106
Правильное внедрение информационной системы приводит к некоторым
положительным сдвигам в деятельности компании, а также дает толчок для
появления новых возможностей, таких, как:
• Учет сложности и разно плановости продукции и услуг при
планировании и финансовых подсчетах;
• Способность предугадывать и удовлетворять практически все
требования по обслуживанию покупателей;
• Адекватная оценка масштаба и сложности рынка;
• Быстрая реакция на изменение законодательства;
• Развитие трудовых ресурсов и наращивание собственного капитала;
• Адекватная реакция на изменяющийся рынок и его условия.
Чтобы принять правильно решение о создании ИС в компании, руководство
должно внимательно проанализировать весь проект на соответствие всем
вышеперечисленным условиям. А чтобы это сделать, необходима методика для
проведения подобного анализа.
Сегодня можно найти различные методы оценки эффективности проектов. Но
из всего этого многообразия обычно выделяют два основных подхода: финансовый
подход, позволяющий оценить материальную отдачу от проекта, и подход
смешанный, который содержит как финансовую, так и нефинансовую составляющие.
Главное их отличнее заключается в том, что финансовый подход оценивает
только те эффекты, которые могут быть оценены в денежном эквиваленте и в первом
приближении, т.е. позволяет оценить только непосредственный эффект. Но также
может возникнуть и трудность такой оценки, ведь не всегда можно адекватно и
абсолютно оценить все преимущества нового проекта по автоматизации.
Но ведь сегодня основной капитал многих компаний может выражаться и не в
материальных активах. А если бы вы изначально пытались оценить не только
финансовую составляющую, но и такие важные факторы, как лояльность или доверие
клиентов, то итоговая ситуация стала бы совсем другой.
Например, доверие клиента можно получить, поставляя качественные товары
точно в срок, оказывая при это хороший уровень обслуживания. Этот фактор уже
нельзя оценить в материальном отношении, а ведь он также способен значительно
107
влиять на доходы, в чем мы сами только что убедились. Поэтому проводить оценку
эффектов, выраженных только в деньгах не всегда корректно.
Высказанную идею подтверждает широко известная на Западе, но мало
распространенная по всему миру методология стратегического управления Balanced
Scorecard, основателями которой являются Дэвид Нортон и Роберт Каплан. Именно
эта методология включает в себя смешанный способ оценки эффективности
проектов.
Его суть состоит в том, что оценка от внедрения информационной системы
производится не только на основе финансовых эффектов, но и также берутся во
внимание нефинансовые стороны. Подробно описывать методологию мы не будем,
раскроем только ее базовые составляющие.
Стратегия развития компании рассматривается в нескольких направлениях, а
именно:
• Взаимоотношение к клиентами (демонстрирует тот факт, как относятся к
нам наши клиенты);
• Финансовую сторону (отображает отношение к нам акционеров);
• Внутренние бизнес-процессы (отражает все внутренние ресурсы);
• Развитие персонала и внедрение инноваций (выявляет конкурентные
преимущества и возможности в будущем).
Для того, чтобы успешно внедрить такую стратегию, требуется мониторинг и
обратная связь с процессом стратегического управления. Поэтому так активно
разрабатываются отражающие основные цели компании сбалансированные счетные
карты, а также делается их декомпозиция в виде критических факторов успеха.
Чтобы оценить факторы успеха, создается ключевой показатель
эффективности. Для проведения подобной оценки разрабатываются и задаются
формулы и прочие способы расчета.
Для разработки сбалансированной системы показателей строят систему
взаимосвязанных целей, ключевых параметров эффективности и критических
значений успеха.
Перед установкой ИС следует помнить, что ввод системы автоматизации
управления, как и любое другое серьёзное изменение на предприятии – всегда
явление сложное и очень болезненное. Рассмотрим несколько распространенных
108
проблем, встречающихся при внедрении системы, изучение и подготовка к которым
поможет снизить риски и значительно повысить эффективность дальнейшего
использования:
• Исключение постановки задачи управления на предприятии – одна из
наиболее сложных и значимых проблем. Требует необходимости в частичной или
полной реорганизации структуры компании. Для того, чтобы повысить
эффективность автоматизации, перед установкой ИС необходимо провести
небольшую реорганизацию структуры автоматизируемого блока и выделить
технологии ведения бизнеса;
• Важность изменения технологии бизнеса в различных формах.
Правильно построенная ИС почти всегда изменяет уже существующую технологию
планирования бюджета и его контроля, а также в процесс управления бизнес-
планами;
• Нежелание самих сотрудников компании. В процессе автоматизации
часто сами сотрудники становятся против нее, что значительно затягивает процесс
или срывает его вовсе.
• Увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы.
Некоторые этапы реализации ИС увеличивают нагрузку на персонал компании.
Связано это в первую очередь с тем, что коллективу нужно не только делать свою
обычную работу, но еще и изучать новые технологии и получать новые знания.
Подводя итог, можно сказать, что применение правильной стратегии внедрения
ИС, основанной на тщательном планировании и анализе возможных расходов,
возникающих в компании в результате внедрения, поможет избежать негативных
ситуаций, когда на первый взгляд удобная и бюджетная ИС при установке и
настройке обходится для компании очень дорого.
Для проведения анализа экономической эффективности внедрения
разработанной системы к существующим ИС определим процессы, которые будут им
автоматизироваться. Для этого выберем методику сравнения внедряемой ИС с уже
существующей.
Эта методика была выбрана, потому что новая ИС призвана не заменить,
существующие в компьютерном парке программные комплексы, а лишь дополнить
новыми функциями часть процессов фирмы. В результате ее внедрения не
109
потребуется вносить существенных изменений ни в программную, ни в аппаратную
структуру компании.
Прямой эффект – понятие, обобщающее снижение трудозатрат и реализации
одинакового объема операций, а также снижение финальной стоимости.
Обычно трудозатраты можно рассчитать по следующим формулам:
1. абсолютное снижение трудозатрат (Т), измеряется в часах за год:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
показывает трудозатраты в часах за год на обработку данных в базовом
варианте;
Т
1
отражает трудозатраты в часах за год на обработку данных в внедряемом
варианте;
2. параметр относительного снижения трудозатрат (К
Т
):
К
Т
=Т / T
0
* 100% (2)
3. индикатор уменьшения трудозатрат или повышение производительности
труда (Y
T
):
Y
T
= T
0
/ T
1
(3)
Динамика стоимостных затрат рассчитывается по аналогичным формулам:
1. абсолютное уменьшение стоимостных затрат (С) в рублях за год:
С = С
0
- С
1,
(4)
где С
0
является стоимостной затратой в рублях за год на обработку данных в
базовом варианте;
С
1
показывает стоимостные затраты в рублях за год на обработку данных в
внедряемом варианте;
2. величина относительного снижения стоимостных затрат (K
C
):
К
C
=C / C
0
* 100% (5)
3. индикатор снижения стоимостных затрат или повышение суммарной
прибыли (Y
С
):
Y
С
= С
0
/ С
1.
(6)
Помимо рассмотренных выше показателей правильно будет также рассчитать
период окупаемости расходов на внедрение проекта автоматизированной обработки
данных (Т
ок
), рассчитываемый в годах, частях года или в месяцах года:
110
Т
ок
= К
П
/C , (7)
где К
П
является затратами на создание проекта (проектирование и установка).
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта
В соответствии с методикой расчёта, описанной в разделе 3.1, был произведён
расчёт показателей экономической эффективности при сравнении базового и
проектного вариантов.
Для расчетов трудоёмкости базового и проектного вариантов решения задачи
в соответствии с методикой, представленной в пункте 3.1, составлены таблицы
характеристики затрат на обработку информации по базовому и проектному
варианту.
Таблица 3.1
Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту
№
п/
п
Наименование
операции
Единица
измерения
Объём
работ
ы в
год
Норма
выработк
и
(операций
в час)
Трудо-
ёмкост
ь
Стоимост
ь часа,
рублей
Стоимостн
ые затраты
1
Учет
сотрудников
Документосро
ка
9840
50
197
300
59040
2
Учет заявок
Документосро
ка
1064
0
50
213
300
63840
3
Учет нарядов
Документосро
ка
1160
0
50
232
300
69600
4
Учет работ
Документосро
ка
1744
0
100
174
300
52320
5
Учет
комплектующ
их
Документосро
ка
1824
0
150
122
300
36480
6
Формирование
списка
сотрудников
Документосро
ка
1904
0
151
126
300
37828
7
Формирование
списка заявок
Документосро
ка
1984
0
100
198
300
59520
8
Формирование
списков
документов в
архиве
Документосро
ка
1912
0
101
189
300
56792
1451
435420
111
Таблица 3.2
Характеристика затрат на обработку информации по проектному варианту
№
п/
п
Наименован
ие операции
Единица
измерен
ия
Объё
м
работ
ы в
год
Норма
выработ
ки
(операци
й в час)
Трудоёмкос
ть
Стоимос
ть часа,
рублей
Стоимостн
ые затраты
1
Учет
сотрудников
Докумен
то
строка
9840
85
116
300
34729
2
Учет заявок
Докумен
то
строка
10640
85
125
300
37553
3
Учет нарядов
Докумен
то
строка
11600
170
68
300
20471
4
Учет работ
Докумен
то
строка
17440
255
68
300
20518
5
Учет
комплектующ
их
Докумен
то
строка
18240
256,7
71
300
21317
6
Формировани
е списка
сотрудников
Докумен
то
строка
19040
170
112
300
33600
7
Формировани
е списка
заявок
Докумен
то
строка
19840
171,7
116
300
34665
8
Формировани
е списков
документов в
архиве
Докумен
то
строка
9840
85
116
300
34729
676
202852
Рассчитанные показатели трудоёмкости базового и проектного вариантов
используются для вычисления показателей абсолютных и относительных изменений
затрат, а также индекса изменения затрат. Расчёт показателей осуществляется по
формулам, описанным в пункте 3.1, и представлен в табл. 3.3.
Для расчёта стоимостных затрат рассчитывается среднечасовая норма оплаты
труда для мастера по ремонту ПК. Исходя из стандартной 40-часовой рабочей недели
и месячной зарплаты 50000 руб. получаем стоимость одного часа работы сотрудника
равна::
112
з
N
= 50000 руб. / (21 д. * 8 ч) = 300 руб./ч
Таблица 3.3
Расчёт трудовых показателей эффективности от внедрения проекта
Затраты
Снижение
затрат
Коэффи-
циент
изменения
трудовых
затрат
Индекс
изменения
трудовых
затрат
Базовый
вариант
Проектный
вариант
Трудоёмкость
0
T
(ч)
1
T
(ч)
10
TTT
(ч)
0
T
T
K
T
1
0
T
T
I
T
1451
676
775
0,73
3,75
Стоимость
0
С
(руб.)
1
С
(руб.)
10
CCC
(руб.)
0
C
C
K
C
1
0
C
C
I
C
435420
202852
232567
0,73
3,75
Из рассчитанных данных можно сделать вывод о значительном сокращении
трудовых и стоимостных затрат. Сокращение трудовых затрат в абсолютном
выражении составило 775 чел./ч, сокращение стоимостных затрат − 232567 руб. в год.
Диаграммы изменения трудовых и стоимостных затрат представлены на рис. 3.1. и
3.2. соответственно.
Рис. 3.1. Диаграмма изменения трудовых затрат
1451
676
775
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1
Изменение трудовых затрат, рублей в год
113
Рис. 3.2. Диаграмма изменения стоимостных затрат
Рассчитаем затраты на создание проекта. Заработная плата разработчиков:
ПЗ
К
/
= 25000 руб. * 1.5 мес. = 37500 руб.
Электроэнергия:
Эл
К
= 5 кВт/ч. * 45 д. * 2,11 руб. = 474.75 руб.
Информационные ресурсы (оплата доступа в Интернет):
Инф
К
= 850 руб. * 1.5 мес. = 1275 руб.
Пр
К
= 37500 руб. + 474 руб. + 1275 руб. = 39249.75 руб.
Рассчитаем срок окупаемости проекта:
ок
T
= 39249.75 руб. /232567 руб. ≈ 0,33 года ≈ 2 мес.
Рассчитаем расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1 / Ток=1/0.38=2.63
Окупаемость проекта, равная 2 месяцам, показывает возврат средней
продолжительности капитальных вложений. Также это подтверждает и полученный
годовой экономический эффект, равный 232567 руб. Внедрение системы позволяет
снизить трудовые и стоимостные затраты на 74%.
Приведённые расчёты позволяют сделать вывод о высокой экономической
эффективности разработанного проекта.
435420
202852
232567
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
400000
450000
500000
1
Изменение стоимостных затрат, рублей в год
114
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данном дипломном проекте была проанализирована деятельность мастера
оп ремонту ПК сервисного отдела ООО «Platinum». В ходе анализа деятельности
были рассмотрены организационно-штатная структура общества, дана
характеристика основных бизнес-процессов. Выяснено, что один из основных
процессов – работа мастера по ремонту ПК, в настоящее время не автоматизирован и
является источником повышенных трудозатрат персонала, а также одной из
возможных причин понижения эффективности деятельности общества.
На сегодняшний день существуют две ключевых стратегии автоматизации:
подгонка существующего программного продукта под бизнес-процессы организации
и создание новой автоматизированной системы оптимизированной под
существующие бизнес процессы. Выбор стратегии автоматизации зависит от целей
развития организации и ее долгосрочных экономических возможностей.
Для рассматриваемого предприятия наиболее подходит вариант с
разработкой собственной информационной системы под выделенный в результате
анализа деятельности компании бизнес-процесс. Данный вариант не требует больших
денежных вложений, так как компания располагает собственными ресурсами для
создания и поддержки созданного программно-аппаратного комплекса.
В связи с небольшим объемом проектных работ, а также характером проекта
была выбрана каскадная модель для описания жизненного цикла информационной
системы. В соответствии с этим в него будут определены следующие этапы:
Формирование требований
Проектирование
Реализация
Тестирование
Ввод в действие
Эксплуатация и сопровождение
Для выполнения работ в описанных рамках были привлечены следующие
специалисты:
- программист;
- тестер;
115
-консультант;
- менеджер проекта – системный администратор.
В ходе проектирования информационной системы были приняты решения по
ее программному, техническому информационному обеспечению. Для разработки
системы использовались язык программирования PHP и система управления базами
данных MySQL.
В результате была разработано автоматизированное рабочее место,
позволяющее автоматизировать учет и получение отчетности по документам,
используемым мастером оп ремонту ПК.
В результате проектирования были также разработаны информационная
модель информационной системы, выделены и описаны используемые
классификаторы и системы кодирования, описана ER-диаграмма базы данных,
указаны схемы технологического процесса сбора, обработки и выдачи информации.
В результате расчета экономической эффективности внедрения
разработанной системы выявлено уменьшение трудовых затрат на 775 часа в год,
стоимостных затрат – на 232567 рублей в год. Срок окупаемости проекта составил 3
месяцев.
Разработанная информационная система является законченной и может быть
внедрена в любой организации со схожими бизнес-процессами, то есть является
универсальной.