32
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов,
предварительным рассмотрением документов, занесением данных в реестр
документов, исполнением документов и их обработкой, обработкой внутренних
документов.
Используются следующие активные объекты (механизмы):
руководитель (генеральный директор);
исполнители - сотрудники компании.
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, а также регистрации документа, которая заключается
в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом
документе. Далее представлена декомпозиция модели AS-IS.
Рис. 2.8 Декомпозиция контекстной диаграммы нулевого уровня IDEF0
Работа с документацией. Модель AS-IS
Далее представлена декомпозиция блока «Прием и первичная обработка
поступившей документации» модели AS-IS.
Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении
поступивших документов, передаче их руководителю, который , рассматривая
33
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их
исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.
Рис. 2.9 Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка поступившей
документации»
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о
документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче
получателю, если его имя указано на документе. В противном случае документы
передаются руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении
данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее
отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа
в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте отметке о
получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а
обработка исполненных документов заключается в их учете. Далее представлена
декомпозиция блока «Обработка внутренней документации» модели AS-IS
(Рис.1.10) и блока «Обработка исполненной документации» модели
AS-IS ( рис.1.11).
34
Рис. 2.10 Декомпозиция функции «Обработка внутренней документации»
Рис. 2.11 Декомпозиция функции «Обработка исполненной
документации»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований
резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.
35
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке
правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем
внесения отметки.
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих
документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
Таким образом, в настоящее время используемая система организации
делопроизводства обладает следующими недостатками:
1.
Низкая скорость обработки документов.
2.
Большое количество неточностей и ошибок, связанных с
человеческим факторам.
3.
Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного
документа.
4.
Сложность в отслеживании прохождения документа в компании и
его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения
автоматизированной информационной системы делопроизводства компании.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что
влечет за собой частое возникновение ошибок.
Документы, поступившие на предприятие, принимаются секретарем
генерального директора. К входящей корреспонденции относятся: приказы,
циркуляры, информационные письма, указания, переписка с другими
организациями, договоры, заявления. Небольшая часть документов приходит по
факсу (т.е. фактически в виде бумажного документа) и по электронной почте.
Общий объем документов за год составляет в среднем 800-900.
К внутренним документам относится организационно-распорядительная
документация. Она включает в себя приказы, распоряжения, протоколы,
служебные записки, заявления, наряды, докладные и т.п. Годовой объем
зарегистрированных документов в среднем 800-1000.
36
Исходящей корреспонденцией являются отчеты, письма, договоры,
заявления, распоряжения и т.д. Объем документов за год составляет 800-900.
Входящую корреспонденцию проверяют в приемной на правильность
доставки и целостность вложения. Конверты с пометкой «лично» передаются
адресатам без вскрытия. Все входящие документы подлежат регистрации (если
эти документы входят в список подлежащих регистрации) в специально
отведенных для них журналах для регистрации входящей корреспонденции. На
всех регистрируемых входящих документах в правом нижнем углу лицевой
стороны основного документа ставится регистрационный штамп с указанием
даты поступления документа и входящего порядкового номера. Любая бумага,
не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ.
Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.
Каждый документ, поступивший в инспекцию, регистрируется только один раз,
в день поступления. После регистрации документы (если это не личные письма)
направляются на рассмотрение руководству. Далее они могут быть размножены
и направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие
подразделения через приемную, на документах делаются соответствующие
отметки. Срочные документы передаются на рассмотрение руководству АО
«АМР» немедленно. Таким образом, входящий документ регистрируется
секретарем в приемной[4].
Исходящие документы также регистрируются секретарем. На каждом
отправляемом документе проставляется дата и исходящий номер. Копия
исходящего документа подшивается в соответствующей папке.
Учет и регистрацию внутренних документов (приказов по основной
деятельности, по командировкам, а также распоряжений и протоколов) проводит
также секретарь. Регистрационным номером приказа, распоряжения и протокола
является порядковый номер, присваиваемый каждому виду документов в
пределах года. Все внутренние документы регистрируются в журналах для
регистрации внутренних документов. Они регистрируются при передаче их
между подразделениями.
Контроль исполнения документов осуществляет начальник того отдела,
которому был передан документ. Передача контрольных документов на
37
исполнение из одного структурного подразделения в другое производится
только через приемную с соответствующей пометкой на документе, а секретарь
отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные секретарём,
довольно часто теряются.
В приемной директора хранятся все регистрируемые входящие,
внутренние и исходящие документы. Для этого там организован маленький
архив, который разделен на папки: внутренняя переписка, входящая
документация, исходящая документация, распоряжения по предприятию,
приказы по командировкам, приказы и распоряжения. Документы хранятся в
них в течение года, а затем передаются в архив предприятия. В каждом
подразделении также имеется свой архив, в котором хранятся документы в
течение года, а после передаются в архив предприятия[5].
В результате возникают такие проблемы, как доставка неверной
информации, несвоевременная ее доставка, потеря информации, что ведет к
задержкам в оформлении отчетности и замедлению деятельности предприятия, а
также ошибках в ней.
Большой объем данных, обрабатываемых в МУП СЕВЕРНЫЙ, позволяет
затрачивать соответствующее количество времени и трудовых ресурсов на
обработку, исполнение и контроль документов. Поэтому необходимо, с
применением системы электронного документооборота, уменьшить
затрачиваемые ресурсы в целях оптимизации деятельности всей инспекции.
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота позволит
наиболее оперативно и с большой точностью отслеживать оборот конкретного
документа в организации.
2.2.3
Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Таким образом, многие бизнес-процессы в рассматриваемой организации
автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в
печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими
процессами и материальными потоками в единую информационную среду[1].
38
Отсутствие взаимодействия между составными процессами в МУП
СЕВЕРНЫЙ, материальными потоками и документами может привести множество
проблем:
•
Несоответствие актуального состояния материальных
потоков
документам;
•
Незафиксированные документально изменения в
материальных
потоках (в т. ч. и в процессах);
•
Долгий поиск связанных между собой документов между членами
ГЭК;
•
Высокая вероятность ошибок, неточностей и дублирования;
•
Отсутствие целостной картины состояния дел, а также
невозможность прогнозирования и принятия управленческих решений;
•
Непонятность бизнес-процессов разработки, согласования и
утверждения всех документов.
Сам сотрудник тратит много времени на поиск необходимой информации
(около 40% от общего времени) или воссозданием заново – вместо того, чтобы
использовать повторно документы, которые «где-то» есть (и так происходит в
70% случаев). При такой разбросанности данных и документов очень сложно
обеспечить их целостность, безопасность и непротиворечивость.
Схема документооборота представлена на рисунке 1.12.
39
Рис. 2.12 Схема документооборота
Проведем расчеты, позволяющие оценить возможную эффективность
внедрения автоматизированного варианта документооборота.
Допустим, что в течение рабочего дня секретарем обрабатывается около
30 документов – как полученных от клиентов, так и созданных в рамках
подготовки отчетности.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации (таблица 1.5.). Время приведено с учетом за рабочий день.
Специалист
Руководитель
Архив
Действие
Учет корреспонденции
Контроль правильности
занесения записи
Проверка соответствия
записей друг другу
Подготовка
отчетов за период
Журнал учета
отчетов
в архив
Журнал учета
Журнал учета
Журнал учета
Журнал учета
Журнал учета
40
Таблица 2.5
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
делопроизводства
Время, затрачиваемое
при базовой
технологии/ мин.
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту/ мин.
Регистрация входящих
документов
45
4
Регистрация исходящих
документов
40
4
Подготовка внутренних
документов
40
6
Поиск документов
10
7
Подготовка списка
документов
20
10
Итого, минут:
165
38
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
предлагаемой системы это время сокращается до 38 минут, то есть в несколько
раз.
Внедрение системы документооборота позволяет избежать многих
ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также
значительно уcкорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени
сотрудников, а следовательно, к повышению общей эффективности работы
предприятия[6].
Кроме того, использование вычислительной техники для оптимизации
процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть
бухгалтерской информации и процессов по ее обработке, участвующей в нем,
поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить
процессы составления различных отчётов и повысить эффективность подготовки
отчетности в целом.
2.2.4
Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
41
1.
Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
2.
Использованием антивирусного программного обеспечения - ESET
NOD32 Smart Security Business Edition;
3.
Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4.
Использованием резервного копирования информации;
5.
Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Основными целями политики безопасности можно выделить:
•
Обеспечение конфиденциальности критичных
информационных
ресурсов;
•
Реализация постоянного доступа к информационным ресурсам АО
«АМР» для увеличения эффективности бизнес деятельности;
•
Сохранение целостности деловых данных с целью обеспечения
возможности МУП СЕВЕРНЫЙ оказывать услуги высокого качества и
принимать эффективные управленческие решения;
•
Увеличение понимания пользователей в рамках рисков, которые
напрямую связаны с информационными ресурсами МУП СЕВЕРНЫЙ;
•
Выявление меры ответственности и обязанностей сотрудников в
процессе обеспечения информационной безопасности в МУП СЕВЕРНЫЙ.
Руководители подразделений МУП СЕВЕРНЫЙ обязаны поддерживать
регулярный контроль за соблюдением всех пунктов приведенной политики. А
также должна быть реализована периодическая проверка следования всем
предписаниям по информационной безопасности с подготовкой итогового
отчета по результатам указанной проверки руководству.
Все пункты политики относятся ко всем данным и ресурсам обработки
информации МУП СЕВЕРНЫЙ. Соблюдение политики строго обязательно для
каждого сотрудника (как постоянного, так и временного). В пунктах договора с
третьими лицами, также имеющими доступ к информации МУП СЕВЕРНЫЙ,
должны быть прописаны обязательства третьего лица по соблюдению всех
приведенных требований политики безопасности.