24
антивирусного решения в корпоративных сетевых средах предприятия или
глобальных сетях.
На АРМ пользователей отдела продаж установлен также Алтиус CRM
– Управление контактами.
Данная программа предназначена для руководителей предприятий
и подразделений, менеджеров по работе с клиентами или поставщиками,
секретарей и всех остальных сотрудников.
Основные функции:
Планирование и учёт контактов с внешними контрагентами.
Организация четкого взаимодействия сотрудников собственной
организации.
Учет разных видов мероприятий: звонков, встреч, переписки
и т. д.
Координация работы всех сотрудников офиса.
Автоматическое формирование ежедневных планов
мероприятий как по сотрудникам, так и по организации в целом.
Система напоминаний и сообщений.
Учет фактического выполнения планов работы.
История контактов с контрагентами.
Анализ эффективности работы сотрудников.
Анализ эффективности рекламы.
Рассылка писем по электронной почте (групповая,
индивидуальная).
Вывод реквизитов предприятия и контрагента в любой
документ MS Word или MS Excel (подстановка в заранее сформированный
шаблон).
Закрепление клиентов за менеджерами, с возможностью
дальнейшей работы менеджеров только со «своими» клиентами.
Импорт данных в справочник заказчиков из внешних файлов.
Автосохранение документов.
25
Архив клиентов.
Настройка доступа пользователей к справочникам
и документам программы.
Управлением имеющимися серверами, а также дисковой системой
осуществляется путем использования ПО IBM Director.
Для разделения прав пользователей в сети организована доменная
структура с использованием службы Active Directory. При помощи IBM
Director администраторы могут во всех подробностях отслеживать
аппаратные конфигурации удаленных систем и проводить инвентаризацию,
контролировать степень использования важнейших компонентов и
осуществлять резервное копирование и перемещение данных.
Кроме того, для организации безопасности персональных данных,
которые хранятся на некоторых рабочих станциях, используется
программное обеспечение СЗИ НСД "Кобра", представляющее собой
криптографическое средство для шифрования данных.
Деятельность бухгалтерии автоматизирована при помощи
программного комплекса «1С:Бухгалтерия 8.0».
2.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
2.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В ходе процесса производства продукции решаются следующие
задачи, обеспечивающие достижение запланированного уровня качества
продукции предприятия:
1. Производство продукции, удовлетворяющей заказчика;
1. Реализация основного процесса производства продукции в
соответствии с ГОСТ, Руководством по качеству предприятия;
26
3. Предупреждение несоответствий во всех сферах деятельности
предприятия;
4. Улучшение качества продукции;
5. Выполнение задач в области качества на протяжении всего
процесса - начиная с маркетинга и заканчивая оценкой удовлетворенности
потребителя.
Характеристика основной деятельности компании с использованием
правил построения схем методологии IDEF в виде схемы, разработанная в
среде Ramus, приведена на рисунке 1.4.
Рисунок 2.4 Характеристика основного процесса предприятия
Входным потоками в рассматриваемой деятельности является
сведения о заявке или проекте на разработку продукции компании.
Деятельность ООО «Игровед 4» регулируется законами и
подзаконными актами России, требованиями руководства компании, а
также технологическими нормами производства, стандартами и ГОСТами.
Выходным потоком является информация о произведённой
продукции с качеством, удовлетворяющим заказчика.
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.5.
27
Рисунок 2.5 Декомпозиция основного процесса
Исследование деятельности предприятия показало, что в основном
все бизнес-процессы автоматизированы за исключением документооборота,
у которого основные процессы осуществляются вручную.
2.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Целью дипломного проекта является разработка системы
автоматизации документооборота для ООО «Игровед 4». В настоящее время
этот процесс осуществляется на предприятии следующим образом.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации
документации, требующих исполнения и ответа представлена на Рисунках
1.6-1.10.
28
Рисунок 2.6 Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Обработка документов характеризуется процессами приема и
первичной обработки документов, обработкой входящих и исходящих
документов, предварительным рассмотрением документов, занесением
данных в реестр документов, исполнением документов и их обработкой,
обработкой внутренних документов.
Используются следующие активные объекты (механизмы)
руководитель (генеральный директор);
исполнители – сотрудники компании.
Прием и первичная обработка документов состоит из
первоначального исследования документов, а также регистрации
документа, которая заключается в занесении сведений документа в книгу
учета и проставлении штампа на самом документе.
29
Рисунок 2.7 Функциональная диаграмма обработки документации
Рисунок 2.8 Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка
поступившей документации»
Предварительное рассмотрение документов заключается в
распределении поступивших документов, передаче их руководителю,
который , рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом
назначая ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся
до исполнителей.
30
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о
документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче
получателю, если его имя указано на документе. В противном случае
документы передаются руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении
данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей
ее отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации
документа в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте
- отметке о получении документа для его выполнения и дальнейшем его
выполнении, а обработка исполненных документов заключается в их учете
(Рисунок 1.9).
Рисунок 2.9 Декомпозиция функции «Обработка внутренней
документации»
31
Рисунок 2.10 Декомпозиция функции «Обработка исполненной
документации»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований
резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке
правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля
путем внесения отметки.
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и
оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения
исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) —
входящих документов.
В настоящее время используемая система организации
делопроизводства обладает следующими недостатками:
1. Низкая скорость обработки документов;
2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с
человеческим факторам;
3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного
документа;
32
4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании
и его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения
информационной системы делопроизводства компании.
2.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена
на рисунке 1.11.
33
Действие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Специалист
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Исполнитель
Входящий документ
Входящий документ
Дела
Журнал входящей
корреспонденции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
требующих
исполнения
Документ с
резолюцией
Выполнение
требований резолюции
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
Рисунок 2.11 Схема документооборота
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств