57
Входными данными являются данные для формирования справочной
информации:
Данные о складе, с которого производиться отгрузка товаров
(необходимо для платежных документов);
Данные о клиенте-организации;
Данные о товарах;
Данные об учетных записях;
Данные о поставщиках оборудования;
Данные об акциях;
Данные о физических лицах.
Входная информация обновляется в процессе работы программы, могут
произойти какие-либо корректировки, которые нельзя предусмотреть, такие как
расторжение договора об аренде с клиентом, увольнение работника ведущего
договор и т.д.
На рисунке 2.2.3 показана форма для заполнения входной информации
справочника "Склад". Информацию о складе вносит заведующий складом из
нормативно-информационных документов. Этот справочник удобно в дальнейшем
использовать для формирования платежных документов и отчетов, так как
информация о сладе будет храниться в базе данных. Так же в случае расширении
фирмы, и открытии нового склада, будет удобно внести туда информацию и при
выборе из выпадающих строк на форме, где необходимо внести информацию о
складах, она будет автоматически полностью заполнена.
Рисунок 2.2.3 Заполнение формы справочника "Склад"
58
На рисунке 2.2.4. Изображена форма "Контрагенты". Это и есть те самые
клиенты, с кем будут оформляться платежные договора и документы на оказание
услуг.
Рисунок 2.2.4. Форма для заполнения информации о "Контрагента"
Информацию о контрагентах предоставляют сами клиенты. Обязательными
для заполнения реквизитами являются "Наименование" и "ИНН". Это является
обязательными данными, особенно если закупку производит бюджетное
учреждение.
Если эти данные не будут заполнены, то программа не осуществит
проведение документа. Он будет записан, но не будет проведет. Так же
информация имеющаяся в не проведенных документах, не будет отображаться в
формируемых отчетах.
59
На рисунке 2.2.5. показана форма для ввода информации "Приходный
кассовый ордер". Это и есть тот самый документ, который используется при оплате
клиентом услугу.
Некоторые поля имеют доступ выбрать необходимые данные из
справочников, которые необходимо будет заполнить перед заполнением
приходного кассового ордера.
Механизм устроен так, что при нажатии на поле выбора, всплывает окно, в
котором есть доступ выбрать необходимые данные хранящиеся в справочниках.
Рисунок 2.2.5 Форма документа "Приходный кассовый ордер"
После оформления данных на форме, можно распечатать документы
(рисунок 2.2.6) с заполненной информацией. Сформированная печатная форма
представляет собой два документа об оплате.
Квитанцию расписку в официальном виде установленной формы в приёме
денежных средств, каких-либо документов, ценностей и так далее. Вторым
документом является приходный кассовый ордер.
60
Приходный кассовый ордер (ПКО) – это документ, который используется
для оформления поступления наличных денежных средств в кассу предприятия.
Этот документ после проведения будет храниться в базе данных.
Рисунок 2.2.6. Печатная форма "Приходный кассовый ордер"
Входными данными является информация о сумме, лицевой счет, на
который будут начислены деньги организации, вид продаваемой услуги, счет
кассы, ФИО кассира, валюта, в которой производиться платеж и др. Информацию о
клиенте (реквизиты) предоставляет организация клиент. Остальные данные, такие
как информация о фирме ООО "Икар", заполняются при вводе в эксплуатацию
программы, которые введены при начальной настройке системы.
Данные по продажам – важная для бизнеса информация. Во всех торговых
программах есть отчеты, в которых можно посмотреть сводные данные по
реализации товаров и услуг за определенный период.
У разных поставщиков, фирма ООО "Икар" закупает музыкальное
оборудование. При этом необходимо так же оформлять документацию, договора о
закупках товара. На рисунке 2.2.6. изображена форма для заполнения справочника
"Поставщики".
61
Входной информацией для формы являются - наименование, юридический
адрес, телефон поставщика и банковские реквизиты. Все данные предоставляет
поставщик. Информацию заносит в программу Заведующий фирмой.
Рисунок 2.2.7 Форма для заполнения справочника "Поставщики"
Далее им можно будет воспользоваться на форме, заполняя документ "Заказ
поставщику" (рисунок 2.2.8).
При необходимости, будет реализованная возможность выводить документ
на печать.
Рисунок 2.2.8 Форма документа "Заказ поставщику"
62
Это так же может потребоваться допустимость формирования отчетов о
закупках товара, по особым необходимым видам, за определенные даты, что будет
очень удобным для проведения анализа фирмы.
Справочник "Номенклатура" содержит информацию о товарах и услугах. На
рисунке 2.2.9 показана форма для заполнения справочника "Номенклатура"
Рисунок 2.2.9. Форма справочника "Номенклатура"
Обязательными вводными данными для введения номенклатуры является
Тип номенклатуры и Наименование. Цену в дальнейшем можно редактировать.
Ценовые расценки устанавливает директор фирмы, в программу ее уже вносит
непосредственно заведующий фирмой. На форме имеется выпадающее меню в
строке "Признак предмета расчета", в котором и отображается услуга это или
товар.
В системе используются справочники, приведенные в таблице 2.2.2.
63
Таблица 2.2.2
Используемые справочники
№
№
п
п
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочник
а в записях
Среднюю
частоту
актуализаци
и
Средний
объем
актуализации
, %
1
Поставщики
Администратор
50
1 раз в
месяц
10
2
Клиент
Пользователь
100
1 раз в
месяц
10
3
Номенклатура
Пользователь
500
1 раз в
неделю
25
4
Физ. лица
Администратор
50
1 раз в
месяц
10
5
Учетные
записи
Пользователь
50
1 раз в
месяц
5
6
Акции
Пользователь
50
1 раз в
месяц
10
7
Склад
Администратор
50
1 раз в
неделю
10
8
Должность
Администратор
50
1 раз в
месяц
10
В таблице 2.2.3. отображен реквизитный состав справочников.
Таблица 2.2.3
Реквизитный состав справочников
64
№
пп
Наименование
Перечень реквизитов
1
Поставщики
Код,
наименование,
юридический адрес,
телефон,
расчетный счет,
ИНН,
наименование банк,
БИК
2
Клиенты
Наименование,
ИНН,
ОКПО,
КПП,
ОГРН,
ОКАТО,
Глава по БК,
Дата регистрации,
Адрес,
E-mail,
ФИО руководителя
3
Физические лица
ФИО
страна и адрес проживания
контакты
4
Номенклатура
Наименование,
признак предмета расчета,
единица измерения,
тип номенклатуры,
страна происхождения.
5
Учетные данные
ФИО
Пароль
65
№
пп
Наименование
Перечень реквизитов
6
Акции
Наименование
Процент скидки
7
Склад
Наименование
Тип цены
Физ.лицо
8
Должность
Наименование
2.2.3 Характеристика результатной информации
Характеристика результатных документов является одним из важных
пунктов всей разработки и представляет собой обзор результатов решения
поставленных в предметной технологии.
В таблице 2.2.4. указано описание выходных документов с их реквизитами,
частотой формирования, способом отображении и таблиц, на основе которых они
формируются.
Таблица 2.2.4.
Описание выходных документов
№
п
п
Наименовани
е
Реквизиты
Таблицы, на
основе
которых
формируется
Частота
формирован
ия
Способ
доставки
1
Квитанция
Сумма;
От кого
принята
сумма;
Основание;
Организация;
Кто
Физические
лица
Клиенты
По мере
необходи
мости
Печат
ная
форма
Экран
ная
форма
66
осуществлял
продажу;
2
Договор
Клиент
Физическое
лицо
Сумма
Номенклатура
Физические
лица
Клиенты
Номенклату
ра
По мере
необходимос
ти
Печат
ная
форма
Экран
ная
форма
3
Приходный
кассовый
ордер
Клиент
Физическое
лицо
Сумма
Номенклатура
Договор
По мере
необходимос
ти
Печат
ная
форма
Экран
ная
форма
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1.Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Необходимо провести иерархию функций управления и обработки данных,
которые будет модернизировать разрабатываемое ПО. На рисунке 2.2.10.
изображено дерево функций разрабатываемого программного обеспечения.
Рисунок 2.2.10. Дерево функций