27
Постановлением называется правовой акт, принимаемый руководителем
организации с целью разрешения наиболее важных и принципиальных задач,
стоящих перед предприятием.
Решение – правовой акт предприятия, создаваемый с целью разрешения
наиболее важных вопросов деятельности подразделений организации.
Приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем
канцелярии, с целью разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед
данным органом.
Распоряжением называется правовой акт, издаваемый единолично
руководителем, с целью разрешения оперативных вопросов. Распоряжение, как
правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга
должностных лиц.
Указанием называется правовой акт, направленный на решение вопросов
информационно-методического характера, а также вопросов, связанных с
организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и
вышестоящих органов управления.
Результатным показателем процесса является количество документов,
предназначенных для исполнения.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для определения средств автоматизации формирования документооборота
компании «Касторама РУС» необходимо дать обоснование экономической
целесообразности разработки и сформулировать цели использования средств
вычислительной техники.
Для того чтобы обосновать экономическую целесообразность разработки,
необходимо проанализировать документооборот организации. В рамках
осуществления управления документооборотом организации формируются
следующие документы:
1. Постановления.
2. Приказы.
28
3. Решения.
4. Указания.
5. Распоряжения.
Для описания формирования документов составим схему
документооборота (рисунок 9).
Персонал структурного подразделения
Создание
проекта
документа
Исполнение
документа
Формирование
отчетности
Процесс
Распоряжение
Проект
документа
Проект
документа
Исполненный
документ
Корректировки
Руководитель структурного подразделения
Распоряжение
Проект
документа
Исполненный
документ
Отчет
Корректировки
Утвержденный
проект
документа
Отчет
Рисунок 9. Схема документооборота
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты
на выполнение процесса складывают из следующих показателей [9]:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
В таблице 2 представлена характеристика документооборота без внедрения
средств вычислительной техники.
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Проект
документа
Исполненный
документ
Отчет
Количество документов в
год, шт.
10 000
10 000
1 000
Количество символов в
документе, шт.
10 000
10 000
3 000
Частота возникновения в год
1
1
1
Трудозатраты на обработку
в год, чел-час
5 000
5 000
2 000
29
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать вывод
о том, что применение вычислительной техники является целесообразным.
Годовые трудозатраты на формирование документооборота организации
составляют 12 000 человеко-часов. Текущая организация процесса имеет ряд
недостатков. Процесс сопровождается высокими временными на перемещение
документов между сотрудниками, ответственными за согласование, исполнение и
визирование документов. При автоматизации процесса формирования
документооборота планируется снижение временных затрат на перечисленные
операции. Теперь осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи
с использованием средств вычислительной техники (таблица 3).
Таблица 3
Характеристика документооборота
Показатель
Проект
документа
Исполненный
документ
Отчет
Количество документов
в год, шт.
10 000
10 000
1 000
Количество символов в
документе, шт.
10 000
10 000
3 000
Частота возникновения
в год
1
1
1
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
3 500
3 500
1 000
После внедрения автоматизированной системы формирования
документооборота трудозатраты рассматриваемой задачи составят 8 000
человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что
временные затраты были снижены на 33%. Следовательно, применение средств
вычислительной техники является обоснованным.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программное обеспечение, направленное на автоматизацию
формирования документооборота. СЭД «ДЕЛО» включает в себя полный спектр
функциональных возможностей для управления документооборотом и
30
делопроизводством. Система является масштабируемой и способна выдерживать
максимальные нагрузки [26]. Функции СЭД «Дело» включают в себя:
1. Регистрацию документов.
2. Использование электронной подписи (ЭЦП).
3. Синхронизация с сервером проверки ЭЦП.
4. Обеспечение юридической значимости документооборота.
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря чему
существует возможность удаленной работы с документами.
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» направлена на формирование
полноценной системы управления бизнес-процессами и документооборотом
организации [28]. СЭД включает в себя инструменты, которые позволяют
организовать электронных документооборот любого предприятия, вне
зависимости от количества персонала или организационно-правовой формы.
Систему можно внедрять как в небольшие отделы, так и в масштабную
организацию с отдаленными подразделениями и сложными схемами
информационных потоков.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» соответствует рекомендациям
WfMC (Workflow Management Coalition), а также стандарту ISO 9000. Система
обладает гибкими настройками, что позволяет ей автоматизировать бизнес-
процессы формирования документооборота в соответствии с требованиями
ГОСТов делопроизводства и с регламентом, положениями и инструкциями
применямыми на предприятии.
СЭД «СУПеР» разработана на платформе IBM Lotus Software, что
позволяет ей автоматизировать все рутинные операции формирования
документооборота и делопроизводства, формирования отчетности, ведения
договоров и проектов, сбором информации о персонале предприятия и их
контрагентах [27]. Применение СЭД «СУПеР» позволяет повысить
эффективность работы структурного подразделения, отвечающего за
формирование документооборота, и снизить вероятность возникновения ошибок.
31
Это способствует снижению трудозатрат на документооборот и улучшению
качества принимаемых на его основе решений.
Основным преимуществом этой СЭД является комплексная всесторонняя
автоматизация производственно-коммерческой деятельности организации.
Помимо этого, с помощью СЭД «СУПеР» осуществляется автоматизация и
контроль работы отделов организации.
Анализ представленных программных продуктов будет осуществляться по
5-балльной шкале, где 1 - будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5.
Результаты анализа представлены в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
Критерий
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
СУПеР
Стоимость
4
3
2
Функционал
4
4
5
Документация
5
5
4
Системные
требования
4
3
3
Надежность
3
4
4
Совместимость с
другим ПО
4
4
3
Итого
24
23
21
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие показатели
функциональности и показывают средний уровень соответствия поставленным
критериям. В связи с чем преимущество остается за индивидуальной разработкой
системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [13]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
32
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает автоматизацию
отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору выполняемых
функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда существуют
участки, в которых применение автоматизированных систем дает значительный
экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании [24]. При этом достигается
полная автоматизация направления деятельности. Этот подход является
оптимальным в том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных
функций не будет связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом.
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой
задачи, поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность
целого отдела, при этом будут использованы несколько составляющих
информационной системы: СУБД и клиент-серверное приложение.
Стратегии полной автоматизации также не является подходящей,
поскольку будет автоматизировано одно из направлений деятельности компании.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по направлениям, поскольку будет автоматизирован процесс
формирования документооборота, который выполняется отделом канцелярии.
33
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных
систем для автоматизации документации. Приобретение информационных систем
может осуществляться одним из перечисленных способов [17]:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей документацию и отчетность предприятия. Ранее были
рассмотрены программные системы, представленные на рынке, и был сделан
вывод о том, что они не в полной мере удовлетворяют потребностям организации,
поэтому покупка готовой информационной системы не потребуется.
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой и
добавление необходимого информационных систем под нужды компании
потребует внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики.
Поэтому оба варианта приобретения информационной системы были отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей
требованиям организации. Поскольку в компании отсутствуют специалисты с
необходимой квалификацией для автоматизации процесса документации и
отчетности, вариант разработки системы своими силами не подходит.
Следовательно, подходящим будет являться вариант разработки системы силами
сторонней организации.
34
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Опишем состав входных и выходных документов процесса формирования
документооборота архива. Входными документами процесса являются
исполненные документы, к которым относятся:
постановления;
решения;
приказы;
распоряжения;
указания.
Перечисленные документы будут храниться в системе в виде таблиц базы
данных, а также скан-копий, поэтому потребуется проектирование оригинальной
формы документов.
Выходным документом бизнес-процесса является отчет по
документообороту. Этот документ имеет унифицированную форму, поэтому при
разработке системы не потребуется оригинального проектирования отчетной
формы.
Рассмотрим состав справочников и классификаторов. В их составе должны
быть:
Справочник видов документов, который содержит перечень
документов, формируемых организацией.
Справочник сотрудников организации, который содержит данные о
всех сотрудниках организации.
Справочник должностей, который содержит наименования всех
должностей организации.
Справочник структурных подразделений, который содержит
перечень всех отделов организации.
Справочник категорий секретности, который содержит данные всех
уровней доступа к документу.
35
Информационная база должна быть интегрированной с локальной
организацией для обеспечения доступа всех сотрудников к данным. Для
организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который
минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования
ими.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и
обработку данных. Для хранения данных в информационных системах
используются базы данных. Различают следующие виды баз данных:
1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные [22].
В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи
со следующими факторами
Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных
существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное
представление данных.
Наличие теоретически обоснованных методов нормализации
отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
Независимость данных заключается в том, что при необходимости
внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение
минимальных изменений [10].
Для управления реляционной базой данных используется реляционная
СУБД. На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные
СУБД. Рассмотрим СУБД, которые применяются для разработки web-
ориентированных информационных систем:
Microsoft SQL Server;
PostgreSQL;
MySQL;
Oracle database.
36
СУБД PostgreSQL является кросс-платформенной, обеспечивает
стабильную работу базы данных. Недостатками системы является низкая
производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим пакетом
инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на
администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает
только на платформе Windows [23]. СУБД Oracle обладает высокой
производительностью, легкостью интегрирования приложений и устойчивостью
к большим потокам данных. Недостатком является высокая стоимость,
необходимость приобретения мощного оборудования и персонала для поддержки
СУБД. Ввиду перечисленных свойств реляционных СУБД был сделан выбор в
пользу СУБД ORACLE.
Для разработки информационной системы будет использован объектно-
ориентированный подход, поскольку он позволяет осуществлять
конструирование из компонентов, обладающих простыми инструментами, что
дает возможность абстрагироваться от деталей реализации [22]. При этом данные
и операции вместе образуют определенную сущность, и они не «размазываются»
по всей программе, как это нередко бывает в случае процедурного
программирования. Использование локализации программного кода и данных
улучшает наглядность и удобство сопровождения программного обеспечения.
В качестве языка программирования был выбран язык программирования
c#. Который поддерживает объектно-ориентированный подход и обладает
множеством встроенных библиотек.
Разработка информационной системы будет осуществляться в среде
программирования MS Visual Studio, которая является бесплатным
инструментом, поддерживающим выбранный язык программирования.
Проектируемая система должна функционировать в среде операционной
системы Windows 7, поскольку эта операционная система используется для
работы сотрудников организации.