
, (2)
где
час
– время над разработкой, ч;
мес
– время над разработкой, мес.;
Д
р
– кол-во рабочих дней;
Т
см
– длительность рабочей смены, ч;
см
–кол-во рабочих смен.
Время над разработкой составляет 2 месяца, рабочих дней – 30,
продолжительность рабочей смены – 4 часа, количество смен – 1.
Таким образом, получаем, что время на разработку системы с
использованием вычислительной техники составляет:
час
= 2*30*4*1 = 240 ч.
Стоимость затрат на использование вычислительной техники по
формуле (1) составляет:
З
ивт
= 240*0,95*2*10 = 4 560 руб.
Заработная плата разработчикам корпоративного портала будет
состоять из следующих частей:
– основная заработная плата;
– дополнительная заработная плата.
Основная заработная плата формируется в зависимости от объема
выполняемой работы и размера месячного оклада работника, занимающегося
разработкой. Среднее число рабочих дней в месяце составляет 21 день.
Расчет суммы основной заработной платы работников за разработку
корпоративного портала приведен в таблице 11.
79
Таблица 11
Расчет заработной платы сотрудников за разработку
корпоративного портала
Работник
Оклад, руб./мес.
Стоимость 1
рабочего дня,
руб.
Затрачено дней
Сумма, руб.
Системный
администратор
70 000,00
3333,33
41
136 666,53
Специалист
35 000,00
1666,67
41
68 333,47
Итого
205 000,00
Дополнительная заработная плата в Республике Крым не учитывается,
так как отсутствует районный коэффициент. Но нужно учитывать взносы в
внебюджетные фонды из фонда оплаты труда, составляющие 30%.
Дополнительно стоит учитывать ежемесячную оплату поддержания
рабочего состояния портала специалисту в течении 3 лет.
В таблице 12 рассчитаны затраты по фонду заработной платы, за
период внедрения и функционирования системы и сумма отчислений во
внебюджетные фонды.
Таблица 12
Расчет фонда заработной платы за разработку и поддержание
корпоративного портала ООО «ГАРАНТ-СВ»
Вид заработной
платы
Системный
администратор
Специалист
Итого, руб.
Фонд оплаты труда
(разработка)
136 666,53
68 333,47
205 000,00
Фонд оплаты труда
(поддержание)
1 260 000,00
1 260 000,00
Отчисления во
ВБФ (30 % от
фонда оплаты
труда)
40 999,96
398 500,04
439 500,00
Итого:
1 465 000,00
Суммарные затраты (З) на разработку корпоративного портала
составят 1 469 560,00 рублей.
Первым фактором прямой эффективности от внедрения
корпоративного портала является экономия времени.
Аналитики Гугл, Гартнер, Маккинзи в своих исследованиях сходятся
во мнении, что поиск информации отнимает около 100 минут в день, в
80
неделю — это 9 часов
1
. В результате проведения опросов по данной
проблеме в компании ООО «Гарант-СВ» составляет в среднем 15 минут.
Если время поиска сократится хотя бы на 10 минут в день для каждого
сотрудника, можно уже говорить о существенных выгодах для компании.
В ООО «ГАРАНТ-СВ» работает 2000 сотрудников, из которых 400 - в
сервисном блоке, 1600 — в операционных подразделениях.
Средний уровень дохода сотрудника в сервисном блоке - 50 000
рублей/месяц или 298 рублей/час, в операционных подразделениях - 30 000
рублей/месяц или 179 рублей/час.
Сейчас каждый второй сотрудник в ООО «ГАРАНТ-СВ тратит 15
минут в день на поиск информации. После внедрения интранета это время
должно сократится до 5 минут.
Экономия = (Т
до
– Т
после
)*230*0,5*(N
сер
*W
сер
+ N
оп
*W
оп
) = (15-
5)/60*230*0,5*(400*298+1600*179) = 7 774 000 рублей, где:
Т
до
и Т
после
— время на поиск информации до и после внедрения
корпоративного портала,
N
сер
и N
оп
— количество сотрудников сервисного блока и
операционных подразделениий,
Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного
офиса и регионального филиала,
230 — количество рабочих дней в году с учетом отпуска
50% — количество сотрудников, которые сталкиваются с проблемой
поиска информации.
Стоит заметить, что в расчете использованы значения, которые
намного меньше заявленных международными аналитиками. Но даже с
минимальными значениями сумма экономии внушительна - почти 8 млн
рублей.
1
Е. Богданова «Как посчитать эффективность внедрения интранета» [Электронный
ресурс] Режим доступа: https://rivelty.ru/blog/kak-poschitat-effektivnost-vnedreniya-intraneta/
– Загл. с экрана.
81
Следующим вопросом прямой эффективности стоит рассмотреть
экономию времени на доступ к личной информации.
Это может быть доступ к информации об остатке отпуска, расчетному
листку, информации о премировании, истории больничных и командировок.
Данную информацию достаточно отобразить в личном кабинете сотрудника.
Например, 90% сотрудников операционных подразделений
(отдаленных от офиса отдела кадров) раз в месяц обращаются в личный
кабинет для просмотра расчета премиальной части зарплаты. Другой
альтернативный способ получения расчета – обратиться напрямую к
сотрудникам отдела кадров, владеющим информацией. При получении
расчета сотрудником от отдела кадров компания тратит двойное время: на
звонок, общение, поиск информации. При самостоятельном просмотре
региональным сотрудником расчета в личном кабинете — не более 30
секунд.
Экономия = (Т
до
*2 – Т
после
)*36*0,9* N
оп
*W
оп
= (3*2-
0,5)/60*12*0,9*1600*179 = 283 536рублей, где:
Т
до
и Т
после
— время на поиск информации до и после внедрения
корпоративного портала,
N
оп
– количество сотрудников в операционных подразделениях,
W
оп
– средний ежемесячный доход сотрудника регионально филиала,
12 – месяцев в году,
90% — количество сотрудников, которые просматривают расчет
премии в личном кабинете.
Также в качестве экономии от интранета предлагается представить
экономию на автоматизации процессов. Например, автоматизация процесса
оформления заявки на пропуск, командировки, согласования документов.
Предположим, что 90% сотрудников сталкивается хотя бы раз в месяц
с проблемой оформления и подписания бумажной заявки. Сейчас этот
82
процесс занимает минимум 5 минут, после автоматизации процесса — не
более 30 секунд.
Экономия = (Т
до
– Т
после
)*12*0,9*(N
сер
*W
сер
+ N
оп
*W
оп
) =
(5-0,5)/60*12*0,9*(400*298+1600*179) = 328 536 рублей, где:
Т
до
и Т
после
– время на поиск информации до и после внедрения
корпоративного портала;
N
сер
и N
оп
— количество сотрудников сервисного блока и
операционных подразделениий;
Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного
офиса и регионального филиала;
12 – количество месяцев в году;
90% – количество сотрудников, которые сталкиваются с проблемой
оформления бумажной заявки.
После масштабного увеличения штата, произошедшего в 2018 году,
руководство компании пришло к решению о необходимости реализации
возможности знакомства сотрудников подразделений друг с другом, обмена
информацией и рассказа о достижениях, целях и планах. С этой целью был
выбран вариант печати корпоративной газеты. Затраты на выпуск одного
номера газеты представлены в Таблице 13.
Таблица 13
Затраты на выпуск корпоративной газеты, руб.
Категория затрат
Величина затрат, руб.
Разработка макета печатного издания
14 100,00
Печать партии газет (1000 шт.)
63 700,00
Итого
77 800,00
Выход новых номеров газеты запланирован ежеквартально, т.е
годовая стоимость затрат на выпуск (З
вып
) газеты составит:
З
вып
= 77 800 * 4 = 311 200 руб.
После внедрения корпоративного портала данные затраты можно
будет избежать, а значит годовая величина экономии составит
предполагаемую величину затрат на выпуск газеты (Эг) = З
вып
.
83
В заключение можно посчитать общую экономию от внедрения
интранета и срок окупаемости. Еще раз обозначим планируемый срок
использования интранета – 3 года.
Экономия в год = 8 697 272 рублей.
Экономия за три года = суммарная экономия * 3 года = 8 697 272 * 3
= 26 091 816 рублей.
Рентабельность инвестиций (ROI) = экономия за год /сумма
инвестиций*100% = 8 697 272 / 1 469 560,00*100% = 591,83%.
Срок окупаемости = сумма инвестиций / экономия в месяц =
1 469 560,00 / 724 772,67 = 2,03 месяца.
Таким образом, внедрение корпоративного портала приведет к
снижению времени неэффективной работы сотрудников и позволит
отказаться от печатного выпуска корпоративной газеты. Это позволит
окупить затраты по созданию и настройке системы. Предполагаемый срок
окупаемости составит 2 месяца. В результате будет создана единая
информационная среда для всех структурных подразделений компании, что
повысит репутацию компании в глазах сотрудников.
3.2. Запуск проекта Гемба и другие рекомендации
Еще одним предложением по реализации стратегии управления
персоналом является запуск проекта Гемба.
«Гемба» (яп.) — японский термин, означающий место, где
непосредственно создается продукция или предоставляются услуги, где
продукту (услуге) добавляется потребительская ценность.
Выход на Гемба – ключевой инструмент организации непрерывного
совершенствования процессов Компании (Кайдзен), который позволяет
осуществлять поиск проблем прямо на рабочем месте, принимать точные и
безотлагательные решения на основе реальных фактов и собственного опыта.