22
5) место размещения предприятия-поставщика, организационно-
транспортные условия;
6) наличие у поставщика сертифицированной СМК.
Замена поставщика осуществляется при:
1) снижении качества поставляемой продукции;
2) нарушении сроков поставки;
3) неприемлемости цены на поставляемую продукцию;
4) если имеющийся поставщик не может обеспечить необходимый объем
поставок в сроки, предусмотренные договором.
Сбором данной информации занимаются сотрудники отдела закупок, они же
анализирует представленную ему информацию, а также готовят следующие отчеты (по
итогам анализа):
отчет по закупкам - по товарам;
отчет по закупкам - по поставщикам;
отчет по закупкам - по датам (за период);
общий (сводный отчет).
Характеристика процесса поставки и учета продукции приведена на рисунке 1.9.
23
Рисунок 1.9 Характеристика процесса поставки и учета продукции
Ответственность за поддержание на складах порядка и хранение продукции,
соответствующей требованиям, установленным в документе на их поставку:
регистрацию условий хранения, учет хранимых материальных ресурсов и выдачи их в
производство, а также за соблюдение установленных порядка и правил выдачи
материальных ресурсов в производство несут начальники отдела закупок и начальник
склада.
Данный процесс включает контроль сроков отгрузки, входной контроль
закупленных товаров, учета, хранения их и выдачу (рисунок 1.10).
Рисунок 1.10 Характеристика процесса учета, хранения и выдачи товаров
Рассматривая деятельность ООО «Тристан», нужно отметить, что не смотря на
организацию информационной деятельности на предприятии основной процесс учета
приема и идентификации поступившей продукции осуществляется по прежнему -
"вручную", то есть в существующей практике управления на предприятии практически
отсутствует автоматизированная система обработки информации в некоторых
подразделениях, в частности, в отделе закупок. Информационная деятельность в
настоящее время является лишь одной из составных частей научно-технической
24
деятельности предприятия. Высокая трудоемкость обработки информации, низкая
оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации
сбора и регистрации информации, большой объем бумажного документооборота –
факторы, тормозящие развитие деловой активности предприятия.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Процесс учета приема и идентификации поступившей продукции, а также
получение отчетов по ним в настоящее время осуществляется вручную, без
применения средств автоматизации. В настоящее время заявки на закупку от
подразделений компании учитываются в файле Excel. В этом случае многие аспекты
остаются без внимания компетентного руководителя, что приводит к ошибкам со
стороны отдела и влечет за собой не только штрафы и неустойки, которые выплачивает
компания клиентам согласно договорам, но и к потере деловой репутации компании.
Схема документооборота представлена на рисунке 1.11.
25
Действие
Сотрудник
Формирование заявки на
продажу товара
Учет заявки на
продажу товара
Клиент
Формирование общей
заявки
Отправка КП
клиентам
Учет продажи товара
Руководитель
Заявка на продажу
Заявка на продажу
Общая заявка
Коммерческое
предложение
Накладная
Рисунок 1.11 Схема документооборота
Остановимся поподробнее на проблемах, которые ввиду описанной выше
ситуации необходимо решить компании ООО «Тристан»:
1. Отсутствие стандартного шаблона графика закупок;
2. Отсутствие понятной системы контроля над сроками закупок;
3. Отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода реализации
закупок;
4. Отсутствие стандартной отчетности по закупок;
5. Отсутствие контроля над работой с каждым поставщиком.
Основной задачей информационной системы, которую необходимо разработать,
является обеспечение контроля над процессом учета приема и идентификации
поступившей продукции со стороны высшего руководства.
26
Реализовать описанные выше задачи можно путем внедрения
автоматизированной системы учета приема и идентификации поступившей продукции.
Существующий способ учета приема и идентификации поступившей продукции
с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью
ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно
в короткий срок получить сведения об общем количестве закупок, провести анализ
основных причин возникновения проблемных вопросов у менеджеров в ходе
осуществления закупок.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов,
включающих в себя анализ работы менеджера проектов с разбивкой за каждого
поставщика или вид товара за определенный период, что очень затруднительно.
В таблице 1.1 представлен объем потоков информации, обрабатываемых одним
сотрудником отдела закупок за год.
Таблица 1.5
Объем потоков данных обрабатываемых документов
№
п/п
Наименование документа
Объем
документа
в символах
Объем
документов
в месяц
Объем в
документах
в год
Объем в
символах
в год
1
Данные о поставщике
29062
30
360
10462320
2
Заявка на закупку
16641
6
72
1198152
3
Перечень товаров
2928
6
72
210816
4
План график закупок
1131
15
180
203580
5
Список поставщиков
2159
120
1440
3108960
Итого по входным
документам
51921
177
2124
15183828
6
План распределения
закупок между
поставщиками
10359
1
12
124308
7
Отчет о выполнении
закупок
1590
6
72
114480
8
Отчет по типам товаров
2444
6
72
175968
9
Отчет по поставщикам
10142
1
12
121704
10
Отчет по датам
1391
40
480
667680
Итого по выходным
документам
25926
54
648
1204140
ИТОГО
77847
231
2772
16387968
27
Планируемая ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 320
минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы
сотрудников компании, в том числе менеджера по закупкам. В стоимостном
выражении, при учете того, что заработная плата сотрудника, занимающегося
подготовкой закупок, составляет 25000 рублей, экономия может составить более 13000
рублей ежемесячно.
Кроме того, основными достоинствами автоматизации бизнес-процессов будут:
централизованное хранение данных;
исключение потери данных;
структуризация данных;
более оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
легкое изменение данных;
сокращение времени оформления документов.
Использование персональных компьютеров для автоматизации учета на
предприятии является важной составной частью всей системы информационного
обеспечения офисной деятельности. Сам по себе учет состоит из множества рутинных
операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических
действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных документов и переносом
чисел из одних документов в другие.
Использование программы по автоматизации учета повышает оперативность и
экономичность работы управления предприятия. Своевременное получение
необходимой информации и достоверных данных – основа эффективной работы
предприятия. Одним из наиболее важных достоинств компьютерной обработки
информации является получение данных не только о состоянии дел в бухгалтерии,
производстве и так далее, но и комплексных сведений об эффективности работы всего
предприятия.
Автоматизация учета приема и идентификации поступившей продукции
позволяет анализировать и планировать деятельность организации.
Таким образом, можно сделать вывод, что выполняется очень большое
количество рутинных операций, что может повлечь за собой увеличение ошибок.
28
Возникает возможность ошибок пользователя при вводе данных и обработке данных.
Кроме того, тратится время на проверку правильности составления ведомостей и
отчетов. Следовательно, уменьшается оперативность работы.
Опираясь на вышеизложенные факты и учитывая, что объем информации имеет
тенденцию к росту, можно сделать вывод о целесообразности использования средств
вычислительной техники для решения данной задачи. Целью использования средств
вычислительной техники при этом будет повышение оперативности решения задачи,
хранение данных по закупкам в одном централизованном хранилище, оперативная
подготовка отчетов.
Результатом автоматизации работы менеджера является программа для учета
приема и идентификации поступившей продукции, которая способствует повышению
качества и скорости обработки информации, тем самым снижая временные затраты, а
также снижению трудовых и стоимостных затрат.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Система безопасности информации в ООО «Тристан» в настоящее время
содержит следующие компоненты:
Безопасность периметра здания;
Безопасность информации, циркулирующей и обрабатываемой в
локальной сети компании;
Защита информации от несанкционированного доступа.
Для реализации компонент защиты информации используются следующие
методы:
Организационный;
Программный;
Аппаратный.
Основными угрозами целостности конфиденциальной информации являются:
угрозы по каналам утечки вещественной информации (незаконный доступ
к физическим объектам защиты);
29
угрозы утечки информации по техническим каналам;
угрозы НСД к данным, обрабатываемым в локальной сети.
Основным организационным документом, требования котрого должны
выполняться всеми сотрудниками компании для обеспечения защиты информации,
является компонент политики информационной безопасности «Общие требования по
обеспечению информационной безопасности», структурно входящий в состав
политики безопасности компании.
Данный документ регламентирует выполнение следующих правил и
требований:
1. Правила парольной защиты;
2. Правила защиты от вирусов и злонамеренного программного
обеспечения;
3. Требования по контролю за физического доступом;
4. Инструкция по безопасному уничтожению информации или
оборудования;
5. Правила осуществления удаленного доступа ;
6. Требования резервного сохранения информации ;
7. Требование мониторинга доступа и использования систем и ведения лог
файлов;
8. Требования при обращении с носителями данных;
9. Требования при регистрации пользователей;
10. Требования по проверке прав пользователей;
11. Требования по контролю доступа в операционную систему;
12. Требование к процедуре входа в систему;
13. Правила использования системных утилит;
14. Правила удаленной работы мобильных пользователей ;
15. Требование распределения ответственности при обеспечении
безопасности;
16. Правила безопасности при выборе персонала ;
17. Требования контроля оперативных изменений ;
18. Требования к применению криптографических средств управления;
30
19. Требования по контролю доступа к исходным текстам программ и
библиотек;
20. Требования контроля вносимых изменений ;
21. Ограничения на изменения прикладного ПО ;
22. Требования соблюдения авторского права на программное обеспечение.
Также для обеспечения безопасности от внутренних утечек используются
продукты SecurIT Zgate и Zlock, позволяющие надежно защитить конфиденциальную
информацию от несанкционированного доступа.
Также для надлежащего обеспечения безопасности конфиденциальной
информации используются следующие меры защиты:
средства разграничения доступа пользователей к ресурсам АС
(реализовано средствами серверного ПО);
средства межсетевого экранирования (реализовано средствами ZyWALL
USG 300);
средства анализа защищённости АС (реализовано средствами SecurIT и
Trend Micrо DLP);
средства обнаружения атак (реализовано средствами ZyWALL USG 300);
средства антивирусной защиты (реализовано средствами ZyWALL USG
300);
средства контентного анализа (реализовано средствами SecurIT и Trend
Micrо DLP).
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Сущность работы менеджера отдела закупок – работа с контрагентами,
которыми являются поставщики. Наиболее близкий класс программных решений,
который может быть рассмотрен данном случае – это системы автоматизации работы
с клиентами.
31
Согласно определению Gartner Group, CRM (Customer Relationship Management
— управление взаимоотношениями с клиентами) — это распространяемая на все
предприятие стратегия бизнеса, которая разработана для оптимизации его
прибыльности путем организации предприятия в соответствии со структурой целевых
сегментов его клиентуры, на основе поощрения поведения, нацеленного на
максимальное удовлетворение потребностей клиентов.
Сравнение CRM систем – это не просто выбор системы из всего представленного
на рынке многообразия. Эффективность программы управления маркетингом на
предприятии определяется ее гибкостью и масштабируемостью в зависимости от
уровня компании и стратегии развития, а также учетом в системе специфики отрасли.
В целом, экономическая эффективность модели CRM в компании учитывает
факторы влияния, находящиеся в трех областях: затрат на достижение результата,
прямых и непрямых выгод. Рассмотрим следующие основные факторы снижения
внутренних издержек при внедрении CRM:
уменьшение расходов на персонал;
сокращение маркетинговых затрат;
уменьшение затрат на оборудование и инвентарь;
снижение затрат на тренинги и обучение;
увеличение производительности в продажах;
улучшение обслуживания клиентов;
расширение возможностей бизнес-анализа;
сокращение непрямых ИТ-затрат.
При этом общая стоимость затрат при эксплуатации системы может быть
минимизирована за счет выбора CRM-платформы, отвечающей следующим
требованиям:
удобный и привычный интерфейс пользователя (минимизация затрат на
обучение нового персонала);
возможность низкозатратного внесения изменений в бизнес-логику
системы (минимизация затрат на управление изменениями);