14
развития и успешной работы предприятий. А специалисты в области современного
бизнеса утверждают, что сейчас наступил век проектного менеджмента.
Современное проектное управление представляет собой вид
управленческой деятельности, который основан на предварительной коллективной
разработке комплексно-системной модели действий по достижению поставленных
целей и направленный на реализацию этой модели. Управление проектами может
быть применено к управлению любыми объектами.
Применение систем управления проектами насчитывает несколько веков,
но систематически их применять стали в начале двадцатого века. Развитие систем
управления проектами можно разделить на три этапа [10]:
1. Появление диаграмм Ганта в начале двадцатого века. Диаграмма Ганта
является удобным инструментом для организации, планирования и управления
ходом выполнения самых разнообразных процессов.
2. Появление методов сетевого планирования и управления в конце 1950-
х годов: метода критического пути CPM (Critical Path Method) и метода анализа и
оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique).
3. Применение программного обеспечения и персональных компьютеров
для усовершенствования существующих методов управления проектами.
Современные системы управления проектами не требуют от пользователей
специальной подготовки. Они предназначены для легкого и быстрого
использования системы для решения самых разнообразных практических задач.
Для эффективного управления проектами применяются системы
управления проектами, а также управленческие технологии. Проект внедрения
информационной системы, включающий разработку и настройку программного
обеспечения, может быть, как успешным, так и неудачным [8]. Неудачное
завершение проекта связано с тем, что разработанное программное обеспечение не
будет эффективно применяться. Процесс планирования внедрения
информационных систем направлен на успешное внедрение информационных
технологий.
Внедрение каждой информационной системы предполагает автоматизацию
функций предприятия. Система управления проектами направлена на
15
автоматизацию функций разработки календарей, сетевого графика работ,
отслеживания фактического выполнения работ и т.д [5].
Применение информационной системы для управления проектной
деятельностью включает в себя автоматизированное управление проектами ввода в
действие информационных систем и технологий [1].
Масштабы применения систем управления проектами варьируются в
зависимости от организации, осуществляющей проектную деятельность [16]. Чем
больше масштабы деятельности организации, тем выше сложность задач по
внедрению информационных систем, там выше необходимость
автоматизированного управления проектами.
Процессы управления проектами, и в частности процесс планирования
ресурсов проекта, могут иметь матричную структуру [3]. Если организация
придерживается применения традиционных структур управления, то вероятность
успешного внедрения информационной системы достаточно невелика; внедрение
сложных информационных систем требует от команд внедрения большого
количество ресурсов, а также необходимо ответить на следующие вопросы:
1. Какое место займет информационная система в организации?
2. Будет ли она внедряться на всех уровнях управления предприятием?
3. Будет ли она использоваться только в высокоприоритетных проектах?
Применение информационных систем, автоматизирующих процесс
управления проектами, могут заменить непосредственное взаимодействие с
командой проекта, а также способствуют передаче навыков и опыта внутри
участников команды. Однако системы, автоматизирующие управление проектами,
не должны использовать жесткие каналы коммуникаций. Применение таких систем
имеет меньше шансов на успех, если в организации отсутствует понимание
основных принципов управления проектами.
Применение систем управления проектами в полном объеме может
предусматривать использование целого ряда новых технологий [11]. Реализация
различных функций может влиять на работу разных структурных подразделений и
специалистов. Эти факторы могут повлиять на увеличение сложности проекта и
создать проблемы при стабилизации работы системы в целом.
16
Применяя системы автоматизации управления проектами необходимо
четко представлять цели и выгоды, которые ожидаются от внедрения
информационных систем [18]. Результаты внедрения системы должны быть
согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее
эксплуатации. Процесс внедрения должен осуществляться по принципу «от
простого к сложному», от решения локальных проблем к глобальным задачам.
Большинство предприятий, которые сталкиваются с проектами внедрения
информационных систем, решают ряд вопросов:
1. Описание проблем, в которыми они могут столкнуться в ходе
внедрения информационных технологий.
2. Выявление ключевых факторов успеха проекта.
3. Определение этапов проекта и способов управления проектом.
Решение всех перечисленных вопросов необходимо для обеспечения того,
чтобы внедренная система отвечала поставленным перед нею задачам и целям.
По разным оценкам, на крупных предприятиях успешными бывают
примерно 60% проектов; для предприятий среднего уровня этот показатель
существенно выше - более 80%. При этом доля полностью провалившихся
проектов оценивается в 10%.
Главным выводом из перечисленных показателей является то, что покупка
лицензии на программное обеспечение и заключение контракта на внедрение
программного обеспечения не являются гарантией успеха проекта и отсутствия
проблем. Проектам внедрения информационных технологий всегда сопутствуют
риски. Однако в силах организации минимизировать риски. Правильное отношение
к проекту и правильная его организация практически устраняют риск провала и
существенно снижают риск неэффективности.
Необходимо учитывать особенности, которые присущи проектам
внедрения информационных технологий. Для этого руководитель проекта должен
ответить на ряд вопросов [19]:
каковы особенности проектов внедрения информационных систем;
каково значение целей внедрения системы для реализации компанией
своей стратегии;
каковы ключевые факторы успехов и неудач.
17
каковы основные этапы проекта внедрения;
с какими трудностями может столкнуться предприятие, реализующее
подобный проект;
как правильно организовать внедрение.
Проекты внедрения информационных технологий имеют ряд особенностей,
отличающих их от других типов проектов. Они вытекают из того, что любой такой
проект представляет собой реорганизацию системы управления предприятием.
Реорганизация может выражаться как в радикальных, так и в мягких вариантах,
однако в любом случае проект требует большого внимания, ответственности и
тщательности проведения отдельных работ.
Рассмотрим особенности проектов внедрения информационных
технологий:
1. Недостаточная ясность всего перечня работ, которые предстоит
выполнить в ходе проекта. Как показывает практика, существуют моменты,
которые не могут быть оценены и спланированы однозначным образом до начала
проекта.
2. Необходимость управления изменениями проекта, которая
обусловлена тем, что каждый последующий этап проекта в значительной степени
зависит от результатов предыдущего этапа. Результаты каждого этапа должны
оцениваться и анализироваться, а результаты анализа - использоваться для
корректировки плана последующих этапов.
3. Командный подход к реализации проекта. Основную роль в
реализации проекта играет проектная команда, однако необходимо принимать во
внимание конечных пользователей внедряемого программного обеспечения.
Необходимо осуществить подготовку конечных пользователей к внедрению
информационных технологий.
На основании вышеперечисленного можно сделать следующий вывод:
проект внедрения управленческой информационной системы является не просто
внедрением программного обеспечения, внедрением управленческой концепции,
реализация которой стала возможной благодаря вычислительной технике и
программному обеспечению, а главное - квалифицированному персоналу.
18
Многие предприятия недостаточно четко представляют цели внедрения
информационных технологий. В связи с этим отсутствуют критерии успешности
проекта. Поэтому перед стартом проекта внедрения информационных систем,
необходимо сформулировать глобальные цели организации и определить, куда
предприятие хочет прийти как в самое ближайшее время, так и в более далекой
перспективе. Затем следует определить цели на более детальном уровне, после чего
станет возможным начать планирование ресурсов, необходимых для достижения
поставленных целей. Далее нужно реально оценить текущее состояние
предприятия. Полезно также составить список ключевых параметров,
характеризующих достижение поставленных целей.
Процесс внедрения информационных систем управления проектами
включает следующие этапы:
подготовка функций управления проектами к вводу информационной
системы в действие. Проводятся работы по организационной подготовке
подразделений, участвующих в выполнении функций;
подготовка персонала, которая включает в себя обучение персонала и
проверку его способности обеспечить функционирование информационной
системы управления проектами;
комплектация информационной системы программным обеспечением
и техническими средствами;
проведение опытной эксплуатации информационной системы и ее
доработку;
проведение приемочных испытаний.
Рассмотрим наиболее типичные проблемы процесса внедрения
информационных систем управления проектами:
Отсутствие данных о реальном ходе проектной деятельности, которая
может показать необходимость в большем количестве времени и ресурсов для
выполнения работ, чем при первоначальном планировании.
Отсутствие возможности применения программного обеспечения для
планирования, бюджетирования и принятия проектных решений. Вследствие чего
при управлении проектами применяются традиционные методы, которые могут не
19
давать представления о реальном положении дел. В результате разрабатываются
планы, которые оказываются необоснованными и далекими от реальности;
Отсутствие понимания необходимости обучения. Однако обучение
персонала является важным компонентом успешного внедрения.
Применение распределенного программного обеспечения управления
проектами требует четко налаженной системы внутренних коммуникаций команды
проекта для обеспечения постоянного обмена данными внутри команды;
Чем больше масштаб программного обеспечения, тем менее
оперативно осуществляется обработка информации;
Отсутствие внутренних регламентов управления проектами.
Следствием этого может являться плохо разработанная структура работ, отсутствие
возможности описания фаз жизненного цикла, нечеткого понимания зависимостей
между работами и т.п.;
Отсутствие навыков работы с системами управления проектами, что
может стать препятствием при внедрении информационных систем;
Область деятельности и организационная структура предприятия
могут не подходить для внедрения системы управления проектами;
Внедрение сложных информационных систем управления проектами
требует большего количества ресурсов;
На основании вышеперечисленного можно сформулировать ряд наиболее
часто встречающихся ошибок внедрения информационных систем, которые
являются причинами неудач освоения подобных систем:
Цели, внешние условия и ограничения проекта не были определены
заранее или не были раскрыты в полном объеме;
Внедрение информационной системы в полном объеме требует
использования комплекса новых технологий. Реализация различных функций
может влиять на работу разных подразделений и специалистов. Все это может
привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным
стабилизацию работы системы в целом;
Перевод всех сотрудников организации для работы с новой
информационной системы.
20
Таким образом можно разработать рекомендации по внедрению
программного обеспечения:
необходимость четкого представления целей и преимуществ,
ожидаемых от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны
быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее
эксплуатации;
планирование внедрения информационных систем необходимо начать
с временных ограничений, затем добавить стоимостные и только после этого
переходить к ресурсному планированию;
проведение последовательного внедрения системы, начиная с
небольших проектов и отделов организации, поскольку в каждой организации есть
сотрудники, заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и
способные их освоить.
Разные эксперты по управлению внедренческими проектами по-разному
определяют количество этапов внедрения и их содержание. В действительности
проект внедрения информационных технологий включает в себя определенную
последовательность действий, целесообразность которых неоднократно проверена
на практике. Перечень работ проекта внедрения информационных технологий
включает в себя:
1. Определение стратегических целей и тактического плана проекта.
2. Обследование и описание деятельности предприятия.
3. Обучение специалистов проектной группы.
4. Разработка будущей модели деятельности предприятия.
5. Разработка корпоративных стандартов.
6. Настройка и тестирование системы.
7. Обучение конечных пользователей.
8. Опытная эксплуатация.
9. Окончательное документирование.
10. Ввод системы в промышленную эксплуатацию.
Информационные ресурсы и знания в существующей экономической
ситуации являются одним из основных ресурсов организации [6]. Этот ресурс
21
может оказывать значительное влияние конкурентоспособность, инвестиционную
привлекательность и капитализацию организации.
Обеспечить решение управленческих задач может тесное взаимодействие
разных специалистов предприятия, включая специалистов по информационным
технологиям (ИТ). Основу управленческой деятельности составляет оперативная
информация. Оперативные данные специалисты могут получать с помощью
информационных ресурсов, которые предоставляют информацию в удобной,
сопоставимой форме в режиме реального времени.
Поскольку большинство организаций жестко конкурируют на рынке,
использование информационных технологий и систем позволит повысить свою
конкурентоспособность. Отсутствие внешних и внутренних по отношению к
предприятию источников информации делает невозможным осуществление
управления организацией. Для устранения этого недостатка были созданы
корпоративные информационные системы (КИС).
КИС представляют собой системы, предназначенные для комплексной
автоматизации основных бизнес-процессов предприятия, а также всех видов учета.
КИС предназначены для обеспечения согласованной работы всех, включенных в
нее компонентов. Кроме КИС, организации используют ряд автоматизированных
информационных систем: информационно-поисковые, справочные, экспертные и
т.д.
Ранее информация о рынке сбыта и сегментах потребителей организации
представляла собой разрозненные данные, которые использовалась локально.
Сейчас, перед разработчиками программного обеспечения стоит задача создания
систем управления взаимоотношениями с клиентами, потому что на основе этих
данных формируется дальнейшая стратегия развития и управления предприятием.
При этом управленческие решения принимаются на основании
систематизированных данных из баз данных, хранилищ данных и КИС.
Поскольку производственный процесс сейчас тоже управляется с помощью
информационных технологий, для его оптимизации используют системы
управления производственным процессом (АСУП). Ввиду непрерывно
изменяющихся требований рынка и больших объемов научно-технической,
технологической и маркетинговой информации, персонал предприятия,
22
ответственный за стратегию и тактику развития организации, должен обеспечивать
быстрое и точное принятие решений, которые направлены на максимизацию
прибыли п снижение издержек.
Чтобы оптимизировать затраты и повысить объемы производства в
соответствии со все возрастающими требованиями потребителей в условиях
жесткой рыночной конкуренции необходимо принимать решения основываясь не
на умозрительных заключениях и интуиции, а на контроле всех центров затрат на
предприятии. При этом используются сложные математические методы анализа,
прогнозирования и планирования, в основе которых лежит учете большого
количества параметров и критериев в системе сбора, накопления и обработки
информации.
Достижение этих целей возможно с помощью максимальной автоматизации
производственных, финансовых, снабженческих и сбытовых бизнес-процессов.
Для этого также используются КИС.
Автоматизация деятельности организации способна сделать ее
деятельность успешной. Поэтому главным отличием ИС на высоком уровне
зрелости предприятия является не количество инвестиций в информационную
инфраструктуру, а добавленная стоимость. Следовательно, окупаемость
инвестиций в ИТ зависит от использования ими, а не от их наличия. Ведь
руководители принимают решения, основываясь на данных, доступных в момент
приятия решения, а персонал выполняет их с той или иной степенью прилежания,
как только им это решение станет оно известно.
Основной целью ИТ в экономике является повышение производительности,
экономия финансов, подготовка обоснованных решений, что относится к способам
достижения тактических, краткосрочных преимуществ [13]. Стратегической целью
применения ИТ является содействие управлению организации, реагированию на
динамику рынка, создание, поддержка и углубление конкурентных преимуществ.
На формирование стратегии внедрения ИТ влияют следующие факторы [7]:
Сфера деятельности;
Тип предприятия;
Вид производственно-хозяйственной деятельности;
Модель управления;
23
Управленческие задачи;
Информационная инфраструктура и т.д.
На успех функционирования ИС оказывает прямое влияние качество
проектирования. При проектировании ИС перед разработчиков ставится цель
обеспечения эффективного функционирования разрабатываемого программного
обеспечения. Качественный процесс проектирования способствует созданию такой
ИС, которая будет функционировать в условиях постоянного совершенствования
всех компонентов ее обеспечения: технического, программного, информационного.
Для этого необходимо выполнить следующие задачи:
1. Провести технико-экономическое обследование и анализ деятельности
организации.
2. Осуществить постановку задачи проектирования.
3. Определить предметную область.
4. Провести анализ входных и выходных данных.
5. Изучить документооборот.
6. Разработать информационно-логическую модель.
7. Реализовать поставленную задачу.
Причиной недовольства заказчика при сдаче ИС в опытную эксплуатацию
может быть отсутствие четкой цели разработки и внедрения ИС. В условиях
отсутствия четкой цели сложно оценить результаты внедрения.
Еще одной проблемой в области автоматизации деятельности предприятия
является защита информации. К обеспечению информационной безопасности ИТ
необходимо подходить системно т.е. необходимо обеспечить регулярность этого
процесса, при этом необходимо обеспечить объединение всех средств, методов и
мероприятий, используемых для обеспечения информационной безопасности.
Также создание системы защиты информации нельзя ограничивать только
выбором средств защиты. Для создания таких систем на предприятии специалисты
должны иметь определенный базис знаний. Необходимо учитывать, что
существующая нормативно-методическая база не дает полного представления о
том, как организовать обеспечение информационной безопасности, что
увеличивает риски предприятий.