4
Введение
Увеличивающиеся объемы информации, такой, как входящая
/исходящая/внутренняя корреспонденция, документы, факсы, бумажные и
электронные архивы, поручения, заявки и другая рабочая документация,
уже стали неотъемлемой частью работы большинства компаний и
нуждаются в постоянной обработке и упорядочивании – составления,
распределения, анализа, корректировки и утверждения.
Быстро распространившиеся системы электронного
документооборота (СЭД) упрощают работу с документами, поддерживают
актуальность хранимых данных, минимизируют время поиска
необходимого файла.
Документы - это главные информационные ресурсы для любой
компании, поэтому взаимодействие с ними требует четко прописанных
правил. Документы реализуют информационную поддержку выработки
управленческих решений на каждом уровне и влияют на все бизнес-
процессы. Документооборот - это постоянный процесс движения
документов, который позволяет отразить деятельность компании и
эффективно ей управлять. Горы бумаг, долгий поиск нужного документа,
дубликаты и потерянные файлы, промедления с отправкой и получением,
промахи персонала - все это далеко не полный перечень негативных
проблем, которые могут возникнуть при неверном построении
документооборота. Всё это значительно тормозит, а в некоторых случаях
парализует полностью работу организации.
Грамотно настроенный документооборот становится неотъемлемой
частью эффективного управления. Документооборот очень важен для
четкой организации финансового и управленческого учёта.
СЭД или EDMS (Electronic Document Management Systems)
составляют новое поколение систем автоматизации компаний. Базовыми
объектами автоматизации в подобных системах становятся документы (во
5
всех смыслах - от обычных бумажных до электронных любого формата и
содержания), а также бизнес-процессы, которые включают в себя движение
документов, так и их обработку. Подобный подход к автоматизации
компании становится сразу и конструктивным, и универсальным,
поддерживая автоматизацию отработки документов и всех бизнес-
процессов компании в рамках одной концепции и одного программного
продукта.
Функциональных приложений СЭД можно назвать большое
количество. Вот некоторые их них:
• Отслеживание корреспонденции (входящей, исходящей);
• Создание электронного архива;
• Разработка и утверждение ОРД;
• Контроль следования документам и поручениям;
• Автоматизация процесса заключения договоров;
• Библиотека регламентов процедур управления;
• Подготовка документов по командировкам;
• Реализация внутреннего информационного портала компании и
ее филиалов;
• Встроенная система отслеживания выполнения должностных
обязанностей.
К главным функциям СЭД относят:
• Описание и хранение корреспонденции, включая электронную
почту и внутреннюю документацию подчиненных;
• Улучшение процессов разработки и утверждения документов;
• Поддержка надежного, кратковременного и долгосрочного
хранения данных с изменяемым механизмом периодической архивации
документов;
• Приведение к единой форме и шаблону всех документов;
• Составление списка клиентов, контроль истории
взаимодействия с ними;
6
• Реализация единого информационного пространства и
поддержка возможности полнофункциональной работы сотрудников как
внутри офиса, так и за его пределами;
• Составление общих и личных мероприятий.
Главным достоинством СЭД можно назвать возможность
конвертации в электронный вид не только документов, но и процессов
взаимодействия сотрудников, что значительно ускоряет и упрощает
организацию совещаний и обсуждений, обмен важными данными,
корректировка действий сотрудников вне зависимости от места их
нахождения (другой офис, город, страна).
Главные положительные факторы внедрения СЭД выражаются через
основные цели их внедрения:
1. Быстрый доступ руководителей всех уровней управления
компании к точной, полной и понятно представленной информации;
2. Внедрение единого информационного пространства для любого
уровня управления;
3. Облегчение регистрации и обработки данных;
4. Недопущение двойной регистрации идентичных данных;
5. Отражение данных там, где они появляются, а не там, где они
стали необходимы, т.е. процедура регистрации ведется в режиме реального
времени;
6. Минимизация трудозатрат и их равномерное распределение на
всех участников системы учета, управления и планирования;
7. Автоматизация сбора данных для распределенной структуры
управления (аналогичной является структура фирмы).
Объектом исследования дипломной работы является ООО «Игровед
4», предметом – процесс делопроизводства компании.
Целью данного дипломного проекта является снижение трудовых и
стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства ООО «Игровед
4» в результате внедрения системы электронного документооборота.
7
Задачами данной дипломной работы является следующие:
анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
анализ комплекса задач и обоснована необходимость
автоматизации;
выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи;
анализ существующих разработок;
выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации
задачи;
обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
В первой части дипломной работы необходимо проанализировать
структуру предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс,
подходящий для автоматизации, обосновать необходимость его
автоматизации, выбрать способ приобретения и стратегию автоматизации,
провести анализ существующей системы защиты информации, обосновать
проектные решения по техническому, программному и информационному
обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного
цикла информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их
избегания, описать информационное и программное обеспечение
информационной системы, описать контрольный пример ее использования.
В третьей части дипломной работы необходимо выбрать методику
расчета экономической эффективности системы и рассчитать показатели в
соответствии с выбранной методикой.
8
2 Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной
области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
2.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Объектом рассмотрения в дипломной работе является компания ООО
«Игровед 4».
ООО «Игровед 4» является одним из ведущих производителей
конвейерных систем.
Сегодня, конвейерные системы спроектированы так, чтобы
обеспечить универсальность и простоту, направленную на
совершенствование существующих производственных инфраструктур и
поддержка новых рабочих мест. Современные конвейерные системы
разрабатываются для выполнения стандартов и требований в различных
специализированных отраслях.
Экономические характеристики предприятия приведены в таблице
1.1.
Таблица 2.1
Экономические характеристики предприятия
Наименование показателя
За 2016 г.,
рублей
Выручка
3 837 283
Себестоимость продаж
3 564 254
Валовая прибыль убыток
273 029
Прибыль убыток от продаж
273 029
Проценты к получению
8 174
Прочие доходы
178 437
в том числе:
Доходы, связанные с ликвидацией основных
2 946
Доходы, связанные со сдачей имущества в
аренду субаренду
2 224
Доходы в виде восстановленных оценочных
резервов
1 091
Прибыль прошлых лет
4 247
Доходы в виде списанной кредиторской
задолженности
3 729
9
Бюджетные субсидии на покрытие расходов по
страхованию КА
163 680
Прочие расходы
265 141
в том числе:
Расходы, связанные с ликвидацией основных
средств
6 338
Расходы в виде образованных оценочных
резервов
6 393
Расходы на услуги банков
1 467
Убытки прошлых лет
20 191
Курсовые разницы
824
Расходы в виде списанной дебиторской
задолженности
2 375
Прочие убытки, приравненные к
внереализационным расходам
11 978
Содержание объектов социального назначения
23 726
Выплаты социального назначения
22 655
Расходы по страхованию КА, возмещаемые из
бюджета в виде субсидий
163 680
Прибыль убыток до налогообложения
194 918
Текущий налог на прибыль
16 883
в т.ч. постоянные налоговые обязательства
.активы
13 953
Изменение отложенных налоговых
обязательств
36 054
Изменение отложенных налоговых активов
-
Прочее
2 370
в том числе:
Налоги, уплачиваемые организациями,
применяющими специальные налоговые
режимы
2 3701
2.1.2 Организационная структура управления предприятием
На Рисунке 1.1 представлена организационная структура управления
предприятием.
10
Планово-
экономический
отдел
Финансовый отдел
Генеральный
директор
Первый заместитель
Генерального
директора
Финансовый директор
Производственно-
технический отдел
Отдел МТС
Отдел механика
Отдел
автоматизации
Отдел материально-
технического
снабжения
Склад
Отдел кадров
Директор по
управлению
персоналом
Отдел продаж
Отдел логистики
Заместитель
Генерального директора
по производству
Служба
делопроизводства
Зам. Генерального
директора
по оперативным
вопросам
Рисунок 2.1- Организационная структура управления ООО «Игровед
4»
Заместители генерального директора по техобслуживанию, по
социальным вопросам и экономическим вопросам руководят службами
организации, организуют их работу и осуществляют контроль за
своевременным и качественным выполнением сотрудниками служб своих
должностных обязанностей.
К функциям отдела кадров можно отнести:
1. Создание кадровой политики и стратегии компании;
2. Создание прогнозов, выявление текущей потребности в кадрах
и местах ее удовлетворения в рамках изучения рынка труда;
3. Комплектация компании рабочими кадрами, служащими и
специалистами требуемых профессий, специальностей и профилей в рамках
целей, стратегии и направленностью предприятии, изменяемыми внешними
и внутренними факторами его работы;
4. Создание и контроль банка данных о совокупном составе
рабочих кадров;
5. Отбор и подбор сотрудников совместно с руководителями
заинтересованных подразделений и внесение нужных предложений об их
назначении на конкретные должности, внесение приказов о приеме на
работу и остальных нужных для этого документов;
11
6. Подготовка предложений о приеме на работу по конкурсу в
рамках порядка, указанного в законодательстве, реализация и организация
работы конкурсной комиссии;
7. Оповещение работников внутри компании об конкретных
вакансиях, применение СМИ для размещения объявлений о найме
сотрудников;
8. Реализация прямых связей с учебными заведениями и центрами
занятости;
9. Набор, перемещение и увольнение работников в рамках ТК РФ,
положениями, инструкциями и приказами руководства компании;
10. Учет состава рабочих компании;
11. Подготовка справок о текущей и прошлой трудовой
деятельности сотрудников;
12. Получение, заполнение, сохранение и выдача трудовых книжек;
13. Контроль установленной документации по сотрудникам;
14. Ведение материалов для представления сотрудника для
поощрения;
15. Ведение материалов по привлечению работников к
дисциплинарной и материальной ответственности;
16. Перестановка кадров в рамках квалификации, личных и деловых
качеств;
17. Отслеживание правильности расстановки работников и
применения их труда в структурных подразделениях компании;
18. Учет профессиональных, деловых и моральных качеств
работников в рамках их трудовой деятельности;
19. Проведение аттестации работников компании, ее
информационное и методическое обеспечение, анализ итогов аттестации,
реализация постоянного контроля за ходом прохождения решений
аттестационной комиссии;
20. Составление необходимых документов для рассмотрения на
12
комиссии по выявлению выслуги лет;
21. Составление нужных документов по пенсионному страхованию
и передача их в органы социального обеспечения;
22. Выписка справок о работе на в компании, занимаемой
должности и уровне ЗП;
23. Поддержка социальных гарантий трудящихся в области
занятости, контроль порядка трудоустройства и переобучения свободных
работников, получение ими установленных льгот и компенсаций;
24. Подготовка графика отпусков, учет выхода работников в
отпуска, подготовка очередных отпусков в рамках утвержденного графика и
дополнительных отпусков;
25. Учет и подготовка документов по командировкам;
26. Учет табеля времени;
27. Отслеживание состояния трудовой дисциплины в отделах
компании и соблюдения работниками правил распорядка труда;
28. Анализ сменяемости кадров;
29. Подготовка мероприятий по улучшению трудовой дисциплины,
минимизации сменяемости кадров, потерь трудового времени, контроль их
выполнения;
30. Получение жалоб и заявлений работников по вопросам приема,
перевода и увольнения, нарушения ТК РФ;
31. Исполнение мер для выявления и устранения причин жалоб
работников.
Планово-экономический отдел занимается подготовкой годовых,
квартальных планов компании и отдельных отделов, отслеживает их
выполнение, поддерживает и совершенствует внутризаводское и
внутрицеховое планирование, создает нормативы для реализации фондов
экономического стимулирования, занимается оперативным и
статистическим учетом, проводит анализ показателей работы главных
агрегатов, цехов и заводов, подготавливает и внедряет утверждение
13
проекты, занимается ценообразованием на продукцию, изучает и внедряет
новейший опыт в рамках планово- экономической работы и др., анализирует
итоги деятельности компании, подготавливает мероприятия по
минимизации себестоимости и увеличению рентабельности компании,
повышению применяемости производственных фондов, выявлению и
применению резервов в компании, поддерживает методическое руководство
вопросами научной организации труда, занимается созданием технико-
экономических нормативов и отдельных показателей по экономическому
стимулированию и др. Подготавливает штатное расписание, ведет годовые,
квартальные, месячные отчеты по труду и ЗП и контролирует их
выполнение, создает мероприятия по увеличению производительности
труда, использованию прогрессивных систем ЗП. Составляет положение об
образовании и расходовании средств материального поощрения,
подготавливает технически обоснованные нормы выработки и анализирует
их выполнение, поддерживает и участвует в процессе обсуждения вопросов
научной организации труда, помогает движению за коллективную гарантию
общественной и трудовой дисциплины.
К функциям финансового отдела можно отнести:
• Реализация единой политики компании в рамках финансов.
Подготовка финансовой стратегии компании и базы для его финансовой
устойчивости;
• Подготовка проектов перспективных и текущих финансовых
расходов с приложением нужных счетов;
• Разработка предложений, необходимых для:
Поддержания платежеспособности;
Предупреждения образования и ликвидации ненужных ТМЦ,
сверхнормативных запасов;
Увеличение рентабельности производства;
Повышение прибыли;
Минимизация расходов в процессе производства и реализации