7
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................... 9
1. Аналитическая часть ......................................................................................... 13
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ......................................... 13
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ............................... 13
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ..................... 14
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия ............... 16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ............................................................................ 19
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов .......................................................................... 19
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание .................................................................................................................... 26
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи .................................................................................................. 27
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ...................................................................................... 29
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ............. 29
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ........................ 31
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ...................................................................................................................... 33
1.4. Обоснование проектных решений ............................................................ 34
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению .......................................................................................................... 34
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению . 35
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ... 37
2. Проектная часть ................................................................................................. 39
2.1. Разработка проекта автоматизации ......................................................... 39
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............................... 39
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ......... 49
8
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ............ 51
2.2. Информационное обеспечение задачи ..................................................... 52
2.2.1. Информационная модель и её описание ............................................... 52
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ........................................................................................................... 54
2.2.3. Характеристика результатной информации ......................................... 55
2.3. Программное обеспечение задачи ............................................................ 56
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................. 56
2.3.2. Характеристика базы данных ................................................................ 58
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .. 61
2.3.4. Описание программных модулей .......................................................... 63
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание ................ 67
3. Обоснование экономической эффективности проекта ............................... 77
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности .................................................................................................... 77
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта ......... 85
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 90
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ............................................. 92
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ...................................................................................................... 95
9
ВВЕДЕНИЕ
Современный подход к управлению организацией основан на управлении
процессами. Бизнес-процессы организации представляют собой совокупность
действий, которые должны осуществляться в определенном порядке для того,
чтобы достигнуть конечные цели организации. Некоторые бизнес-процессы
представляют собой рутинные операции. Рутинные операции – это типовые
ежедневные действия сотрудника, которые обладают высокими трудозатратами,
при этом они являются неизбежными в выбранном виде деятельности.
Рутинные операции являются трудозатратными для организаций. Чтобы
снизить трудозатраты, необходимо оптимизировать такие операции для
последующей автоматизации. Это помогает организовать эффективную
коммуникацию с клиентами и обеспечить связь между отделами предприятия.
Одним из видов рутинных операций является формирование
документооборота предприятия. Формирование документооборота называют
документационным обеспечением управления (ДОУ). ДОУ является
неотъемлемым компонентом деятельности предприятия, поскольку все
необходимые данные, которые используются в процессе управления
предприятием, подлежат документированию. Поэтому необходимо организовать
хранение документов для быстрого поиска и исключения утери документа.
Также оптимизации подлежит работа с документацией с целью
минимизации временных затрат на работу с документами. Для обеспечения
сохранности, доступности и оперативной обработки документов используются
системы электронного документооборота (ЭДО).
Задачей подразделения организации, отвечающей за формирование
документооборота, является организация обработки документов так, чтобы
любой сотрудник предприятия мог в любой момент времени получить
оперативный доступ к документам или нужной информации. В большей части
предприятий документооборот ведется на бумажных носителях. Поэтому с
увеличением объема документооборота снижается скорость его обработки.
Также подразделения, ответственные за формирование документооборота,
осуществляют контроль выполнения заданий и поручений. Для этого необходимо
применять современные методы работы с документами.
10
Руководство организаций осуществляют следующие действия при работе с
документами:
принятие управленческих решений, основываясь на информации,
содержащейся в документах;
контроль выполнения управленческих решений.
В процессе принятия управленческих решений руководителям организаций
необходимо обеспечить оперативный доступ к нужным документам. Поскольку
выборка данных из документов является трудозатратным процессом, появляется
необходимость в оптимизации документооборота.
Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для
автоматизации сбора необходимых данных из массива документов. Для этого
применяются различные системы классификации и поиска по документам.
СЭД позволят пользователям контролировать исполнение документа и
передавать сотрудникам организации поручения по каждому документу. Когда
поручение передано, сотрудник получает уведомление, в котором содержатся
распоряжения относительно документа. Также система напоминает пользователю
о приближении сроков выполнения документов и поручений. Руководители могут
формировать отчеты, которые содержат данные о процессе выполнения
документа.
В малых предприятиях, а также организациях среднего бизнеса
отсутствуют подразделения, отвечающие за формирование документооборота.
Документооборот в таких организациях формируется секретариатом. Внедрение
СЭД в работу секретаря обладает следующими преимуществами:
легкость и быстрота поиска по документам;
контроль состояния исполнения документа;
оперативность поиска необходимых документов;
повышение качества выборки по документам;
минимизация временных затрат на подготовку, согласование и
утверждение итоговых документов.
Для СЭД важным компонентом является интеграция с другими
автоматизированными системами, используемыми на предприятии. К таким
системам относятся системы, управляющие ресурсами предприятия и финансово-
бухгалтерские учетные системы. В процессе интеграции с другими
11
информационными системами используются другие методы обработки данных,
поскольку в информационных системах данные хранятся и обрабатываются в
структурированном виде. В отличии от них СЭД обрабатывается данные в виде
текстов и разнообразных файлов. Такие данные не являются
структурированными.
Внедрение СЭД в бизнес-процессы финансового планирования и
бухгалтерского учета позволяет организациям достичь следующих показателей:
Повышение оперативности обработки документов;
Минимизация потери или порчи документов;
Минимизация трудозатрат на выборку данных.
Для организации в целом применение СЭД в финансово-бухгалтерских
бизнес-процессах позволит добиться снижения трудоемкости бизнес-процессов
формирования документов, для того, чтобы финансово-бухгалтерские
подразделения предприятия могли сосредоточиться на повышении качества учета
и подготовки отчетности.
На основании вышеперечисленного можно заключить, что системы
электронного документооборота могут быть внедрены во все структурные
подразделения предприятия. Они позволяют снизить трудозатраты на подготовку
документооборота, поиск данных и повысить контроль исполнения документов и
управленческих решений.
Актуальность выбранной темы заключается в применении
информационных технологий для автоматизации процесса формирования
документооборота организации.
Объектом исследования является ООО «Касторама РУС».
Предметом исследования является процесс формирования
документооборота.
Целью работы является автоматизация документооборота организации
«Касторама РУС».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
1. Провести анализ предметной области.
2. Дать характеристику объекту исследования.
3. Охарактеризовать комплекс задач объекта исследования.
12
4. Провести анализ существующих разработок и выбрать стратегию
автоматизации.
5. Обосновать проектные решения.
6. Разработать проект автоматизации.
7. Описать процесс управления объектом автоматизации.
8. Дать описание информационному обеспечению задачи.
9. Описать программное обеспечение задачи.
10. Дать описание апробации результатов исследования.
11. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности
проекта.
12. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
13
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Организация «Касторама РУС» ведет экономическую деятельность с 2006
года. Компания специализируется на продаже строительных материалов и
товаров для ремонта. Миссия организации заключается в том, чтобы сделать
потребителей сильнее, предоставляя им большой выбор товаров, благодаря чему
у них появляется возможность реализации того, что они хотят.
Реализация товаров осуществляется с помощью сети гипермаркетов. По
состоянию на 2018 год, гипермаркеты открыты в следующих городах: Москве и
Московской области, Санкт-Петербурге, Перми, Самаре, Тольятти, Ростове-на-
Дону, Казани, Краснодаре, Воронеже, Нижнем Новгороде, Саратове,
Екатеринбурге, Челябинске и Оренбурге.
Товарная политика организации рассчитана на обычных людей, не
являющихся профессиональными строителями, а также на профессиональных
строителей. Ассортимент товаров организации включает 30 000 наименований, к
которым относятся декоративно-отделочные и строительные материалы,
напольные покрытия и плитка, освещение и оборудование для водоснабжения,
обогрева и охлаждения, кухни, инструменты и сантехника, скобяные и столярные
изделия, а также товары для дачи и сада. Помимо продажи товаров, предприятие
предоставляет клиентам следующие услуги: колеровку красок, резку тканей,
пошив штор, резку дерева, доставку товаров.
Рассмотрим основные показатели деятельности компании. Характеристика
показателей деятельности предприятия представлена в таблице 1.
Таблица 1
Характеристика показателей деятельности предприятия
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя
на 2017 год, тыс. руб.
1
Нематериальные активы
5023
2
Основные средства
158
3
Дебиторская задолженность
5789
4
Денежные средства и денежные
эквиваленты
5309
5
Прочие оборотные активы
97
6
Уставный капитал
40
7
Добавочный капитал (без переоценки)
4000
14
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя
на 2017 год, тыс. руб.
8
Нераспределенная прибыль
1662
9
Заемные средства
157
10
Кредиторская задолженность
9466
11
Прочие обязательства
16
12
Валовая прибыль
16258
13
Выручка
33185
14
Себестоимость продаж
16927
15
Прибыль от продаж
6008
16
Управленческие расходы
10250
17
Прочие доходы
10379
18
Прочие расходы
10955
19
Совокупный финансовый результат
периода
3969
На основании приведенных данных можно заключить, что деятельность
компании является прибыльной, компания стабильно развивается с момента ее
создания.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Рассмотрим организационную структуру компании. В компании
организованы следующие отделы:
1. Финансовый отдел.
2. Отдел кадров.
3. ИТ-отдел.
4. Отдел продаж.
5. Отдел маркетинга.
6. Склад.
7. Отдел закупок.
Схема организационной структуры компании представлена на рисунке 1.
Рассмотрим деятельности каждого отдела организации. Целью
финансового отдела является учет деятельности организации. В задачи
бухгалтера входят:
Учет финансово-хозяйственной деятельности компании.
Формирование документооборота.
Расчет себестоимости услуг компании.
Расчет показателей деятельности компании.
Формирование бухгалтерской, налоговой и финансовой отчетности.
15
Директор
Главный
бухалтер
Руководитель
отдела кадров
Финансовый
отдел
Бухгалтер
Руководитель
ИТ-отдела
Руководитель
отдела продаж
Отдел продажОтдел кадров
Специалист
отдела кадров
ИТ-отдел
Менеджер по
продажам
Системный
администратор
Отдел
маркетинга
Маркетолог
Руководитель
отдела
маркетинга
Склад
Кладовщик
Главный
кладовщик
Отдел
закупок
Специалист
по закупкам
Руководитель
отдела
закупок
Рисунок 1. Организационная структура компании
Целью отдела кадров является обеспечение компании
квалифицированными кадрами. В задачи специалистов отдела кадров входят:
Подбор кадров в зависимости от потребности в кадрах.
Формирование кадрового резерва.
Проведение собеседований.
Проведение аудита кадров.
Адаптация персонала для работы в компании.
Расчет заработной платы сотрудников.
Целью ИТ-отдела является поддержка информационной инфраструктуры
организации. В задачи специалистов ИТ-отдела входит:
Установка и настройка программных продуктов, используемых в
компании.
Решение проблем в работе ПО.
Поддержка работоспособности сайта компании.
Поддержка работоспособности информационной инфраструктуры
компании.
Целью отдела продаж является качественное обслуживание клиентов. В
задачи менеджеров по продажам входит:
Обработка заказов.
Консультирование клиентов.
Выполнение плана по продажам на торговых точках.
Проверка наличия товаров.
16
Целью отдела маркетинга является продвижение услуг компании и
продвижение клиентов компании. В задачи специалистов отдела маркетинга
входят:
Разработка маркетинговых стратегий и рекламных компаний.
Подготовка и проведение e-mail рассылок.
Поиск и обработка тендерных заявок.
Целью отдела закупок является своевременное снабжение организации
необходимыми ресурсами. В задачи специалистов по закупкам входят:
Поиск поставщиков.
Заключение сделок.
Отслеживание остатков ТМЦ на складе и внутри организации.
Целью склада является обеспечение оптимального хранения готовой
продукции на складе компании. В функциональные обязанности специалистов
склада входят:
Прием товарно-материальных ценностей (ТМЦ), поступающих на
склад.
Ведение складского учета.
Размещение ТМЦ согласно принципам оптимизации.
Учет движения ТМЦ.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Программная архитектура представляет собой концепцию организации
информационной системы, которая определяет ее элементы и характер их
взаимодействия [17]. Программная архитектура формируется на основании
программных продуктов, функционирующих в рамках обеспечивающих систем.
Основу программной архитектуры составляет операционная система, в рамках
которой функционирует программное обеспечение рассматриваемой
организации.
Поскольку для выполнения функциональных обязанностей сотрудников
компании используются разные программные продукты, на схеме программной
архитектуры программное обеспечение сгруппировано по отделам. Схема
программной архитектуры представлена на рисунке 2.