22
Юрист
1. Создание
документа
2. Отправка
документа юристу на
согласование
4. Согласование
правок с клиентом
5. Отправка договора
на подпись
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Менеджер по
работе с клиентами
3. Отправка договора
с правками
Договор на
оказание услуг
6. Подписание
договора
Договор на
оказание услуг
7. Отправка договора
в отдел для оказания
услуг
Договор на
оказание услуг
Секретарь Директор
8. Отправка договора
в архив
Договор на
оказание услуг
Рисунок 10 – Текущая организация документооборота
После проведения переговоров и утверждения нюансов сделки, менеджер
создает документ договора и отправляет его юристу на согласование. Юрист вносит
правки (если они требуются) и отправляет договор менеджеру назад. Иногда правки
необходимо объяснить, тогда юрист встречается с менеджером лично для передачи
документов и объяснения каких-либо правок, либо они решают эти вопросы с
помощью телефонного разговора. Если юрист внес какие-то правки, то эти изменения
необходимо согласовать с клиентом.
Иногда бывает так, что клиент не согласен с каким-то правками и просить либо
их изменить, либо убрать совсем. Тогда менеджер опять отправляет юристу договор на
согласование с комментариями клиента. Эти этапы продолжаются до тех пор, пока
клиент не будет удовлетворен договором, а юрист не даст разрешение на заключение
23
этого договора. Тогда менеджер отправляет договор на подпись (секретарю), правом
подписи договоров в компании обладает только директор, поэтому директор
подписывает договор, а секретарь передает его в соответствующий предмету договора
отдел оказания услуг. По завершению договора (вышел срок действия, или были
исполнены все обязательства в полном объеме) он передается секретарю для
оформления его в архив.
Трудовые затраты приведены в таблице 2.
Таблица 2
Трудовые затраты
Документ
Частота возникновения, в
мес
Трудовые затраты, час в
мес
Договор на оказание услуг
4
62
Внутреннее перемещение
20
14
Акт приема-выдачи
15
18
Проектная документация
4
61
Дополнительные
соглашения
14
23
Помимо договоров на оказание услуг, внутри компании имеются и другие
документы, которые также передаются между отделами в процессы выполнения их
работы. Общая схема документооборота для других документов имеет аналогичную
структуру.
Основной недостаток текущей организации процесса документооборота –
разрозненность способов передачи информации между сотрудниками и документами.
Кому-то из сотрудников удобнее электронная почта, кто-то предпочитает работать
только с бумажными копиями документов, а кто-то из сотрудников обменивается
документами с помощью общих папок на сервере организации. Такое разнообразие
способов обмена информацией значительно усложняет не только контроль за
информационными потоками (необходимый в первую очередь для соблюдения
требований информационной безопасности), но и создают дополнительную путаницу
между самими сотрудниками.
Автоматизация данного процесса предполагает разработку и внедрение
информационной системы, которая бы позволила в удобном виде отправлять
документы между сотрудниками и отделами, оставлять комментарии к документам,
вести их версионный контроль. Такой подход позволит не только стандартизировать
24
процесс документооборота и строго регламентировать взаимодействие отделов и их
сотрудников между собой, но также поможет увеличить производительность
сотрудников, чья работа заключается в просмотре, редактировании и утверждении
большого числа документов. Удобная организация работы с документами поможет
сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск нужного документа (ведь
иногда клиенты могут задерживать утверждение документа на несколько недель, по
прошествии которых сотрудникам очень сложно вспомнить особенности данного
документа).
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На предприятии особое внимание уделено вопросам информационной
безопасности и защиты информации. Для обеспечения информационной безопасности
имеются нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы такие
как:
1. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое настроено и
сконфигурировано специально под требования предприятия.
2. Регламенты использования ресурсами локальной вычислительной сети, сети
Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на двух
уровнях: программном и аппаратном.
Программный уровень включает в себя настройка политики безопасности
Microsoft Windows Server 2016:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-либо
данных;
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус Касперского, 1С);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
25
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в закрытом
сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника, а также
периодические резервные копирования данных, хранимых на сервера организации.
Кроме того, в компании используется ежеквартальная смена паролей на доступ
к ключевым ресурсам (1С, авторизация в операционной системе на пользовательских
ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор.
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность и защиту
информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
Первое место в иерархии опасностей информационного обеспечения
предприятия занимает утечка данных, а именно нарушается конфиденциальность
следующих информационных блоков: персональные данные; финансовые отчеты,
детали конкретных сделок, интеллектуальная собственность организации. Поэтому в
обязанности системного администратора также входят контроль прав доступа к
корпоративной информации на файловый сервер, мониторинг электронной почты
сотрудников, контроль интернет-канала путем закрытия доступа к социальным сетям.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) принудительно-«добровольное» увольнение из учреждения;
5) увольнение из учреждения согласно статье и с заведением уголовного дела.
26
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В качестве возможных видов программных продуктов, которые могут подойти
для решения поставленной задачи рассмотрим информационные системы для
организации электронного документооборота (СЭД).
Первый программный продукт – система Directum от одноименной компании.
К функциональным преимуществам системы Directum относится не только
расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в
работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов
и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов,
файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой
конфигурации, интерактивные мастера создания документов.
Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в
опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных
стилей в описи документа.
Архитектура системы – клиент-серверная. Отдельно приобретаются серверная
часть и необходимое количество клиентских лицензий. Стоимость пакета из 100
лицензий – 624 000 рублей.
Пример интерфейса системы Directium приведен на рисунке 11.
Рисунок 11 – Скриншот интерфейса системы Diectium
Следующий программный продукт – система ELMA
27
Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе
модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ -
стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA
CRM+ - реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных
процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.
Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями,
документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну
можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на
карточку документа.
Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля
исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у
пользователя под рукой. Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он
автоматически сохраняется после сканирования.
Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с
исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы
формировать результаты так, как они считают нужным.
Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям
отдельного предприятия и его организационной структуры.
Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно
для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.
Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для
моментального распознавания в системе.
Стоимость системы ELMA – 7 200 рублей за одну лицензию (стоимость покупки
на 100 пользователей – 720 000 рублей).
Скриншот интерфейса системы ELMA приведен на рисунке 12.
28
Рисунок 12 – Скриншот системы ELMA
Следующий программный продукт, который будет рассмотрен - Optima-
WorkFlow.
OPTIMA-WorkFlow – программная платформа для создания систем управления
документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих
организациях любого масштаба. Система обеспечивает комплексную автоматизацию
процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии
работы с электронными документами.
Функционал системы позволяет автоматизировать следующие виды
деятельности по обработке документов:
делопроизводство и канцелярия;
управление бизнес-процессами и административными регламентами;
контроль исполнительской дисциплины;
мониторинг эффективности деятельности, формирование отчетности и
поддержка процессов принятия управленческих решений;
архивное хранение бумажных и электронных документов;
электронные библиотеки, управление знаниями;
преобразование бумажных документов в электронный вид;
29
межтерриториальный и межведомственный обмен документами;
информационная безопасность, защита информации от
несанкционированного доступа, применение ЭЦП и обеспечение юридической
значимости документов.
Стоимость лицензии на 1 пользователя начинается от 6000 рублей (для 100
пользователей стоимость составит около 600 тыс. рублей).
Скриншот интерфейса системы Optima-WorkFlow приведен на рисунке 13.
Рисунок 13 – Скриншот системы Optima-WorkFlow
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При осуществлении автоматизации какого-либо бизнес-процесса, или его части,
принято выделять несколько последовательных этапов, по мере прохождения которых
решается задача автоматизации.
Первый этап – это анализ стратегии развития как всего предприятия, так и
рассматриваемого бизнес-процесса. Цель данного этапа – изучить необходимость
автоматизации какой-либо задачи, а также проанализировать возможные изменения
протекания данной задачи с течением времени (например, изменения входных или
выходных данных).
30
Второй этап решения задачи автоматизации – это поиск и обработка всей
информации, которая даже косвенным образом касается автоматизируемой задачи.
Главной целью данного этапа является выявление перечня данных, которые
необходимы для протекания автоматизируемого бизнес-процесса (или задачи).
Далее выдвигаются конкретные предложения для каждой задачи, выделенной
для автоматизации, которые помогут достигнут поставленной цели: снизить нагрузку
на сотрудников, увеличить их производительность и т.д.
Система должна быть оптимизирована для использования её пользователями с
определенной квалификацией, и иметь элементы, которые выполняют следующие
функции:
получение данных;
обработка, анализ, сохранение и вывод (например, печать) данных.
Вообще, выделяют четыре возможных варианта стратегии автоматизации
предприятия [6]:
кусочная (или хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизации.
Кусочная автоматизация характеризуется отсутствием единой стратегии
автоматизации предприятия. Какие-то процессы и работы автоматизируются
хаотически, отдельными фрагментами различных информационных систем и
программных продуктов, что в последствии приводит к значительным затратам для
корректировки результатов хаотичной автоматизации.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
производственных участков организации, имеющих общее функциональное значение,
или выполняющих сходный набор функций. Данный вариант автоматизации выбирают
если внедрение информационных технологий на каком-то участке производства даст
значительный экономический эффект (устранение потерь при производстве,
сокращение количество сотрудников и т.д.).
Автоматизация по направления предполагает автоматизировать отдельные
направления деятельности предприятия.
31
Комплексная автоматизация подразумевает полную автоматизацию всех
подразделений и всех направлений деятельности организации.
Для данного дипломного проекта была выбрана стратегия автоматизации по
участкам. Данная стратегия включает в себя следующие этапы [6]:
анализ области деятельности предприятия;
анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
определения стратегических свойств разрабатываемой системы;
определение функциональности системы;
анализ существующих разработок;
выбор стратегии автоматизации;
выбор способа приобретения;
определение архитектуры;
формирование бизнес-плана решения задачи.
В настоящее время имеется два возможных варианта решения задачи
автоматизации: подгонка готового программного продукта под бизнес-процессы
организации, либо создание нового программного продукта под конкретные условия
выбранного учреждения.
В данном дипломном проекте был выбран второй вариант – создание нового
программного продукта под конкретные условия компании ООО «АРСтрой».
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Под способами приобретения информационных систем понимают действия от
момента принятия решения о необходимости автоматизации задачи с помощью ИС до
момента, пока информационная система не будет внедрена в компании. Существует
несколько способов приобретения информационных систем [7]:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка готовой информационной системы;
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Ниже будут рассмотрены все четыре выделенных способа на предмет их
применения к автоматизации документооборота в компании «АРСтрой».