ВЫПУСКНАЯ
КВАЛИФИКАЦИОННАЯ
РАБОТА на тему
"Автоматизация
документооборота для решения
задач
организационного управления в ООО "Башкирская
концессионная компания"
Оглавление
Введение ......................................................................................................................... 5
1 Аналитическая часть .............................................................................................. 8
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности ООО "Башкирская концессионная
компания" ................................................................................................................... 8
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ................................... 8
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ........................ 9
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................. 11
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации .......................................................................................................... 19
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ....................................................................... 19
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание ................................................................................................................. 20
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи .............................................................................................. 28
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ............................................................................................. 30
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации .. 32
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ........... 33
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ....................... 40
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи 42
1.4 Обоснование проектных решений .............................................................. 43
4
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
43
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению ... 47
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ..... 48
2 Проектная часть .................................................................................................... 50
2.1 Разработка проекта автоматизации ............................................................. 50
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ................................ 50
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .......... 53
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ............ 55
2.2 Информационное обеспечение задачи ....................................................... 57
2.2.1 Информационная модель и её описание ................................................. 57
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ........................................................................................................... 59
2.2.3 Характеристика результатной информации ........................................... 66
2.3 Программное обеспечение задачи .............................................................. 67
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................... 67
2.3.2 Характеристика базы данных .................................................................. 72
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .... 75
2.3.4 Описание программных модулей ............................................................ 77
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ...................... 78
3 Обоснование экономической эффективности проекта ..................................... 84
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
84
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта .................. 87
Заключение ................................................................................................................... 92
Список литературы ...................................................................................................... 94
Приложение. Листинг основных программных модулей ....................................... 95
5
Введение
Организация управления любым предприятием, в любой развитой стране
осуществляется с использованием документов, которые являются инструментом,
источником и результатом деятельности предприятия.
Документооборот предполагает прямую неразрывную связь с основной
деятельностью организации. Это предполагает единые шаблоны и порядок
оформления документов, а также единые правила движения всех видов
документов.
Документооборот должен охватывать весь жизненный цикл документа, от
его создания или получения входящего документа до отправки его в архив или
уничтожения.
До недавнего времени в любой организации, индивидуальный
предприниматель это или крупное предприятие основой делопроизводства был
бумажный документооборот. Весь учет движения документов велся
исключительно на бумажных носителях, для чего использовались различные
журналы, картотеки, карточки.
Централизованное отслеживание документов в таких системах было
сложным и требовало больших трудозатрат, с учетом того, что журналы велись в
каждом подразделении, а также была необходимость аккумулировать всю
информацию по организации.
В небольших организациях можно было организовать документооборот,
избегая влияния на работу организации в целом, но в больших организациях
бумажный документооборот сильно замедлял нормальное функционирование
предприятия.
Проблема ведения документооборота в электронном виде становится
особенно актуальной при территориальной удаленности офисов одной
организации, к примеру филиалы могут быть разбросаны по всей стране, а то и за
ее пределами.
С каждым днем объем документооборота только увеличивается и
использование его в варианте только бумажного использования становится
практически невозможным с точки зрения трудозатрат на обслуживание и
обработку таких объемов данных.
6
Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в
современных условиях — это возможность увеличить производительность
бизнеса и повысить его мобильность и конкурентоспособность в современных
условиях.
Из вышеизложенного мы можем сделать вывод, что актуальность выбранной
темы выпускной квалификационной работы продиктована социально-
экономическими реалиями, сложившимися в сфере бизнеса
Очевидно, что внедрение системы электронного документооборота
становится для бизнеса жизненной необходимостью.
Системы электронного документооборота могут включать в себя следующий
функционал:
Возможность регистрировать и хранить электронную корреспонденцию как
полученную из внешних источников, так и внутреннюю;
Оптимизация процессов утверждения и согласования документации;
Долгосрочное хранение документов, а также их регулярное резервное
копирование;
Стандартизация шаблонов документов, циркулирующих в организации
Организация общей среды взаимодействия сотрудников;
Планирование мероприятий;
Дипломная работа посвящена проектированию и методике разработки
автоматизированной системы электронного документооборота ООО Башкирская
концессионная компания.
Целью дипломного проекта является разработка информационной системы
для автоматизации документооборота для решения задач организационного
управления в ООО "Башкирская концессионная компания.
Дипломная работа имеет практическое значение для ООО БКК, и в широком
смысле ставит своей целью уменьшение времени обработки документов,
рациональное использование трудовых ресурсов и оптимизацию бизнес-
процессов.
Для достижения поставленной цели были решены задачи:
Изучение теоретических аспектов автоматизации документооборота
современного предприятия;
7
Организационно-функциональный анализ деятельности и
документационного обеспечения управления ООО "Башкирская концессионная
компания";
Расчет экономической эффективности проекта;
Разработка автоматизированной системы документооборота для данного
предприятия.
Объект исследования: ООО "Башкирская концессионная компания"
Предмет исследования: автоматизация документооборота на предприятии
ООО «БКК».
Методами исследования являются: наблюдение, анализ документации,
статистические данные.
Дипломный проект нацелен на автоматизацию документооборота в
Обществе для решения организационно управленческих задач.
8
1 Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной
области и предприятия. Анализ деятельности ООО "Башкирская
концессионная компания"
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Общество с ограниченной ответственностью ООО "Башкирская
концессионная компания" учреждено в 2016 году для реализации первого
крупного инвестиционно-инфраструктурного проекта на основе 25-летнего
концессионного соглашения с Республикой Башкортостан по строительству
восточного выезда из города Уфа на федеральную трассу М-5 "Урал". Проект
привлекает колоссальные инвестиции в экономику региона, а также делает
большой вклад в решение транспортной проблемы Уфы.
Общая протяженность «Восточного выезда» составит почти 14 километров.
Из них 1,2 километра – тоннель который будет уходить на глубину 50 метров от
проспекта Салавата Юлаева до реки Белой. Тоннель начали строить еще в 1990-е
годы, но из-за проблем с финансированием в 2007 году работы остановились,
объект был готов только на 53%. Следующим этапом будет строительство моста
через реку Уфа, автодороги от эстакады до трассы М-5.
В рамках проекта также будет создана система взимания платы и управления
дорожным движением.
Срок реализации проекта 25 лет, закончить строительство планируется за 4
года затем обслуживание.
Общая стоимость проекта оценивается в 34 млрд рублей. В соответствии с
финансовой моделью, концессионеру выплачивается капитальный грант
размером 24,5 млрд рублей из федерального и республиканского бюджетов.
ООО «Башкирская концессионная компания» зарегистрировано в Уфе.
Участники – турецкое АО «Лимак иншаат санайи ве тиджарет аноним ширкети»
(49%), московские ООО «Электроугли Лэнд» (29%) и ООО «Инфраструктурные
инвестиции Холдинг» (20%).
Реализация проекта по строительству нового выезда из Уфы имеет важное
значение для развития близлежащих населенных пунктов и региональной
9
инфраструктурной сети, а также позволит разгрузить существующие трассы и
обеспечить жителям более удобный и быстрый доступ к федеральной дороге М-5
«Урал». Группа ВТБ обладает обширным опытом реализации масштабных
инфраструктурных проектов совместно с российскими и международными
партнерами и рассчитывает на эффективную работу с Республикой Башкортостан
по этому проекту. На текущий момент участие ВТБ Капитал в реализации
инфраструктурных проектов государственно-частного партнерства в России
обеспечило привлечение частных инвестиций на сумму свыше $10 млрд.
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Органами управления обществом с ограниченной ответственностью
"Башкирская концессионная компания" являются:
Общее собрание участников Общества;
Совет директоров Общества;
Генеральный директор Общества;
В том случае, если какой-либо вопрос относится одновременно к
компетенции и Общего собрания участников Общества, и Совета директоров
Общества, данный вопрос должен быть одобрен обоими органами управления
Общества.
При этом решение считается принятым, если и Общее собрание участников
Общества, и Совет директоров Общества проголосовали за его принятие
одинаковым образом.
Общее собрание· участников Общества является высшим органом
управления Общества.
Совет директоров Общества состоит из 5 (Пяти) членов, избираемых общим
собранием участников Общества большинством голосов от общего числа голосов
участников Общества сроком на З (Три) года.
Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется
единоличным исполнительным органом Общества - Генеральным директором
Общества.
10
На рисунке 1.1 представлена структура ООО "Башкирская концессионная
компания".
Генеральный
директор
Общее собрание участников
Общества
Совет директоров
Финансовый
директор
Директор по
капитальному
строительству
Директор по
правовым
вопросам
Директор по
взаимодействию с
органами власти
Директор по
безопасности
Директор по
информационным
технологиям
Начальник отдела
по работе с
персоналом
Начальник отдела
административно
документационного
обеспечения
Начальник
финансово-
экономического
отдела
Главный бухгалтер
Главный экономист
Экономист
Бухгалтер
Специалист МСФО
Заместитель
директора по
правовым
вопросам
Менеджер по
связям с
общественностью
Начальник отдела
безопасности
Специалист по
безопасности
дорожного
движения
Системный
администратор
Специалист по
кадрам и расчету
ЗП
Специалист
Водитель
Переводчик
Рис.1.1 Организационная структура ООО БКК
В прямом подчинении генерального директора находятся следующие
сотрудники:
Финансовый директор;
Директор по капитальному строительству;
Директор по взаимодействию с органами власти;
Директор по правовым вопросам;
Начальник отдела по работе с персоналом;
Директор по информационным технологиям;
Директор по безопасности;
Начальник отдела административного-документационного
обеспечения;
11
В непосредственном подчинении финансового директора находится
бухгалтерия во главе с главным бухгалтером, который осуществляет контроль за
денежными и материальными средствами предприятия, руководит расходами,
кассовыми и банковскими операциями, распределяет денежные средства,
координирует работу сотрудников бухгалтерии и контролирует все вопросы
решаемые бухгалтерией, а также экономический отдел во главе с начальником
финансово-экономического отдела занимающийся финансовым планированием.
Руководство строительными работами и управление подрядными
организациями, занимающимися строительством курирует директор по
капитальному строительству.
Директор по взаимодействию с органами власти осуществляет
взаимодействие с органами государственной власти регионального и
муниципального уровня по вопросам реализации проекта, принимает участие в
межведомственных рабочих группах и совещаниях. В его подчинении находится
менеджер по связям с общественностью.
На директора по информационным технологиям возложена ответственность
по выбору и использованию информационных технологий и программного
обеспечения в ходе проектирования, строительства и эксплуатации объектов
Общества. В его подчинении находится системный администратор ответственный
за эксплуатацию аппаратного и программного обеспечения компании.
Директор по правовым вопросам контролирует всю документацию
предприятия на соответствие законодательству РФ, руководит делами,
связанными с правоохранительными и судебными органами государства,
осуществляет юридическую поддержку при ведении договорной деятельности.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Совокупность технических, технологических и программных решений
обеспечивающих информационную поддержку работы организации определяется
архитектурой информационной системы общества.
Схема технической архитектуры ООО БКК представлена на рисунке 1.2.
12
Ноутбук HP ProBook
440 G5
Kyocera ECOSYS
M2040dn
Ноутбук HP ProBook
440 G5
Kyocera ECOSYS
M2040dn
Ноутбук HP ProBook
440 G5
Canon
iR-ADV C3520
Центром информационно-технической архитектуры выступает помещение
серверной, в котором расположен серверный шкаф со следующим
оборудованием:
Сервер Huawei RH1288 V3
Межсетевой экран AlTell Neo 120
Рис. 1.2 Схема технической архитектуры ООО «БКК»