6
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 8
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ............................................................... 11
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................. 11
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ............................................................................. 15
1.3 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ... 20
1.4 Обоснование проектных решений ................................................... 25
1.5 Характеристика аппаратного обеспечения ..................................... 27
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ........................................................................... 28
2.1 Информационное обеспечение задачи ............................................ 28
2.2 Программное обеспечение задачи ................................................... 29
2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ... 29
2.3 Разработка базы данных проекта .................................................... 30
2.3.1 Разработка инфологической модели БД ................................. 30
2.3.2 Разработка логической модели БД .......................................... 32
2.3.3 Разработка физической модели БД ......................................... 38
2.4 Разработка приложения .................................................................... 39
2.5 Контрольный пример реализации проекта и его описание .......... 43
2.5.1 Авторизация ............................................................................... 43
2.5.2 Главное окно .............................................................................. 44
2.5.3 Добавление проекта .................................................................. 45
2.5.4 Добавление сообщения в проект ............................................. 47
2.5.5 Проекты для подписания .......................................................... 48
2.5.6 Остальные проекты ................................................................... 49
2.5.7 Входящая почта ......................................................................... 50
2.5.8 Исходящая .................................................................................. 51
2.5.9 Отчеты ........................................................................................ 52
2.5.10 Архив почты .............................................................................. 52
2.5.11 Работа со справочниками ......................................................... 52
7
2.5.12 Сервис ......................................................................................... 57
2.5.13 Настройка путей к директории файлов системы ................... 57
2.5.14 Дополнительные пункты меню ............................................... 58
2.5.15 Дополнительные возможности ................................................ 58
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ........ 59
3.1 Цели и задачи, решаемые в экономической части ........................ 59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................... 69
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ ................ 72
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 73
8
ВВЕДЕНИЕ
Компания ООО «СТАНКИ-РОССИИ» это бренд, ООО «СТАНКИ» не
является сокращением или неточностью, ООО «СТАНКИ» фактическое назва-
ние компании как юридического лица.
Целью данной работы является автоматизация электронного документо-
оборота для организации ООО «Станки». Обществу с ограниченной ответ-
ственностью «СТАНКИ» необходимо вести учет документов, сделок, продаж,
приказов и контролировать выполнение поручений. Для достижения целей, ко-
торые стоят перед ООО «Станки» необходимо современное программное обес-
печение. Внедрение новых программ позволяет облегчить все этапы формиро-
вания документов, проведения сделок, продаж, заданий, поручений, что влечет
за собой экономию времени и средств. Программа по автоматизации формиро-
вания ведения документооборота и контроля исполнения поручений позволит
облегчить работу всего ООО «Станки».
Актуальностью данной программы является в том что согласование сде-
лок, продаж, обмен документами между сотрудниками будет проходить в крат-
чайшие сроки в быстром подписании необходимых документов. Благодаря
данной программе трудоёмкость процесса учёта заказов снижается в разы.
Раньше работникам, необходимо было перебирать и заполнять кучу бумаг, ко-
торые занимали много места и часто терялись, и ходить с ними собирать под-
писи, визы. С внедрением программы по документообороту и контролю испол-
нения поручений всё становится просто. Любая операция занимает не более пя-
ти минут, а информация хранится в электронном виде, что делает её хранение
компактным и надёжным.
Программу предполагается использовать на рабочих местах всех работ-
ников РКЦ. Программа позволит облегчить процесс создания, подписания, по-
иска документа, контроля исполнения поручений.
Так как система позволит увеличить скорость обработки информации, то
уменьшится трудоёмкость процесса и увеличится количество работы выпол-
ненной работником.
9
На сегодняшний день мало программ, которые были бы довольно про-
сты в использовании. Данная программа проста в обращении и не требует
углубленных знаний компьютера, пользователю достаточно уметь открывать
файл.
Данная программа рассчитана как Система Документооборота. Управ-
ление программой достаточно простое и понятное для начинающего програм-
миста или оператора ЭВМ.
Внедрение данного проекта в процесс работы позволит сотрудникам ра-
ботать с большим количеством информации, не перегружая себя и не рискуя
потерей информации. Этому вопросу и посвящена данная работа.
Этому вопросу и посвящена данная работа.
Цель исследования: автоматизация электронного документооборота для
организации ООО «Станки».
Задачами дипломного проекта, в соответствии с целью, являются:
анализ деятельности ООО «Станки»;
выявление проблемных моментов;
обоснование необходимости автоматизации электронного докумен-
тооборота;
обоснование проектных решений по программному, техническому
и информационному обеспечению;
разработка базы данных и интерфейса для работы с ней;
расчет экономических показателей проекта.
Работа состоит из трех частей.
В первой, аналитической, части необходимо:
провести технико-экономическую характеристику предприятия;
провести характеристику комплекса задач и обосновать необходи-
мость автоматизации;
выбрать комплекс задач автоматизации и охарактеризовать его;
10
определить место проектируемой задачи в комплексе задач и при-
вести ее описание;
обосновать необходимость использования вычислительной техники
для решения задачи;
провести анализ существующих разработок;
выбрать и обосновать стратегию автоматизации задачи;
обосновать проектные решения по информационному, программ-
ному и техническому обеспечению.
Во второй, проектной части диплома необходимо:
разработать информационную модель и привести ее описание;
определить используемые классификаторы и системы кодирования;
охарактеризовать нормативно-справочную, входную и оперативную
информации;
охарактеризовать результатную информацию;
описать дерево функций и сценарий диалога;
охарактеризовать базу данных;
описать структурную схему пакета (дерево вызова программных
модулей).
В третьей части дипломного проекта необходимо:
выбрать и обосновать экономическую эффективность проекта;
рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
11
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
Характеристика предприятия и его деятельности
Общество с ограниченной ответственностью «СТАНКИ» было зареги-
стрировано 2013 году. Главный офис располагается в г. Иркутске. Основные
виды деятельности — поставка промышленных станков, оборудования, специ-
ализированного ручного инструмента, помощь клиентам в приобретении обо-
рудования в кредит или лизинг.
Основные виды оборудования:
Лесопильные линии;
Оборудование для мебельного производства;
Фрезерные станки с ЧПУ по дереву;
Лазерно-гравировальные станки с ЧПУ;
Линии укатывания погонажа;
Столярное оборудование;
Четырехсторонние станки;
Усозарезные станки;
Брусовальные станки;
Многопильные станки;
Упаковочное оборудование;
Вспомогательное оборудование;
Компрессорное оборудование;
Пылеулавливающие агрегаты;
Дополнительное оборудование;
12
Стратегия компании ООО "Станки" это:
эффективная организация поставок;
наличие и постоянное расширение ассортимента предлагаемого
оборудования;
неуклонное повышение профессионализма сотрудников и уровня
сервиса;
индивидуальный подход;
техническая и маркетинговая поддержка.
Все это позволяет удовлетворять разнообразные потребности покупате-
лей, обеспечивать конкурентные цены и качественное обслуживание.
Организационная структура управления предприятием
Общее руководство компанией осуществляет Нефедьева Евгения Вале-
рьевна. Она в качестве генерального директора компании:
определяет направления развития компании;
определяет виды деятельности;
осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельно-
стью компании в области материально-технического обеспечения, реализации
товаров по всем договорам поставки, транспортного и административно-
хозяйственного обслуживания;
заключает различные хозяйственные и финансовые договора с по-
ставщиками и оптовыми покупателями;
обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам
продукции (по ассортименту, количеству, качеству, срокам и др.).
обеспечивает эффективное и целевое использование материальных
и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости обо-
ротных средств, увеличивает стоимость и рентабельность заключенных кон-
трактов, и как следствие - получение максимальной прибыли;
13
осуществляет управление временно свободными денежными сред-
ствами;
организует исследование и анализ затрат на закупку товаров, по-
требление электроэнергии, транспортных издержек, торгово-комиссионных и
иных расходов.
определяет источники финансирования производственно-
хозяйственной деятельности предприятия.
непосредственно ведет переговоры с коммерческими банками,
иными кредитными учреждениями и другими внешними организациями.
проводит подбор и отбор сотрудников, оформляет приказы о прие-
ме на работу и другую необходимую для этого документацию.
В непосредственном подчинении у директора находится центр-
менеджеры филиалов, начальники отделов.
Организационная структура ООО "Станки" представлена на рисунке 1.
14
Генеральный директор
Торговый
отдел
Менеджер по
продажам
Отдел
маркетинга
Отдел
логистики
Финансовый
отдел
Технический
отдел
Отдел
кадров
Филиалы
Супервайзер
Торговые
представители
Ведущий
маркетолог
Менеджер по
доставке
Специалист по
складу
Маркетолог
по особым
проектам
Начальник
гаража
Водитель-
экспедитор
Главный
бухгалтер
Менеджер по
финансам
Техник по
обслуживанию
оборудования
IT-специалист
Начальник
отдела кадров
Психолог
Филиал в г.
Красноярск
Филиал в г. Улан-
Удэ
Филиал в г. Чита
Филиал в г. Усолье-
Сибирское
Филиал в г. Ангарск
Филиал в г.
Новосибирске
Центр-менеджер
Техник с
функциями
водителя,
кладовщика
Центр-менеджер
Техник с
функциями
водителя,
кладовщика
Центр-менеджер
Техник с
функциями
водителя,
кладовщика
Центр-менеджер
Техник с
функциями
водителя,
кладовщика
Центр-менеджер
Техник с
функциями
водителя,
кладовщика
Центр-менеджер
Техник с
функциями
водителя,
кладовщика
Секретарь-
делопроизводит
ель
Рисунок 1 Организационно-штатная структура ООО "Станки"
15
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необ-
ходимости автоматизации
Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
Основная деятельность компании – это продажа различного оборудо-
вания от производителя различным организациям. Соответственного в ООО
"Станки" циркулируют различные документы. На текущий момент все доку-
менты передаются физически (в том числе и специальной почтой). Большая
удаленность имеющихся филиалов ставит вопрос о скорейшем внедрении элек-
тронного документооборота.
Алгоритм каждой продажи следующий:
Менеджер по продажам, Торговый представитель находит покупателя на
оборудование
Готовит документы для совершения сделки
Согласует эти документы с руководством (визирование, подписание)
Согласует документы по отгрузке с отделом логистики и финансовым от-
делом.
Документы которые циркулирует в ООО "Станки":
Уведомление о готовности оборудования
торговое предложение на доставку
Счёт с доставкой
Счет фактура
Счет за доставку
Счет для покупателя
Транспортная накладная
Отчеты по реализации
Приходный кассовый ордер
Платёжное поручение
Письмо-заявка на отгрузку
Заказ поставщику