27
Рисунок 1.2.7. Процесс оформления документов по оплате за услугу
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Исходя из проделанного анализа, можно вывести то, что проблема деловых
процессов в области обеспечения эффективного функционирования системы
фирмы ООО "Икар" является необходимость организации механизма
автоматизации оплаты платежей за услуги. Отсутствие такой системы увеличивает
процент затрачиваемого времени на выдачу клиентам накладных. Долгое
оформление документов по заявкам (платежам), ведет к отказам клиентов от
сделок на этапе оплаты заказов, а также вызывает необходимость в значительных
затратах живого труда сотрудников фирмы при обслуживании и контроле заявок.
Кроме того, при ручной обработке платежей возможны ошибки при работе с
заявками, задержки при обслуживании заявок и при отгрузке оплаченных товаров.
Во время проведения анализа бизнес-процессов компании, ее
управленческий состав столкнулся со следующими проблемами:
«Неидеальность» схемы принятия платежей за услуги, бумажный
28
документооборот не эффективен и зачастую очень тормозит процесс фирмы.
Отсутствие прямого контроля работы менеджера по продажам
директором, заведующим и бухгалтерией.
Снижение скорости обработки заявок от постоянных клиентов и
партнеров на фоне общего роста запросов;
Рост ошибок «человеческого фактора» (ошибки менеджеров по
продажам) при обработках заявок от постоянных клиентов и партнеров на фоне
повышения загруженности и увеличения объемов работ;
Увеличение штрафных выплат вследствие задержки и/или
некачественного исполнения ПКО, выдачи квитанции (ошибки в квитанциях);
Сложность в выявлении ответственных лиц, виновников
«торможения» исполнения заявок.
Предлагаемый проект автоматизации позволит существенно упростить
процесс работы по обеспечению автоматизированного приема платежей от
клиентов, а именно обеспечит выполнение следующих принципиальных
положений:
будут исключены ошибки в оформлении документов на отгрузку
оплаченных заказов,
существенно снизится среднее время по обслуживанию заявок
клиентов,
повысится процент оплаченных заявок,
снизятся необходимые для обслуживания фирмы объемы живого
труда сотрудников,
повысятся возможности взаимодействий между структурными
подразделениями фирмы.
Исходя из описанных недостатков можно провести расчёт планируемого
эффекта, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков
Примерный расчет годовой выручки от продажи оборудования ООО "Икар":
144 дня (с учетом аренды) х 217680 руб. = 31,35 млн. руб.
216 дней (без учет аренды) х 142680 руб. = 30,82 млн. руб.
31,35 млн. руб. + 30,82 млн. руб. = 62,17 млн. руб. в год.
В таблице 1.3. указана примерная прибыль ООО "Икар"
29
Таблица 1.3.
Расчет прибыли ООО "Икар" за 1 год без учета налогов
Вид дохода
Алгоритм
Сумма в рублях
Продажа звукового оборудования
25 тыс. руб. х 144 дня
3,6 млн. руб.
Продажа
музыкального оборудования
150 тыс. руб. х 144
дня
75 тыс. руб. х 216
дней
37,8 млн. руб.
Аренда
музыкальных инструментов
365 дней х 20 тыс.
руб.
7,3 млн. руб.
Аренда
музыкального оборудования
365 дней х 15 тыс.
руб.
5,47 млн. руб.
Учет доставки (доставка
осуществляется по требованию
покупателя
365 дней х 7680 руб.
2,8 млн. руб.
Если наценка будет 30%, то примерная прибыль (без учета налогов) за год
составит:
6,4 млн. руб. + 15,17 млн. руб. = 21,57 млн. рублей в год.
Как видно из расчетов примерная прибыль за 2019 год составит 21,57 млн.
рублей.
Необходимо учитывать, что фирму необходимо постоянно совершенствовать
и модернизировать (особенно сильно в 1 год его существования), и на это тоже
планируются затраты. Успехом проекта является активное внедрение
автоматизированных систем и увеличение скорости затрачиваемого времени на
оформлении документации, хранении актуальной и достоверной информации о
услугах, что ускорит процесс продаж и не особо ударит по экономике фирмы.
30
Таким образом, разработка для решения поставленных задач ООО "Икар"
целесообразна и обоснована.
На рисунке 1.2.8. показана схема документооборота который осуществляется
при покупки услуг или товаров у фирмы ООО "Икар".
Рисунок 1.2.8. Схема документооборота процесса при продажи услуг и
товаров
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Рассмотрим нормативно-правовую документацию, действующую внутри
фирмы ООО "Икар". Ими являются регламенты - информационной безопасности и
использование сети.
Регламент информационной безопасности служит, как возможность
сотрудников фирмы иметь доступ к информации, имеющую коммерческую тайну.
На фирме есть служба ActiveActiveDirectoryкоторая дает контроль и
настройку безопасности информации.
Она состоит из:
Доменных служб
Аудитов
Настраиваемых политик паролей
31
Сертифицированных служб
Протокола SCEP который встроен в службу
Сетевого ответчика
Контроля проверки подлинности
Службы управления правами ActiveDirectory
Так же, используются сертификаты, для удостоверения пользователей и
компьютеров. При передаче по незащищенным каналам связи необходимо
шифрование данных для повышения безопасности. Можно выдавать сертификаты
сетевым устройствам, таким как маршрутизатор.
Сетевой трафик снижается за счет функции возврата запросившей стороне
записи, в списке отзывов сертификатов CRL, в виде откликов отдельных
сертификатов , вместо проверки всего CRL.
Существенные преимущества:
Содержимое находится под постоянной защитой, даже то, что будет
выходить за пределы организации.
Создание шаблона прав пользования. В том случае если фирма,
осуществляет общий набор прав, для управления информацией, то в таком случае
дается возможность использовать ранее созданный шаблон с заданными
параметрами. [16]
Поддержку информационной безопасности осуществляет программист it-
специалист фирмы. Так же он отвечает за бесперебойность системы и безопасное
хранение информации и базами данных.
Права доступа разграничены на несколько групп пользователей:
группа 1 - Администратор системы;
группа 2 - Директор фирмы;
группа 3 - Конечные пользователи и обслуживающий персонал.
К первой группе "Administrator"относится пользователь "Admin", у которого
есть все привилегии на корректировку, удаление, восстановление,
администрирование базы данных.С помощью этих прав выполняются настройки
файловой системы, программ, драйверного ПО, реестра и всех остальных уровней
системы. Права администратора включают:
Настройка параметров;
32
Доступ к функции редактирования реестра;
Возможность влияния на аппаратные компоненты с помощью
встроенного ПО;
Редактирование групповых политик;
Контроль учетных записей.
Во второй группе "Users" содержится один пользователь (Директор фирмы).
У него открыты права, но нет возможности редактировать базы данных и реестр.
Третья группа это конечные пользователи и обслуживающий персонал. На
их учетные записи стоит запрет на:
использования средств редактирования реестра;
использования панели управления или ее отдельных функций;
удаление команд «Выполнить» и «Поиск» из меню «Пуск»;
на доступ к отдельным функциям процесса входа (изменению пароля,
вызову диспетчера задач, завершению сеанса, блокировке компьютера);
на настройку панели задач;
на отображение структуры локальной сети.
В целях безопасности на машинах пользователей запушен Брандмауэр. Его
преимущество в том, что он проверяет каждое соединение между внешней сетью,
такой как Интернет, и внутренней сетью, после чего или разрешает, или запрещает
его.
Основной защитой от вредоносных программ используется антивирус
Каспе
рского (англ. KasperskyAntivirus, KAV). Он предоставляет пользователю
защиту от вирусов, троянских программ, шпионских программ, руткитов, а также
от неизвестных компонентов.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В России достаточно высокий спрос на программное обеспечение, которое
может обеспечивать простое и эффективное управление предприятием.
33
Существуют уже разработанные решения автоматизированного приема
платежей.
Такие модули подходят как для небольшой организации, так и для крупной
управляющей компании или расчетного центра. В их конфигурации решаются
следующие задачи, помимо ускоренного оформления приема платежей:
Учет лицевых счетов: Ведение полного списка лицевых счетов.
Прием денежных средств: Журнал приема платежей.
Автоматический поиск лицевого счета по штрихкоду с помощью
сканера штрихкода.
Интеграция: Загрузка списка лицевых счетов в XML формате.
Выгрузка информации о принятых платежах в XML формате.
Достаточно популярными и используемыми системами для управления
предприятий с поддержкой приема платежей являются:
1.Парус — серия программных продуктов, предназначенных для
автоматизации деятельности организаций сектора государственного и
муниципального управления, а также коммерческих предприятий, выпускаемое
одноимённой российской компанией. Распространена на предприятиях и в
учреждениях России и Украины. [9]
Парус - модуль в котором реализованы учетные регистры для учета всех
видов первичных документов и учетной информации, ведение которых
предусмотрено нормативными документами, регулирующими ведение
бухгалтерского учета. Она имеет интуитивно понятный интерфейс, все
функциональные возможности сгруппированы по принципу принадлежности к
участкам бухгалтерского учета.Благодаря широкому набору функциональных
возможностей модуль "ПАРУС-Бухгалтерия" позволяет автоматизировать:
Учет операций по санкционированию расходования бюджетных
средств:
Учет финансовых активов (операций с денежными средствами):
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками:
Учет нефинансовых активов.
2. ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации
бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies.
34
Система предназначена для комплексной автоматизации процессов
делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации
корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов.
В качестве платформы используется собственная разработка компании –
Cognitive Nexus, используемые СУБД (в том числе и бесплатные) - MS SQL
Server, MySQL, Oracle, возможна реализация проектов и на других СУБД. Система
может быть настроена для удовлетворения потребностей отдельных пользователей.
Для этого реализован скриптовый язык, а также API для внешних плагинов и
приложений. Возможна работа с удалёнными или распределёнными серверами.
3. ФогСофт. Компания ФогСофт предлагает ряд универсальных готовых
решений по автоматизации управления бизнесом собственной разработки, которые
уже реализованы и успешно работают на предприятиях в различных отраслях,
среди которых: государственный и финансовый сектора, здравоохранение и
торговля. Любое из предлагаемых решений может быть доработано и
оптимизировано под необходимые задачи с учетом бизнес-процессов конкретного
предприятия - системы бизнес-анализа (Business Intelligence), системы
автоматизации закупочной деятельности на платформеITender, аналитическая
система мониторинга и управления проектами и программами и др.
4.1С:Предприятие—программный продукткомпании«1С», предназначенный
для автоматизации деятельности на предприятии.
«1С:Предприятие» предназначено для автоматизации бухгалтерского и
управленческого учётов (включая начисление зарплаты и управление кадрами),
экономической и организационной деятельности предприятия.
Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и
прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности
организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом
для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним
из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной
платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды
деятельности, используя единую технологическую платформу [7].
В нашем же случае необходимо разработать модуль по автоматизации
только небольшого участка деятельности предприятия. В таких целях, приобретать
35
одно из готовых решений нет необходимости, так как это может привести к
значительным финансовым потерям. Поэтому принято решение о разработке такой
системы своими силами. При этом данный модуль должен быть интегрирован в
уже используемую систему. Это еще одно немаловажное преимущество
«1С:Предриятие».
Изучив рынок можно сделать выводы, что лучший вариант управления
фирмами это «1С:Предприятие». Но в разных случаях систематребует
дополнительную разработку определенных критерий программы, что бы идеально
подходить предприятию.
Так же можно оспорить, что дешевле и быстрее разработать и написать
необходимые доработки в систему 1С, решающего определенную задачу,
являющегося простым в установке, удобным в использовании, чем каждый раз,
приобретать новую программу.1С легко приспособляется к новым требованиям
компании и на данный момент уже используется в фирме ООО "Икар".
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Можно вывести следующие недостатки после проделанного анализа.
Основным недостатком является использование ручного труда, от чего тратиться
достаточное количество времени на оформление документа. Также неудобно то,
что при изменении какой-либо информации об оборудовании со склада,
необходимо переделывать весь каталог с оборудованием и услугами, при
изменении цены переделывать прайс-лист, а при изменении данных контрагента
или поставщика переделывать картотеку клиентов. Все это малоэффективно,
требует больших затрат времени и ресурсов. Хранение документов в архивах также
не способствует убыстрению поиска документов и увеличению удобства работы с
ними.
Поставленная задача будет автоматизирована путем разработки на
имеющейся уже платформе 1С:Предприятия, дописанной обработки, в виде
электронного справочника с платежными документами, которые будут храниться в
базе данных, а так же разработки справочников с хранением данных о
поставщиках, клиентах и т.д. Разработанная система должна удовлетворять всем
36
требованиям, которые предъявлены к ней при постановке задачи.
Стратегия автоматизации задачи будет такой:
анализ бизнеса фирмы;
анализ стратегии развития бизнеса;
определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
определение функциональности ИС в целом;
выбор стратегии автоматизации:
по участкам.
формирование комплексного проекта;
определение архитектуры;
формирование бизнес-плана
Результатом стратегии будет представление детальной информации о
деятельности системы. Выбрана стратегия – по участкам.
Стратегия по участкам представляет собой автоматизацию определенных
отделов фирмы.
В качестве стратегии автоматизации была выбрана автоматизация приема
платежей. Такая автоматизация подразумевает собой модернизацию процесса
оформления платежного документа.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
При автоматизации процессов рассматривают три способа приобретения
информационных систем для решения комплекса задач:
Приобретение готового решения специального программного
обеспечения;
Разработка информационной системы внутри организации
Запросить разработку информационной системы сторонних
организаций
Приобрести готовую систему и ее доработать.
Приобретение готового решения, это уже действующая созданная
программа, соответствующая всем критериям и запросам фирмы.