37
АО «АМР» относится по праву собственности (в т. ч. и по праву
интеллектуальной собственности) абсолютно вся деловая информация и
вычислительные ресурсы, которые были куплены (получены) и введены в
эксплуатацию для реализации деятельности в рамках действующего
законодательства. Указанное право собственности относится также к на
голосовой и факсимильной связи, осуществляемой с применением оборудования
АО «АМР», созданное самостоятельное и купленное ПО, все письма ящиков
электронной почты, электронные и бумажные документы всех действующих
подразделений и персонала АО «АМР».
В отношении совокупного количества информационных активов АО
«АМР», активов, которые находятся под контролем АО «АМР», а также активов,
применяемых для получения доступа к инфраструктуре АО «АМР», необходимо
определить ответственность конкретного сотрудника АО «АМР».
Данные о смене владельцев активов, их перераспределении, изменениях в
параметрах и сфере использования за пределами АО «АМР» должна
передаваться руководителю отдела информационных технологий АО «АМР» [7].
Все работы в рамках офисов АО «АМР» реализуются в рамках
официальных должностных обязанностей только на компьютерах, которые
можно использоваться в АО «АМР».
Руководители подразделений обязаны периодически корректировать
права доступа своих подчиненных и других пользователей к различным
информационным ресурсам.
Для реализации санкционированного доступа к информационному
ресурсу, каждый вход в систему должен быть реализован при помощи
уникального имени пользователя и пароля.
Пользователи должны следовать рекомендациям по защите своего пароля
еще на этапе его создания и последующего применения. Нельзя сообщать свой
пароль другим пользователям или давать в использование другим свою учетную
запись, это касается также членов семей и близких, в случае, если сотрудник
выполняет работу дома.
Во время своей работы сотрудники должны всегда использовать режим
"Экранной заставки" с запросом пароля. Рекомендуется использовать
38
максимально большее доступное время "простоя" компьютера до появления
экранной, составляющее 15 минут.
Каждый сотрудник обязан незамедлительно сообщить руководителю ИТ
департамента и руководителю департамента ЗИ о каждом случае предоставления
доступа третьим лицам к ресурсам корпоративной сети.
Доступ третьих лиц внутрь ИС АО «АМР» характеризуется и
обуславливается исключительной производственной необходимостью. Поэтому
порядок доступа к информационным ресурсам АО «АМР» обязан быть четко
спланирован, должны быть контролируемый и защищенный.
Пользователи имеют право удаленного доступа к информационным
ресурсам АО «АМР» в рамках их взаимоотношения с компанией.
Сотрудникам, которые работают на ноутбуках и других портативных
устройствах АО «АМР», предоставляется уникальный удаленный доступ к
сетевым ресурсам АО «АМР» в рамках прав и полномочий в корпоративной
ИС[8].
Сотрудники и третьи лица, которым доступен удаленный доступ к
информационным ресурсам АО «АМР», обязаны соблюдать требование,
исключающее возможность подключения их компьютера к сети АО «АМР» и
одновременного подключения к каким-либо другим сетям, не относящимся к АО
«АМР».
Все ПК, подключаемые по методу удаленного доступа к информационной
сети АО «АМР», обязаны иметь установленное антивирусное ПО, имеющее
последние обновления.
Доступ к сети Интернет реализуется только в производственных целях и
не может быть использован для незаконной деятельности.
Предписанные правила:
• Всем работникам АО «АМР» разрешается пользоваться ресурсами
сети Интернет только в служебных целях;
• Исключено посещение любого сайта в сети Интернет, который
можно назвать оскорбительным для общественного мнения или содержащий
контент сексуального характера, пропаганду расовой ненависти, тематику по
поводу различия/превосходства полов, дискредитирующие заявления или другие
39
материалы с оскорбительными высказываниями на тему возраста, сексуальной
ориентации, политических или религиозных убеждений, национальности или
недееспособности;
• Все работники АО «АМР» не имеют права применять ресурсы сети
Интернет для хранения корпоративных данных;
• Деятельность работников АО «АМР» с Интернет-ресурсами
возможна только в режиме просмотра данных, исключая возможность передачи
данных АО «АМР» в сеть Интернет;
• Работникам, которые имеют личные учетные записи, полученные от
публичных провайдеров, нельзя использовать их на оборудовании,
принадлежащем АО «АМР»;
• Работники АО «АМР» перед использованием или отправкой
файлов, полученных через сеть Интернет, должны проверять их на наличие
вирусов;
• Запрещен доступ в Интернет через сеть АО «АМР» для иных лиц,
не являющихся сотрудниками АО «АМР», а также близких и членов семей
работников АО «АМР».
Специалисты ИТ департамента и департамента по ЗИ могут
контролировать содержание всего потока данных, идущих через канал связи к
сети Интернет во всех направлениях.
Сотрудники обязаны помнить о важности обеспечения физической
безопасности оборудования, хранящем все данные АО «АМР».
Сотрудникам категорически запрещено самовольно корректировать
конфигурацию аппаратного и программного обеспечения. Подобные изменения
делаются авторизованными специалистами ИТ департамента, и только после
согласования всех предстоящих изменений с Департаментом по ЗИ.
Все компьютерное оборудование (а это сервера, ПК и ноутбуки),
периферийное оборудование (принтеры, сканеры, МФУ), аксессуары
(клавиатуры, мыши, веб-камеры), сетевое оборудование (факс-модемы,
коммутаторы, маршрутизаторы, концентраторы), в рамках политики
безопасности вместе определяются как "компьютерное оборудование".
40
Компьютерное оборудование, находящееся у АО «АМР», является ее
собственностью и используется исключительно в производственных целях.
Пользователи ноутбуков, содержащих данные, составляющие
коммерческую тайну АО «АМР», должны обеспечить их хранение в
защищенных и безопасных помещениях, запираемых ящиках рабочего стола,
шкафах, или гарантировать их защиту при помощи аналогичного по степени
эффективности защитного устройства, особенно в те моменты, когда данный
компьютер находится не в работе.
Все компьютеры нужно защищать паролем на стадии запуска системы,
активации по горячей клавиши и в момент выхода из режима "Экранной
заставки". Чтобы установить эти режимы, пользователь может обратиться в
службу технической поддержки. Данные не могут быть скомпрометированы в
результате халатности или небрежного отношения, что приводит к потере
оборудования. Перед тем, как утилизировать оборудование, все его компоненты,
в состав которых включены носители данных (например, жесткие диски), нужно
проверить, чтобы убедиться в полном отсутствии на них секретных и важных
данных и лицензионных ключей продуктов. Необходимо также выполнить
процедуру форматирования носителей информации для исключения
возможности восстановления данных.
В процессе записи какой-либо информации на носитель для передачи его
контрагентам или партнерам по бизнесу важно удостовериться в том, что
носитель полностью чист, т.е. не имеет никаких лишних данных. Важно
помнить, что обычное переформатирование носителя не дает гарантии
финального удаления записанной на нем информации.
КПК и другие телефоны, поддерживающие возможности получения и
отправки электронной почты, а также прочие переносные устройства не
включают в число устройств, имеющих хорошие надежные механизмы защиты
данных. В таких устройствах не рекомендуется хранить секретную и
конфиденциальную информацию.
Все ПО, установленное на предоставленном компанией компьютерном
оборудовании, становится собственностью АО «АМР» и может быть
использовано только в производственных целях.
41
Сотрудникам категорически запрещено устанавливать на переданном в
пользование компьютерном оборудовании ПО. Если в ходе проведения
технической проверки будет обнаружено запрещенное к установке ПО, оно
будет немедленно удалено, а сообщение о нарушении будет направлено
непосредственному руководителю сотрудника, а также в ИТ-отдел.
Компания предпочитает покупать уже готовое ПО, а не разрабатывать
собственные программы, поэтому пользователям, которые хотят внести новые
возможности в уже существующие бизнес-процессы, важно обсудить свое
предложение со своим менеджером по бизнес информации, который уведомит
их о порядке приобретения и/или создания нового ПО.
Электронные сообщения (удаленные или не удаленные) также могут быть
доступны или получены государственными органами или конкурентами по
бизнесу с целью их применения в качестве доказательств в рамках судебного
разбирательства или в процессе развития бизнеса. Поэтому все электронные
сообщения должны строго соответствовать стандартным АО «АМР» в области
деловой этики.
Применение электронной почты в личных целях возможна только в тех
случаях, когда получение/отправка сообщения не оказывает негативного
влияния на работу других пользователей и не мешает бизнес деятельности.
Сотрудникам нельзя разглашать любые секретные данные АО «АМР» ни
при каких обстоятельствах. Сотрудникам АО «АМР» нельзя применять
публичные почтовые ящики электронной почты для реализации любого вида
корпоративной деятельности.
Сотрудники АО «АМР» для пересылки документов бизнес партнерам
обязаны использовать только личный персональный адрес электронной почты.
Сообщения, отправляемые по электронной почте, представляют из себя
постоянный рабочий инструмент для электронных коммуникаций, имеющий тот
же статус, что и письма, и факс. Электронные сообщения, как и прочие средства
письменных коммуникаций, подлежат хранению и регламентации.
Чтобы предотвратить ошибки в процессе написания и отправки,
необходимо непосредственно перед отправкой внимательно проверить
правильность написания имен и адресов получателей. В момент получения
42
сообщения лицом, для которого это сообщение изначально не предназначается,
данное сообщение нужно переслать непосредственному получателю. Если
присланная таким образом информация несет секретный (конфиденциальный)
характер, об этом необходимо сразу проинформировать специалистов отдела по
ЗИ.
Отправитель электронного сообщения или документа, а также лицо,
которое его перенаправляет, должен указать свои инициалы, служебный адрес и
тему отправляемого сообщения.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Система электронного документооборота (СЭД) стала разрабатываться с
появлением более-менее доступного интернета. Первоначально они были
предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной
документацией. Доказав свою эффективность для классического
делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры,
так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все
новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения,
позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия,
связанную с документацией.
Основные требования, которым должна соответствовать система
электронного документооборота:
Надежное хранение и удобный поиск документации.
Поддержка и выполнение канцелярских задач.
Своевременный контроль за исполнением документов и их
маршрутизация.
Создание аналитических отчетов.
Обеспечение информационной безопасности.
43
Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с
клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты,
позволяющие решать множество прикладных задач.
ДЕЛО
Эта система электронного документооборота является признанным
лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В
ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как
крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По
отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое
дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой
автоматизации делопроизводства и документооборота.
Плюсы
Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого
электронного документа.
Простота и удобство в создании проектов документации.
Общая отлаженность и функциональность системы.
Минусы
К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс
и определенную сложность в освоении.
Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного
рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества
этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400
рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server,
то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей
соответственно.
Логика
Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и
была одной из популярнейших российских систем электронного
документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак
не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему
является надежной и функциональной системой для управления
делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.
44
Плюсы
Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов
согласования документации.
Высокая степень защиты данных пользователя.
Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки
документации.
Минусы
Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
Не самая добросовестная работа технической поддержки.
Архаичный интерфейс.
Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит
от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает
49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199
подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то
цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.
ЕВФРАТ
Данная система электронного документооборота разработана в полном
соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов
в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается
наличием множества собственных уникальных программных разработок,
которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически
данная система является одной из самых «продвинутых» на современном
российском рынке СЭДов.
Плюсы
В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что
автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения
дополнительного программного обеспечения.
Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся
дизайном.
Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.
Минусы
45
Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.
Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер
организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше
пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения
серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом
случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от
10 000 до 95 000 рублей в месяц.
1С:Архив
Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для
управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает
надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой
документации различного формата, с обеспечением доступа к ней
уполномоченного персонала, который может производить редактирование
файлов.
Плюсы
Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и
графических, до аудио- и видеофайлов.
Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно
применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне
конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его
функционала.
Поддержка интеграции с внешними приложениями.
Минусы
Потребление большого количества системных ресурсов.
Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.
Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей,
причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей
версии «1С:Архив».
DIRECTUM
46
Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением
для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе
электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным
бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести
организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow
обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.
Плюсы
Наличие специализированных программных инструментов, максимально
упрощающих поиск и идентификацию документации.
Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под
конкретные задачи.
Расширенные возможности интеграции с другими программами.
Минусы
Ориентированность системы на руководящий состав предприятия –
простым делопроизводителям работать в ней труднее.
Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.
Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по
отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая
клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий
начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010
000 рублей (на 200 работников).
OPTIMA-WorkFlow
Эта система электронного документооборота является крепким
середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что
не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка.
Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных
технологий, которые выделяют ее на общем фоне.
Плюсы
Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их
регистрационной информации.
Сканирование программой-антивирусом.
Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.