23
Рис.1.4 Контекстная диаграмма процесса
Рис.1.5 Функциональная схема работы с документами
Обработка документов включает в себя следующие процессы:
приема и первичная обработка поступивших документов;
предварительное рассмотрение документов;
запись данных в реестр документов;
обработка документов;
исполнение документов;
24
обработка исполненных документов;
Рис.1.6 Разделение функции «Прием и первичная обработка поступивших
документов»
В процесс приема и первичной обработка корреспонденции входит
первоначальное исследование документов, вывод о необходимости регистрации
документа, а также регистрация, заключающаяся в занесении сведений документа
в книгу учета и проставлении штампа на самом документе.
Рис.1.7 Предварительное рассмотрение документов
25
Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении
поступивших документов, передаче их руководителю, который, рассматривая
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их
исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе
в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если
его имя указано на документе. В противном случае документы передаются
руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных
о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа в
реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте - отметке о
получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а
обработка исполненных документов заключается в их учете (Рис. 1.10).
Рис.1.8 Обработка входящей корреспонденции
26
Рис.1.9 Обработка исходящей корреспонденции
Рис.1.10 Занесение документа в реестр
Исполнения документов включает в себя выполнении требований
резолюции и отчете об исполнении.
27
Рис.1.11 Исполнение документов
Обработка исполненных документов заключается в проверке правильности
отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.
Рис.1.12 Обработка исполненных документов
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
28
организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих
документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
На основе проведенного выше анализа предметной области и
информационных потребностей пользователя, можно выделить следующие
автоматизируемые функции:
ведение «Реестра документов, требующих исполнения и ответа»;
ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции;
создание контрольно-регистрационных карточек, с указанием
необходимых атрибутов и краткого содержания документа;
формирование отчета «Просроченные документы»;
поиск документа по его реквизитам;
вывод на печать «Учетно-контрольного реестра документов,
требующих исполнения и ответа» и отчетов;
вывод на печать журналов входящей и исходящей
корреспонденции.
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на
рисунке 1.13.
29
Действие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Специалист
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Занесение данных в
журнал
исходящей
корреспонденции
Исполнитель
Входящий документ
Входящий документ
Дела
Журнал входящей
корреспонденции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Исходящая
корреспонденция
Исходящая
корреспонденция
Отправка корреспонденции
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Документ с
резолюцией
Проверка документа
на сответствие
требованиям
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
требующих
исполнения
Документ с
резолюцией
Выполнение
требований резолюции
Доклад о выполнении
сведения о
выполненном
документе
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
сведения о
выполненном
документе
Снятие документа
с контроля
Внутренняя
документация
Обработка
внутренней
корреспонденции
Реестр внутренних
документов
Рис.1.13 Схема документооборота
30
На данный момент все действия связанные с обработкой документации
осуществляются специалистом вручную, без использования каких либо средств
автоматизации, это влечет за собой возникновение ошибок.
Одним из самых трудозатратных процессов, описанных выше является
подготовка докладов и поиск информации по нужному документу для
определения его местоположения. Для выполнения данных задач необходимо
обработать огромный объем входящих и сформированных документов.
После автоматизации ожидается снижение на затрат времени на поиск,
обработку информации, а также значительное уменьшение количества ошибок.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Информационная безопасность в ООО «БКК» настоящее время
обеспечивается за счет применения следующих мер:
Соблюдение при работе в организации принятой политики информационной
безопасности;
Использование межсетевого экранаAltellNeoc подключенными модулями
фильтрации трафика, обнаружения вторжеий, антивирусной защитой, VPN и др.;
Использование на рабочих местах антивирусного программного
обеспечения Kaspersky Endpoint Security для бизнеса;
Использование на рабочих местах дополнителного программного
обеспечения защиты информации DallasLock;
Строгое выполнение регламента работы с бумажными носителями
информации;
Обязательное резервное копирование важной информаци;
Для обеспечения безопасности информации офиса также используется
система контроля и управления доступом на базе контроллеров и программного
обеспечения компании Сигур. Система имеет следующие возможности:
Организовать контрольно-пропускную систему;
Контроль рабочего времени сотрудников;
Защита помещений от несанкционированного доступа
31
Контроль и оповещение по мобильной связи или электронной почте фактов
нарушения периметра охраняемой зоны.
Передача информации в службы экстренного реагирования
Хранание информации по всем событиям и инцидентам
Контроль и оповещение пожарной безопасности
В Обществе принята и введена в эксплуатацию, политика информационной
безопасности в которой определены меры по обеспечению сотрудниками
информационной безопасности при работе в офисе и на рабочих местах.
В частности, политика регламентирует использования сети интернет и
электронной почты в которой запрещается:
Использовать интернет и электронную почту только в служебных целях и
только для посещения сайтов определенных в перечне разрешенных ресурсов;
Использовать личную электронную почту в служебных целях
Пересылать конфиденциальную и содержащую коммерческую тайну
информацию по не защищенным каналам связи в незашифрованном виде;
Использовать в локальной сети файлы, полученные из сети интернет без
проверки их системным администратором;
Использовать служебный адрес электронной почты для оформления
подписки на периодическую рассылку;
В политике также описана организация парольной защиты, для того чтобы
обезопасить пароли пользователей от подбора и угадывания злоумышленниками.
Описываются следующие характеристики сложности выбора паролей для
служебного пользования:
Длина пароля не должна быть менее 8 символов;
Пароль должен содержать строчные и прописные буквы латинского
алфавита, а также содержать цифры и спецсимволы, при условии, что подсистема
поддерживает использование выбранных символов;
Пароль не должен включать в себя сочетания символов которые легко
угадать, такие как имена, фамилии, названия рабочих станций, а также
общепринятые термины и сокращения;
Пароль должен отличатся от прежде использованных в данной системе не
менее чем на 2 символа;
32
Плановая смена пароля должна осуществляться не реже одного раза в месяц.
При компрометации пароля или подозрения на то что пароль мог быть
скомпрометирован необходимо немедленно внепланово сменить
использующийся пароль
На рабочих местах пользователей запрещено использование внешних
накопителей, не учтенных и не зарегистрированных как служебные. Служебные
носители информации проходят периодическую проверку и аудит. Вынос
носителей информации осуществляется по согласованию со службой
безопасности и информационным отделом.
Запрещается использование программного обеспечение не включенного в
перечень разрешенных программ.
Для централизованного антивирусного контроля используется програмное
обеспечение Kaspersky Security Center которое позволяет контролировать
антивирусное ПО на рабочих местах, обновлять его, и не давать пользователям
самовольно управлять антивирусным контролем, отключать какие либо модули
или антивирус полностью, а также своевременно получать информацию по
инцидентам связанным с действием вредоносного ПО.
Контроль за информационной безопасностью на рабочих местах
сотрудников осуществляется с помощью сервера безопасности DallasLock 8.0.В
базе программы аккумулируется вся информация, собираемая клиентскими
программами DallasLock на рабочих местах, такая как целостность системы,
подключаемые носители информации, сетевые подключения, данные
записываемые на носители и выводимые на печать и др.. DallasLock не только
собирает информацию, но и позволяет централизованно контролировать или
блокировать любые типы устройств подключаемые пользователем.
Ознакомление с регламентирующей документацией и обучение сотрудников
мерам информационной защиты производит сотрудник исполняющий
обязанности администратора информационной безопасности.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»