13
Содержание
Введение ......................................................................................................................... 9
1 Аналитическая часть ...................................................................................... 12
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности предприятия .................................................... 12
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ...................................... 12
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ............................ 12
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия....................... 16
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации .................................................................................. 25
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов ......................................................................................................... 25
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач ................. 28
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи ..................................................................................................... 32
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации .................................................................................................................. 35
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
36
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ................. 36
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ............................ 42
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи 45
1.4 Обоснование проектных решений ............................................................ 47
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению .. 47
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению ......... 47
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .......... 57
2 Проектная часть .............................................................................................. 61
2.1 Разработка проекта автоматизации .......................................................... 61
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ...................................... 61
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ................ 69
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................... 73
2.2 Информационное обеспечение задачи ..................................................... 69
2.2.1 Информационная модель и её описание ...................................................... 69
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .................................................................................................................. 76
2.2.3 Характеристика результатной информации ................................................ 78
2.3 Программное обеспечение задачи ............................................................ 79
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ......................... 79
2.3.2 Характеристика базы данных ........................................................................ 81
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ......... 85
2.3.4 Описание программных модулей ................................................................. 86
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ................... 89
3 Обоснование экономической эффективности проекта ............................... 93
14
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности ............................................................................................................. 93
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ................ 93
Заключение ............................................................................................................... 108
Приложение. Листинг программного кода (фрагмент) ......................................... 113
15
Введение
Для повышения производительности процесса товародвижения,
минимизации времени реализации услуг в торговле и увеличении качества
обслуживания клиентов на первый план выходит проблема автоматизации труда
в розничном секторе торговли.
Сегодня автоматизация вбирает в себя все новые сферы. Новейшие
компьютерные программы отлично справляются с большей частью работы,
контролируя основные и вспомогательные производственные процессы. Очень
актуально применение систем автоматизации на торговых фирмах, и это полезно
как для больших компаний, так для мелких форм бизнеса. Если для большой
фирмы автоматизация бизнеса становится единственно возможной и правильной
стратегией успеха, то для малой фирмы применение современных технологий
управления становится вариант стабилизации, увеличения отдачи и повышения
позиций компании на рынке.
По итогу важно отметить, что сегодня в условии рыночной экономики и
сильной конкуренции проблема автоматизации в рознице становится основной
проблемой.
Базовые функции компании розничной торговли включают в себя:
• Анализ спроса на товары;
• Подготовка ассортимента товаров;
• Проведение закупок и привоз товаров;
• Реализация торговых услуг покупателям;
• Контроль продаж;
• Маркетинг и реклама.
Управление продажами состоит из подбора и организации персонала
фирмы, планирования и регулирования продаж, определения активных
клиентов, поддержания данных о клиентах, а также управление и контроль
графиком продаж.
Важно понимать, что компьютерный учет значительно отличается от
обычного. Компьютер позволяет облегчить учет, сокращая время на оформление
16
и создание документов, и обработку всей хранящейся информации, касающейся
торговой деятельности. Да, все эти отчеты можно сделать и без помощи ЭВМ,
ведь особой математики в них не содержится, но вопрос в другом – сколько
времени уйдет на их подготовку. В тот момент они уже будут не нужны. Либо
же нужно будет расширять штат сотрудников, что увеличит расходы на зарплату
и приведет к нулевой или отрицательной прибыли для самой компании. Таким
образом, применяя компьютер, количество переходит в качество, т.е. увеличивая
скорость расчетов, улучшается и качество самих готовых отчетов, что дает
возможность улучшать схем построения бизнеса.
Как итог всему выше сказанному следует отметить, что в современных
условиях рыночной экономики и в условиях жесткой конкуренции проблема
автоматизации и индустриализации в торговле является весьма актуальной.
К основным торговым функциям предприятий розничной торговли
следует отнести:
• изучение покупательского спроса на товары;
• формирование ассортимента товаров;
• организацию закупок и завоза товаров;
• оказание торговых услуг покупателям;
• управление продажами;
• рекламирование товаров и услуг.
Управление продажами заключает в себе функции подбора и организации
торгового персонала, прогнозирования и планирования продаж, идентификации
потенциальных клиентов, поддержания информации о клиентах, а также
создания графиков продаж и управления ими.
Объектом исследования является ООО «Аромат Кофе», а предметом
исследования - процесс организации взаимоотношений с клиентами.
В процессе работы была применена совокупность методов экономико-
статистического анализа, методы синтеза и анализа экономической информации.
Целью работы является создание автоматизированной системы
взаимоотношений с клиентами, внедрение которой бы позволило снизить
17
трудоёмкость учета процесса и результатов взаимодействия с клиентами по
оказанию услуг и продаже товаров и построения отчетов.
В качестве средства достижения поставленной цели будет использоваться
моделирование бизнес-процессов и разработка порядка их автоматизации.
Кроме того, необходимо экономически оправдать применение
автоматизации именно для данного бизнес-процесса, а также рассчитать
экономическую эффективность от внедрения системы на предприятии.
Практическая ценность результатов работы заключается в
открывающейся возможности широкого использования технологии управлении
разработанного в сфере розничной торговли.
Кроме этого полученные методы могут быть использованы в иных сферах
как при проектировании новых информационных систем управления сетью
филиалов, так и для повышения эффективности существующих систем.
ВКР состоит из нескольких разделов:
В первой главе работы рассматриваются вопросы такие как,
организационная структура компании, экономическая сущность задачи
автоматизации работы с клиентами, обоснование необходимости и цели
использования вычислительной техники для решения задачи автоматизации,
произведена постановка задачи, сформулированы требования по видам
обеспечения ИС.
Во второй главе разработано и описано информационное и программное
обеспечение ИС, приведен контрольный пример.
Третья глава посвящена расчету стоимости разработки и ее
экономической эффективности.
18
1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности предприятия
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
ООО «Аромат Кофе» - одна из представителей компаний занимающихся
распространением и продажей кофе, а также сопутствующих товаров.
В процессе рассмотрения технико-экономических свойств компании ООО
«Аромат Кофе» были выделены и определены количественно-стоимостные
оценки и ограничения, которые представлены в Таблице 1.1.
Таблица 1.1
Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «Аромат
Кофе»
Показатели
Ед.
измер.
2017 г.
2018 г.
Абсолютные
отклонения
Темп
прироста,
%
1.Выручка от
реализации
руб.
12842415
13946470
1104055
108,60%
2.Общий капитал
в том числе:
руб.
17732105
19284640
1552535
108,76%
-Среднегодовая
стоимость ОФ
руб.
1500000
1750000
250000
116,67%
-Средняя сумма
оборотных средств
руб.
2732105
3284640
552535
120,22%
3.Расходы по
реализации продукции
руб.
8350000
9500000
1150000
113,77%
4. Прибыль от продаж
руб.
4737415
6466470
1729055
136,50%
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Процесс управления и исполнения работ в ООО «Аромат Кофе»
осуществляется в рамках организационной структуры предприятия.
Организационная структура предприятия определяет распределение
ответственности и полномочий внутри организации
19
Внутри организационной структуры управления ООО «Аромат Кофе»
существует связи, которые можно подразделить на три вида:
1. Линейные связи установлены внутри подразделений разного уровня
управления, когда один руководитель административно подчинен другому
(пример данного вида связи: исполнительный директор, генеральный директор);
2. Функциональные связи внутри компании характеризуют взаимодействие
руководителей, выполняющих определенные функции на разных уровнях
управления, между которыми не существует административного подчинения
(пример данного вида связи: финансовая служба и главный бухгалтер);
3. Межфункциональные связи также имеют место на предприятии, они
сформированы между подразделениями одного уровня управления (пример
данного вида связи: коммерческая служба, производственный отдел).
На основании проведенного анализа организационной структуры ООО
«Аромат Кофе» можно сделать вывод о том, что структура имеет линейно-
функциональный тип управления. Такая организационная структура
характеризуется высокой степенью специализации, централизации, и
формализации, узким охватом контроля. Особенность линейно-функциональной
организационной структуры является то, что хотя и сохраняется единоначалие,
но по отдельным функциям управления формируются специальные
подразделения, работники которых обладают знаниями и навыками работы в
данной области управления, т. е. каждая структурная единица специализируется
на выполнении определенной функции. В организации существует множество
строго формализованных правил, процедур и политик, из-за того, что вся работа
разбита по функциональным подразделениям, принятие решений
осуществляется по цепочке подчиненности.
Создание руководством линейно-функциональной структуры управления
было сведено к группировке персонала нескольким широким задачам, которые
он выполняет. Конкретные характеристики и особенности деятельности того или
иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям
деятельности ООО «Аромат Кофе». Для ООО «Аромат Кофе»,
осуществляющего свою деятельность в условиях рыночной экономики,
20
типичными являются следующие основные функции: производство и финансы.
Преимущества линейно-функциональной структуры управления: высокая
компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных
функций; освобождение руководителей подразделений от необходимости
решения специальных вопросов; стандартизация, формализация и
программирование всех процессов; исключение дублирования в выполнении
управленческих функций; уменьшение потребности в специалистах широкого
профиля.
Недостатки линейно-функциональной структуры управления: чрезмерная
заинтересованность в реализации целей и задач «своих» подразделений;
трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между различными
функциональными службами; появления тенденций чрезмерной координации и
централизации; длительная процедура принятия решений; относительно
застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения.
Управлением предприятия занимается генеральный директор. В его
ведении находятся вопросы стратегического характера.
Директор подчиняется головному исполнительному совету акционеров и
фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он
контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы
движения финансовых потоков.
Отдельно выделена финансовая служба, в состав которой входит
бухгалтерский отдел, финансовый отдел. Этот отдел состоит из кассиров,
бухгалтеров и главного бухгалтера. В обязанности главного бухгалтера входит
ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции,
начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью
и др. Кассиры принимает выручку. Бухгалтера оформляют документы по
движению товара.
Менеджеры по работе с клиентами готовят необходимые материалы
(бланки заказов и рекламную продукцию). Они же занимается приемом заказов
от клиентов по телефону, контролируют деятельность склада, занимается
организационными вопросами, анализом деятельности.
21
Транспортный отдел отвечает за доставку и транспортировку
сотрудников.
Генеральный
директор
Отдел по работе с
клиентами
Заместитель
генерального
директора
Финансовый
директор
БухгалтерияИт-отделОтдел рекламы
Отдел кадров
Служба
безопасности
Юридический
отдел
Коммерческая
служба
Собрание
акционеров
Служба
делопроизводства
Транспортный
отдел
Рис. 1.1 Организационная структура ООО «Аромат Кофе»
В дипломной работе исследуется деятельность отдела по работе с
клиентами, основными сотрудником которого является менеджер по работе с
клиентами.
Менеджер по продажам выполняет следующие функции:
• Организация и контроль продаж товаров и услуг ООО «Аромат
Кофе»;
• Поиск новых потенциальных клиентов;
• Первоначальная работа с новым клиентом с последующей
передачей его другому ведущему менеджеру в зависимости от территориального
местонахождения клиента;
• Проведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах
компании;
• Быстрое реагирование на обращение клиента, доведение всей
информации до ведущего менеджера или руководителя отдела продаж;
• Уточнение потребностей клиента к услугах;
• Проведение мотивационных программ для клиента для
стимулирования сбыта.
22
Аналитическая работа и планирование:
• Разработка ежемесячного плана продаж;
• Анализ статистической информации по продажам;
• Предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с
требованиями компании.
Обеспечение продаж:
• Обработка и прием заказов о клиентов, заполнение необходимой
документации, связанных с отгрузкой товаров для покупателей, закрепленных
как за самим менеджером, так и для тех клиентов, которые относятся к другим
ведущим менеджерам, находящимся вне офиса;
• Информационная поддержка всех клиентов;
• Информирование клиентов о проходящих акциях, распродажах,
изменении условий или стоимости товаров, поступлению товаров на склад;
• Финальные согласования с клиентом условий по ценам, срокам, и
способам доставки продукции;
• Активное участие в создании новых проектов для отдела продаж;
• Прямое взаимодействие с другими отделами для увеличения
эффективности продаж;
• Участие в совещаниях и собраниях;
• Ведение рабочей отчетности и документации;
• Поддержание актуальности информации о клиентах и всех заказах в
системе.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
В компании используется информационная система, позволяющая
автоматизировать многие бизнес-процессы. Данная система включает в себя
аппаратное (техническое) и программное обеспечение.
Структурная схема технической архитектуры компании представлена на
рисунке 1.2.