8
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .......................................................................................................................... 10
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ........................................................................................... 13
1.1.Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» .................................................13
1.1.1.Характеристика предприятия и его деятельности ....................................13
1.1.2.Организационная структура управления предприятием..........................14
1.1.3.Программная и техническая архитектура информационной системы
предприятия ...........................................................................................................16
1.2.Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ............................................................................................................19
1.2.1.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ........................................................................19
1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание .................................................................................................................22
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи ...............................................................................................25
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации ...........................................................................................................27
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ» ......................................................................................................29
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ..............29
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ..........................33
1.3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ......................................................................................................................35
1.4.Обоснование проектных решений .....................................................................36
1.4.1.Обоснование проектных решений по информационному обеспечению36
1.4.2.Обоснование проектных решений по программному обеспечению ......39
1.4.3.Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ........41
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ...................................................................................................... 44
9
2.1.Разработка проекта автоматизации ...................................................................44
2.1.1.Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ....................................44
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .............48
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации .............49
2.2.Информационное обеспечение задачи ..............................................................54
2.2.1.Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ...........................................................................................................54
2.2.2.Характеристика результатной информации ..............................................57
2.3.Программное обеспечение задачи .....................................................................60
2.3.1.Сценарий диалога .........................................................................................60
2.3.2.Характеристика базы данных .....................................................................62
2.2.1. Информационная модель и ее описание ...................................................62
2.3.3.Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .......65
2.4.Испытания разработанного решения .................................................................72
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям ......................72
2.4.2. Методы проведения испытаний.................................................................72
2.4.3. Проведение проверочных испытаний и их результаты ..........................74
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА .............. 80
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности ....80
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта .........................81
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.................................................................................................................... 86
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ .......................................................... 89
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ................................................................................................................ 91
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 ................................................................................................................ 92
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ................................................................................................................ 94
ПРИЛОЖЕНИЕ 4 ................................................................................................................ 96
ПРИЛОЖЕНИЕ 5 ................................................................................................................ 97
10
ВВЕДЕНИЕ
Работа отдела кадров в организации с большим количеством сотрудников
предполагает накопление большого обьема информации о персональных данных
сотрудников, при этом вся эта информация традиционно хранится на бумаге. Как
правило, это много информации, как по содержанию, так и по объему. Не имея в
работе автоматизированных систем, почти невозможно быстро подобрать данные о
перемещениях сотрудников внутри компании, об их дисциплине, норме выработке.
Темой данной работы – автоматизация документооборота на примере ООО
«ЭОС».
Актуальность исследования состоит в том, что каждая организация или
компания разной сферы деятельности стремится выполнить автоматизацию своей
работы в максимальном масштабе. Этот факт позволяет экономить как финансовые,
так и производственные ресурсы. Не является исключением и отдел кадров ООО
«ЭОС», где автоматизация документооборота отдела находится на низком уровне.
Объектом выпускной квалификационной работы является ООО «ЭОС».
Предметом выпускной квалификационной работы - документооборот в отделе
кадров ООО «ЭОС».
Цель работы: разработка программного модуля для автоматизации отдела
кадров ООО «ЭОС», которая позволит:
— уменьшить время обработки запросов при поиске информации по
работникам;
— уменьшить время по учету рабочего времени в ООО «ЭОС»;
— уменьшить время на подготовку и печать отчетов;
— уменьшить время на учет кадровых перемещений;
— сделать требуемую информацию более достоверной.
После поставленных целей возникла необходимость изучить предметную
область. Для этого первым делом было изучение и понимание основных принципов
построения автоматизированных рабочих мест.
Эффективность работы отдела кадров во многом зависит от используемого
программного обеспечения. При разработке программного модуля много внимание
11
было уделено требованиям по созданию конкретного программного обеспечения для
решения поставленной задачи.
Выполнение требований помогло уменьшить расходы на разработку
программного обеспечения и создать систему, позволяющую увеличить
экономическую эффективность, уменьшить временные затраты на расчеты.
Поставленные задачи:
1. Провести сбор необходимой информации для дальнейшей разработки и
функционирования программного модуля.
2. Построить информационно-логическая модель.
3. Провести анализ всех информационных потоков происходящих в отделе
кадров.
4. Разработать программный модуль с использованием технических и
программных средств организации, что позволило экономично и в короткие сроки
справиться с поставленной задачей.
В самом начале работы над проектом, во время прохождения преддипломной
практики был осуществлен сбор всех необходимых данных, которые включают в
себя:
— предметную область;
— информацию об ООО «ЭОС»;
— информацию о деятельности отдела кадров;
— взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями ООО «ЭОС».
— организацию документооборота отдела кадров и анализ его ведения;
— техническое обеспечение ООО «ЭОС» и возможность реализации проекта.
Все данные были проработаны и добавлены по мере необходимости. Также
были проведены беседы с ведущими специалистами отдела кадров, в процессе
которых было определено место отдела, особо остро нуждающееся в автоматизации.
Для построения информационно-логической модели использован
реляционный подход.
Разработанная конфигурация автоматизирует документооборот в отделе
кадров. Он служит для более эффективного и быстрого доступа к информации о
сотрудниках ООО «ЭОС». При этом он позволяет автоматически составлять
кадровые документы на основе информации базы данных. Разработанное
12
программное обеспечение дает возможность пользователю на порядок увеличить
скорость и эффективность работы при типовых операциях:
— составлении отчета по учету рабочего времени;
— составлении графика работ;
— составлении статистических отчётов;
— поиске информации из личного дела сотрудника.
Преимущества использования программы безусловно важны для данного
предприятия, так как численность сотрудников 85 человек.
Экономия времени сотрудников отдела кадров достигнута благодаря
автоматизации документооборота. Разработанная программа существенно снизила
нагрузку при обработке информации и оформлении необходимой документации.
13
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1.Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1.Характеристика предприятия и его деятельности
История международной компании EOS берет начало в 1974 году, когда в
рамках юридического департамента OTTO Group была организована служба по
взысканию долгов. Фокусируясь на предоставление качественного сервиса в области
финансовых услуг и ориентируясь на глобальное развитие, компания стала
интенсивно расширяться и выходить на рынки Европы, Америки и Азии.
В 2000 году был основан бренд EOS, объединивший мировых экспертов с
многолетним опытом работы в области управления дебиторской задолженностью. На
сегодняшний день EOS Group - это международный холдинг, состоящий из более чем
60 компаний и имеющий представительства в 26 странах.
B EOS Group успешно работает около 7 000 сотрудников, обслуживая более
20 000 клиентов по всему миру.
Шаг за шагом расширяя свои интересы в Европе, немецкое руководство EOS
Group обратило внимание на Россию, усмотрев в российском рынке большой
потенциал для развития бизнеса.
B 2007 году было открыто представительство ЭОС в России. Днем рождения
компании принято считать 19 июля 2007 года, когда было объявлено об официальном
открытии отделения ЭОС в Москве.
Приобретая задолженность физических лиц, ЭОС на правах нового кредитора
имеет возможность предлагать клиентам более лояльные схемы погашения
задолженности и существенные дисконты.
Специалисты подходят индивидуально к рассмотрению каждого случая.
Совместно с клиентом разрабатываются персональные графики погашения
задолженности, отвечающие финансовому положению клиента в настоящий момент.
Цель компании - помочь разрешить вопрос задолженности на комфортных для
клиента условиях.
EOS Group, объединяя компании из 26 стран мира с разными культурными и
религиозными традициями, ощущает себя частью мирового сообщества и несет
ответственность за его развитие.
14
В таблице 1 рассматриваются количественно-стоимостные оценки
деятельности ООО «ЭОС».
Таблица 1
Количественно-стоимостные оценки деятельности ООО «ЭОС»
Показатели
2017 год
2018 год
2019 год
Количество
обращений к
неплательщикам
2147
2241
2394
Полученные
финансовые
средства,
тыс.руб.
2698544,1
3254862,4
3576922,4
Количество
сотрудников ООО
«ЭОС»
60
82
85
В результате рассмотренной информации можно сделать вывод, что
учреждение имеет положительную динамику развития.
1.1.2.Организационная структура управления предприятием
Успешная деятельность каждой организации во многом определяется ее
внутренней организационной структурой, а также формированием схемы органов
управления, которые могли бы оперативно принимать управленческие решения.
Стоит отметить, что каждый отдел ООО «ЭОС», возглавляет начальник
подразделения, который имеет своего заместителя, секретаря и подчиненный
персонал. Организационная структура ООО «ЭОС» определяется составом его
подразделений и их характером взаимосвязи и подотчетности.
На рисунке 1 рассматривается организационная структура учреждения.
Рисунок 1 – Структура ООО «ЭОС»
Директор
Отдел кадров
Отдел по работе с
должниками
физ.лицами
Отдел по работе с
должниками
юр.лицами
Отдел по
финансам и работе
с клиентами
Секретарь Бухгалтерия
15
Единоличное руководство компанией осуществляет директор, имеющий
большой опыт работы по взысканию просроченных задолженностей и возглавлявший
ранее информационно-скоринговый департамент одного из местных коммерческих
банков.
Для работы с неисправными плательщиками из розничного и корпоративного
сегментом, будут привлечены сотрудники с соответствующим опытом взимания
долгов, переговоров и досудебного урегулирования конфликтов. Учитывая то
обстоятельство, что некоторые из неплательщиков проявляют агрессию, в штат
вводятся двое сотрудников по оперативной физической защите коллекторов.
Основную деятельность по управлению человеческими ресурсами
осуществляет отдел кадров. Центральным звеном системы управления человеческими
ресурсами является начальник отдела кадров, который координирует и контролирует
деятельность всех структур системы управления персоналом, определяя планы и
стратегические цели их работы.
Подразделение подбора персонала занимается обеспечением предприятия
кадрами сотрудников и служащих требуемых профессий, специальностей и
квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия,
изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формирует и
ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров.
Рисунок 2 – Организационная структура отдела кадров ООО «ЭОС»
Отдел кадров занимается обеспечением учета рабочего времени сотрудников,
кадровыми перестановками, учета личного состава, а именно, ведёт прием,
Начальник
отдела кадров
Подразделение
подбора
персонала
Ведущий
менеджер
Специалисты
Подразделение
учета персонала
Ведущий
менеджер
Специалисты
16
заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек, ведение установленной
документации по кадрам.
К системе управления человеческими ресурсами также следует отнести и
руководителей структурных подразделений. Ведь любое кадровое решение, вне
зависимости от того, где и кем оно было принято, доводится до трудового коллектива
именно через руководителя подразделения.
Рассмотрев организационную структуру ООО «ЭОС», можно сделать вывод,
что компания имеет квалифицированный персонал и эффективную организационную
модель деятельности.
1.1.3.Программная и техническая архитектура информационной системы
предприятия
С использованием средств ЭВТ решаются как задачи обеспечения деятельности
ООО «ЭОС», так и задачи обслуживания граждан. В решении задачи управлении
ООО «ЭОС» (управление финансами, управление кадрами, юридическое
обеспечение) используются:
– Автоматизированная система 1С: Предприятие, 1С:Бухгалтерия;
Рассматриваемая версия программы дает возможность использовать разнесенную
сразу по нескольким серверам одну базу и её синхронизировать между собой с
указанной частотой. Также эта версия поддерживает так называемый тонкий клиент с
веб-интерфейсом.
– Автоматизированная система «Гарант», информационная система
«Юристконсультант». Парус Бухгалтерия - специальный программный продукт, что
предназначается для автоматизации организаций государственного муниципального
управления и других бюджетных организаций для выполнения функций
бухгалтерского учета по санкционированию расхода бюджетных средств, а так же
учета других финансовых и нефинансовых активов организации.
В решении ряда задач, как обеспечения работы ООО «ЭОС», так и оказания
услуг (юридическим и физическим лицам) также используется разнообразное
программное обеспечение общего применения (MS Office и др.).
На рисунке 3 показана аппаратно-техническая архитектура ООО «ЭОС».
17
Рисунок 3 – Аппаратно-техническая архитектура
Защиту сетевых данных обеспечивает межсетевой экран под названием
CheckPoint NGX R65, выполняющий фильтрацию входящего трафика, анализа
используемого контента.
Устройство представляет собой готовое, консолидированное решение в
области безопасности, отличающееся выдающейся производительностью в форм-
факторе 1U. В дополнение к восьми встроенным портам 1 Gigabit Ethernet (витая
пара), устройство 4800 поставляется со слотом расширения, в который можно
добавить четыре или восемь портов 1 Gigabit Ethernet (витая пара), два или четыре
порта 1 Gigabit Ethernet (оптоволокно) или два порта 10 Gigabit Ethernet
(оптоволокно).
Также он реализует функции поддержки и возможностью инициализации
VPN-туннелей с удаленными отделами, офисами, сторонними организациями,
пользователями.
Основные сетевые маршрутизаторы приобретены в официального диллера –
компании 3Com (3Com 420).
Основные характеристики устройства:
– устройство управления (отдельный модуль) поддерживает SNMP, RMON
и FDDI SMT;