18
Наименование
организационной единицы
Функции
модернизации и внедрения новых
автоматизированных систем.
Отдел механика
Осуществляет бесперебойное и корректное
функционирование всех механизмов предприятия.
Отвечает за своевременную модернизацию
устаревшего оборудования и замену вышедших из
строя механизмов. Подчиняется главному
механику предприятия.
Отдел кадров
Производит учёт сведений о сотрудниках
предприятия, так же планирует и организует
курсы повышения квалификации.
Планово-экономический
отдел
Обеспечивает решение комплексов задач
организации работ по годовому, квартальному и
месячному планированию производственно-
хозяйственной деятельности и формированию
технико-экономических показателей по участкам.
Финансовый
отдел
Разрабатывает формы учета и отчетности.
Организует учет и отчетность финансово-
хозяйственной деятельности. Контролирует
правильность отображения в отчетности
финансово-хозяйственного состояния.
Склад
Отвечает за приемку и отправку товара на
предприятии. Осуществляет прием заявок на
отгрузку товара.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
На рисунке 1.2 показана техническая архитектура ОАО «Samsung service».
Структура представляет собой комплекс серверов, свитч, маршрутизатор и
АТС. Основным брандмауэром в системе является программный блейд Check Point
Firewall, он выполняет: контроль доступа, проверку аутентификации,
преобразование сетевых адресов, работу в режиме моста. В качестве
маршрутизатора используется Cisco 2951 Integrated Services Router, как самый
надежный и функциональный в своем классе. Он отвечает за связь с провайдером и
выступает в качестве голосового шлюза. В качестве коммутатора используется
NETGEAR GS748TEU, а в качестве АТС используется Avaya IP Office 500v2.
19
Интернет
Коммутатор
NETGEAR GS748TEU
Маршрутизатор
Cisco 2951ISR
Wi-Fi Точка доступа
NetGear DGND3700
АСТ
Avaya IP Office
500v2
Серверное
помещение
Отдел главного
энергетика
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Генеральный директор
Отдел кадров
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
ИТ-департамент
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Финансовый отдел
и бухгалтерия
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Отдел маркетинга
и рекламы
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Административный
обслуживающий персонал
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
HP ProLiant
DL365 G5
HP ProLiant
DL365 G5
ИБП
APC Smart-UPS
XL 3000VA RM
Рисунок 1.2 Техническая архитектура ОАО «Samsung service»
Программная архитектура ОАО «Samsung service» изображена на рисунке
1.3.
На всех рабочих станциях сотрудников установлена операционная система
Microsoft Windows 7 Enterprise, а также используется Microsoft Office 2010
Professional. Защиту компьютеров от вирусов обеспечивает Kaspersky Enterprise
Space Security. В качестве корпоративной почты используется система Microsoft
Exchange Server 2010. ИС по учету и контролю исполнения заявок обеспечивает
BMC Remedy ITSM.
В ОАО «Samsung service» используется «1С Управление Производством
Предприятия» версии 8.2. Решение позволяет организовать единую
информационную систему для управления деятельностью предприятия:
мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия, финансами,
персоналом, включая расчет заработной платы, отношениями с покупателями и
поставщиками, продажами, закупками, складом (запасами), основными средствами
и планированием ремонтов.
20
Сервер BackUP
ОС MS Windows
Server 2003
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space
Security
MS Office 2010
BackUP файлы
Интернет
ОС MS Windows
Server 2003
Почтовый клиент MS
Exchange Server 2010
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space
Security
Брандмауэр Check
Point Firewall
1С: Управление
производственным
предприятием
СУБД MS
SQL Server
2008
Shared
Memory
Сервер Приложений\1С
MS Office 2010
Интернет браузер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
SNMP
Рабочая станция сотрудников
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space
Security
Почтовый клиент MS
Outlook 2010
MS Office 2010
ОС MS Windows 7
Enterprise
Клиентская часть
1С: Управление
производственным
предприятием
Интернет браузер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
Собственный протокол обмена
HTTP\HTTPS
SNMP
HTTP\HTTPS
Рисунок 1.3 Программная архитектура ОАО «Samsung service»
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Предметом исследования работы является организация учета ремонта
оборудования компании. Ремонт оборудования в ходе выполнения основной
функции компании осуществляется сотрудниками ремонтной службы.
Функции ремонтной службы компании:
21
• Поверка и описание оборудования;
• Составление нормативов по обслуживанию, уходу, профилактике и
ремонту оборудования;
• Установление ППР (планово-предупредительных ремонтов);
• Выявление потребностей в запасных частях;
• Реализация ППР и ППО (планово-предупредительного обслуживания),
создания или покупки и хранения запчастей;
• Модификация оборудования;
• Срочное планирование и отслеживание сложных ремонтных работ;
• Реализация работ по монтажу, демонтажу и утилизации списанного
оборудования;
• Проведение работ по проведению утилизации смазочно-охлаждающих
жидкостей (СОЖ);
• Внедрение проектно-технологической документации на реализацию
ремонтных работ и модификацию оборудования;
• Подготовка процесса ремонта и его оснащения;
• Проверка качества ремонта;
• Контроль исполнения правилам эксплуатации оборудования и
грузоподъемных механизмов;
• Улучшение условий организации труда всех занятых в этой сфере
работников
Основная задача ремонтной службы компании - поддержание постоянной
работоспособности оборудования и его обновление, заказ или изготовление
запасных частей, нужных для ремонта, соблюдение правил эксплуатации
действующего оборудования, увеличение качества ремонта и минимизация затрат
на его выполнение.
Организационная структура ремонтной службы приведена на рисунке 1.4.
22
Менеджер по
логистике
Кладовщик
Оператор
Диспетчер
Начальник
ремонтной
службы
Диспетчерская группа
Складская логистическая
служба
Технические отделы
Сервис-
инженер
Сервис-
инженер
Инженер
Отдел по
ремонту
холодильного
оборудования
Сервис-
инженер
Сервис-
инженер
Инженер
Сервис-
инженер
Сервис-
инженер
Инженер
Отдел механики
Отдел
промышленной
электроники
Сервис-
инженер
Сервис-
инженер
Отдел электрики
Инженер
Рисунок 1.4 - Организационная структура ремонтной службы
Обязанности по взаимодействию с поставщиками оборудования для ремонта
(заказчиками ремонта) выполняет инженер.
Инженер, получая технику вместе с устными комментариями, определяет
возможность ремонта, его примерные сроки, Сообщая эти данные представителю,
он получает от него согласие или несогласие на производство ремонта. В первом
случае техника принимается в ремонт, ей присваивается порядковый номер, а
представителю выдается квитанция с данным номером. При этом также
фиксируются данные техники в специальном журнале.
При приемке оборудования в ремонт инженер осуществляет следующие
действия:
Прием заявки;
Оформление необходимых документов (заявки на ремонт, запись в
журнал учета заявлений);
Собственно прием оборудование и его ремонт;
Подготовку отчетных документов (отчета о выполненных работах,
отчета о ремонтах за период).
Существующая схема организации учета ремонтов приведена на Рисунке 1.5.
23
Рисунок 1.5 - Существующая схема организации учета ремонтов
На Рисунке 1.6 приведена декомпозиция данного процесса.
Рисунок 1.6 - Декомпозиция процесса организации ремонта оборудования
инженером
24
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Весь документооборот и заполнение необходимых документов
осуществляется вручную, только для построения отчетов применяется файл MS
Excel, в который заносятся все сведения по итогам обслуживания заказчиков, на
основании которых потом проводится анализ данных. Декомпозиция процесса
учета заявки приведена на Рисунке 1.7.
Рисунок 1.7 Декомпозиция процесса учета заявки
В ходе обслуживания заказчика инженер принимает от него оборудование,
выдает бланк заявки, где заказчик описывает существующие неисправности и
вносит все данные единицы техники, после чего бланк передаётся инженеру.
Инженер принимает оборудование в ремонт, учитывая заявку в Журнале учета
заявок, определяя и озвучивая срок ремонта, после чего оборудование передается
непосредственно для осуществления ремонта. После окончания ремонта заказчик
получает оборудование назад, а инженер делает отметку в Журнале учета заявок о
том, что данная заявка выполнена, и техника возвращена заказчику. Весь
документооборот и заполнение необходимых документов осуществляется
вручную, только для построения отчетов применяется файл MS Excel, в который
25
заносятся все сведения по итогам обслуживания заказчиков, на основании которых
потом проводится анализ данных.
Таким образом, процесс учета ремонта является довольно трудоемким и
инженер в ходе данного процесса может допускать ошибки, что впоследствии
отрицательно может сказаться на скорости осуществления ремонта.
Во время выполнения своих функциональных обязанностей инженер
сталкивается со следующими проблемами:
«Неидеальность» схемы принятия, обработки и передачи
оборудования в ремонт, выраженная в тесной привязанности к работе «через
инженера», что увеличивает срок обработки заявок на ремонт и количество
потенциальных «человеческих ошибок»;
Трудность в проведении объективной оценки эффективности работы
инженера;
Снижение скорости обработки заявок на ремонт на фоне общего роста
запросов;
Рост ошибок «человеческого фактора» (ошибки инженера) при
обработках заявок на фоне повышения загруженности и увеличения объемов работ;
Сложность мониторинга и оценки эффективности исполнения заявок
специалистами «от А до Я» (в разрезе каждого этапа выполнения);
Сложность в выявлении ответственных лиц, виновников
«торможения» исполнения ремонта.
Все представленные трудности оказывают негативное влияние на общую
работу отдела и компании. Данные трудности выявляются во время проведения
внутреннего контроля и анализа бизнес-процессов, причем источником данных
проблем является существующий порядок учета заявок на ремонт оборудования.
Целями решения комплекса задач по автоматизации работы инженера
являются:
1. Увеличение качества ремонта за счет более оперативного
реагирования на возникающие нужды;
2. Уменьшение временных затрат
3. Увеличение качества работы с заказчиками
26
С точки зрения получения прямого эффекта целями автоматизации данного
комплекса задач могут служить:
1) сокращение времени расчета комплекса задач
2) сокращение стоимости решения задач
3) повышение достоверности расчетов
4) увеличение точности расчетов
5) увеличение степени аналитичности расчетов (увеличение количества
ведомостей и показателей)
6) сокращение числа работников
7) сокращение времени на рутинные операции и увеличение времени на
творческие операции
Таким образом, мы приходим к выводу о том, что рассмотренная
деятельность инженера нуждается в автоматизации, при этом в результате
внедрения информационной системы учета работ и ремонта планируется получить
весомые преимущества относительно существующей системы организации.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Автоматизация основных производственных процессов обеспечивает
компании существенные конкурентные преимущества, в первую очередь за счет
сокращения временных и человеческих ресурсов, затрачиваемых на выполнение
производственных процессов. Внедрение подобных систем позволяет
минимизировать ошибки и злоупотребления, вызванные человеческим фактором,
уменьшить затраты времени на поиск, сбор, обработку и выдачу информации,
сократить объемы ручной работы, улучшить качество управленческой и
оперативной информации, благодаря чему повышается обоснованность принятия
решений в компании.
Процесс формирования, обработки и выполнения заявки описан в схеме
документооборота, которая представлена на рисунке 1.12.
Соотношение существующих показателей затрат на осуществление
обработки и выполнения заявок в настоящий момент приводится в таблице 1.3.
27
Заявка
Действие
Заказчик
Регистрация заявки
Учет выполнения заявки
Исполнитель
Заявка
Заявка
Сотрудник,
принимающий заявку
Опрос клиента
Проверка
выполнения
Заявка
Закрытие
Распределение заявки
Заявка
Заявка
Получение заявки
Заявка
Исполнитель
Заявка
Рисунок 1.8 Схема документооборота заявки в ходе обеспечения
технической поддержки пользователей
Таблица 1.3 Соотношения показателей затрат на обработку и выполнение заявок в
настоящий момент
Действие
Среднее
количество
за сутки
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Регистрация заявки по
телефону/электронной
почте
500
4
2000
Распределение заявки
500
0,5
250
Выполнение и контроль
выполнения
500
1
500
Закрытие заявки
250
2
500
Поиск необходимой
информации/консультации
50
5
250
Итого, минут
3500