Диплом: Автоматизация электронного документооборота для компании ООО «СТАНКИ-РОССИИ», страницы 16-25

 Заказ покупателя

 Дополнительное соглашение

 Договор

 Договор купли-продажи

 доверенность

 Акт осмотра и проверки соответствия оборудования

 Акт выполненных работ

 Приказы

 Заявления

 и другие документы

На основе анализа организационной структуры, выделенных бизнес-

процессов, документооборота был выделен объект автоматизации – автомати-

зация электронного документооборота для организации ООО «Станки».

Характеристика процесса электронного документооборота в ООО

"Станки" представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Характеристика основного процесса. Контекстная диа-

грамма

Рисунок 3. Декомпозиция, 1 уровень

Рисунок 4. Диаграмма дерева узлов модели деловых процес-

сов объекта исследования

До внедрения проектируемой подсистемы сотрудники ООО "Станки"

большую часть рабочего времени тратили на «беготню по кабинетам», оформ-

ляли проекта в бумажном виде или пытались решить вопрос по телефону – это

приводило к снижению уровня производительности работы ООО "Станки" .

Кроме этого бумажные проекта хранятся в слабо структурированном виде,

очень часто терялись.

Основой данной подсистемы должна стать база данных. При реализации

предложенного решения повысится эффективность и скорость обработки дан-

ных, а именно, скорость обработки документов, приказов циркулирующих в

ООО "Станки".

Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

В настоящее время процесс имеет несколько недостатков:

 После 2016 года ООО "Станки" открыло 6 удаленных представи-

тельств в городах Красноярск, Улан-Удэ, Чита, Усолье-Сибирское, Ангарск,

Новосибирск. Соответственно передача документов, визирование, подписание

занимает очень много времени;

 большой промежуток времени, который занимает обмен докумен-

тами между сотрудниками даже находящимися в головном офисе;

Поэтому для повышения эффективности и скорости обмена документа-

ми было принято решение этот процесс автоматизировать.

В настоящее время работа сотрудника при оформлении сделки, а именно

оповещение всех заинтересованных сотрудников, отделов, визирование подпи-

сание, осуществляется без применения средств автоматизации. Все документы

и формы передаются между сотрудниками путем физической передачи экзем-

пляра документа. У существующей организации циркуляции документов в

ООО "Станки" выявлены следующие проблемы:

 невысокая скорость и точность работы сотрудника;

 тяжело своевременно и правильно рассчитывать стоимость заказа;

 увеличивающийся «поток» бумажной работы;

 неэффективное использование рабочего времени;

 слабый контроль работы персонала;

 отсутствует актуальность информации;

 недостаток оперативности в работе с учетом;

 проблемы получения аналитической отчетности;

 отсутствие информационного обмена с внешними системами;

 неоптимальное использование специализированного оборудования.

Электронный документооборот по сравнению с традиционным, бумаж-

ным имеет целый ряд преимуществ:

 простота внесения изменений в документ;

 возможность помещать в документ не только текст, но и мультиме-

дийные данные;

 возможность использовать заранее заготовленные формы;

 более высокая скорость передачи информации по большому коли-

честву адресов;

 экономия бумаги;

 компактность архивов;

 простота контроля информационных потоков;

 высокая скорость поиска и извлечения информации;

 возможность защиты документов от несанкционированного доступа

и разграничения прав доступа сотрудников к информации.

 Следует отметить, что внедрение электронный документооборот

дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для

осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а

именно:

 прозрачность деятельности сотрудников и отделов;

 высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;

 укрепление исполнительской дисциплины;

 снижение негативного влияния человеческого фактора на деятель-

ность компании;

 уменьшение количества сотрудников, занятых работой с докумен-

тами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

После внедрения электронного документооборота, время у сотрудников

высвободится.

1.3 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Сравнение автоматизированных систем документооборота приведено в

таблице 1

Таблица 1

Сравнение автоматизированных систем документооборота

Основные характери-

стики

Функциональные возможности

АСУД DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство»

Производитель: DocsVision

Система DocsVision пред-

ставляет собой законченное

приложение, предназначен-

ное для создания архивов

документов для автоматиза-

ции основных делопроизвод-

ственных процедур и бизнес-

процессов обработки доку-

ментов в организации.

Данная система может

быть использована как за-

конченное решение для

внедрения в компаниях либо

служить в качестве прототипа

при разработке приложения

на заказ. Структура системы

может быть настроена в соот-

ветствии с потребностями

конкретной организации.

 ведение картотеки документов;

 создание электронного архива документов

компании;

 ведение справочников контрагентов и со-

трудников организации;

 организацию циклов разработки согласова-

ния документов;

 организацию контроля исполнения докумен-

тов и заданий;

 маршрутизация документов в организации и

вне ее;

 автоматизация разнообразных процессов

обработки документов;

 организация процедур периодической обра-

ботки документов и широковещательной рас-

сылки документов.

АСУД CompanyMedia-Делопроизводство

Производитель: InterTrust

Данная система предна-

значена для автоматизации

документооборота c отслежи-

ванием движения документов

в реальном масштабе време-

ни.

Основные характеристики

системы:

 неограниченное количе-

ство рабочих мест и неогра-

ниченное количество органи-

заций;

 сквозное делопроизвод-

ство;

 100% гарантия доставки

информации;

 прием, обработка и распределение поступа-

ющей (входящей) корреспонденции;

 подготовка, подписание, регистрация и рас-

сылка исходящей корреспонденции;

 подготовка, подписание, регистрация и от-

правка внутренних и организационно-

распорядительных документов, а также контроль

их исполнения;

 организация переписки между организация-

ми и отдельными подразделениями;

 поддержка многолетнего режима работы.

Основные характери-

стики

Функциональные возможности

 механизм замещения, то

есть возможность предостав-

ления постоянного или вре-

менного доступа к докумен-

там, относящимся к опреде-

ленным сотрудникам, для

других сотрудников органи-

зации («замещающих»).

АСУД OfficeMedia — Делопроизводство

Производитель: InterTrust

Система предназначена

для автоматизации работы

секретарей или отдела дело-

производства и предоставля-

ет руководителям всех уров-

ней возможность давать по-

ручения по полученным до-

кументам и контролировать

их исполнение.

Комплект «OfficeMedia — Делопроизводство»

состоит из следующих баз данных:

 «Регистрация документов» — для организа-

ции систематического учета документов, кон-

троля исполнительской дисциплины сотрудни-

ков, подготовки отчетов и т.п.

 «Библиотека рабочих документов» — для

подготовки документов, их классификации, хра-

нения, контекстного поиска информации и печа-

ти документов;

 «Согласование» — для автоматизации рас-

сылки документов на согласование и контроля

над процессом;

 «Ознакомление» — для автоматизации рас-

сылки документов на ознакомление.

 «Обращения граждан» — для ведения дело-

производства на основании обращений физиче-

ских лиц;

 «Организационно-распорядительные доку-

менты» — для формирования проектов прика-

зов, распоряжений, служебных записок, их со-

гласования, подписи и контроля исполнения.

АСУД «ГРАН-ДОК» для Windows

Производитель: «Гранит-Центр»

«Гран-Док» — специализи-

рованная система для авто-

матизации делопроизводства

и документооборота в госу-

дарственных и муниципаль-

ных структурах управления.

Эту САДД можно отнести к

специализированным систе-

мам автоматизации делопро-

изводства и документооборо-

та.

 учет всех деловых документов, хранение и

работа с текстами документов;

 контроль каждого этапа рассмотрения и пу-

ти прохождения документа от поступления до

списания в дело;

 получение справочной информации о доку-

ментах;

 анализ документооборота.

АСУД ДЕЛО

Основные характери-

стики

Функциональные возможности

Производитель: «Электронные Офисные Системы» (http://www.eos.ru)

«ДЕЛО» — это комплекс-

ное промышленное решение,

позволяющее автоматизиро-

вать делопроизводство и

внедрить электронный доку-

ментооборот как в отдельно

взятых организациях, так и в

распределенных холдинговых

или ведомственных структу-

рах. Использование системы

«ДЕЛО» позволяет автомати-

зировать административные

регламенты и организовать

эффективный контроль за

движением и исполнением

как бумажных, так и элек-

тронных документов органи-

зации.

 регистрация и ввод документов;

 работа над проектами документов;

 исполнение документов;

 контроль исполнения;

 поиск документов;

 опись дел и архивное хранение.

Дополнительные компоненты системы — «Ар-

хивное дело», «ДЕЛО-web», «ЭЦП и шифрова-

ние», «Мастер паролей» и «Поточное сканиро-

вание».

АСУД LanDocs

Производитель: «Ланит» (http://www.landocs.ru/)

Система LanDocs предна-

значена для комплексной ав-

томатизации процессов дело-

производства и ведения ар-

хива электронных докумен-

тов.

 LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — базовая

система автоматизации процессов делопроиз-

водства и ведения архива электронных докумен-

тов;

 LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ — серверное

программное обеспечение для централизованно-

го управления хранением документов (файлов

документов) в электронном архиве; взаимодей-

ствует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОД-

СТВО;

 LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗА-

ЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ — система сканирования

бумажных документов и визуализации их элек-

тронных образов;

 LanDocs: ИНТЕРНЕТ-ДОСТУП. Специализиро-

ванный web-сервер;

 LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs:

ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ;

 LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ —

защита информации посредством электронной

цифровой подписи и шифрования;

 LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ — моделирова-

ние процессов движения документа посредством

построения графических карт; дополняет

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

АСУД OPTiMA-WorkFlow

Основные характери-

стики

Функциональные возможности

Производитель: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/)

Данная система, предна-

значенная для управления

процессами создания, обра-

ботки, тиражирования и хра-

нения документов, а также

для автоматизации основных

процедур современного де-

лопроизводства и организа-

ции документооборота

 графический редактор для описания сцена-

риев движения документов и технологических

операций на этапах работы с ними;

 возможности контроля соблюдения требова-

ний технологии работы с документами и кон-

троля исполнения поручений;

 механизм контроля версий;

 средства для создания отчетов;

 возможность работы в распределенных кор-

поративных сетях;

 возможность индивидуальной настройки ин-

терфейса рабочего места пользователя

АСУД БОСС-Референт

Производитель: «АйТи» (http://www.it.ru/boss/referent.html)

«БОСС-Референт» — про-

граммный комплекс, разрабо-

танный на платформе Lotus

Notes/Domino и позволяющий

построить полноценную си-

стему для управления дело-

выми процессами обработки

документов и для контроля за

их выполнением, является

шагом на пути построения

системы управления знания-

ми организации или пред-

приятия. Система использует

различные базы данных по

документам, событиям, отче-

там и пр.

Компоненты системы:

 корпоративная система

электронного документообо-

рота;

 встроенная электронная

почта;

 средства выхода на

внешние системы электрон-

ной почты, на глобальные

компьютерные сети.

 подготовка, распространение и хранение

внутренней нормативно-распорядительной ин-

формации;

 создание и контроль поручений;

 планирование и оптимизация работы в от-

ношении контактов с внешними организациями;

 контроль договоров;

 работа с корпоративными, экономическими

и политическими новостями.

 совместное обсуждение различных вопросов

в рабочей группе, для чего используется режим

конференции.

АСУД ЕВФРАТ- Документооборот

Производитель: Cognitive Technologies

(http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm, http://www.evfrat.ru)

«ЕВФРАТ-

Документооборот» позволяет

организовать управление

информационными потоками

и документами организации и

 регистрация, хранение и поиск документов;

 создание и изменение регистрационных кар-

точек без привлечения разработчика с помощью

дизайнера форм;

 работа с документами в бумажной и элек-

Основные характери-

стики

Функциональные возможности

содержит весь необходимый

инструментарий для успеш-

ной автоматизации докумен-

тооборота любой компании,

независимо от численности и

формы собственности. Систе-

ма рассчитана на работу как

в рамках небольшого отдела,

так и в рамках всей органи-

зации со сложной схемой ин-

формационных потоков.

«ЕВФРАТ-Документооборот»

отличается гибкостью и про-

стотой настройки. В стан-

дартный комплект поставки

входит весь необходимый ин-

струментарий (дизайнер

форм, дизайнер маршрутов,

менеджер журналов и отче-

тов), который позволяет за-

казчику своими силами и в

кратчайшие сроки адаптиро-

вать систему к особенностям

своей компании. Главным

преимуществом системы яв-

ляется то, что при высокой

функциональности она явля-

ется по-настоящему коробоч-

ным решением и имеет низ-

кую общую стоимость владе-

ния.

тронной форме;

 контроль исполнения поручений;

 создание типовых маршрутов документов с

помощью дизайнера маршрутов;

 создание различных журналов и отчетов по

исполнительской дисциплине, документам, со-

трудникам и т.д.;

 надежный учет и хранение документации;

 разграничение прав и защита от несанкцио-

нированного доступа;

 списание документов в архив;

 возможность удаленной работы с системой

на обычном рабочем месте пользователя или че-

рез тонкий клиент (MS Internet Explorer);

 удаленное администрирование системы;

 безопасность работы через Интернет с по-

мощью специального модуля для идентификации

пользователя.

Проанализировав все эти продукты можно сделать вывод, что все они

рассчитаны на web-интерфейс и на очень большое количество пользователей.

Исходный код не представляется. То есть главным их недостатком является

возможность оперативной модернизации системы под конкретную организа-

цию. Точнее такая возможность есть, но за это надо платить очень большие

деньги.

1.4 Обоснование проектных решений

Для того чтобы начать нашу разработку, первым делом, должны выбрать

язык программирования и СУБД.

Выбор СУБД, как средства для создания функционирования базы дан-

ных автоматизированной системы, осуществляется на основе анализа ряда ха-

рактеристик современных СУБД, представленных в таблице 1.

Таблица 2

Сравнительная характеристика СУБД

Функция

MS SQL

Oracle

My SQL

Access

Visual

FoxPro

Операционная си-

стема

Window

s 2000

или NT

и выше

OS/2, UNIX,

Win-

dows,MS-

DOS

Window

s NT и

выше

Window

s 95 и

выше

Window

s 95 или

Поддержка SQL

Поддержка функ-

ций ODBC

Поддержка Visual

Basic

Поддержка СОМ

Представления

(Views)

Индексированные

представления

Использование OLE

Интеграция с паке-

том Office 2000

Средства создания

форм и отчетов

Средства анализа

данных OLAP

Копирование БД

Развитая поддерж-

ка XML

Безопасность

Администрирова-

ние базы данных

Доступ к данным

через интернет

Импорт и экспорт

Поддержка JDBC -

драйвера

Хранимые проце-

дуры

Триггеры

Смотрите также:

"Автоматизация обработки заявок ООО "Проектно-Строительная Компания"
"Автоматизация процесса аттестации персонала для ООО "Нэт Бай Нэт Холдинг"
"Анализ интернет-активности конкурентов ( на примере конкурентов "Газпром нефть")
"Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётними лицами в организации на примере ООО "ЛОЦ 10""
«Психологическое сопровождение персонала в организации на примере ООО «Крокус»
Cовершенствование деловой оценки персонала в организации (на примере ООО "Даймонд кейтеринг развитие")
IPO - инструмент финансирования деятельности организации. На примере ПАО «Нефтяная компания «Лукойл»
PR как средство продвижения организации (на примере ПАО "Тамбовский завод "Комсомолец им. Н.С. Артемова")
PR-коммуникации в сфере общественного питания (на примере кафе-кондитерской «Cream Cheese»)
SMM как средство повышения эффективности работы учреждений социокультурной сферы (на примере Малого театра)