25
4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании и
его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения информационной
системы делопроизводства компании.
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на
рисунке 9.
26
Дей ст вие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Спе циалист
Занесение данных в
жу рна л
вх одяще й
ко ррес понде нци и
Передача получателю
Исполнитель
Входящий документ
Входящий документ
Дел а
Журнал входящей
ко ррес понде нци и
Зарегистрированный
до кум ен т
Зарегистрированный
до кум ен т
Распределение
поступивших
до кум ен тов
Наложение
резолюции
Зарегистрированный
до кум ен т
Зарегистрированный
до кум ен т
Дов едение до
исполнителей
Докуме нт с
резолюцией
Докуме нт с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
тр еб ующих
исполнения
Докуме нт с
резолюцией
Выполне ни е
требований резолюции
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
до кум ен те
Рисунок 9 Схема документооборота
27
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что
влечет за собой частое возникновение ошибок.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных
выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и
поиск информации по конкретному документу для определения его
местоположения.
Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся
документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них.
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом
время на внесение записей и подготовку поиск информации значительно
снизится, снизится также и количество неверных записей.
Сравнение основных операций при учете документов без применения
средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным
затратам приведено в таблице 5 и таблице 6(с учетом средней заработной платы
сотрудника службы делопроизводства 25000 рублей в месяц).
Таблица 5
Временные и стоимостные затрат при существующем варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение
записи в журнал
8 40 320 793,6
Поиск данных
по конкретному
документу
4 30 120 297,6
Подготовка
отчета по
движению
документа
4 10 40 99,2
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4 15 60 148,8
Итого:
540
1339,2
28
Таблица 6
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в
журнал
4 1 4 9,92
Поиск данных по
конкретному
документу
4 1 4 9,92
Подготовка отчета
по движению
документа
4 10 40 99,2
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4 10 40 99,2
Итого:
88
218,24
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы документооборота меняется само содержание
работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые
операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение
такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации
расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:
− Иметь систему регистрации пользователей;
− Предоставлять пользователю полную информацию о документах;
− Иметь удобную и быструю систему учета движения документов;
− Возможность добавления, удаления и редактирования информации о
документах.
29
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается много
вариантов систем электронного документооборота, написанных для малых и
крупных предприятий. Некоторые из них ориентированы на предприятия,
работающие в определенном секторе рынка товаров или услуг, например
образовательных учреждений или предприятий торговли, туристического
бизнеса. Для реализации проекта выбор проводится между системами
электронного документооборота. Данный класс ИС выбран в связи с большим
объемом документации в организации и нехваткой времени и трудовых резервов
на ее обработку. Вопрос о внедрение подобной системы встал перед
руководством, когда за неустойки в подготовке документов, заказчики начали
принимать штрафные меры[24].
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная
система документооборота должна отвечать следующим требованиям:
• Создание документов по собственным шаблонам и формам;
• Дополнение системы собственными шаблонами документов;
• Возможность работы с системой через Интернет;
• Обновление справочников;
• Создание гибких маршрутов согласования с возможностями
корректировки текста в режиме online;
• Сканирование и распознавание текста;
• Наличие API (Application Programming Interface) интерфейса для
интеграции с другими ИС на предприятии;
• Высокий уровень безопасности;
• Система должна так же иметь СУБД, которую специалисты
компании могли бы модернизировать собственными силами. Соответственно,
если она является собственной разработкой компании, то на обучение
специалистов уйдет немало времени и средств.
30
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или
иной степени отвечают требованиям:
• Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО» [15]
• Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот» [16]
• Система «ЛЕТОГРАФ» [17]
Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены
в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
• 2 -возможность реализована
• 1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
• 0 -возможность не реализована
Таблица 7
Сравнительный анализ существующих систем электронного
документооборота
Возможность «Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«летограф»
Регистрация и подготовка документации
Использование
шаблонов для
подготовки
документов
2 1 2
Создание и
изменение
дополнительных
шаблонов
1 1 1
Создание графиков и
графических
документов
1 2 1
Сканирование
документов и
совместимость с ПО
обеспечивающим
распознавания
образов текста
1 1 1
Проверка на
дублирование
2 2 0
31
Использование,
редактирование и
добавление новых
справочников и
словарей
1 2 2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание
маршрутизации
(параллельной /
последовательной)
2 2 2
Возможность
изменения
маршрутов
отправленного
документа
1 2 2
Визуальный
редактор процесса
обработки документа
1 2 0
Автоматическая
блокировка
документа, взятого
на редактирование
2 2 0
Уведомление
сотрудников о
входящих
поступивших
задачах
2 2 2
Автоматизация
процесса приема /
отказ от поручений к
исполнению
2 1 0
Настройка
напоминаний и
уведомлений о
приближающихся
сроках исполнения
задачи.
1 2 2
Оперативный
контроль за сроками
исполнения
2 2 2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска
документов
2 2 2
Возможность
логического поиска
2 2 0
Наличие
генераторов
подготовки отчета
1 2 2
Получение отчетов и
справок по
исполнительской
дисциплине
2 2 2
32
Возможность
создания
собственных
шаблонов отчетов в
визуальном
редакторе
0 2 2
Архив электронных документов
Списание в архив 2 2 2
Поиск по архиву 2 2 2
Ведение архивов
электронных
документов
1 1 1
Ведение архивных
хранилищ
электронных
образов документов
2 1 2
Ведение отдельной
базы документов
2 2 0
Обеспечение учета,
контроля движения и
сроков хранения дел
и документов в
архиве
2 2 0
Обеспечение
оптимизации
хранения данных
2 1 1
Информационная безопасность
Гибкое
разграничение прав
доступа
2 2 2
Наличие
программных
средств контроля
целостности
документа
2 1 1
Резервное
копирование баз
данных
2 2 2
Использование
средств шифрования
1 2 2
Применение средств
криптозащита
2 2 2
Применение
Электронно-
цифровой подписи
(ЭЦП)
1 1 2
ИТОГО: 52 55 44
33
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод:
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
Система представлена в двух вариантах:
• С СУБД Microsoft SQL Server
• С СУБД ORACLE
В зависимости от варианта очень сильно колеблется и цена лицензии.
«Дело» обладает полнофункциональными толстым клиентом. За значимым
минусом данной системы можно отметить, отсутствие встроенных средств
шифрования данных, полнофункционального генератора отчетов, а как
следствие создание своих отчетных шаблонов невозможно без доработки
системы.
2. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»
Система представлена с СУБД своей собственной разработки (СУБД
«НИКА»). Как и «Дело» имеет в своем составе полнофункциональные толстый
и тонкий клиенты. За минусом – не в полной мере реализована система
сканирования (необходимо устанавливать дополнительное ПО). Помимо этого
для работы с шаблонами документов так же необходимо дополнительное ПО.В
отличие от своих конкурентов «ЕФРАТ» разработал свою СУБД, которая
поставляется с системой.
3. Система «ЛЕТОГРАФ»
Данной система используется СУБД Cache. Представлена эта система с
полнофункциональным толстым и WEB-клиентом. Из значимых минусов можно
отметить то, что данная система разрабатывается в индивидуальном порядке под
заказчика, сроки такой разработки не регламентированы и зачастую могут
занимать крайне много времени. Помимо этого фирма - разработчик не
предоставляет демо-версии своей программы для ознакомления. Клиент может
ознакомиться лишь с теми функциональными возможностями будущей системы,
которые представлены на официальном сайте, но при этом фирма – разработчик
34
останавливается на индивидуальном подходе к каждому клиенту, в этот подход
входит и ценовые показатели, которые, к слову сказать, достаточно высоки
(таблица 8.).
Таблица 8
Стоимость лицензий систем электронного документооборота
Кол-во
лицензий
«Дело»
(microsoft sql
server –
oracle)
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
5
47500-67000
34500
45000
20
180000-
258000
110000
180000
50
435000-
625000
225000
450000
100
800000-
1190000
375000
900000
Стоимость однопользовательской лицензии на используемый СУБД:
• Cache (разработчик InterSystems)– 125-1100$ [9]
• Oracle Database (разработчик Oracle)– 150-520$ [13]
• Microsoft SQL Server 2005 (разработчик Microsoft) - 500$ [10]
Исходя как из функциональных показателей, так и из цены продуктов
можно сделать вывод. Система «ЕФРАТ-Документооборот» удовлетворяет
практически всем требованиям, но имея СУБД своей собственной разработки, не
может быть подвергнута доработке и изменениям. В связи, с чем данные продукт
не подходит. Проведенный анализ показывает, что ни одна из них в полной мере
не отражает потребности предприятия, не учитывает правила ведения
внутреннего документооборота МАУ МФЦ Г. Краснослободска, установленного
стандартами предприятия, и, как следствие, нуждается в доработке. Доработка
рассматренных систем может быть связана со значительными финансовыми
затратами, в связи с чем покупка или доработка готовой системы должна быть
признана нецелесообразной.