52
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
Информационной моделью называют схему движения входной,
промежуточной и результативной информации и функций предметной области.
Также с помощью информационной модели объясняется с помощью каких
входных данных (документов) и какой нормативно-справочной информации
происходит выполнение основных функций. Информационная модель
представлена на рисунке 14.
Спр
«Пользователи»
Администратор
Спр* «Пользователи»
Управление
справочниками
Спр «Статусы
документов»
ИС
Т «Документы»
Спр «Типы
документов»
Сотрудник компании
Спр «Отделы»
Спр* «Типы
документов»
Спр* «Отделы»
Создание
документа
Т «Комментарии»
Т* «Документы»
Т* «Комментарии»
Работа с
документом
Сотрудник компании
Спр «Роли
польз.»
Спр* «Роли польз.»
Спр «Должности»
Спр*
«Должности»
Ф «Итоговая версия
документа»
П «Письмо о новом
документе»
П «Письмо об
изменении статуса»
П «Письмо о новом
комментарии к
документу»
Т «Файлы»
Т* «Файлы»
Рисунок 14 – Информационная модель
В соответствии с составленной информационной моделью Администратор
может работать со всеми справочниками информационной системы.
Сотрудник компании может создавать документ с помощью отдельной
формы, либо работать с документом, с помощью другой формы
пользовательского интерфейса. При создании документа добавляется новая
запись в таблицу «Документы», а при работе с документом меняются записи как
в этой таблице, так и в таблице «Комментарии». Работа с документом заключается
в изменении статусов документов и добавлении к ним комментарием. При
53
выполнении этих операций сотрудникам компании приходят уведомления на
электронную почту в виде писем. Также приходит письмо-уведомление и при
создании нового документа. Помимо писем выходными данными ИС являются и
файлы итоговых версий документов.
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
В информационной системе используются шесть справочников,
характеристики которых приведены в таблице 6.
Таблица 6
Справочники информационной системы
№
пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочника
в записях
Среднюю
частоту
актуализа
ции
Средний
объем
актуализаци
и, %
1
Пользовател
и
Администратор
100
1 раз в
день
10
2
Должности
Администратор
50
1 раз в
месяц
10
3
Отделы
Администратор
10
1 раз в год
10
4
Статусы
документов
Администратор
4
нет
25
5
Роли
пользователе
й
Администратор
2
1 раз в год
30
6
Типы
документов
Администратор
50
1 раз в
месяц
10
Справочник «Статусы документов» носит нормативный характер и его
актуализировать не нужно. Справочник «Роли пользователей» достаточно
актуализировать раз в год. В остальных справочниках содержится информация,
которая актуализируется в среднем раз в месяц.
Реквизитный состав каждого справочника представлен в виде таблицы 7.
54
Таблица 7
Реквизитный состав справочников информационной системы
№ пп
Название
справочника
Перечень реквизитов
1
Пользователи
ФИО пользователя;
логин;
пароль;
электронная почта;
отдел;
должность;
роли пользователя
2
Должности
наименование должности
3
Отделы
наименование отдела
4
Статусы документа
наименование статуса
5
Роли
пользователей
наименование роли
6
Типы документов
наименование типа;
для каких отделов предназначен тип документа;
для каких должностей предназначен
Редактирование и ввод новых записей во все справочники осуществляется
с помощью специальных форм.
На рисунке 15 изображена форма для работы с записями справочника
«Пользователи».
55
Рисунок 15 – Форма Пользователь
Поле для ввода пароля продублировано, это необходимо для того, чтобы
исключить возможность опечатки при вводе пароля.
Перед сохранением данных проверяется наличие пользователей с таким же
логином (каждый пользователь должен иметь уникальный логин), сложность
введенного пароля (минимум одна цифра и один прописной знак).
Формы для работы с записями других справочников имеют аналогичный
вид (Рисунок 16-18).
Рисунок 16 – Форма Должности
56
Рисунок 17 – Форма Отделы
Рисунок 18– Форма Типы документов
На форме работы с записями справочника «Типы документов» помимо
названия типа также необходимо указать для каких отделов предназначен данный
тип документа и для каких должностей (документы с данным типом не будут
отображаться у пользователей неподходящих отделов и должностей).
В качестве входных данных для информационной системы автоматизации
документооборота выступают создаваемые документы, а также комментарии к
ним. Перечисленные входные данные создаются с помощью форм,
расположенных на сайте. Внешний вид форм представлен на рисунках 19 (форма
создания документа) и 20 (форма отправки комментария к документу).
57
Рисунок 19 – Форма для создания документа
Рисунок 20 – Форма отправки комментария к документу
Данные, введенные в формы, которые приведены выше, сохраняются в базе
данных и используются для формирования выходных данных (результатной
информации).
2.2.3. Характеристика результатной информации
Результатную информацию (выходные данные) информационной системы
можно разделить на два вида:
1. Письма, формируемые и отправляемые информационной системой
сотрудникам компании при появлении новых входных данных
(документа или комментария к нему), а также при изменении статуса
документа.
2. Итоговая версия документа.
Подробное описание выходных данных в таблице 8.
58
Таблица 8
Описание результатной информации
№ пп
Наименование
Реквизиты
Таблицы, на основе которых
формируется
Частота
формирования
Способ
доставки
1
Письмо «Новый
документ»
Номер документа
Наименование документа
Описание
ФИО сотрудника
Тип документа
Документы
Пользователи
Статусы документов
Отделы
Должности
Типы документов
По мере
необходимости
Электронное
письмо
2
Письмо «Новый
комментарий»
ФИО сотрудника
Номер документа
Текст комментария
Документы
Пользователи
Комментарии
По мере
необходимости
Электронное
письмо
3
Письмо
«Изменение
статуса
документа»
Номер документа
ФИО сотрудника
Новый статус документа
Документы
Пользователи
Статусы документов
По мере
необходимости
Электронное
письмо
4
Итоговая версия
документа
Имя файла
Объем
Документы
По мере
необходимости
Файл в формате
DOX, DOCX,
XLS, XLSX,
PDF и др.
59
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Базовый набор функций разработанной информационной системы можно
изобразить в виде дерева, изображенного на рисунке 21.
Функции ИС
Управление
справочниками
Работа с
документами
Пользователи
Должности
Отделы
Создание нового
Типы
документов
Статусы
докментов
Роли
пользователей
Просмотр списка
Работа с
документом
Добавление
комментариев
Смена статуса
Изменение
данных профиля
Рисунок 21 – Дерево функций программы
Выполнение функций разработанной информационной системы
осуществляется с помощью ведения диалога с пользователем. То есть
Пользователь информационной системы выполняет какие-то действия, а
программа соответствующим образом на них реагирует. Сценарий диалога с
пользователем представлен на рисунке 22.
60
Авторизация
Работа со
справочниками
Выбор справочника
Работа с документами
Добавление записи
Изменение записи
Удаление записи Выбор документа
Просмотр входящих и
отправленных документов
Добавление нового
документа
Работа с данными
профиля
Ввод данных
Просмотр
обновленных данных
Добавление
комментария
Изменение статуса
Рисунок 22 – Сценарий диалога
Началом диалога является запрос логина и пароля пользователя для доступа
в систему. После успешного прохождения авторизации пользователю
предлагается выбрать задачу, которую он собирается решить: работа со
справочниками, работа с документами, работа с данными профиля пользователя.
В зависимости от выбора пользователя ему открываются различные формы
пользовательского интерфейса, предназначенные для решения выбранной задачи.
2.3.2. Характеристика базы данных
В качестве системы управления базой данный для разрабатываемой
информационной системы была выбрана СУБД MySQL.
Для хранения всех необходимых данных была спроектирована и создана
база данных, состоящая из 12 таблиц. ER-модель спроектированной базы данных
представлена на рисунке 23.
61
Рисунок 23 – ER-модель базы данных
Описание все таблиц базы данных представлены в таблицах 9-20.
Таблица 9
Таблица users
Наименование
поля
Идентификатор
поля
Тип поля
Длина
поля
Прочее
Код пользователя
id
int
4
AI
ФИО пользователя
fio
varchar
120
Логин
пользователя
login
varchar
120
Код отдела
пользователя
departmentid
integer
4
Код должности
пользователя
staffid
integer
4
Пароль
пользователя (в
зашифрованном
виде)
password
varchar
120
Email пользователя
email
varchar
120
User
id
fio
login
password
email
departmentid (FK)
staffid (FK)
Users_role
roleid (FK)
userid (FK)
Role
id
caption
Department
id
caption
Document
id
caption
description
authorid (FK)
recipientid (FK)
statusid (FK)
createdAt
deadline
typeid (FK)
Comment
id
commentext
createdat
authorid (FK)
documentid (FK)
Status
id
caption
UploadFile
id
createdat
pathfile
docid (FK)
TypeDoc
id
caption
Staff
id
caption
Departments_types
typeid (FK)
staffid (FK)
Staffs_types
typeid (FK)
staffid (FK)