47
Мультиязычный интерфейс пользователя.
Минусы
Недостатки типовых функциональных возможностей, которые
перманентно устраняются выходящими обновлениями.
Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000
рублей.
EMC Documentum
Данная платформа для автоматизации процессов документооборота
разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный
функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC
Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.
Плюсы
Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими
документами.
Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять
распределением прав доступа.
Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования
на нескольких уровнях.
Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.
Минусы
Работа только с браузером Internet Explorer.
Отсутствие в открытом доступе технической и практической
документации по системе.
Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.
Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость
ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.
LanDocs
Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта
платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается
востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет
выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота,
48
предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов
для управления ею.
Плюсы
Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из
удаленных филиалов.
Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.
Минусы
Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
Слабые возможности по расширению функционала.
Сложность в освоении системы с нуля.
Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей.
Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400
рублей.
CompanyMedia – это целый набор программных решений,
предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и
делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной
гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно
устанавливать по отдельности.
Плюсы
Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной
корпоративной структурой и территориальным устройством.
Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно
функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих
мест.
Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре
организации.
Минусы
В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в
частности FireFox.
49
Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный
бизнес.
Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих,
включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу
прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей.
Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.
Lotus Domino.Doc
Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino,
обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных.
Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который
позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.
Плюсы
Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для
комплексного решения задач по управлению потоками документов в
распределенной среде.
Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища
информации.
Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.
Минусы
Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного
происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации
некоторых функций.
Сравнение программ СЭД приведено в таблице 1.6.
50
Таблица 1.6
Сравнение СЭД
Мес
то
Программа/
сервис
Цена
Простота
освоения
Функционал
ьность
Учет
российс-
кого
законода-
тельства
Техничес
-кая
поддерж-
ка
Общая
оценка
1
Дело
8
8
10
10
10
9,2
2
1С:Архив
9
7
10
10
9
9
2
CompanyMe
dia
9
9
9
10
8
9
3
EMC
Documentum
–
9
10
8
8
8,8
3
Логика
9
10
9
10
6
8,8
3
ЕВФРАТ
9
10
9
10
6
8,8
4
DIRECTUM
10
8
8
10
7
8,6
5
Lotus
Domino.Doc
–
8
8
9
9
8,5
6
OPTIMA-
WorkFlow
10
8
8
9
7
8.4
7
LanDocs
8
7
7
10
8
8
Из проведенного осмотра можно сделать вывод, что ни одна из
рассмотренных систем не подходит для внедрения на АО «АМР». Основной
причиной такого заключения является слишком обширная функциональность
всех рассмотренных программных комплексов. Это повлечет за собой, в случае
внедрения, реализацию множества либо ненужных в деятельности предприятия
функций, либо их дублирование. А так как стоимость внедрения программных
комплексов составляет, как правило, достаточно весомую сумму, это грозит еще
и неэффективными вложениями капитала.
В связи с этим наиболее логичным выходом из сложившейся ситуации
является создание собственной системы, позволяющей автоматизировать
необходимые функции.
51
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Проектирование рассматриваемой системы состоит из ряда
последовательных этапов и включает в себя:
1. сбор информации о деятельности рассматриваемого отдела.
2. определение стратегических свойств ИС;
3. определение функциональности ИС;
4. выбор стратегии автоматизации:
5. выбор способа приобретения;
6. определение архитектуры.
На первом этапе происходит сбор необходимой информации о работе
отдела охраны труда и экологической безопасности, производится анализ
деятельности отдела и выбор направлений автоматизации, таких как: обучение,
контроль за нарушениями ОТ, проведение мероприятий и учет руководящих
документов[9].
На втором этапе определяется базовая концепция проектируемой
информационной системы, которая отражает основные свойства будущей
системы, основные компоненты и их взаимосвязи. На этом этапе были
сформированы основные подсистемы: подсистема обучения, подсистема
проведения мероприятий, подсистема контроля за нарушениями ОТ, подсистема
учета руководящих документов.
На третьем этапе детально прорабатывается функциональность каждого из
компонентов системы. Здесь предъявляются предварительные требования к
функционалу каждой из подсистем.
На четвертом этапе происходит выбор стратегии автоматизации.
Существуют четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
комплексная автоматизация. На данном этапе был сделан выбор автоматизации
по направлениям.
На пятом этапе производится анализ существующих разработок для
автоматизации комплекса задач, вырабатываются критерии оценки
52
эффективности использования существующих информационных систем, и
производится сравнительный анализ с вариантом разработки новой
информационной системы, на основе чего делается выбор наиболее
подходящего способа приобретения. В результате проведенного анализа было
принято решение о разработке новой информационной системы[10].
На шестом этапе производится выбор и обоснование проектных решений
по техническому и программному обеспечению задачи, определяется
приблизительный вариант архитектуры будущей информационной системы.
Так как рассматриваемый комплекс задач автоматизации затрагивает
работу одного подразделения – делопроизводства, то целесообразно выбрать
автоматизацию по участкам в качестве стратегии автоматизации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет
внедрена на предприятия. Для рассматриваемого предприятия возможны
следующие способы приобретения ИС [6]:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Деятельность делопроизводства состоит из процессов, плохо
вписывающихся в концепцию большинства информационных систем,
предлагаемых на рынке. Комплекс задач автоматизации является очень
узкоспециальным, поэтому подобрать на рынке готовое программное решение
практически невозможно. Отсюда следуют два возможных варианта
приобретения информационной системы:
1. Приобретение одной из информационных систем, предлагаемых на
рынке, с серьезной доработкой под требуемый функционал.
53
2. Разработка новой информационной системы, непосредственно
решающей поставленные задачи.
К недостаткам первого варианта относится:
Затраты на приобретение информационной системы.
Дополнительные требования к квалификации людей, занимающихся
автоматизацией, т.е. необходимые навыки внедрения, доработки и поддержки,
приобретаемой информационной системы, что сказывается на повышении
ставки таких специалистов и ведет за собой дополнительные затраты.
Большие стоимостные и трудовые затраты на доработку
приобретаемой информационной системы.
К плюсам первого подхода можно отнести лишь появление определенного
фундамента для разработки информационной системы, чем в данном случае и
будет являться приобретаемая информационная система.
Единственным недостатком второго варианта – разработки новой
информационной системы в нашем случае, является отсутствие фундамента для
создания информационной системы, т.е. разработка с нуля.
Достоинствами разработки новой информационной системы являются[11]:
Полная ориентированность на решение задач отдела.
Учет требований к функционалу происходит на этапе
проектирования, из чего следует максимальное соответствие возможностей
системы заявленным требованиям.
Выбор платформы и программных технологий также
осуществляется с учетом принятых на предприятии требований и критериев, что
ведет за собой максимальное использование системой тех технических и
программных средств, которые уже имеются в наличии у предприятия.
Отсутствие затрат на доработку системы, так как весь функционал
создается на этапе разработки.
Компактность разрабатываемой системы, ориентация только под
конкретные задачи отдела.
На основе проведенного анализа, учета плюсов и минусов каждого из
возможных вариантов, был сделан вывод о разработке новой информационной
системы, которая будет полностью реализовать необходимые задачи и
54
максимально использовать имеющиеся ресурсы предприятия, не требуя больших
затрат на доработку и поддержку.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Техническое обеспечение — комплекс технических средств,
предназначенных для работы информационной системы, а также
соответствующая документация на эти средства и технологические процессы [6].
Комплекс технических средств составляют:
• компьютеры любых моделей;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи информации;
• устройства вывода информации;
• устройства передачи данных и линий связи;
• оргтехника и устройства автоматического съема информации;
• эксплуатационные материалы и др.
Разрабатываемый программный продукт имеет клиент-серверную
архитектуру.
Архитектура клиент-сервер основана на распределении функций между
двумя типами независимых и автономных процессов: серверами и клиентами.
Сеть связывает воедино серверы и клиенты, предоставляя средства связи.
Если вся обработка данных происходит на стороне сервера, а клиент
выполняет только функции интерфейса с пользователем, то клиентское
приложение называют «тонким» клиентом. Если часть обработки данных
происходит на стороне клиента — то «толстым» клиентом.
Архитектура клиент-сервер включает в себя три основных компонента:
Клиенты. Клиент представляет собой любой процесс компьютера,
который запрашивает сервис от сервера. Клиент также называется
интерфейсным приложением. Клиентский процесс, базируется на графическом
интерфейсе пользователя.
Серверы. Сервер — это компьютерный процесс, предоставляющий сервис
клиентам. Сервер также называют серверным приложением. Серверный процесс
55
характеризуется независимостью от местоположения, оптимизацией
использования ресурсов, масштабируемостью и способностью к
взаимодействию с другими системами[12].
Для корректного взаимодействия компонентов клиент-серверной
архитектуры между собой требуется их соответствие некоторым основным
правилам. Эти правила должны в равной степени выполнять и клиенты, и
серверы, и ППО.
Технические характеристики используемых в АО «АМР» персональных
компьютеров относятся к компьютерам со средней производительностью,
откуда можно сделать вывод, что их модернизация или замена в целях
выполнения поставленной задачи не требуется.
Технические характеристики серверов также не подлежат улучшению, так
как в настоящее время используемые модели серверов имею возможность
нарастить свою производительность для выполнения автоматизируемой задачи
без ущерба для других выполняемых ими задач.
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы состоит из
информационной модели работы персонала АО «АМР». Обычно выделяют
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
ИО состоит из: системы определения и кодирования; системы обобщения
документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е. данные из всех
массивов данных.
Внемашинное обеспечение включает в себя совокупность данных,
главную часть которых составляют документы. Можно различать первичные
(входные) документы, например, декларации и другую отчетность
налогоплательщиков, а также выходные документы, к которым можно отнести
отчетность налогоплательщиков, подготовленную и обработанную для отдела по
работе с налогоплательщиками или департамента камеральных проверок.
56
Внутримашинное ИО определяет представление данных на физических
носителях в виде специальных массивов (файлов), БД и их информационных
связей. Внутримашинное ИО подсистемы использует информационную среду,
направленную на реализацию сотрудниками своих должностных обязанностей.
Эта область выражается набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для
каждого отдельного объекта определяется набор его характеристик и свойств.
Информационные потоки внешне машинного ИО выражаются
направленным регулярным движением документов от источников их создания к
получателям[13].
Чтобы приспособить экономические данных для эффективного поиска,
обработки и передачи по каналам связи, их нужно перевести в цифровой вид.
Для этого их изначально упорядочивают (классифицируют), а затем
формализуют (кодируют) при помощи классификатора.
Классификатор является документом, при помощи которого реализуется
формализованное описание экономических данных в ЭИС, содержащей
названия объектов, названия классификационных группировок, а также их
кодовые обозначения.
По сфере действия можно выделить следующие типы классификаторов:
международные, внутригосударственные, отраслевые и локальные.
В это проекте использовались следующие общероссийские
классификаторы:
• ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-правовых
форм;
• ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации.
Главной компонентой внемашинного ИО становится система
документации, используемая в процессе управления экономическим объектом.
Документом является некая совокупность сведений, применяемая при решении
экономических задач, которая находится на материальном носителе в
соответствии с принятой формой.
Система документации является совокупностью обобщенных форм
документов, которые используются в процессе управления экономическим