48
Как видно из приведенной таблицы, рассмотренные продукты способны
удовлетворить все потребности предприятия по автоматизации приема заявок и
службы технической поддержки вообще. Однако они также обладают и
существенными недостатками, к которым относят:
- большая стоимость для небольшой компании;
- сложность внедрения;
- необходимость приобретения стороннего программного обеспечения (СУБД);
- необходимость обучения персонала.
В связи с этим привлекательность готовых решений для автоматизации
обозначенного процесса теряет свою актуальность.
Таким образом, рассмотренные автоматизированные системы позволяют
автоматизировать многие аспекты в деятельности нотариуса, могут генерировать
отчеты, вести учет, а также имеют много других полезных и важных возможностей.
Однако, при всей функциональности данных систем, их применение не отменяет
заполнение бумажных документов в ранее рассмотренных формах. К тому же
внедрение каждой из систем требует капитальных вложений, так как необходимо
устанавливать какое-либо дополнительное оборудование, прокладывать линии связи,
что влечет за собой значительные финансовые затраты. Поэтому было принято
решение о создании собственной системы для обеспечения деятельности мастера на
базе одной из бесплатных СУБД.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации изначально должна удовлетворять приоритетам и
стратегии (задачам) бизнеса и выражать пути достижения этого соответствия.
Стратегический план автоматизации готовится с учетом:
• Промежуточного периода смены технологий главного производства;
• Промежуточного отрезка жизни выпускаемых компанией продуктов и их
модификаций;
49
• Указанных долгосрочных планов поставщиков технических решений в
плане их развития;
• Временем амортизации применяемых систем;
• Долгосрочного плана развития компании, включая планы разделения или
слияния, изменения числа сотрудников и номенклатуры производимой продукции;
• Возможных изменений функций персонала.
Автоматизация становится одним из способов реализации стратегических
бизнес-целей, и никогда не станет процессом, развивающимся по своим утвержденным
законам. В начале стратегии автоматизации зачастую располагается стратегия бизнеса
компании: ее миссия, направления и модель бизнеса. Поэтому стратегия
автоматизации является неким планом, согласованным по срокам и целям со
стратегией компании.
Следующей важной особенностью автоматизации становится степень
соответствия приоритетов автоматизации стратегиям бизнеса, т.е. получению
поставленных целей, к которым относятся:
• Цена продукции;
• Рост ассортимента или количества;
• Упрощение цикла: создание новых товаров и услуг, выход на рынок;
• Смена типа производства «на склад» к производству «для указанного
заказчика» с учетом конкретных требований.
Стратегические цели бизнеса, включая ограничения (финансовые, временные и
технологические) преобразуются в стратегический план автоматизации компании.
Автоматизация компании является инвестиционной деятельностью и к ней
можно применять все подходы оценки рентабельности инвестиций.
К главным ограничениям, которые важно учитывать при выборе стратегии
автоматизации, можно отнести: материальные; временные; человеческий фактор;
технические.
Материальные ограничения выражаются величиной инвестиций, которые
компания способна вложить в развитие автоматизации. Подобный тип ограничений
самый универсальный, поскольку остальные три вида могут быть частично
преобразованы в материальные.
50
Временные ограничения связаны с сменой технологий главного производства,
рыночной стратегией компании, государственным регулированием экономики.
К человеческому фактору можно отнести корпоративную культуру или
отношение персонала к автоматизации и особенности рынка труда в части трудового
законодательства.
Технические ограничения выражаются степенью морального и физического
износа технического парка компании.
Кроме указанных выше ограничений, сесть типичные проблемы, которые могут
иметь место при разработке стратегии автоматизации и, обычно связанны с такими
факторами, как:
• Состояние IT-рынка;
• Выражение рентабельности инвестиций в IT;
• Важность переосмысления деятельности компании при внедрении IT.
Хаотичная автоматизация.
Хаотичная автоматизация становится одним из наиболее неактуальных видов
вложения средств в развитие компании. Под хаотичностью процесса в таком случае
подразумевается отсутствие плана развития. Обычно при таком подходе процесс
применения информационных технологий выражается мимолетными отдельными
задачами, и не связан с актуальными потребностями бизнеса. В качестве критериев
принятия решений при этом выступают: уровень осведомленности и предпочтений
лиц, принимающих решения, доступность покупки сейчас с выгодной скидкой какую-
либо технику или ПО и т. д. Обычно в результате компания в лучшем случае получает
раздробленные прикладные системы, стоимость внедрения которых в ряде зачастую
больше стоимости комплексного решения. В худшем случае разрабатываются
незаконченные фрагменты IT-инфраструктуры и прикладных систем, которые не
используются в дальнейшей практической деятельности компании. При этом сама
компания несет значительные убытки на дублирование функций, которые должны
быть реализованы в ИС, а также на обслуживание созданных разрозненных
прикладных систем.
Главная причина такого подхода может состоит в неточном понимании своей
роли и функций IT-отдела (АСУ, вычислительной техники — тут название роли не
играет).
51
Автоматизация по участкам.
Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации некоторых
производственных или управленческих отделов компании, сгруппированных по
функциональному признаку (к примеру, бухгалтерия, канцелярия и т.п.).
Автоматизация по участкам включает в себя отбор одного или нескольких участков
работ, а точнее, задач, выполняемых одним или несколькими сотрудниками
конкретного отдела без привязки к установленным в компании бизнес-процессам.
Такой способ характерен для отдельных случаев:
• объем инвестиций компании недостаточен для полной автоматизации;
• есть участки, где использование ИС дает видимый экономический
эффект, к примеру, за счет сокращения сотрудников;
• технология производства или иные условия не смогут обходится без
применения ИС.
Зачастую подобный метод используется для автоматизации производственных
участков. Главное средство автоматизации — созданные АСУ ТП. Применение
принципа автоматизации компании по участкам для ряда фирм становится
единственно возможным способом увеличить экономические показатели в условиях
ограниченных инвестиционных ресурсов. Для того, чтобы автоматизация по участкам
стала эффективной, необходимо создание стратегических и оперативных планов
автоматизации. При этом стратегический план автоматизации, в случае выбора
стратегии автоматизации по участкам, должен через какое-то время пересматриваться
(лучше не реже раза в год). При ревизиях стратегического плана особое внимание
уделяется вопросам преемственности комплекса стандартов на IT, используемые в
компании.
Автоматизация по направлениям.
Автоматизация по направлениям включает автоматизацию конкретных
направлений работы компании, например, производство, сбыт, управление финансами.
Подход, основанный на автоматизации по направлениям, зачастую используется в
процессе работы с системами класса MRPII, ERP, когда итоговой целью работ
становится совокупная автоматизация предприятия.
От автоматизации по участкам отличается тем, что автоматизация по
направлениям работ включает участие в подобном процессе всех организационных
52
подразделений, работа которых связана с автоматизируемым направлением. Зачастую
любое направление бизнес-процесса охватывает почти все подразделения
предприятия, именно поэтому автоматизацию по направлениям не стоит
рассматривать, как локальную. К примеру, процесс снабжения. В нем участвуют все
отделы: от производственных (для составления планов закупки сырья, оборудования и
компонентов) до управленческих (канцтовары, мебель), также отдел снабжения и
транспортные службы. Его создание связано с внедрением как минимум
телекоммуникационной инфраструктуры компании. И зачастую автоматизация по
направлениям связана с перестройкой бизнес-процессов и влечет за собой разработку
модели всей компании.
Все вышесказанное относительно повышения эффективности при применении
подхода автоматизации по участкам сохраняется и в рассматриваемом случае.
Проверка стратегического плана автоматизации выполняется по окончанию
автоматизации отдельного направления и оценки полученных результатов.
Полная автоматизация управления компанией.
АСУП как система включает в себя большое количества элементов разных
уровней и разного назначения. К ним можно отнести модули, задачи, подсистемы,
управленческие процедуры, функции, операции, блоки управления и т. п. Стандартные
системы типа ERP обычно представляют собой иерархические структуры,
включающие в себя элементарные управленческие процедуры, используемые для
включения в АСУП.
Внедрение включает в себя объединение и утверждение управленческих
функций и процедур, чтобы в рамках управления компанией реализовывалась
оптимизация его поведения.
Внедрение проявляется в каждой обеспечивающей и функциональной системе
без исключения.
В подсистеме технического обеспечения — это ЛВС и обеспечение связи
компании с внешней средой через Интернет. В подсистеме ИО — это ведение БД под
управлением СУБД. Внедрение математического обеспечения изначально отражается
в согласовании входов и выходов математических моделей, отражении различных
моделей (к примеру, прогнозирования или планирования), точности и правильности
системы математических моделей. Внедрение ПО заметно следующим образом: оно
53
строится в виде сложного и вместе с тем гибкого программного комплекса, делающего
возможным выполнение программ с требуемой последовательностью и в требуемых
сочетаниях. Внедренные АСУП, разработанные на основе одной базовой системы ERP,
выводят компанию на новый уровень объединения организационного обеспечения при
помощи упрощения пользовательского интерфейса. Особенно ощутим подобный
эффект в больших АСУП, в которых новая система приходит на смену нескольким
локальным. Практическим результатом перехода к единой системе становится единый
для всей компании стандарт на варианты взаимодействия пользователей с системой.
Но основная задача, для которой и внедряются автоматизированные системы в
компании — это функциональная интеграция.
Системы управления компанией (ERP), автоматизации процесса производства
(САМ), автоматизации создания продукции и технологических процессов (CAD)
сливаются в единое компьютерное производство (CIM).
Таким образом, в условиях ограниченного бюджета и начальной стадии
автоматизации логичным будет выбрать стратегию автоматизации по направлению и
автоматизировать только непосредственно работу мастера по ремонту ПК.
В качестве стратегии автоматизации выбираем «Автоматизация по участкам»,
как наиболее соответствующую сложившейся ситуации и описанной задаче
автоматизации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет внедрена
на предприятия. Существуют следующие способы приобретения ИС:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Приобретаемая информационная система нам не подходит из-за ряда
недостатков, а также нехватки функциональности, длительного срока адаптации под
54
требования АРМ мастера, что увеличивает общую стоимость внедрения. Покупка и
доработка возможна, если требует небольшой объем доработки, данная доработка
часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает затруднения из-за
отсутствия развернутой документации. У варианта аренды ИС можно выявить
несколько недостатков: бизнес данные хранятся у третьего лица, часто минимальные
возможности по настройке.
АРМ будет разрабатываться в компании собственными силами, так как
компания располагает квалифицированными сотрудниками для разработки и
внедрения данной информационной системы. Разрабатываемая информационная
система будет включать весь необходимый функционал, и учитывать все особенность
работы и пожелания сотрудников данной компании, так как будет являться
индивидуальным (уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить
функциональность в соответствии с требованием внутреннего заказчика.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации
и информационных массивов. [12]
В состав информационного обеспечения включаются два комплекса:
компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической
информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы для
ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура
информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного
поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в
цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а
затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.
Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется
формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей
55
наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые
обозначения.[13]
По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов:
международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные
классификаторы.
В данном дипломном проекте должны быть спроектированы следующие
классификаторы: клиентов, сотрудников, комнат, инвентаря, услуг. Решение задачи
управления номерным фондом должно осуществляться на основе принятой единой
системе классификации и кодирования. Поэтому используются общесистемные
классификаторы единиц измерения.
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения является
система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом.
Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при
решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в
соответствии с установленной формой.
Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов,
регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом.
Отличительной особенностью системы экономической документации является
большое разнообразие видов документов. [13]
Существующие системы документации, характерные для
неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм
документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью;
дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие,
низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких
системах занимает почти половину времени работников. При необходимости
упростить систему документации, используют следующие подходы:
проведение унификации и стандартизации документов;
введение безбумажной технологии, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий их обработки.
Входные документы для решаемой задачи желательно получать через сеть,
поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной структуры.
Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь табличную форму
56
(что несложно осуществить, т.к. эти документы являются результатными в других
задачах и выводятся программными средствами).
К внутримашинному информационному обеспечению относится описание
экранных форм.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией целесообразно использовать
комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была
использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в
последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с
оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки
информации в информационную базу.
При построении экранных форм для документов с постоянной информацией
следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей
информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить
анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.
В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной трудоемкости и
стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности
результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и
достоверности выполнения этих операций.
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является
информационная база.
Главной компонентой внемашинного ИО считается система документации,
используемая в процессе контроля экономического объекта. Самим же документов
является некоторая совокупность сведений, применяемая в процессе решения
экономических задач, находящаяся на материальном носителе в соответствии с
принятой формой.
Система документации является совокупностью взаимосвязанных форм
документов, часто применяемых в процессе управления экономическим объектом.
Главной особенностью системы экономической документации становится огромное
множество видов документов.
Современные системы документации, используемые в неавтоматизированных
ЭИС, характеризуются большим количеством типов форм документов; значительным
57
объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием данных в
документах, и, как следствие, невысокой достоверностью получаемых результатов.
Обработка документов в подобных ИС занимает значительную часть времени
сотрудников. Если нужно упростить систему документации, могут применяться
следующие подходы:
• Приведение документов к единому, стандартизованному виду;
• Внедрение безбумажных технологий, основанных на ЭДО и новых ИС для их
обработки.
Входные документы для исследуемой задачи лучше всего получать через сеть,
поэтому они должны быть сделаны в файлах заранее утвержденной структуры. Для
упрощения работы с такими файлами, они должны иметь табличную структуру
(реализовать это нетрудно, т.к. эти документы включают итоговые значения других
задач и генерируются программно).
К внутримашинному ИО можно отнести описание экранных форм.
В процессе проектирования структуры экранных форм для ввода данных
первичных документов с текущей информацией логично применять комбинированную
форму, максимально похожая на ту, которая использовалась для создания самого
документа. Расположение полей должно идти в той последовательности, которая
полностью удовлетворяет логической структуре документа и файлов с текущей
информацией, уменьшающей трудоемкость операции загрузки данных в базу.
При разработке экранных форм для документов с фиксированными данными
следует помнить, что эти макеты применяются для ввода и обновления записей ИБ,
поэтому в процессе их проектирования лучше всего использовать анкетную форму
расположения реквизитов, подходящую для реализации этих операций.
В процессе выбора экранных форм используется принцип минимальной
трудоемкости и стоимости ввода данных в ЭВМ, лучшей степени читабельности
итоговых данных, выводимых на экран, и повышенной надежности и правильности
выполнения этих операций.
Главной частью внутримашинного ИО становится информационная БД.
Информационная база (ИБ) представляет собой структурированную
совокупность данных, хранимых в памяти ЭВМ в виде файлов, с помощью которых
реализуются информационные запросы управленческих процессов и решаемых задач.