78
Рисунок 21. Отчет по зарегистрированным документам
Рисунок 22. Отчет по исполненным документам
79
III. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
При автоматизации данной системы затрачено достаточно много трудовых и
материальных ресурсов, для обоснования необходимости создания системы
необходимо произвести расчет экономической эффективности.
К трудовым показателям относится следующее
1. Абсолютное снижение трудовых затрат(∆T):
∆T = Tп – Tб, (3.1)
где Тб – трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;
Тп – трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.
2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт):
Кт = ∆T / Tб * 100%. (3.2)
3. Индекс снижения трудовых затрат или коэффициент
производительности труда(Yт):
Yт = Тб / Тп. (3.3)
К стоимостным показателям относятся следующие показатели,
рассчитываемые по формулам, аналогичным трудовым затратам.
1. Абсолютное снижение стоимостных затрат (∆С):
∆С = Сб – Сп. (3.4)
где Сб – стоимостные затраты на обработку информации по базовому
варианту;
Сп – стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту.
2. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс):
Кс = ∆С / Сб* 100%. (3.5)
3. Индекс снижения стоимостных затрат (Yc):
Yc = Сб / Сп. (3.6)
Также необходимо определить экономический эффект от проекта и срок
окупаемости.
Формула экономической эффективности имеет вид:
80
Е = ∆С / Кз = 1 / Т, (3.7)
где ∆С – чистый доход (прибыль), полученный в течение года от эксплуатации
внедрённого проекта;
Кз – объём инвестиций, за счёт которого обеспечен доход.
Срок окупаемости определяется, как обратная величина Е:
Т = 1 / Е. (3.8)
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Для расчетов трудоёмкости базового и проектного вариантов решения задачи в
соответствии с методикой, представленной в пункте 3.1, были разработаны таблицы
характеристик затрат на обработку информации по базовому и проектному варианту.
Таблица 21
Характеристика затрат на обработку информации по базовому
варианту
Наименование
операции
Единица
измерения
Объём
работы
в год
Нормавыработки
(операций в час)
Трудоёмкость
Данные о
сотрудниках
Документосрока
4800 40 120
Данные по
документам
Документосрока
4800 40 120
Учет входящих Документосрока 1200 40 30
Учет Документосрока 3200 40 80
Учет исполненных Документосрока 8200 40 205
Движение
документов
Документосрока
7000 40 175
Формирование
данных о
резолюциях
Документосрока
7000 40 175
Формирование
списков
документов к
исполнению
Документосрока
7000 40 175
1080
Таблица 22
Характеристика затрат на обработку информации по проектному
варианту
81
Наименование
операции
Единица
измерения
Объём
работы
в год
Нормавыработки
(операций в час)
Трудоёмкость
Данные о
сотрудниках
Документосрока
4800 150 32,00
Данные по
документам
Документосрока
4800 150 32,00
Учет входящих Документосрока 1200 150 8,00
Учет Документосрока 3200 150 21,33
Учет
исполненных
Документосрока
8200 150 54,67
Движение
документов
Документосрока
7000 150 46,67
Формирование
данных о
резолюциях
Документосрока
7000 150 46,67
Формирование
списков
документов к
исполнению
Документосрока
7000 150 46,67
288,00
Рассчитанные показатели трудоёмкости базового и проектного вариантов
применяются для вычисления показателей абсолютных и относительных изменений
затрат, а также индекса изменения затрат. Вычисление показателей осуществляется
по формулам, описанным в пункте 3.1, и представлен в таблице 21.
Для расчёта стоимостных затрат рассчитывается среднечасовая норма оплаты
труда для сотрудника отдела делопроизводства. Исходя из стандартной 40-часовой
рабочей недели и месячной зарплаты 22500 руб., получаем, что средняя стоимость
одного часа работы сотрудника равна:
22500 руб. / (21 д. * 8 ч) = 127 руб./ч
Таблица 23
·
·
·
Расчёт трудовых показателей эффективности от внедрения проекта
82
Затраты
Снижение
затрат
Коэффи-
циент
изменения
трудовых
затрат
Индекс
изменения
трудовых
затрат
Базовый
вариант
Проектны
й вариант
Трудоёмк
ость
0
T
(ч)
1
T (ч)
10
TTT -=D
(ч)
0
T
T
K
T
D
=
1
0
T
T
I
T
=
1080,00
288,00 792,00 0,73 3,75
Стоимость
0
С
(руб.)
1
С (руб.)
10
CCC -=D
(руб.)
0
C
C
K
C
D
=
1
0
C
C
I
C
=
138068,18
36818,18 101250,00 0,73 3,75
Из рассчитанных данных можно сделать вывод о значительном сокращении
трудовых и стоимостных затрат. Сокращение трудовых затрат в абсолютном
выражении составило 792 чел./ч, сокращение стоимостных затрат − 101250 руб. в год.
Рассчитаем затраты на создание проекта. Заработная плата разработчиков:
= 25000 руб. *1.5 мес. = 37500 руб.
Электроэнергия:
= 5 кВт/ч. * 45 д. * 2,11 руб. = 474,75 руб.
Информационные ресурсы (оплата доступа в Интернет):
= 850 руб.* 1,5 мес. = 1275 руб.
= 37500 руб. + 474 руб. + 1275 руб. = 39249,75 руб.
Рассчитаем срок окупаемости проекта:
= 39249.75 руб. / 101250 руб. ≈ 0,38 года ≈ 5 мес.
Рассчитаем расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1 / Ток = 1 / 0,38 = 2,63
Теперь рассчитаем годовой экономический эффект. Годовая экономия в нашем
случае равна годовому снижению стоимостных затрат. Получаем:
= 138068,18 руб. – 36818,18 руб. * 0,15 = 132545,3 руб.
Окупаемость проекта, равная 5 месяцам, показывает возврат средней
продолжительности капитальных вложений. Также это подтверждает и полученный
годовой экономический эффект, равный 132545,3 руб. Внедрение системы позволяет
снизить трудовые и стоимостные затраты на 74%.
83
Рисунок 23. Затраты на проект по базовому и проектному
варианту
Индекс снижения стоимостных затрат (YC):
YC = C0 / C1 = 138068,18 руб. / 36818,18 руб. = 3,75
Приведённые расчёты позволяют сделать вывод о высокой экономической
эффективности разработанного проекта.
84
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Основные задачи выпускной квалификационной работы – анализ деятельности
предприятия, выявление существующих недостатков в текущей технологии
управления предприятием, разработка системы документооборота, в дипломной
работе выполнены.
На основании анализа текущей технологии управления были сформированы
цели и назначение разрабатываемого автоматизированного варианта решения данной
задачи, произведено сравнение с аналогичными системами решения данной задачи,
проведена формализация расчетов результатных показателей, выбрана технология
проектирования, а также принят ряд проектных решений по техническому,
информационному, программному и технологическому обеспечению.
Для проектируемой системы была построена информационная модель,
разработана локальная система классификации и кодирования. Кроме того, были
приняты решения по способу хранения и организации данных. Построены
инфологическая схема базы данных.
В части программного обеспечения были спроектированы дерево функций и
сценарий диалога работы системы по учету затрат по местам возникновения. А также
разработана структурная схема пакета: дерево вызова процедур и схема взаимосвязи
программных модулей и файлов.
В рамках технологического обеспечения была спроектирована схема
организации технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации для
разрабатываемого проекта.
Расчет показателей экономической эффективности разработки и внедрения
автоматизированной информационной системы доказывает не только эффективность
внедрения данной системы, но даже необходимость этого.
Внедрение системы принесет не только заметный экономический эффект, но
весьма быстро окупит затраты на ее разработку, создание и внедрение.
Разработанная система обеспечивает качественную регистрацию документов,
мгновенный поиск необходимого документа, автоматизированный учет протоколов,
актов ревизионной комиссии, отчетности для спонсоров, что облегчает труд
работников.
85
Кроме того, внедрение системы позволит сократить площади, на которых
хранится информация, ведь отпадет необходимость ведения бумажных журналов
регистрации документов.
А если учесть, что с каждым годом объем обрабатываемой информации будет
только возрастать, становится очевидным, что внедрение автоматизированной
системы является ключом к эффективной работе и в будущем.
Кроме всего прочего, для руководителя или ответственного лица система
автоматизации документации позволяет производить всю работу удалённо, с того
места, из которого это необходимо в данную минуту. Такие возможности стали
реальностью с внедрением специальных портативных программных обеспечений и
приложений для телефона, планшета, компьютера. Все, что нужно для начала работы
– это ввести данные, произвести контроль и выполнить необходимые мероприятия.
Современная система автоматизации документооборота позволяет не только
проводить все манипуляции максимально быстро и эффективно, но и делать это
абсолютно конфиденциально. К примеру, вся важная информация по финансам,
количеству контактов партнеров, клиентов, сотрудников имеется только в доступе у
нескольких сотрудников (единый реестр): руководитель, отдела безопасности, отдела
кадров. Ранее реализовывать такую задачу было крайне сложно.
86
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1 Аппаратное обеспечение вычислительных систем / Д.В. Денисов, В.А. Артюхин,
М.Ф. Седненков; под ред. Д.В. Денисова. – М.: Маркет ДС, 2010. – 184 с.
(Университетская серия.)
2 Беленькая, М.Н., Малиновский, С.Т., Яковенко, Н.В. Администрирование в
информационных системах. Научно-популярное издание. – М.: Горячая линия -
Телеком, 2011. – 300 с.
3 Бодров, О.А. Предметно-ориентированные экономические информационные
системы: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. – 244
c.
4 Бородакий Ю. В., Лободинский Ю. Г. Информационные технологии: Методы,
процессы, системы / Ю.В. Борода¬кий, Ю.Г. Лободинский. – М.: Радио и связь,
2014. – 371 с.
5 Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие /
А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М,
2013. – 283 c.
6 Грекул, В.И., Денищенко, Г.Н., Коровкина, Н.Л. Проектирование
информационных систем – М.: ИУИТ, 2012. – 300 с.
7 Голицына, О.Л., Попов, И.И., Максимов, Н.В. Базы данных. Учебное пособие. –
3-е изд., перераб. и доп. – М.: ФОРУМ, 2012. – 400 с.
8 Гришин, А.В. Промышленные информационные системы и сети: практическое
руководство / А.В. Гришин. - М.: Радио и связь, 2010. – 176 c.
9 Информационная безопасность и защита информации / В.П. Мельников. – М.:
Академия, 2012. – 336 с.
10 Кузнецов, С.Д. Базы данных. Модели и языки. – М.: Бином-Пресс, 2013. – 720 с.
11 Култыгин, О.П. Администрирование баз данных. СУБД MS SQL Server. – М:
Московская финансово-промышленная академия, 2012. – 232 с. (Университетская
серия).
12 Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы: Учебник для
студентов учреждений среднего профессионального образования / К.Н. Мезенцев.
- М.: ИЦ Академия, 2013. – 176 c.
87
13 Норенков, И.П. Автоматизированные информационные системы: Учебное
пособие / И.П. Норенков. - М.: МГТУ им. Баумана, 2011. – 342 c.
14 Пирогов, В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и
проектирование: Учебное пособие / В.Ю. Пирогов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2011.
– 528 c.
15 Устройство и функционирование информационных систем / Н.З. Емельянова, Т.Л.
Партыка, И.И. Попов. Учебное пособие. – М.: ФОРУМ, НИЦ, ИНФРА-М. – 2012.
– 448 с.
16 Федорова, Г.Н. Информационные системы: Учебник для студ. учреждений сред.
проф. образования / Г.Н. Федорова. - М.: ИЦ Академия, 2013. – 208 c.
17 Бартеньев, О. 1С: Предприятие. Программирование для всех / О. Бартеньев. - М.:
Диалог МИФИ, 2010. - 464 c.
18 Кашаев, С. М. 1С: Предприятие 8.1. Разработка прикладных решений / С.М.
Кашаев. - М.: Вильямс, 2009. - 368 c.
19 Кашаев, Сергей 1С: Предприятие 8.1. Учимся программировать на примерах
(+CD-ROM) / Сергей Кашаев. - М.: БХВ-Петербург, 2009. - 400 c.
20 Богачева, Т.Г. 1С: Предприятие 8. Управление торговыми операциями в вопросах
и ответах + 1 CD-ROM / Т.Г. Богачева. - М.: 1С: Паблишинг; СПб: Питер;
Издание 3-е, 2008. - 544 c.