16
16
Cisco JabberCitrix Receiver
Для рядовых операторов
Windows 10 ent
Сервера
Citrix XenApp
Стандартный
набор
Cisco Call
Manager
Для супервайзеров, экспертов и руководителей
подразделений
Cisco JabberCitrix Receiver
Windows 10 ent
MS Office 2016 Pro
IBM Lotus Notes
Google Chrome
Стандартный
набор
Cisco UCS
Comcor Private
Cloud
Сервера
приложений
СУБД MS SQL
Сервер печати
Контроллер
домена
Lotus Domino
Файл сервер
Web Сервер IIS
Сервер сетевых
служб
Рисунок 3. Программная архитектура предприятия
Для супервайзеров, экспертов и руководителей подразделений:
- ОС: Windows 10 ent;
- Прикладное ПО: Citrix Receiver, MS Office 2016 Pro, IBM Lotus Notes,
Google Chrome, Cisco Jabber.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
На данный момент в отделе продаж существует лишь таблица MS Excel, в
которой содержатся данные о клиентах. Пользуясь этой таблицей для
обеспечения взаимодействия с клиентами, заключения договоров, товара и
прочих вопросов, отделу продаж на данный момент необходимо звонить по
телефону каждому клиенту и согласовывать все вопросы по телефону, самое
сложное - разъяснять по телефону информацию о товарах.
17
17
Для автоматизации этого процесса необходимо разработать сайт, который
будет иметь возможность обратной связи клиентов с отделом продаж и
содержать информацию о продуктах компании, сведения о поставках и условия
работы с клиентами.
Характеристика основной деятельности компании ИМ «ДОКТОР
ТЕХНО» показана на рисунке 4.
Закупка
растительного
сырья и продукции
Переработка
растительного сырья
Переработка
продукции
M - Бизнес-процессы управления
B - Основные бизнес-процессы
S - Обеспечивающие бизнес-процессы
Сбор продукции
Содержание
зданий и
сооружений
Управление
персоналом
Реализация
товара
Поставка товара
Доставка товара
Стратегическое
управление
Управление
финансами
Управление
маркетингом
Управление
бизнесс-
процесами
Административн
о-хозяйственное
обеспечение
ИТ-обеспечение и
связь
Юридическое
обеспечение
Бухгалтерский
учет
Складирование
товарно-
материальных
ценностей
Рисунок 4. Характеристика основной деятельности компании ИМ «ДОКТОР
ТЕХНО»
Реализация продукции компании ИМ «ДОКТОР ТЕХНО» представляет
собой очередность действий, которые необходимо выполнять, чтобы достичь
поставленную цель компании - получение дохода от осуществления реализации
товара. Она состоит из таких основных этапов:
- подготовительная деятельность;
- реализация продукта;
- обслуживание после реализации и предложение возможного
дополнительного продукта.
На этапе подготовительной деятельности необходимо:
- выявить возможных клиентов;
18
18
- определить имеющиеся и потенциальные потребности у вероятных
клиентов;
- определиться с каналом самого эффективного доступа к клиенту.
Реализация продукта состоит из:
- необходимости контакта с возможным клиентом;
- убеждения клиента в необходимости заключения договора;
- изучения потребности;
- оформления договора и объемов поставок, когда клиент дал согласие на
сотрудничество.
Обслуживание после реализации продукта включает в себя:
- обмен информацией с клиентов по поводу уже заключенного договора;
- оформление заказов с клиентом;
- обеспечение консультационных, а также юридических услуг клиенту;
- помощь в реализации товара.
Поскольку предприятие является электронной торговой площадкой,
размещенной в сети Интрент в виде интернет-магазина, то в рамках работы
предлагается внедрение системы управления сайтом для учета статистических
данных и формирования отчетности данного интернет-магазина.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
На первый план можно выдвинуть как минимум 3 задачи, которые следует
автоматизировать в продажах, для чего необходимо осуществить разработку и
внедрение сайта, который должен поспособствовать в решении следующих
задач:
- предоставлять информацию для клиентов компании (оптовикам) по
заключению договоров, поставках, обратной связи с отделом продаж;
- ознакомление с ассортиментом предлагаемых услуг и товаров;
- оформление заказов на товары.
Все эти задачи учёта тесно переплетаются между собой. Учёт товаров
связан с учётом финансовых средств (учёт заказов и продаж).
19
19
Систему учёта товаров считают одной из основополагающих систем
учёта. Применяя учёт проданных товаров можно:
- осуществлять учёт денежных средств, которые получены от продаж;
- наблюдать за спросом, анализ которого дает возможность выбора более
востребованной категории товаров;
- учитывать скидки, акции, уровень цен.
Диаграмма IDEF0 деятельности ИМ «ДОКТОР ТЕХНО» по продажам
«Как есть» представлена на рисунке 5, а на рисунке 6 представлена
декомпозиция модели IDEF0.
Перечисленные операции по организации продаж могут осуществляться
при наличии специального сайта, который смог бы охватывать деятельность,
связанную с продажей товаров, знакомством клиентов с ассортиментом услуг и
товаров, формированием коммерческих предложений на различные товары,
определением акций на продажи товаров и сопутствующими услугами.
Вследствие того, что ИМ «ДОКТОР ТЕХНО» в интернет выходит из
торговой площадки, представленной в виде сайта, следует рассмотреть
деятельность Общества, отталкиваясь от появления нового инструмента продаж.
Дальнейшая декомпозиция демонстрирует, что при помощи сайта будут
осуществляться некоторые операции без привлечения менеджеров отдела
продаж, им останется только проконтролировать правильность заполнения
данных и их передачу другим заинтересованным лицам.
На рисунке 7 представлена модель IDEF0 деятельность по продажам и
заказам сайта ИМ «ДОКТОР ТЕХНО» «Как должно быть», а на рисунке 8
представлена декомпозиция.
Декомпозиция проводится уже с учетом разрабатываемой системы и
можно сразу заметить, как она будет реализовывать взаимодействие
сотрудников по осуществлению операций по продажам.
Основными функциями сайта считаются сбор данных, их анализ,
сохранение и передача заинтересованным лицам. При помощи сайта из
всевозможных источников (внутренних и внешних) ведется сбор необходимой
информации, обрабатываемой и передаваемой лицам, которые принимают
решения.
20
20
Рисунок 5. Схема IDEF0 «Деятельность по продажам ИМ «ДОКТОР ТЕХНО» «Как есть»
21
21
Рисунок 6. Декомпозиция модели IDEF0 деятельности по продажам ИМ «ДОКТОР ТЕХНО»
22
22
Рисунок 7. Диаграмма деятельности отдела продаж ИМ «ДОКТОР ТЕХНО» «Как должно быть»
23
23
Рисунок 8. Декомпозиция диаграммы IDEF0 деятельности отдела продаж «Как должно быть»
24
24
Следовательно, сайт позволяет:
- своевременно замечать все изменения, которые происходят на рынке, и
незамедлительно реагировать на них;
- более всесторонне рекламировать товары и представлять их в формате
каталога;
- автоматизировать деятельность по заказам и оформлению товаров
посредством интернета.
Применяя автоматизацию продаж необходимо упростить операции,
связанные с выполнением продаж, составлением планов на закупки и продажи
товаров.
Поскольку предприятие является электронной торговой площадкой,
размещенной в сети Интрент в виде интернет-магазина, то в рамках работы
предлагается внедрение системы управления сайтом для учета статистических
данных и формирования отчетности данного интернет-магазина.
1.2.3 Обоснование необходимости применения вычислительной техники для
решения задачи
Самое слабое звено процесса реализации услуг, требующим наибольших
затраченных усилий, — это организация связи с клиентом, оформление
договоров, заказ товара, обсуждение вопросов его доставки, самое сложное -
разъяснение информации о товарах. Такой процесс для клиентов имеет свои
недостатки в компании и требует автоматизации.
В настоящее время в ИМ «ДОКТОР ТЕХНО» автоматизация процессов,
связанных работой отдела продаж используется бессистемно. Подобная
постановка деятельности не обеспечивает возможность принятия оперативных
решений на изменения внешних факторов, не предоставляет информацию в
наглядном виде для заинтересованных лиц.
Внедрение автоматизации процессов для решения разных задач на
предприятии предоставит возможность уменьшения административных
накладных расходов, увеличения производительности труда, повышения
эффективности управления, более рационального ведения деятельности.
В данный момент в компании ПО, которое автоматизирует основные
25
25
процессы учета отсутствует, поэтому весь учет ведётся в специализированном
электронном журнале, реализованном в Excel, вручную.
Чтобы производить учет документов и клиентов, консультантов требуется
посмотреть весь журнал Excel. Эта процедура требует особого внимания и
занимает довольно длительный период. Схема документооборота по учёту
продаж для менеджера по продажам представлена на рисунке 9.
При таком подходе могут возникать погрешности, связанных, прежде
всего, с человеческим фактором, потому, что менеджер может попросту не
заметить какою-либо важную информацию, что повлечет за собой
формирование неправильной отчетности.
Рисунок 9. Схема документооборота отдела продаж