78
Рисунок 41 – Учет отпусков
Рисунок 42 – Окно формирования отчета
В результате применения ИС выполняется автоматизации учета обращений
пользователей.
Таблица 20
Результаты испытаний
№
проверки
Вид
проверки
Критериальный
параметр
Допустимые
значения
Результат
проверки
1
Наличие
связи между
объектами
конфигурации
Использование
данных с других
таблиц
4 связи
Соответствует
2
Соответствие
полей форм и
их источников
Соответствие
количества полей
Наличие все
полей
Соответствует
3
Ввод данных
Правильность
ввода и
сохранения
Отсутствие
ошибок ввода
Соответствует
79
информации
4
Формирование
отчетности
Безошибочное
формирование
отчета
Все
выбранные
поля
Соответствует
В результате выполненной работы формируется электронный реестр
документов, который, в отличие от классического бумажного документооборота,
использует для хранения информации БД.
В рассматриваемой конфигурации созданы следующие объекты:
– справочники;
– документы (обычные и с табличной частью);
– формы для ввода данных;
– печатная форма;
– регистр накопления;
– отчеты;
– перечисления;
– запросы для создания отчета.
80
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
При внедрении мероприятий по совершенствованию учета в отделе кадров на
основе автоматизации рабочего места основной задачей было создать эффективную и
функциональную систему.
Эффективность автоматизации рабочего места обуславливается действием
ряда факторов организационного, информационного и экономического характера.
Организационный эффект проявляется в высвобождении работников от
рутинных операций по систематизации и группировке учетных данных и сверки
показателей, увеличив тем самым время для проведения анализа и оценки
эффективности принимаемых управленческих решений.
Экономический фактор проявляется в том, что учетная информация, имеющая
целью полное и своевременное отражение и состояние объекта и причин влияющих
на его развитие, в конечном счете направлена на улучшение использования ресурсов.
Во многих случаях, при автоматизации экономических задач, особенно,
рутинного типа, определение общей экономической эффективности не
представляется возможным. Её можно оценить лишь качественно. В этих случаях
количественная оценка экономичности выбираемого варианта автоматизации
является единственно целесообразной.
Методика, рассматривается в данном разделе как раз и рассчитана на эту
ситуацию. В основе этой методики лежит сопоставление показателей, полученных в
проекте с показателями исходного варианта обработки информации. Экономическая
эффективность оценивается трудовыми и стоимостными показателями, которые
позволяют измерить экономию от внедрения предлагаемого проекта машинной
обработки информации относительно базового варианта.
К трудовым показателям относятся:
1. Абсолютное снижение трудовых затрат ( Т):
Т=T
0
-T
1
, (3.1)
где Т
0
-трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;
Т
1
-трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту;
81
2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат(К)
К=Т/Т
0
*100% (3.2)
3. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда(Y):
Y=T
0
/T
1
(3.3)
К стоимостным показателям относятся:
1) абсолютное снижение стоимостным затрат (С):
С=С
О
-С
1
(3.4)
где С
О
- стоимостные затраты на обработку информации по базовому
варианту;
С
1
- стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту;
2) коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс):
Кс = С/C
O
* 100 (3.5)
3) индекс снижения стоимостных затрат или повышение производительности
труда (Ус):
Ус= СО/С1 (3.6)
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта
В данном разделе рассчитаем конкретные суммы затрат на работу в базовом
варианте и на разработку автоматизированной системы.
Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как
достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.
Объем работы измеряется количеством записей, которые вносит в базу
работник отдела кадров.
Под записями понимается вся информация, которая вносится по каждому
документу в данной операции.
Записи, которые может внести работник отдела кадров, называется нормой
выработки при условии, что будет вносить данные вручную. Трудовые и стоимостные
затраты при базовом и проектном вариантах, полученные путем статистических
измерений, представлены в таблицах 21 и 22.
82
Таблица 21
Характеристика затрат на обработку при базовом варианте
п/
п
Наименование
операций
технологическо
го процесса
решения
комплекса
задач
объе
м
работ
в год
Норма
выработ-
ки/
Произ-
води-
тель-
ность
устройст
в ЭВМ (в
час
Тру
до
ем
кост
ь
Средне
-
часовая
зарплат
а
опера-
тора
(руб.)
Час
вая
нор
ма
амо
р
тиза
ции
Стои-
мость
работы
обо-
рудова
ния
для ру-
чных
опера-
ций
Стои-
мостные
затраты
для
операци,
вып.на
ЭВМ
1
Ввод данных о
приказах
1270
18
70
142
1,47
143,47
2762,9
2
Ввод данных по
учету рабочего
времени
5080
34
149
160
1,47
143,47
5881,03
3
6350
219
35361,03
Таблица 22
Характеристика затрат на обработку при проектном варианте
п/
п
Наименование
операций
технологическо
го процесса
решения
комплекса
задач
объе
м
рабо
т
в
год
Норма
выработ
-ки/
Произ-
води-
тель-
ностъ
устройст
в ЭВМ (в
час
Тру
до
ем
кост
ь
Средне
-
часова
я
зарплат
а
опера-
тора
(руб.)
Час
о
вая
нор
ма
амо
р
тиза
ции
Стои-
мость
работы
обо-
рудован
ия для
ру-чных
опера-
ций
Стои-
мостные
затраты
для
операций,
вып. на
ЭВМ
1
Ввод данных о
приказах 1чел
1270
33
38
142
рублей
1,47
143,47
1499,86
2
Ввод данных по
учету рабочего
времени 1 чел
5080
58
87
142
рублей
1,47
143,47
3433,89
3
6350
125
20183,75
В таблицах представлены трудовые и стоимостные затраты при базовом и
проектном вариантах, полученные путем статистических измерений.
Объем работы измеряется количеством записей, которые должен внести в
базу работник отдела кадров.
Под записями понимается вся информация, которая вносится по каждому
83
документу в данной операции.
Индекс изменения трудовых затрат рассчитаем по формуле:
Т
0
= 1270/18 +5080/34=219(часа) – трудоемкость базовая.
Т
1
= 1270/33+5080/58=125(часа) - проектная трудоемкость.
YT = Т0/Т1 = 219/125 = 1,75 – общий индекс снижения затрат труда.
К=Т/Т
0
*100% = 94/219*100 = 42,92 процента – коэффицент изменения
затрат.
Т = Т0 – Т1 = 219 – 125 = 94 – абсолютное снижение затрат труда
Среднечасовая зарплата получается в результате деления заработной платы
работника отдела на количество рабочих часов в месяце (8-часовой рабочий день).
22х8 = 176 рабочих часа в месяце;
Заработная плата работника отдела кадров 25000 /22/8 = 142 руб/час
В основе расчета часовой нормы амортизации лежит следующий алгоритм:
берется стоимость компьютера и делится на среднегодовое время работы,
умноженное на пять лет (срок эксплуатации компьютера, в соответствии с
законодательством).
Среднегодовое время работы: 254*8=2032 (часа в год)
Стоимость компьютеров (базовый вариант): 15000 (рублей)
Стоимость компьютера (проектный вариант): 15000 (рублей)
Часовая норма амортизации (базовый вариант): 15000/(2032*5)=1,47 (рублей в
час).
Часовая норма амортизации (проектный вариант): 15000/(2032*5)=1,47 рублей
в час).
Стоимость накладных расходов не учитывается, т.к. для работы компьютера
необходима только электроэнергия, а ее стоимость в данном случае не считается.
Стоимость работы оборудования получается путем складывания
среднечасовой зарплаты и часовой нормы амортизации.
Стоимость работы оборудования (базовый вариант) 142+1,47=143,47
Стоимость работы оборудования (проектный вариант) 142+1,47=143,47.
Стоимостные затраты показывают общую стоимость данной операции.
70*143,47+149*143,47=31419, 93– базовый вариант
84
38*143,47+87*143,47=17932,89 – проектный вариант.
Показатели эффективности от внедрения проекта представлены в таблице 23.
Таблица 23
Показатели эффективности от внедрения проекта автоматизации
Затраты
Абсолютное
Коэффициент
Индекс
Базовый
Проектный
Изменение
Изменения
Изменения
Вариант
Вариант
Затрат
Затрат
Затрат
Трудоемкость
219 часа
125 часа
94 часа
42,92%
1,75
Стоимость
31419,93
рублей.
17932,89
рубля.
15178 руб.
42,92%
1,75
Таким образом, из таблицы видно, что трудоемкость выполняемых
операций, а также их стоимость уменьшается практически в 2 раза.
При этом заработная плата сотрудников составляет 25000 рублей в месяц,
из чего можно получить стоимостные показатели для затрат на ведение
документооборота, они составляют:
С0 = 12*6*25000=1800000 рублей в год.
С1 = 12*4*25000 = 1200000 рублей в год.
Учитывая, что внедрение автоматизации снизит затраты трудоемкости на 42
процента, возможно сократить штат персонала ОК до четырех человек.
Расчитаем абсолютное снижение стоимостных затрат:
С = С0 - С1= 18000000 -1200000 = 600000 рублей дополнительной экономии
для бюджета ООО «ЭОС».
85
Рисунок 43 – Сопоставление стоимости
Соответственно проектный вариант решения задачи является выгоднее
базового варианта, как в плане стоимости, так и в плане трудовых затрат.
₽1 800 000,00
₽1 500 000,00
₽1 350 000,00
₽1 400 000,00
₽1 450 000,00
₽1 500 000,00
₽1 550 000,00
₽1 600 000,00
₽1 650 000,00
₽1 700 000,00
₽1 750 000,00
₽1 800 000,00
₽1 850 000,00
Базовый вариант Внедряемый вариант
Сопоставление стоимости
86
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе разработки дипломного проекта была рассмотрена проблема
автоматизации документооборота отдела кадров ООО «ЭОС».
При этом было рассмотрено:
- законодательство РФ, для кадровых служб государственных учреждений.
- существующее разнообразие программных продуктов, автоматизирующих
работу кадровых служащих, таких как: «1С: Зарплата и Управление персоналом»,
«Отдел Кадров плюс», «Сотрудники и кадры».
- ведение кадрового учета в организациях.
Программа автоматизации рабочего места отдела кадров позволила:
- сократить сроки составления приказов и отчетов;
- сократить время ввода и поиска информации;
- увеличить объем хранимой информации.
Результатом проекта стало внедрение программного модуля, обеспечивающее
удобное хранение и поиск личной информации сотрудников, формирование
документов по ним, построение отчетов по кадрам.
В дальнейшем, в целях усовершенствования проекта, планируется
организовать учет приема и увольнения сотрудников. Это даст больше времени
кадровику работать с персоналом и более качественно подходить к проблеме подбора
кадров. Также при развитии программы предполагается связь с ведением
бухгалтерского учета предприятия:
расчет заработной платы;
расчет с подотчетными лицами;
Программа автоматизации рабочего места кадрового работника позволила:
- сократить сроки составления отчетов;
- сократить время ввода и поиска информации;
- увеличить обьем хранимой информации.
В условиях современных рыночных отношений наиболее важные задачи
руководителей предприятий - это эффективность работы персонала, создание
оптимальной структуры его координации.
87
Результат деятельности персонала часто отражается в большом объеме
документов с разной информацией.
Качественная и грамотная систематизация, и обработка, информации
гарантирует эффективное управление деятельностью организации.
Отсутствие необходимых данных по ведению документации может привести
к некорректному решению и большим финансовым убыткам.
Использование автоматизированных программ документооборота позволяет
не только ускорить процесс управления, но и привести в порядок учет деятельности,
отслеживать договорные обязательства, ускорить процесс расчета с сотрудниками,
своевременно сдавать отчетности.
Из-за ошибок в выполнении документооборота могут быть финансовые
потери. Большой урон наносит незнание и в результате невыполнение принятых
положений и законов.
Также при осуществлении документооборота вручную могут быть допущены
арифметические ошибки и неточности.
Основными задачами автоматизации является своевременное оповещение
пользователей об изменениях в действующем законодательстве, устранение разного
рода неточностей в отчетах, ускорение процессов обработки первичных документов.
При написании выпускной квалификационной работы решены следующие
задачи:
– охарактеризована структура и функционирование ООО «ЭОС», дана ее
технико-экономическая характеристика и деятельность;
– описан комплекс самых главных задач и обоснований необходимости
автоматизации документооборота в отделе кадров ООО «ЭОС»;
– проанализированы и описаны уже существующие разработки по
аналогичным программам и сделан выбор основного направления автоматизации;
– с помощью разработки программного проекта реализовано обобщение
исследуемых проектных решений по автоматизации документооборота отдела кадров
ООО «ЭОС»;
– выполнен обзор проектируемого программного обеспечения (ПО),
охарактеризован контрольный пример реализации автоматизации;
– обоснована технико-экономическая эффективность создания проекта.