33
Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут,
сотрудник сервисного центра занят занесением необходимых сведений в книги
учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений.
Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем
вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную
работу по решению проблем и выработке необходимых мероприятий) остается
менее 40% рабочего времени, что крайне неэффективно.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Автоматизированная информационная система должна быть устойчива,
то есть вычислительная система, реализующая ее, должна функционировать
успешно, несмотря на случайное отклонение, как на внешних условиях, так и
внутри самой программы. Таким образом, для обеспечения надежности в
программе необходимо:
- вывод сообщения об ошибки при вводе неверных данных;
- использование выпадающих списков и переключателей для
минимизации ручного ввода данных пользователем, и вследствие этого
уменьшить вероятность появления ошибок при вводе данных;
- при удалении каких-либо данных выдавать запрос на их удаление;
- удобный ввод данных;
- обязательные для ввода поля;
- создание резервной копии базы данных и возможность восстановления
базы данных через ее ранее сохраненную копию.
Обеспечение надежности выходной информации: все выходные
документы должны быть доступны для пользователя в режиме только для
чтения, во избежание ввода неправильной информации.
Информация требует защиты на автономном компьютере и на машине,
соединенной с другими отдельными компьютерами или подключенной к
34
локальной сети. Целью защиты является обеспечение безопасности хранимой и
обрабатываемой информации, а также используемых программных средств.
Создаваемая система защиты должна быть многоуровневой,
адаптируемой к новым условиям функционирования, включать в себя
рационально организованную совокупность имеющихся средств, методов и
мероприятий. Защита должна быть от злоумышленников и от некомпетентных
действий пользователей и обслуживающего персонала.
Защита информации от потери подразумевает поддержание целостности
и корректности информации, что означает обеспечение физической, логической
и семантической целостности информации. Информация в системе может быть
потеряна как из-за несанкционированного доступа в систему пользователей,
программ, некорректных действий пользователей и их программ,
обслуживающего персонала, так и в случаях сбоев.
От несанкционированного доступа к данным, программное средство
должно быть обеспечено паролем на вход в систему.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько уже
известных разработчиков программного обеспечения для финансово-
хозяйственной деятельности предприятий.
Они находят свое применение на предприятиях разного размера, профиля
и рода деятельности. К первой группе относятся следующие программные
продукты:
1) Система SAP R/3 состоит из набора прикладных модулей, которые
поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между
собой в масштабе реального времени.
Модуль Управление материальными потоками (MM) предназначен для
автоматизации задач логистики в реальном времени (рисунок 13):
35
− обеспечение оптимизации процессов закупки товарно-материальных
запасов (ТМЗ), оборудования, ОС и НМА;
− централизованное ведение в системе контрактов на закупку и контроль
их исполнения; снижение расходов на закупку;
− управление запасами: увеличение оборачиваемости складских запасов
на складах предприятия, контроль неликвидных ТМЗ.
Рисунок 13 – Модуль ММ Система SAP R/3
Модуль Управление материальными потоками обеспечивает возможность
выполнения операций, необходимых для подготовки документов закупки и
ведения процессов логистики от заявок на закупку, запросов поставщику, ввод
предложений поставщика, выбор и оценка поставщиков, создание контрактов,
соглашений на поставку партиями и заказов на поставку до контроля счетов,
предоставленных поставщиками. На первом этапе внедрения в системе SAP R/3
реализуются процессы логистики от создания контракта до учета движения
ТМЗ на складах.
Компонент Основные данные (ММ-BD) включает основные данные о
материалах, поставщиках, партиях. Здесь же находятся данные по закупкам,
которые хранят связь поставщика, завода, материала или работы/услуги с
ценами закупки. Также, в данном компоненте хранятся записи условий по
ценам, надбавкам и скидкам.
36
Компонент Закупки (ММ-PUR) включает в себя реализацию процессов
логистики и функциональность поддержки контрактов, соглашений на поставку
партиями, заказов на поставку. С помощью данного компонента в системе
будут реализовано:
− регистрация долгосрочных договоров в форме видов контрактов;
− составление аналитических отчетов, чтобы иметь в своем распоряжении
обзор поставщиков, закупочных организаций и соответственно реагировать на
изменения на рынке;
− анализ и непрерывный контроль заказов на поставку.
Функциональность компонента Управление запасами (ММ-IM)
используется в процессах логистики: контракт/ заказ на поставку -
поступление. Также данный компонент используется при учете и движении
запасов.
Компонент Управление запасами (ММ-IM) предназначен для выполнения
следующих функций:
− управление запасами материалов на складе в количественном
выражении и управление запасами материалов и основных средств на заводе в
стоимостном выражении;
− сравнение физических запасов материалов на складах с запасами по
данным бухгалтерского учета посредством проведения инвентаризации;
Управление запасами материалов в количественном и стоимостном
выражении позволяет:
− вводить и обновлять данные в режиме реального времени;
− в любой момент иметь точные данные о реальных физических запасах
на текущий момент.
При осуществлении движения материалов поддерживаются следующие
основные функции:
− полученные ТМЗ и ОС сравниваются с заказом и контролируются все
расхождения с ним;
37
− посредством резервирования предварительно планируется потребность
и планируемые движения запасов к определенному сроку;
− движение запасов материалов производится в форме поступления
материалов на склад и отпуска их со склада, а также в виде переносов запаса
между структурными подразделениями;
− все операции отпуска материалов обрабатываются как
запланированный или незапланированный отпуск материалов и автоматически
обновляется статистика расхода материалов.
Компонент Информационная система (MM-IS) по закупкам и
контроллинг запасов являются гибким инструментом сбора, уплотнения и
анализа данных по операциям закупок и контроля запасов. Для контроля
исполнения заказов на поставку используется информационная система
закупок, где возможно получение анализа и сравнения по периодам стоимости
заказов на поставку, просмотра поступлений и зарегистрированных счетов по
группам закупок, поставщикам, группам материалов, материалам, основным
средствам на складе и работам/услугам.
Анализ данных может осуществляться двумя путями: с использованием
стандартных или гибких аналитических отчетов. Стандартные аналитические
отчеты основываются на показателях, которые обновляются непосредственно
из оперативных приложений, и могут быть сделаны по стандартным признакам
и показателям. С помощью гибких аналитических отчетов данные могут
индивидуально объединяться и уплотняться, что позволяет составить
информационные отчеты для любого ранга пользователей [31].
2) Программные продукты «ПАРУС» позволяют решить конкретные
проблемы и оптимизировать деятельность коммерческих предприятий и
бюджетных организаций различного уровня, предоставляя оперативную
информацию для принятия управленческих решений. Данные продукты
базируются на различных платформах:
− ПАРУС 7 – с архитектурой «Файл-сервер»;
− ПАРУС 8 – с двухзвенной архитектурой «Клиент-сервер»;
38
− ПАРУС 10 – с трехзвенной архитектурой.
Программные модули, реализованные на платформе ПАРУС 7,
объединены в комплексы «ПАРУС – Предприятие 7» (для малого и среднего
бизнеса) и «ПАРУС – Бюджет 7» (для бюджетных организаций). Программные
модули, реализованные на платформе ПАРУС 8, объединены в комплексы
«ПАРУС-Предприятие 8» (для корпоративного сектора) и «ПАРУС – Бюджет
8» (для бюджетных организаций). В первую очередь, необходимо выбрать
платформу, обеспечивающую оптимальную функциональность для решения
стоящих перед организацией задач.
«ПАРУС – Предприятие 8» изначально строилась как комплексная
система автоматизации управления. Система характеризуется четким
разграничением оперативно-управленческих и учетных задач при полной их
интеграции на уровне единой базы данных и соблюдении принципа
однократности ввода исходной информации.
Модуль «Управление закупками, складом и реализацией» системы
«ПАРУС – Предприятие 8» предназначен для оперативного управления
закупками, хранением и реализацией товаров, работ и услуг (рисунок 14).
Рисунок 14 – Модуль «Управление закупками, складом и реализацией»
Модуль обеспечивает:
- регистрацию поступления товара;
39
- регистрацию заказов;
- учет счетов на оплату и накладных на отпуск;
- учет возврата товаров поставщикам и от покупателей;
- партионный или сортовой учет товаров;
- учет товаров на складе по местам хранения;
- учет товарно-материальных ценностей и услуг по признакам;
- регистрацию инвентаризационных ведомостей;
- списание недостач;
- оприходование излишков;
- ввод и хранение нормативных карт;
- определение состава набора;
- определение процентного соотношения стоимости комплектующих в
стоимости набора;
- учет товарных запасов в разрезе «склад – товарно-материальная
ценность – модификация –партия»;
- автоматический учет прихода товарно-материальных ценностей с
формированием номера карточки складского учета;
- автоматическую регистрацию резерва товарно-материальных ценностей
на основании счетов на оплату и при регистрации других товарных документов;
- автоматическое формирование расхода товарно-материальных
ценностей и текущего остатка при отработке товарных документов;
- просмотр счетов на оплату и документов на отпуск по выбранным
партиям товарно-материальных ценностей;
- печать карточек складского учета;
- обмен документами между различными базами данных;
- отработку документов в бухгалтерском учете [27].
3) Система Галактика ERP разработана для применения в условиях
отечественной экономики с ее ярко выраженной спецификой, постоянными
изменениями законодательства.
Система Галактика ERP имеет модульную структуру, что дает
40
возможность заказчикам приобретать только нужную конфигурацию.
Апробированные технологии развертывания проектов автоматизации
способствуют тому, что внедрение erp-системы проходит в сжатые сроки, с
фиксированным бюджетом и минимальными для предприятия рисками.
Контур Логистики системы Галактика ERP предназначен для
эффективного управления материальными и связанными с ними
информационными и финансовыми потоками предприятия и позволяет
организовать совместную деятельность подразделений предприятия для
эффективного продвижения продукции по цепи «закупка сырья – производство
продукции – сбыт» (рисунок 15).
Применение системы Галактика ERP способствует успешному решению
всего спектра задач логистики, управления договорами и цепочками поставок:
- управление закупками, в том числе учет сопутствующих услуг при
получении грузов; формирование сопроводительных документов на возврат
товаров контрагентам при выявлении брака; регистрация грузовых таможенных
деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами при
импортных операциях;
Рисунок 15 – Контур Логистики Галактика ERP
- построение системы ценообразования посредством легко
настраиваемого расчета прайс-листов и скидок; резервирование товаров вплоть
до конкретной партии, гибкое управление резервом; количественный и
стоимостной учет отгруженной и возвращенной покупателем тары;
оперативный учет показателей качества отгружаемых матценностей;
41
- управление запасами, в том числе определение размера необходимого
запаса, планирование и контроль фактического размера запаса,
прогнозирование дефицитов с учетом динамики продаж за период;
- оперативное управление складом, поддержка иерархической
инфраструктуры склада и автоматизированного распределения материальных
ценностей по ячейкам хранения;
- обеспечение контроля во всех звеньях логистической цепочки, в том
числе контроль оплат и анализ задолженности за любой период и с разными
уровнями детализации.
- комплексное решение задач логистики: в процессе работы создаются
цепочки взаимосвязанных документов, которые, с одной стороны, дают
целостную картину движения материальных потоков, а с другой –
обрабатываются финансовыми, производственными и бухгалтерскими
модулями и соответственно отражаются в показателях бюджетов, планов,
бухгалтерских отчетов;
- эффективное управление логистическими цепочками и, как следствие,
значительное сокращение товарных запасов, ускорение оборачиваемости
активов, снижение себестоимости продукции [29].
4) Система «1С:Предприятие». Программы «1С:Предприятие» является
универсальной системой автоматизации деятельности предприятия и
представляет собой по сути платформу для разработки учетных и
управленческих решений (конфигураций).
За счет своей универсальности система «1С:Предприятие» может быть
использована для автоматизации самых разных участков экономической
деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств,
взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета
амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам.
Концепция системы «1С:Предприятие» основана на конфигурируемости и
компонентной структуре [16, 17].
42
"1С:Управление торговлей 8" — это современный инструмент
повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.
Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи
оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых
операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным
торговым предприятием (рисунок 16) [28].
Рисунок 16 – 1С:Управление торговлей 8
Прикладное решение автоматизирует следующие направления
хозяйственной деятельности:
- управление отношениями с клиентами;
- управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную
торговлю);
- управление закупками;
- анализ цен и управление ценовой политикой;
- управление складскими запасами;
- управление денежными средствами;
- учет коммерческих затрат;
- учет НДС;
- мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности [32, 33].
"1С:Управление торговлей 8" автоматизирует оформление практически
всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов
движения денежных средств. Дополнительные сервисные возможности
включают веб-приложения "Удаленный склад" и "Управление заказами".