Диплом: Автоматизация и обеспечение информационной безопасности процесса систематизации документации архива организации в "МАУ МФЦ г. Краснослободска"

Поиск по базе
Скачать
Заказать новую работу
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
5
Содержание
Введение ............................................................................................................... 6
1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия
9
1.1 Характеристика предприятия МАУ МФЦ г. Краснослободска и его
деятельности ..................................................................................................... 9
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ................................................................................................ 20
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
29
2 Проектная часть .......................................................................................... 40
2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ........................... 40
2.2 Информационная модель и её описание ........................................... 48
2.3 Программное обеспечение задачи ..................................................... 55
3 Обоснование экономической эффективности проекта ........................... 71
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
71
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ......... 74
Заключение ........................................................................................................ 82
Список литературы ........................................................................................... 84
Приложение. Листинг основных программных модулей ............................. 87
6
Введение
Получившие широкой распространение системы электронного
документооборота облегчают обработку документов, обеспечивает актуальность
хранимой информации, значительно уменьшают время поиска нужных данных.
К основным функциям системы электронного документооборота можно
отнести:
• регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную
переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
• оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
• обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного
хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического
архивирования документов;
• унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
• ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с
ними;
• создание единого информационного пространства и обеспечение
возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме
удаленного доступа;
• планирование общих и личных мероприятий.
Большим достоинством системы электронного документооборота является
возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов
коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию
совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией,
согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие
офисы, другие города).
Преимущества от создания системы документооборота можно выразить
через типовые цели их внедрения:
7
1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления
предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде
информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней
управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а
не там, где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме
реального времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех
участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной
организационной структуры (таковой является структура организации).
Объектом исследования дипломной работы является МАУ МФЦ Г.
Краснослободска, предметом – процесс делопроизводства компании.
Целью данного дипломного проекта является снижение трудовых и
стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства МАУ МФЦ Г.
Краснослободска в результате внедрения системы электронного
документооборота.
Задачами данной дипломной работы является следующие:
• анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
• анализ комплекса задач и обоснована необходимость автоматизации;
• выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
• место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
• обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи;
• анализ существующих разработок;
• выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
• выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации задачи;
8
• обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
В первой части дипломной работы необходимо проанализировать
структуру предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс,
подходящий для автоматизации, обосновать необходимость его автоматизации,
выбрать способ приобретения и стратегию автоматизации, провести анализ
существующей системы защиты информации, обосновать проектные решения по
техническому, программному и информационному обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного цикла
информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их избегания,
описать информационное и программное обеспечение информационной
системы, описать контрольный пример ее использования.
В третьей части дипломной работы необходимо выбрать методику расчета
экономической эффективности системы и рассчитаны показатели в соответствии
с выбранной методикой.
9
1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия
1.1 Характеристика предприятия МАУ МФЦ г. Краснослободска и
его деятельности
Объектом рассмотрения в дипломной работе является компания МАУ
МФЦ Г. Краснослободска.
Многофункциональный центр Краснослободск оказывает как
муниципальные, так и государственные услуги, МФЦ обеспечивает
взаимодействие между представителями исполнительной власти и гражданами.
Многофункциональный центр позволяет получить множество услуг в одном
месте, быстро, и в удобное вам время.
Экономические характеристики предприятия приведены в таблице 1.
Таблица 1
Экономические характеристики предприятия
Наименование показателя
За 2019 г.,
рублей
Выручка
3 837 283
Валовая прибыль убыток
273 029
Прибыль убыток от продаж
273 029
Проценты к получению
8 174
Прочие доходы
178 437
в том числе:
Доходы, связанные с ликвидацией основных
активов
2 946
Доходы, связанные со сдачей имущества в аренду
субаренду
2 224
Доходы в виде восстановленных оценочных
резервов
1 091
Прибыль прошлых лет
4 247
Доходы в виде списанной кредиторской
задолженности
3 729
Бюджетные субсидии на покрытие расходов по
страхованию КА
163 680
Прочие расходы
265 141
в том числе:
Расходы, связанные с ликвидацией основных
средств
6 338
Расходы в виде образованных оценочных резервов
6 393
Расходы на услуги банков
1 467
Убытки прошлых лет
20 191
10
Курсовые разницы
824
Расходы в виде списанной дебиторской
задолженности
2 375
Прочие убытки, приравненные к
внереализационным расходам
11 978
Содержание объектов социального назначения
23 726
Выплаты социального назначения
22 655
Расходы по страхованию КА, возмещаемые из
бюджета в виде субсидий
163 680
Прибыль убыток до налогообложения
194 918
Текущий налог на прибыль
16 883
в т.ч. постоянные налоговые обязательства .активы
13 953
Изменение отложенных налоговых обязательств
36 054
Изменение отложенных налоговых активов
-
Прочее
2 370
в том числе:
Налоги, уплачиваемые организациями,
применяющими специальные налоговые режимы
2 3701
На рисунке 1 представлена организационная структура управления
предприятием.
Рисунок 1 Организационная структура управления МАУ МФЦ Г.
Краснослободска
Заместители генерального директора по техобслуживанию, по социальным
вопросам и экономическим вопросам руководят службами организации,
организуют их работу и осуществляют контроль за своевременным и
11
качественным выполнением сотрудниками служб своих должностных
обязанностей.
На технического директора возлагается: обеспечение технической
подготовки предприятия; осуществление взаимосвязи с научно-
исследовательскими, проектными (конструкторскими и технологическими)
организациями и высшими учебными заведениями; руководство проведением
научно-исследовательской работы на предприятии; контроль за соблюдением
технологии производства работ и технологической дисциплины, правил и норм
по охране труда и технике безопасности.
Замдиректора по административно-хозяйственной части координирует
работу административно-хозяйственного отдела.
Этот отдел имеет следующие обязанности:
• Хозяйственное, техническое, социальное обеспечение компании и ее
отделов;
• Контроль надлежащего состояния зданий и сооружений компании,
прилегающей территории;
• Уборка помещений предприятия и поддержание их в рабочем
состоянии в рамках действующих норм СанПиН и правилами противопожарной
безопасности;
• Гарантия исправности оборудования (лифтов, систем отопления,
вентиляции и освещения);
• Подготовка текущих и перспективных планов обновления,
капитального и текущего ремонтов зданий, сооружений компании, систем
водоснабжения, вентиляции и др.;
• Реализация ремонта зданий, помещений;
• Слежение за качеством проведения работ;
• Приемка проведенных ремонтных работ;
• Деятельность по благоустройству, посадке растительности и уборке
территории, праздничному тематическому оформлению зданий, помещений и
проходных и т.п.;
12
• Подготовка смет на содержание зданий и помещений компании,
прилегающей территории;
• Подготовка документов для заключения договоров на покупку
оборудования, оргтехники, мебели, хозтоваров, организация их доставки,
приемки и учета;
• Покупка для всех отделов канцелярских принадлежностей,
оборудования, оргтехники, мебели, хозтоваров, учет их расходования и
составление необходимой отчетности;
• Поддержание сохранности мебели, хозяйственного инвентаря,
средств механизации управленческого и инженерного труда, использование
возможности для их восстановления и ремонта в случаях гибели или
повреждения;
• Подготовка документов на ТО и ремонт оргтехники и оборудования;
• Организация совещаний, конференций, семинаров и других
мероприятий.
Экономические функции компании возложены на экономиста. Он
выполняет такие задачи, как:
• Участие в составлении перспективных планов экономического и
социального развития, подготовка сводных таблиц к производственно–
финансовому плану по реализации и себестоимости услуг;
• Поддержка внедрения прогрессивных форм организации труда;
• Участие в занесении первичных бухгалтерских и сводных
документов, составление производственных отчетов;
• Четкое ведение архива и сохранность документов;
• Разработка и представление для утверждения должностных
обязанностей всех подчиненных;
• Участие в составлении годовых отчетов, заполнение таблиц
экономического паспорта предприятия.
За весь бухучет и проведение отчетности компании, подсчет заработной
платы работникам компании, реализация контроля выполнения договоров, а
13
также за учет и анализ финансовых результатов деятельности компании отвечает
бухгалтерия.
Бухгалтерия включает в себя главного бухгалтера, в подчинении которого
стоят бухгалтера. Главный бухгалтер отслеживает финансовые потоки внутри
предприятия, контролирует создание системы финансовой информации, следит
за работой бухгалтерии.
На бухгалтерию возлагается: организация бухгалтерского учета
хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономичным
использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; ведение
бухгалтерского учета в соответствие с требованиями действующего
законодательства РФ, инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях,
нормативных и других правовых документов; начисление и перечисление на
пластиковые карты заработной платы работникам.
К основным функциям службы делопроизводства относятся следующие:
• организация делопроизводства;
• прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка
корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), ведение справочной
работы по корреспонденции;
• осуществление доставки и отправки почтово-телеграфной
корреспонденции;
• организация работы архива документов;
• организация работы библиотеки;
• организация и осуществление машинописной работы и работы по
копированию документов.
Служба состоит из начальника службы, ведущего специалиста, двух
специалистов первой категории и трех специалистов третьей категории.
К средствам технической архитектуры МАУ МФЦ Г. Краснослободска
относятся сервера, персональные компьютеры работников предприятия, сетевое
оборудование (кабель и маршрутизаторы).
14
Укрупненная схема технической архитектуры предприятия представлена
на рисунке 2.
Рисунок 2 Структурная схема технической архитектуры
предприятия
В серверной комнате в телекоммуникационной стойке расположены
следующие устройства:
• Blade-cерверы IBM BladeCenter PS700 Express (для организации
файлового сервера, сервера баз данных, сервера приложений);
• Модульная дисковая система хранения IBM System Storage N3000
• ИБП Delta J 1-3 Series UPS
• Патч-панель.
Сервер имеет следующие технические характеристики:
• Четыре процессорных ядра POWER7 с частотой 3,0 ГГЦ
• От 4 до 64 ГБ оперативной памяти в восьми разъемах Dual Inline
Memory Module (DIMM)

Смотрите также:

"Автоматизация обработки заявок ООО "Проектно-Строительная Компания"
"Автоматизация процесса аттестации персонала для ООО "Нэт Бай Нэт Холдинг"
"Анализ интернет-активности конкурентов ( на примере конкурентов "Газпром нефть")
"Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётними лицами в организации на примере ООО "ЛОЦ 10""
«Психологическое сопровождение персонала в организации на примере ООО «Крокус»
Cовершенствование деловой оценки персонала в организации (на примере ООО "Даймонд кейтеринг развитие")
IPO - инструмент финансирования деятельности организации. На примере ПАО «Нефтяная компания «Лукойл»
PR как средство продвижения организации (на примере ПАО "Тамбовский завод "Комсомолец им. Н.С. Артемова")
PR-коммуникации в сфере общественного питания (на примере кафе-кондитерской «Cream Cheese»)
SMM как средство повышения эффективности работы учреждений социокультурной сферы (на примере Малого театра)