17
• Прямое взаимодействие с другими отделами для увеличения
эффективности продаж;
• Участие в совещаниях и собраниях;
• Ведение рабочей отчетности и документации;
• Поддержание актуальности информации о клиентах и всех
заказах в системе.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
В компании используется информационная система, позволяющая
автоматизировать многие бизнес-процессы. Данная система включает в себя
аппаратное (техническое) и программное обеспечение.
Структурная схема технической архитектуры компании представлена
на рисунке 2.
18
Рисунок 2 Схема технической архитектуры компании –
Локально-вычислительная сеть компании состоит из
пользовательского и серверного сегментов. В состав серверного сегмента,
размещенного на 4-м этаже офисного здания, входит следующее
оборудование:
Один коммутатор на 50 портов Cisco SG200-50 50-Port Gigabit
Smart Switch управляемый стекируемый 50xGigabit UTP, 2xSFP;
Один ИБП APC Smart-UPS 5000VA RM
Сервера HP DL160 G6 (сервер приложений, альтернативный
DNS-сервер, сервер-шлюз, основной и резервный контроллеры домена,
другие).
Пользовательский сегмент состоит из рабочих станций,
размещенных на 1-м и 4-м этажах офисного здания. На 1-м этаже
размещается коммутационный шкаф, в котором располагаются:
патч-панель;
один коммутатор (D-Link DGS-3100-48 L2);
один ИБП APC Smart-UPS 250VA.
Рабочие станции HP dx2400 обладают следующей конфигурацией
Материнская плата: Intel G33 Express LGA775 Socket, Intel
Graphics Media Accelerator 3100 - integrated, DDR2-800, PCI-E, SATA,
Realtek ALC888S High Definition audio codec, Integrated Realtek 8111C-GR
GbE Ethernet Controller, USB 2.0, mATX
Процессор: Intel Core 2 Duo E6850 Processor (3.00-GHz, 4-MB
L2 cache, 1333-MHz FSB)
Память: 2-GB DDR2 Synch DRAM PC2-6400 (800-MHz) Non-
ECC (2 x 1GB)
Жесткий диск: 250-GB Serial ATA 3.0-Gb/s NCQ, Smart IV
(7200 rpm)
Системный блок: HP Compaq dx2400 Business Desktop PC
Кроме того, в пользовательском сегменте размещены сетевые МФУ
Konica-Minolta bizhub250, сетевые принтеры Kyocera FS-4300DN.
20
В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара
категории 5E (1000BASE-ТX) со скоростью передачи до 1000 мбит/сек.
Схема используемой программной архитектуры представлена на
рисунке 3.
TCP/IP
TCP/IP
Сервера
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Стандартный
пакет ПО
Hardware
Inspector
Radmin
Pidgin,
VoipDiscount
Windows 7 Professional Edition 32 bit
Короб (СКС)
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
TCP/IP
TCP/IP
FTP
ViPNet
Administrator
ViPNet
Coordinator
ViPNet Client
ViPNet Client
ViPNet Client ViPNet Client
ViPNet Client ViPNet Client
СЭД
Docsvision
TrendMicrоDLP
MS Windows Server 2013
1С Предприятие
Бухгалтерия
Ит-отдел
Отдел рекламы
Отдел кадров
Юридический отдел
Транспортный отдел
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Служба безопасности
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Служба делопроизводства
Отдел продаж
Рисунок 3 Схема используемой программной архитектуры
В качестве операционной системы на АРМ пользователей
используется Windows 7 Professional Edition 32 bit, в качестве серверной -
Windows Server 2013 R2.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2013
Prof, включающий в себя MS Word 2013, MS Excel 2013.
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar 5.4, антивирус Kaspersky
Enterprise Space Security (Endpoint Security версия 10 (10.2.4.674)) .
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
21
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Необходимость разработки, описыыаемой в данном проекте,
вызвана тем, что в настоящее время при выполнении своих
функциональных обязанностей менеджер по работе с клиентами
сталкивается с некоторыми сложностями, которые вызваны
несовершенством бизнес-процессов компании.
Основной функциональной обязанностью менеджера по работе с
клиентами является осуществление продаж товаров и их учет.
Учет продаж – задача, от эффективности решения которой зависит
эффективность работы торговой компании в целом и основанное
содержание работы с клиентами.
Рисунок 4 Характеристика основных бизнес-процессов
компании
Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового
персонала, организации торгового персонала, прогнозирования и
22
планирования продаж, идентификации потенциальных клиентов,
поддержания информации о клиентах, а также создания и управления
графиками продаж.
Изучение практики управления торговыми компаниями дает
возможность сделать вывод о наличии новых тенденций в управлении,
которые отличаются переходом на более гибкие и результативные
механизмы и инструменты контроля. Становится видна перестановка
приоритетов в управлении, меняющая и идеологию управления, и базовые
функции управленца. Становится ясно, что описание прошлого компании
методами всестороннего учета фактов еѐ работы - это лишь
дополнительная задача в управлении, а главной задачей современного
бизнеса становится опережение и планирование хода будущих событий.
Для решения данной проблемы сейчас нужны минимум 2 вещи. Во-
первых, создание моделей торговых процессов, направленных на
доступность их автоматизации, и, во-вторых, внедрение программных
продуктов, создающих АИС управления торговыми компаниями. Понятно,
что успех решения указанной проблемы часто зависит от итогов
моделирования основной деятельности фирмы.
Описывая сферу торговли, важно учесть, что эта отрасль имеет
много нюансов и особенностей, которые важно брать во внимание в рамках
реализации бизнес-процессов.
Розничная торговля уже много лет считается сферой лишь
национальной экономики, где применяются традиционные схемы
управления. Но в рамках стремительного роста международных торговых
отношений возникла особая необходимость поиска и внедрения новых
методов контроля бизнес-процессами в торговле. Объясняется это
исключительно повышением конкуренции и корректировками
потребительского спроса.
Для любой новой торговой компании присуща широкая
номенклатура товаров и немалое число поставщиков. Тут потребуется
23
точность, высокая скорость работы с данными, оперативное принятие
решений. Отсюда выявляется важность реализации в торговой компании
АСУ, поддерживающей:
1. Повышение оборота товарных запасов;
2. Минимизацию оборотного капитала;
3. Уменьшение потребности в займе;
4. Определение оптимального уровня складских запасов,
устранение перенасыщения или дефицита товаров;
5. Увеличение точности прогнозов, повышение качества
процессов создания решений;
6. Минимизация трудоемкости процессов обработки и
применения данных;
7. Уменьшение расходов на неликвидные товары, повышение
каждодневной выручки в обозримом будущем;
8. Оценивание рентабельности товаров, что поможет фирме
лучше формировать ассортимент, увеличивать процент ходовых товаров, а
также грамотнее применять оборотные средства и все используемые
помещения;
9. Поддержать прозрачность расчетных операций, недоступность
продаж мимо кассы;
10. Увеличение скорости работы;
11. Соединение данные о продажах в одном реестре;
12. Приведение бизнес-процессов во всех подразделениях
компании к единому стандарту;
13. Уменьшение ошибок учета, временных затрат на подготовку
отчетности, увеличение эффективности работы сотрудников;
14. Обучение персонала более интеллектуальным и творческим
видам деятельности.
24
По итогу заметно повышение управляемости и гибкости бизнеса,
рост рыночной стоимости, дополнительных финансовых вложений,
стабилизация имиджа фирмы.
Процесс перехода фирмы на новые подходы, инструменты и
методики управления и работы имеет некую очередность.
Изначально здесь выполняется формирование стратегии, отвечающей
за постановку целей, видение того, какая концепция управления, какие
бизнес-процессы будут управляться в рамках этой концепции, какие будут
наложены ограничения: временные, денежные, кадровые, аппаратные –
важно учесть при подготовке к реализации и в процессе внедрения
стратегии. А сами цели обязаны быть измеримы и иметь реальные
показатели их достижения.
Классической в торговле сейчас считается система планирования
ресурсов компании - ERP. Но ее развитие и применение тормозится
обновлением рынка средств автоматизации торговых предприятий.
В рамках автоматизации управления компанией визуализация бизнес-
процессов становится одним из основных инструментов увеличения
эффективности бизнеса.
Визуализация предполагает внедрение конкретной математической
модели процесса. Руководители компаний ожидают от использования
моделей повышения итогов деятельности, к примеру, минимизации затрат.
Но реальный результат от применения новых систем управления очень
часто трудно измеряется. Важность финансовых вложений в такие системы
и отсутствие оптимального и понятного результата становятся главной
проблемой при установке любой системы контроля в компании.
Основными причинами неудач считается небрежность руководства к
проекту или непонимание сути проекта. Часто руководители не обладают
нужной квалификацией, чтобы использовать обоснованное решение в
процессе реализации проекта.
25
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто
возникает ситуация, когда объемы выполняемых услуг в компаниие не
совпадают, несовпадение также может происходить как по наименованию,
так и по количеству. В связи с этим фирма несет убытки.
На рисунке 5 представлен бизнес процесс учета деятельности по
работе с клиентами в рассматриваемой компании.
Рисунок 5 Работа с клиентами по продаже товаров
Деятельность менеджера по работе с клиентами заключается в
консультировании клиента, оказании ему помощи в выборе услуг или
товаров. При этом для подбора нужного товара клиент должен обязательно
сообщить свои требования, если же такой возможности нет, то менеджер
по работе с клиентами использует справочники для определения
совместимости услуги. Если клиент решил заказать услугу, то менеджер по
работе с клиентами выписывает ему квитанцию для оплаты, с которой
клиент может оплатить заказ.
Далее менеджер по работе с клиентами учитывает продажу в книге
продаж путем записи даты, времени продажи, услуг, общей суммы.
26
На основании оплаченных квитанций и записей в книге продаж
ежедневно менеджер по работе с клиентами формирует отчеты по
продажам за день (или другой период), по категориям товаров, а также
общий отчет по продажам.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процессов
менеджера по работе с клиентами , приведенной на рисунке 6.
Рисунок 6 Декомпозиция бизнес-процессов менеджера по
работе с клиентами
Существующий порядок работы менеджера по работе с клиентами
имеет недостатки, которые заключаются в использовании бумажных форм
документов, что влечет за собой повышенную вероятность допущения
ошибок и значительную трудоемкость.