31
В России в настоящее время используется небольшое количество
отечественных информационных систем для автоматизации документооборота
в организации. Изначально такое программное обеспечение было заимствовано
у иностранных производителей, но его приходилось постоянно адаптировать
под российскую действительность [13].
Исходя из этого, и начали появляться программы, написанные
специально для российского бизнеса.
Основные информационные системы, использующиеся для
автоматизации документооборота, представлены в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Сравнительные характеристики систем документооборота
Критерии сравнения
ЕВФРАТ -
Документооборот
DocsVision
КАДО
Регистрация документов
+
+
+
Ведение регистрационной
карточки
+
+
+
Ведение номенклатуры дел
+
+
+
Сканирование
+
+
+/-
Распознавание документов
+
+
+
Связанные документы
+
+
+
Прикрепленные файлы
+
+
+
Работа со словарями и
справочниками
+
+
+
Сроки поручений
+
+
+
Обзор рынка программных средств данного класса систем позволил
проанализировать возможные финансовые затраты и соответствие функций,
требуемых данной организации. Произведем сравнение нескольких самых
крупных ИС документооборота рынка программных средств.
1.3.1. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разрабатываемая программа менеджера по аренде по автоматизации задач
по обслуживанию арендаторов должна обладать хорошей масштабируемостью
32
и высокой надежностью хранения данных. Так же система должна легко
адаптироваться под программную среду объекта внедрения.
В процессе внедрения программа должна иметь возможность гибкой
доработки, так как возможно потребуется дальнейшая доработка программного
кода силами разработчиков. Программа не должна быть загромождена
большим количеством ненужных функций.
Основными функциями программы должны быть: понятный интерфейс
пользователя, функциональный интерфейс администратора и обысного
пользователя, простая система отчетной информации.
Для реализации проекта можно выделить следующие этапы:
1) Анализ существующих процессов учёта деятельности менеджера по
аренде. Заключается в сборе и анализа следующих показателей: количество
объектов и их параметров, количество арендуемых площадей, среднее время
выполнения обслуживания одного арендатора.
2) Определение полной совокупности функционала, который предстоит
автоматизировать. Определение уже реализованных в информационной
системе организации тех функций, которые будут разработаны в процессе
разработки и внедрения программы учета аренды площадей для менеджера по
аренде.
3) Выбор стратегии автоматизации. Анализ существующих типов
стратегий автоматизации и подбор наиболее подходящего к структуре и бизнес-
процессам организации.
4) Формирование Технического задания.
Выбор стратегии автоматизации:
Существует четыре варианта стратегии автоматизации:
кусочная (хОООтичная) автоматизация,
автоматизация по участкам,
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
33
Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение
компанией без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы
организации в целом. Дальнейшее развитие информационной системы
предприятия связано с новыми, значительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
участков или бизнес-процессов организации, объединенных по набору
выполняемых функций. Этот способ автоматизации выбирается при условии,
если существуют участки, где применение автоматизированных систем дает
значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой
автоматизацию отдельных направлений деятельности организации. В этом
случае компания получает полную автоматизацию работы, например,
деятельность аренды, обеспечение литературой, бухгалтерии или кадровой
службы. Такой подход к автоматизации вполне нормален и в дальнейшем
интеграция уже автоматизированных направлений в рамках всей организации
не будет связана с серьезными препятствиями.
Кусочная стратегия не подходит так как автоматизируется целый отдел
по обслуживанию арендаторов.
Полная стратегия автоматизации тоже не подходит в данном случае, так
как автоматизируется одно из направлений деятельности организации.
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит в данном
работе, потому что автоматизируется деятельность одного отдела, отдела
аренды, причем работает там 1 менеджер по аренде, которые на 50 процентов
рабочего времени заняты рутинной работой по регистрации и заполнению
договоров. Автоматизировав данный процесс, можно будет сократить рабочее
время, выделяемое на обработку и анализ операций по обработке заявки от
арендаторов.
С
р
е
д
и
с
р
е
д
с
т
в
т
е
х
н
и
ч
е
с
к
и
х
р
а
б
о
т
у
.
Ц
е
н
т
р
а
л
ь
н
о
е
м
е
с
т
о
з
а
34
1.3.2. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для автоматизации процесса обслуживания арендаторов рассматриваются
четыре способа приобретения программного обеспечения:
покупка готовой специализированной программы;
разработка программы своими силами;
разработка программы сторонней фирмой;
покупка системы и её доработка.
Для наглядного сравнения каждого из способ ниже приведена таблица 1.5
по способам приобретения программного продукта (ПП) для организации по
обслуживанию арендаторов.
Таблица 1.5
Сравнение способов приобретения программного продукта
Способ
приобретения
\ критерии
Покупка готового
специализированн
ого ПП
Разработка
ПП своими
силами
Разработка
ПП сторонней
фирмой
Покупка ПП и
его доработка
Соответствие
поставленной
задаче
Несоответствие
поставленной
задаче, за счет
невозможности
автоматизации
собственных
бизнес процессов
Полное
соответствие
требованиям
к системе
Частичное
соответствие
потребностям
Полное
соответствие
требованиям к
системе
Стоимость
внедрения
До 300 000 рублей
От 10 000
рублей
От 60 000
рублей
До 50 000
рублей
Адаптивность
Невозможность
изменения
системы
Возможност
ь полной
переработки
Возможность
изменения
силами
компании-
разработчика
Возможность
переработки
разрабатываем
ых процессов
Надежность
Надежность
гарантируется
фирмой-
производителем
ИС
Надежность
ИС в
зависимости
от
платформы
Надежность
гарантируется
фирмой-
разработчико
м ИС
Высокая
надежность
ИС
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и
35
Покупка – это так называемая коробочная версия продукта, поэтому в
выпускной квалификационной работе рассматриваться не будет, так как
отсутствует возможность проектирования.
Покупка ПП и его доработка – это покупка уже готового решения с
возможностью дописать функционал силами самих производителей ПО либо
сделать это средствами организации, то есть программистом, работающим в
организации на постоянной основе, в этом случае язык программирования
программиста должен совпадать или хотя бы быть близок к тому языку
программирования, на котором пишет программист.
Разработка – в данном случае можно использовать внешних
разработчиков, предоставим им чёткое техническое задание или разрабатывать
ПО силами ИТ специалистов, работающих в организации. В компании
присутствует штатный системный админитратор, владеющий навыками
программирования.
В результате была выбрана разработка ПП своими силами. Исходя из
критериев того, что вся документация ведется в файлах MS Word и MS Excel,
поэтому данный способ является не самым лучшим и основной процесс
регистрации и обработки заявок и договоров недостаточно автоматизирован.
Преимуществом данного решения будет возможность параллельной
работы в системе без кардинальных изменений во время доработки, также
максимальное количество учтённых пожеланий и строгое соответствие ТЗ при
доработке функционала.
Такой оптимальный вариант подходит в виду того, что в случае
возникновения ошибок в программном обеспечении всегда можно остановить
процесс, проанализировать и начать итерацию сначала, вместе с тем, основной
процесс будет продолжать функционировать исправно. Также кроме
возможности отката на начальный этап в условиях ограниченности бюджета
единственным верным решением.
36
2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1. Обоснование проектных решений
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение – это совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации,
методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для
своевременного предоставления информации и принятия управленческих
решений. Информационное обеспечение автоматизированных
информационных систем состоит из вне машинного (информация, которая
воспринимается человеком без каких-либо технических средств) и внутри
машинного информационного обеспечения – это экранные формы для ввода
первичных данных в ЭВМ или вывода результативной информации [6].
К внемашинному информационному обеспечению можно отнести
следующие информационные документы:
инструкция пользователя ИС учета аренды;
инструкция по инсталляции ПО ИС отдела аренды.
Инструкция пользователя должна содержать следующее: схему работы с
программой, порядок доступа персонала, порядок работы с программой,
штатный режим работы программы, завершение работы с программой.
Инструкция пользователя является необходимым информационным
обеспечением ИС отдела планирования.
Инструкция по инсталляции позволяет правильно установить и запустить
ПО ИС планирования.
Также для построения информационных систем наиболее часто
применяются различные системы управления базами данных (СУБД),
различающиеся как своими возможностями, так и требованиями к
вычислительным ресурсам. Все многообразие применяемых СУБД, можно
свести к двум основным их классам: персональные и многопользовательские.
37
К первому классу относятся СУБД, ориентированные для работы на
персональном компьютере (dBASE, FoxPro, MS Access и т.п.). Изначально они
поддерживали работу с данными только одного пользователя. Вся СУБД такого
класса выполняется как единая программа, таблицы базы данных
представляются отдельными файлами на диске того же персонального
компьютера.
С развитием локальных сетей разработчики СУБД этого класса стали
приспосабливать их к работе в сетевой среде, в которой потенциально стало
возможным организовать доступ к данным с нескольких персональных
компьютеров, включенных в локальную сеть. Файлы базы данных при этом
размещаются на файловом сервере. На каждом же рабочем месте работает
собственная копия программы-СУБД и прикладная программа, и на их
выполнение могут оказывать существенное влияние характеристики
компьютера этого рабочего места.
Таким образом, при наличии в сети N рабочих мест с одними и теми же
данными работают N копий программы-СУБД, одними и теми же данными
управляют сразу N копий СУБД. Ошибка в выполнении одной из копий не
будет замечена другими копиями. При выполнении запросов к базе данных
копия СУБД может либо производить поиск данных в удаленных файлах на
файловом сервере, либо копировать все файлы, в которых ведется поиск в свою
локальную файловую систему. В первом случае возникают проблемы
одновременного доступа к данным при их изменении. Данные, над которыми
производится изменения, должны быть заблокированы.
Средства файлового сервера позволяют выполнять блокировку на уровне
файлов, но не на уровне записей, что существенно снижает эффективность
параллельной работы с базой данных многих пользователей. Во втором же
случае, во-первых, требуется передача по сети больших объемов информации, а
во-вторых, получается, что разные рабочие места работают с разными копиями
данных и эти копии могут стать неидентичными.
38
СУБД второго класса изначально создавались для выполнения на
больших компьютерах и обеспечения параллельной работы многих
пользователей. Такие СУБД, как правило, состоят из ядра, постоянно
присутствующего в памяти, (сервера) и большого количества программ-
агентов, обслуживающих запросы конечных пользователей и прикладных
программ (клиентов). В этом случае и ядро СУБД, и данные находятся на
одном и том же компьютере. Одна копия СУБД управляет одной копией
данных. Единая управляющая система позволяет эффективно организовать
одновременный доступ к данным многих агентов, предотвращая конфликты
между ними. Ошибка в работе СУБД локализована и может быть эффективно
исправлена самой же СУБД. При работе в условиях сети ядро СУБД выполняет
запросы агентов на выборку данных и передает по сети только результаты
выборки.
Поскольку быстродействие современных дисковых систем обычно выше,
чем скорость передачи данных по сети, уменьшение объема передаваемых
данных существенно увеличивает общую эффективность работы системы. При
этом не накладывается никаких ограничений на масштаб сети, агенты могут
быть связаны с ядром СУБД через любую сеть и любые протоколы передачи
данных.
Многопользовательские СУБД обладают также неоспоримыми
преимуществами в таких аспектах, как надежность, безопасность, доступность.
Они с самого начала своей истории использовали в качестве интерфейса
запросов язык SQL, отсюда произошло одно из их альтернативных названий -
SQL-серверы. Хотя в последнее время подмножества SQL становятся
доступными и в персональных СУБД, но в эти подмножества не включаются
средства обеспечения безопасности и параллельного доступа к данным - те
средства, которые персональные СУБД обеспечить просто не могут.
При выборе базы данных очень важно выбрать базу данных, которая в
наибольшей степени соответствуют предъявляемым к информационной
системе требованиям, т.е. необходимо определиться какая модель
39
автоматизации реализуется (автоматизация документооборота или бизнес -
процессов). В первую очередь при выборе СУБД необходимо принимать во
внимание следующие факторы:
максимальное число пользователей одновременно обращающихся к
базе;
характеристики клиентского программного обеспечения;
уровень квалификации персонала.
Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым
распространенным видом программного обеспечения. Идеологическая
ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит
концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления
данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в
виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах
одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы
данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во
всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно
давать уникальные имена.
Без данной платформы использование разработанного модуля 1С будет
невозможным. Больше дополнительных специализированного программного
обеспечения не требуется.
2.1.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Обоснование проектных решений по программному обеспечению (ПО)
задачи обслуживания арендаторов заключается в формировании требований к
системному (общему) и специальному прикладному программному
обеспечению и в выборе на основе этих требований соответствующих
компонентов программного обеспечения.
О
б
щ
е
г
о
с
о
в
р
е
м
е
н
н
ы
40
При обосновании выбора общего ПО целесообразно дать классификацию
операционной системы, указать факторы, влияющие на выбор конкретного
класса и его версии, и обосновать выбор операционной системы;
При обосновании проектного решения по специальному ПО необходимо
сформулировать требования, которым должны удовлетворять проектируемые
программные средства. К большинству прикладного программного
обеспечения можно выдвинуть следующие требования:
надежность;
эффективность,
понятность пользователю;
защита информации;
модифицируемость программы;
мобильность;
масштабируемость;
минимизации затрат на сопровождение и поддержку и т.д.
Кроме того, стоит выработать требования к оформлению экранных и
печатных форм, эргономике программного обеспечения.
Формулировка требований к специальному ПО должна происходить с
учетом выдвинутых предложений по информационному и техническому
обеспечению. При обосновании проектных решений по специальному
программному обеспечению задачи необходимо:
дать классификацию и обосновать выбор методов (например,
структурное, модульное проектирование, методом «сверху вниз» или объектно-
ориентированное проектирование и т.д.) и средств проектирования
специального (функционального) ПО (например, использование организации
прикладных программ, или генератора программ, или какого-либо языка
программирования);
определить возможности выбранных программных средств, при
использовании которых достигаются требования к прикладному программному